บทที่ 5 การบริหารเวลาโครงการ (Project Time Management)

บทที่ 5การบริหารเวลาโครงการ(Project Time Management)

การบริหารเวลาโครงการ • เป็นกระบวนการที่ถูกสร้างขึ้นมา โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้มั่นใจว่า โครงการจะแล้วเสร็จในเวลาที่เหมาะสม

ขั้นตอนการบริหารเวลาโครงการขั้นตอนการบริหารเวลาโครงการ • การกำหนดกิจกรรม (Activity definition) • การจัดลำดับกิจกรรม (Activity sequencing) • การประมาณการระยะเวลากิจกรรม (Activity duration estimating) • การจัดทำตารางเวลา (Schedule development) • การควบคุมตารางเวลา (Schedule control)

1. การกำหนดกิจกรรม (Activity Definition) • คือ การระบุกิจกรรมที่สมาชิกทีมงานโครงการและบุคคลที่เกี่ยวข้องจะต้องกระทำอย่างเฉพาะเจาะจงลงไป เพื่อผลิตชิ้นงานของโครงการ กิจกรรม (Activity หรือ Task) • (Activity หรือ Task) คือ ส่วนของงานที่มีลักษณะย่อยจนสามารถเข้าใจและเห็นภาพได้อย่างชัดเจนว่าจะต้องดำเนินการอย่างไรบ้าง • โดยทั่วไป กิจกรรมเหล่านี้จะปรากฏอยู่ในโครงสร้างกิจกรรมย่อย (WBS) และถูกกำหนดรายละเอียดเกี่ยวกับระยะเวลา ต้นทุน และทรัพยากรที่คาดว่าจะต้องใช้

1. การกำหนดกิจกรรม (Activity Definition) (ต่อ) • ผลผลิตที่ได้รับจากขั้นตอนการกำหนดกิจกรรมนี้ก็คือ • รายละเอียดข้อมูลสำคัญๆ เพิ่มเติมที่เป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการที่โครงการจะผลิตขึ้น • ข้อสมมติฐานและข้อจำกัดของกิจกรรมแต่ละกิจกรรม

1. การกำหนดกิจกรรม (Activity Definition) (ต่อ) • การกำหนดกิจกรรม ควรจะได้รับความร่วมมือจากทั้งสมาชิกทีมงานและบุคคลที่เกี่ยวข้องกับโครงการ เพื่อให้ได้ตารางเวลาโครงการที่มีรายละเอียดครบถ้วน ทั้งจำนวนกิจกรรมทั้งหมดที่จำเป็นต้องมีในโครงการ ระยะเวลา ต้นทุนและทรัพยากรที่จำเป็นต้องใช้

2. การจัดลำดับกิจกรรม (Activity Sequencing) • เป็นการระบุความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมของโครงการไว้อย่างเป็นลายลักษณ์อักษร • กระบวนการจัดลำดับกิจกรรมนี้ จะเริ่มจากการพิจารณากิจกรรมต่างๆ ใน WBS จัดลำดับกิจกรรมจาก รายละเอียดคุณสมบัติของสินค้าหรือบริการที่จะผลิต ข้อสมมติฐานที่เกี่ยวข้อง และข้อจำกัด เพื่อกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมของโครงการ • การประเมินถึงความสัมพันธ์ที่กำหนดขึ้น และประเภทของความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมเหล่านั้น

2. การจัดลำดับกิจกรรม (Activity Sequencing) • ความสัมพันธ์ (Relationship) เป็นการแสดงการจัดลำดับกิจกรรมของโครงการ เช่น การแสดงให้เห็นว่า กิจกรรมใดควรมาก่อนกิจกรรมใด กิจกรรมใดควรจะแล้วเสร็จก่อนกิจกรรมถัดไปถึงจะเริ่มต้นดำเนินการได้ หรือกิจกรรมใดบ้างที่สามารถกระทำไปได้พร้อมๆ กัน เป็นต้น • การกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมเหล่านี้ จึงถือเป็นเรื่องที่สำคัญและมีผลกระทบต่อการสร้างและการบริหารตารางเวลาโครงการเป็นอย่างมาก ความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมในโครงการโดยทั่วไปมีอยู่ 3 ประเภท หลักๆ คือ

ความสัมพันธ์ (Relationship) ของกิจกรรม • ความสัมพันธ์ที่จำเป็นต้องมี (Mandatory relationship) เป็นความสัมพันธ์โดยธรรมชาติ ที่ถือเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินกิจกรรมที่เกี่ยวข้องในโครงการและไม่สามารถขาดได้ ยกตัวอย่างเช่น การสร้าง WBS จะกระทำก่อนการเก็บรวบรวมข้อมูลความต้องการของลูกค้าไม่ได้ เป็นต้น

ความสัมพันธ์ (Relationship) ของกิจกรรม 2. ความสัมพันธ์ที่กำหนดตามความเหมาะสม (Discretionary relationship)เป็นความสัมพันธ์ที่ถูกกำหนดขึ้นโดยทีมงาน ตามความเหมาะสมของแต่ละโครงการ ความสัมพันธ์ลักษณะนี้จะต้องถูกกำหนดขึ้นอย่างระมัดระวังเนื่องจากการกำหนดความสัมพันธ์ดังกล่าว อาจมีผลกระทบต่อจำนวนทางเลือกในการบริหารตารางเวลาในภายหลังได้ ยกตัวอย่าง เช่น การเริ่มต้นออกแบบระบบสารสนเทศในโครงการ จะกระทำได้ต่อเมื่อผู้จัดการโครงการได้อนุมัติผลการวิเคราะห์ระบบสารสนเทศนั้นอย่างเป็นทางการเป็นที่เรียบร้อยแล้ว เป็นต้น

ความสัมพันธ์ (Relationship) ของกิจกรรม 3. ความสัมพันธ์กับสิ่งแวดล้อมภายนอก (External relationship)เป็นความสัมพันธ์ที่เกิดขึ้น ระหว่างกิจกรรมของโครงการกับกิจกรรมภายนอกโครงการ ยกตัวอย่าง เช่น ความสัมพันธ์ระหว่างการดำเนินการทำสัญญาโครงการกับการอนุมัติโครงการโดยประธานคณะกรรมการบริหารกิจการของลูกค้า หรือผู้ใช้ เป็นต้น

ความสัมพันธ์ (Relationship) ของกิจกรรม • กิจกรรมทั้งหมดของโครงการพร้อมทั้งความสัมพันธ์จะถูกนำมาเขียนเป็นแผนผัง (Diagram) เพื่อให้เห็นความสัมพันธ์ตามลำดับก่อนหลังระหว่างกิจกรรมต่างๆ อย่างชัดเจน แผนผังแสดงความสัมพันธ์ดังกล่าวที่เป็นที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลายมากที่สุดในปัจจุบัน เรียกว่า แผนผังเครือข่าย (Network diagram)

แผนผังแสดงความสัมพันธ์แผนผังแสดงความสัมพันธ์

แผนผังเครือข่าย • โดยทั่วไป สามารถถูกสร้างได้ 2 วิธี คือ 1. ตามหลักการของกิจกรรมบนลูกศร (Activity-on-arrow (AOA) หรือ Arrow diagramming method (ADM)) 2. ตามหลักการของกิจกรรมบนจุดเชื่อมต่อ (Activity-on-node (AON) หรือ Precedence diagramming method (PDM))

หลักการของกิจกรรมบนลูกศร (Activity-on-arrow (AOA) • ลูกศร (Arrow)1 ลูกศร จะเป็นตัวแทนของกิจกรรมย่อย 1 กิจกรรม ซึ่งถูกเชื่อมต่อกันด้วยจุดเชื่อมต่อ (Node)และลูกศรแต่ละลูกศรยังช่วยแสดงความสัมพันธ์ตามลำดับก่อนหลังของกิจกรรมแต่ละกิจกรรมในโครงการ

หลักการของกิจกรรมบนลูกศร (Activity-on-arrow (AOA) • ในแผนผังเครือข่ายแบบ AOA นั้น บางครั้งจำเป็นต้องใช้กิจกรรมสมมุติหรือกิจกรรมจำลอง (Dummy activity) ซึ่งเป็นกิจกรรมที่เพียงแต่สมมุติขึ้นมาโดยไม่มีตัวตนที่แท้จริง ด้วยเหตุผลเพียงอย่างเดียว คือ เพื่อขจัดปัญหาการเขียนแผนผังเครือข่ายแบบ AOA • ในกรณีที่ไม่สามารถเขียนแผนผังแสดงความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมต่อได้ในบางครั้ง ดังนั้น กิจกรรมสมมุติจะไม่มีระยะเวลาในการทำกิจกรรม (Duration = 0) และไม่ใช้ทรัพยากรใดๆ ทั้งสิ้น (Resources = 0) นอกจากนั้น เพื่อไม่ให้เกิดความสับสนระหว่างกิจกรรมปกติกับกิจกรรมสมมุติ กิจกรรมสมมุติจะถูกแสดงด้วยสัญลักษณ์ลูกศรที่เป็นเส้นประ • ยกตัวอย่าง เช่น จากรูปถ้าสมมุติว่า กิจกรรม B จะต้องมาก่อนกิจกรรม D ด้วย เราสามารถลากลูกศรเส้นประเพื่อแทนกิจกรรมสมมุติขึ้นระหว่าง Node #3 และ Node #2 เพื่อแสดงความสัมพันธ์ดังกล่าวได้

หลักการของกิจกรรมบนจุดเชื่อมต่อ (Activity-on-node (AON) • นิยมใช้กันมากกว่าแผนผังเครือข่ายแบบ AOA โดยกล่องหรือวงกลม จะเป็นตัวแทนของกิจกรรม

(Activity-on-node (AON)

(Activity-on-node (AON) 1) โปรแกรมสำเร็จรูปที่ใช้สำหรับการบริหารจัดการโครงการ ส่วนใหญ่ใช้หลักการของแผนผังเครือข่ายแบบ AON 2) แผนผังเครือข่ายแบบ AON ตัดปัญหาการใช้กิจกรรมสมมุติ (Dummy activity) หรือพูดอีกแง่หนึ่งก็คือ หลักการของแผนผังเครือข่ายแบบ AON ไม่มีความจำเป็นต้องใช้กิจกรรมสมมุติ 3) แผนผังเครือข่ายแบบ AON สามารถแสดงความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมได้ในหลากหลายรูปแบบ ขณะที่แผนผังเครือข่ายแบบ AOA สามารถแสดงความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมได้ในรูปแบบเดียว คือ แบบ Finish-to-start ซึ่งโดยทั่วไป

แสดงตารางเปรียบเทียบการเขียนแผนผังเครือข่ายแสดงตารางเปรียบเทียบการเขียนแผนผังเครือข่าย กิจกรรมบนลูกศร (Activity-on-arrow (AOA) และกิจกรรมบนจุดเชื่อมต่อ (Activity-on-node (AON)

แผนผังเครือข่าย • กิจกรรมทุกกิจกรรมบนแผนผังเครือข่ายเป็นกิจกรรมที่จำเป็นต้องทำ เพื่อให้โครงการทั้งโครงการแล้วเสร็จ • กิจกรรมย่อยบางกิจกรรมที่ถูกกำหนดไว้ใน WBS อาจไม่จำเป็นต้องปรากฏอยู่บนแผนผังเครือข่าย เนื่องจากเป็นกิจกรรมที่มีขนาดเล็กเกินไปโดยเฉพาะในโครงการขนาดใหญ่ • ในกรณีที่ต้องการจะแสดงกิจกรรมย่อยๆ บนแผนผังเครือข่ายของโครงการขนาดใหญ่ ทีมงานโครงการอาจจัดทำแผนผังเครือข่ายย่อยเพื่อประกอบแผนผังเครือข่ายใหญ่

3. การประมาณการระยะเวลากิจกรรม (Activity Duration Estimating) • เป็นการประมาณการช่วงระยะเวลาของกิจกรรมแต่ละกิจกรรมของโครงการ ที่ทีมงานโครงการจำเป็นต้องใช้เพื่อดำเนินกิจกรรมนั้นๆ ให้แล้วเสร็จ • จำเป็นต้องคำนึงถึงในการประมาณการช่วงระยะเวลาของกิจกรรม ก็คือ ค่าของช่วงระยะเวลาดังกล่าว ซึ่งจะเป็นผลรวมของระยะเวลาที่ใช้ในการดำเนินกิจกรรมนั้นๆ จริงและระยะเวลาที่จำเป็นต้องสูญเสียไปในระหว่างที่ดำเนินกิจกรรมนั้นอยู่

3. การประมาณการระยะเวลากิจกรรม (Activity Duration Estimating) • ยกตัวอย่างเช่น ช่วงระยะเวลาในการเขียนโปรแกรม (Coding) ในโครงการสร้าง Web site สำหรับการประกอบธุรกิจ Online ของกิจการหนึ่งจำเป็นที่จะต้องคำนึงถึงทั้งระยะเวลาที่จะต้องใช้ในการเขียนโปรแกรมจริงๆ และระยะเวลาในการศึกษาเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Code และระยะเวลาที่จะต้องสูญเสียไปในการแก้ Code ที่ผิดพลาดเข้าไปรวมอยู่ด้วย เป็นต้น • ถึงแม้ว่าบุคคลที่เกี่ยวข้องกับโครงการทุกๆ ฝ่าย จะมีบทบาทในการประมาณการระยะเวลากิจกรรม แต่บุคคลที่มีบทบาทและมีอิทธิพลมากที่สุดในการประมาณการ คือ บุคคลที่จะเป็นผู้รับผิดชอบและดำเนินกิจกรรมนั้นๆ • การปรับปรุงแก้ไขช่วงระยะเวลาจะต้องเกิดขึ้นทุกครั้งหลังจากที่ขอบเขตงานโครงการได้ถูกปรับเปลี่ยนไป

3. การประมาณการระยะเวลากิจกรรม (Activity Duration Estimating) • ควรศึกษาโครงการในอดีตที่มีลักษณะคล้ายคลึงกัน และขอคำแนะนำจากผู้ที่มีประสบการณ์ความชำนาญในโครงการประเภทเดียวกัน • การพิจารณาและคำนึงถึงปัจจัยหลักที่มีผลกระทบต่อโครงการ และความถูกต้องเที่ยงตรงแม่นยำของระยะเวลาอย่างสม่ำเสมอตลอดช่วงระยะเวลาของโครงการ จะทำให้ตารางเวลาโครงการสามารถสะท้อนให้เห็นความเป็นจริง และปัญหาที่กำลังเกิดขึ้นหรืออาจจะเกิดขึ้นได้ในอนาคตอย่างถูกต้องแม่นยำและทันท่วงทีมากขึ้น

4.การจัดทำตารางเวลา (Schedule Development) • การจัดทำตารางเวลา (Schedule development) จะเริ่มจากการวิเคราะห์ลำดับก่อนหลังของกิจกรรมไปพร้อมๆ กับระยะเวลาที่ประมาณการไว้และทรัพยากรที่คาดว่าจะต้องใช้ของแต่ละกิจกรรม แล้วนำข้อมูลที่วิเคราะห์ได้ทั้งหมดมาใช้สร้างตารางเวลาสำหรับโครงการอีกทีหนึ่ง • อาศัยผลลัพธ์ที่ได้จากขั้นตอนทุกขั้นตอนในการบริหารเวลาโครงการก่อนหน้า มาประกอบการพิจารณาด้วย • หลังจากการดำเนินการในขั้นตอนนี้ ทีมงานโครงการจะได้รับตารางเวลาโครงการที่ใกล้เคียงความเป็นจริงและแสดงอย่างชัดเจนถึงวันเริ่มต้นและวันสิ้นสุดของโครงการ เพื่อที่จะนำไปใช้ในการตรวจสอบความก้าวหน้าของโครงการตามระยะเวลาที่ได้กำหนดเอาไว้

4.การจัดทำตารางเวลา (Schedule Development) • การใช้ Gantt chart ซึ่งถือเป็นเครื่องมือขั้นพื้นฐานในการจัดทำและแสดงข้อมูลเกี่ยวกับตารางเวลาโครงการอย่างง่ายและรวดเร็ว โดยไม่ต้องเสียเวลาในการพิจารณาและวิเคราะห์ความสัมพันธ์ตามลำดับก่อนหลังของกิจกรรมในโครงการ • การวิเคราะห์ด้วย Critical path method (CPM) เป็นเครื่องมือที่ถูกนำมาใช้ในการสร้างและควบคุมตารางเวลาโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ • การวิเคราะห์ด้วย Program evaluation and review technique (PERT) เป็นเทคนิคในการประเมินความเสี่ยงของตารางเวลาโครงการ ซึ่งมักจะถูกนำมาใช้เมื่อโครงการนั้นๆ จำเป็นต้องใช้เงินทุนสูงและมีความเสี่ยงสูง

Gantt Chart

Gantt Chart • สี่เหลี่ยมขนมเปียกปูนสีดำ (Black diamond) เป็นสัญลักษณ์แทนเหตุการณ์สำคัญของโครงการ (Milestone) ที่มีระยะเวลาเป็น 0 หน่วย • แถบทึบสีดำที่มีลูกศรอยู่ที่หัวและท้ายของแถบ เป็นสัญลักษณ์แทนกิจกรรมหลัก (Summary task) • แถบบางสีเทา เป็นสัญลักษณ์แทนช่วงระยะเวลาของกิจกรรมแต่ละกิจกรรม • ลูกศรที่เชื่อมสัญลักษณ์ต่างๆ แสดงความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรม

Gantt chart • ปัจจุบันเราสามารถใช้ประโยชน์ของ ในรูปแบบพิเศษเพื่อช่วยประเมินความก้าวหน้าของโครงการ โดยการเปรียบเทียบข้อมูลด้านเวลาที่เกิดขึ้นจริงกับที่ได้วางแผนเอาไว้ ซึ่งจะปรากฏอยู่บน Gantt chart ที่สามารถตามรอยได้ หรือเรียกว่า Tracking Gantt chart • แถบบางสีเทาเป็นสัญลักษณ์แทนช่วงระยะเวลาของแต่ละกิจกรรมที่ได้กำหนดไว้ตามแผน เรียกว่า Baseline และสัมพันธ์กับวันที่ในการทำกิจกรรมที่กำหนดไว้ตามแผน เรียกว่า Baseline date • แถบทึบสีดำด้านล่างที่อยู่ติดกับแถบบางสีเทาแต่ละแถบเป็นสัญลักษณ์แทนช่วงระยะเวลาของแต่ละกิจกรรม ที่ได้ใช้ไปจริง • สี่เหลี่ยมขนมเปียกปูนสีขาว (White diamond) เป็นสัญลักษณ์แทนกิจกรรมสำคัญของโครงการที่แล้วเสร็จช้ากว่าเวลาที่ได้กำหนดไว้ตามแผน (หรือถือเป็น Slipped milestone) • นอกจากนั้น ค่าเปอร์เซ็นต์ที่ปรากฏอยู่ทางด้านขวามือของแถบต่างๆ แสดงค่าร้อยละที่กิจกรรมต่างๆ แล้วเสร็จ

Tracking Gantt chart

Program Evaluation and Review Technique (PERT) และ Critical Path Method (CPM) • สามารถแสดงความสัมพันธ์ก่อนหลังของกิจกรรมในโครงการได้ ความแตกต่างที่สำคัญระหว่าง PERT และ CPM คือ เทคนิค PERT ใช้ค่าเวลาประมาณการ 3 ค่าต่อกิจกรรมหนึ่งกิจกรรม เพื่อคำนวณค่าคาดการณ์ (Expected value) และส่วนเบี่ยงเบนมาตรฐาน (Standard deviation) ของกิจกรรม ขณะที่เทคนิค CPM ทำงานบนข้อสมมุติฐานที่ว่า เวลาในการทำกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่งเป็นค่าที่เป็นที่รู้กันบนพื้นฐานของความแน่นอนไม่มีความเสี่ยง จึงสามารถกำหนดค่าเวลาได้เป็นเพียงค่าเดียวต่อกิจกรรมหนึ่งกิจกรรม

Program Evaluation and Review Technique (PERT) และ Critical Path Method (CPM) • กำหนดโครงการและสร้าง WBS • สร้างความสัมพันธ์ตามลำดับก่อนหลังระหว่างกิจกรรม • เขียนแผนผังเครือข่ายที่เชื่อมต่อกิจกรรมเข้าด้วยกันตามความสัมพันธ์ที่ระบุไว้ • กำหนดเวลาและ/หรือต้นทุนโดยประมาณให้กับแต่ละกิจกรรม • คำนวณเส้นทางที่ใช้เวลานานที่สุดหรือเส้นทางวิกฤต (Critical path) ของแผนผังเครือข่าย • นำแผนผังเครือข่ายที่สร้างขึ้นไปใช้ในการวางแผน การจัดทำตารางเวลา การตรวจสอบ และการควบคุมโครงการ

5. การควบคุมตารางเวลา (Schedule Control) • คือ การควบคุมและบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลงของตารางเวลาอันอาจจะเกิดขึ้นได้ในระหว่างการดำเนินโครงการ • เน้นให้สมาชิกทีมงานโครงการเล็งเห็นความสำคัญของการมีระเบียบวินัยในการปฏิบัติงานให้ได้ และสามารถดำเนินงานแล้วเสร็จตามตารางเวลาของโครงการที่ได้กำหนดไว้ • คำนึงถึงหลักการที่ถูกต้องในการบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ควบคู่ไปกับการจัดทำตารางเวลาที่เหมาะสม และการบริหารจัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ “โครงการส่วนใหญ่ล้มเหลวลงเนื่องจากปัญหาเกี่ยวกับคน ไม่ใช่เพราะความผิดพลาดจากการสร้างแผนผัง PERT ที่ไม่ดี”

คำถามท้ายบท • จงอธิบายถึงความสำคัญของตารางเวลาโครงการและการบริหารเวลาโครงการที่ดี • ขั้นตอนการบริหารเวลาโครงการมีอะไรบ้าง • แผนผังเครือข่ายมีประโยชน์อย่างไร • การควบคุมเวลาตารางเวลา ควรควบคุมส่วนใดมากที่สุดเพราะเหตุใด • การประมาณการระยะเวลากิจกรรมควรทำอย่างไร จงอธิบาย

บทที่ 5 การบริหารเวลาโครงการ (Project Time Management)