Е-фактура и ECOD архив – ефективност с по-малки разходи

1. Е-фактура и ECOD архив – ефективност с по-малки разходи EDI за обмен на фактури

2. Съответствия с изискванията на законодателството: • Приразработване на платформата ECOD са взети предвид изискванията на всички нормативни актове, имащи отношение към електронния обмен на фактури и тяхното архивиране: • Препоръка 1994/820/ЕО на Европейската комсия, • Директива на Съвета на Европейския Съюз 2001/115/EC и • ЗДДС в сила от 1.01.2009 г. • За да отговарят на изискванията на законодателството, обмена на е-фактури и електронното архивиране трябва да отговарят на две основни условия: • 1. Съгласие от страна на клиента: клиентът трябва да има избор дали да приема или не електронни фактури от своя партньор. • 2. Автентичността на произхода и оригиналното съдържание на документа трябва да бъдат гарантирани. Това се постига по следните начини: • Електронен обмен на данни (EDI). • Универсален електронен подпис. • Други средства – не всички страни, членове на ЕС приемат фактури, изпратени по електронен път освен ако не са подписани с електронен подпис или обменени чрез EDI система. EDI за обмен на фактури

3. Директива на Съвета на ЕС 2001/115/EC • EDI е (Директива на Съвета на Европа 2001/115/EC, чл. 2(2)(c) и Препоръка на Европейската Комисия 94/820/EC, Чл.. 2): • - Електронен трансфер на данни • - от един компютър към друг компютър • - чрез използване на съгласуван структуриран формат на файловете • - които могат да бъдат създадени от компютърната система на една фирма и изпратени към друга фирма автоматично и недвусмислено. • - Трябва да има споразумение за EDI обмен на фактури между търговските партньори, което да описва процедурите, гарантиращи автентичността на произхода и непроменяемостта на съдържанието. EDI за обмен на фактури

4. Допълнителни разпоредби към закона за ДДС относно е-фактурата: • 58. (нова - ДВ, бр. 106 от 2008 г., в сила от 01.01.2009 г.) "Електронен обмен на данни" ("electronic data interchange" или съкратено "EDI") е електронен трансфер на данни от компютър към компютър на търговски и административни данни чрез използване на утвърден стандарт за структуриране на съобщение за електронен обмен на данни, по смисъла на член 2 от Препоръка 1994/820/ЕО на Комисията от 19 октомври 1994 г. относно правните аспекти на електронния обмен на данни. • 59. (нова - ДВ, бр. 106 от 2008 г., в сила от 01.01.2009 г.) "Съобщение за електронен обмен на данни" (EDI съобщение) е съобщение, чиито съставни части са структурирани по утвърден стандарт, достъпен за прочит от компютър и даващ възможност за автоматично и недвусмислено обработване. • 60. (нова - ДВ, бр. 106 от 2008 г., в сила от 01.01.2009 г.) "Потвърждаване на получаването на съобщението за електронен обмен на данни" е процедура, чрез която при приемане на съобщение за електронен обмен на данни се проверяват синтаксисът и семантиката му и получателят изпраща насрещно потвърждение. EDI за обмен на фактури

5. Директива на Съвета на ЕС 2001/115/EC Решението на Comarch за обмен на е-фактури и е-архив, базирано на EDI платформата ECOD, отговаря на изискванията в Директивата на Съвета на ЕС2001/115/EC и закона за ДДС и гарантират: Автентичност на произхода Непроменяемост на съдържанието Онлайн достъп от всеки оторизиран потребител (включително и представители на Данъчните служби и външни счетоводни къщи) Защита срещу неоторизиран достъп, промени, изтриване или унищожаване EDI за обмен на фактури

6. Процес на обмен на е-фактури и тяхното архивиране Фактура във формата на получателя Фактура във формата на създателя Създател на фактура Получател на фактура Мапинг процес ECOD Фактура в двата формата: на създателя и на получателя ECOD Архив Фактура във формата на създателя и във формат, удобен за визуализиране - xml Фактура във формата на получателя и във формат, удобен за визуализиране xml EDI за обмен на фактури

7. Функционалности на ECOD Архив за Вашата компания: - Архивиране на е-фактури и други документи в електронен формат; - Достъп до визуализиран формат на съдържанието на документа (графично изобразяване) и до файла в оригиналния формат на клиента; - Възможност за генериране на печатна версия на документа; - Възможност за бързо търсене по зададен критерий; - Проследяване на всяко разпечатване на документите (кой, кога, кой документ); - Проследяване на изтегляне и запаметяване на всеки документ; - Въвеждане на коментари за всяка фактура. EDI за обмен на фактури

8. Предимства на ECOD Архив: Прави възможно въвеждането на електронни фактури Лесен достъп до архивираните документи Бързо търсене на документ или група документи по зададен критерий Неоторизирани потребители нямат достъп – само Администраторът на системата може да зададе достъп на всеки потребител до ECOD Архив Високо ниво на сигурност на услугата (SLA) и защита на съхранените документи Намаляване на разходите за съхранение на документите Възможност за изнасяне на обмена и съхранението на хартиените документи към трета страна EDI за обмен на фактури

9. Опитът на ComArch при въвеждане на е-фактури: Съдействие по отношение спазването на законовите изисквания Прилагане на опит от други държави Модификации на ECOD приложенията при необходимост ако бъдат променени законовите изисквания Тестове на целия процес с търговска верига и доставчик Мнение на данъчните власти Възможност за стартиране на масов проект. EDI за обмен на фактури

10. Опитът на ComArch при въвеждане на е-фактури: Избрани проекти за E-фактура: Metro PL, HU, BG Praktiker BG, HU Auchan PL, HU Tesco PL, HU Carrefour PL Piccadilly BG Избрани проекти за ECOD Архив: Metro PL (Makro Cash&Cary, REAL) Auchan PL, HU Tesco PL Leroy Merlin PL EDI за обмен на фактури

11. Статус на въвеждане на е-фактура в България: • Следните търговски вериги имат техническа възможност за приемане на е-фактура чрез EDI: • Метро Кеш енд Кери България • Практикер • Пикадили • бауМакс • В процес на въвеждане на е-фактури чрез EDI е ЦБА АМ. EDI за обмен на фактури

12. Ползи при въвеждане на ECOD Архив: Възможност за напълно безхартиен обмен на фактури; Лесен достъп до архивираните документи; Достъп до оригиналния файл на документа, както и на графичния му вид; Бързо търсене на отделен или група документи по зададен критерий; Защита срещу неоторизиран достъп; Високо ниво на обслужване и сигурност; Намаляване на разходите за съхранение. EDI за обмен на фактури