Organisation de projet

1. MAE Organisation de projet Salomon N. NDIAYE Conseil en Gestion de projet Institut Supérieur du Management 22 BP 876 Abidjan 22 –Cocody Tél : 20 01 05 75 Fax : 22 47 25 51 Mail :ismconseil.ci@gmail.com http:sites.google.com/site/ismcons

2. La Gestion Du Temps

3. Sommaire • Généralités • Maladies du temps • Chronophages • Lois du temps • S’organiser pour être efficace • Rythmes biologiques • Outils de gestion du temps

4. Généralités

5. Enjeux Le manager a trop de choses à faire en trop peu de temps • Rythme soutenu (pauses rares) • Imprécis • Brièveté (10mn) • Variété • Fragmenté (interrompu)

6.  Qu’est ce que le temps ? «Si personne ne m'interroge, je le sais ; si je veux répondre à cette demande, je l'ignore. » Saint Augustin dans ses Confessions. 

7. Pourquoi gérer son temps ? Celui qui gère bien son temps, est: • Organisé • Productif • Compétent • Content (distraction) • Calme (sans stress)

8. Les dimensions du temps 2 dimensions • Cyclique :  jours, saisons, vie… • Linéaire : évolution, transformation irréversible, passage de la naissance à la mort… Tous les peuples connaissent la linéarité du temps: hier , aujourd’hui, demain.

9. La valeur du temps • Un bien précieux : les actifs • Capital confort : les « bon vivants » • Capital financier : les « affairés »

10. La valeur du temps Le temps, • C’est de l’argent « Time is money » • Ne peut être stocké • Le justicier suprême (24h/jour pour tous)

11. Les maladies du temps Quels sont vos obstacles?

12. La ouite La difficulté à: Refuser les urgences de dernière minute • Refuser les échéances irréalistes • Demander de l ’aide quand on a besoin Causes: • Manque de confiance en soi • On ne veut pas:  affronter les mécontentements  déplaire  paraître incompétent

13. La chronophagie Être constamment dérangé par: • Chronophages biologiques: relations, patrons, moi.. • Chronophages électroniques :téléphone, fax…. Causes: • Réunionnite • Informationnite • Mauvaise coordination des projets • Politique de la porte ouverte

14. La tempsdinite Le sentiment: • de toujours manquer de temps • qu’il y a trop de choses à faire • que les échéances sont trop serrées Causes: • Difficulté à évaluer les délais, la durée des tâches • Difficulté à estimer la charge de travail • Difficulté à mesurer l’ampleur des tâches

15. La lifophilie La tendance à: • Exécuter une tâche le dernier moment • Faire beaucoup de choses, mais à en finaliser peu • Préférer l’action à la réflexion • Procrastination Causes : • S’arrêter de travailler • Ne pas se concentrer sur les priorités • Manquer de discipline au quotidien • Ne pas penser au long terme • Ne pas faire la différence entre l ’urgent et l ’important

16. Les voleurs de temps (chronophages)

17. Chronophages extérieurs • Réunions répétées, trop longues • Appels téléphoniques • Repas d’affaires • Dérangement des patrons • Politique de

18. Chronophages personnels • Perfectionnisme • Délégation insuffisante • Absence de plan de travail • Priorités et objectifs confus • Incapacité à s’imposer des échéances…

19. Les lois du Temps

20. La loi de LABORIT L’homme a tendance à toujours faire: • Ce qui est facile, avant ce qui est difficile • Ce qui lui plaît, avant ce qui lui déplaît • Ce qui va vite, avant ce qui prend du temps • Ce qu’il sait faire, avant ce qui est nouveau

21. On étire le travail pour remplir le temps disponible! La loi de Parkinson Cyril Northcote Parkinson Plus on a de temps pour exécuter une tâche, plus on en prend effectivement. La tâche se dilate pour occuper la totalité du temps disponible. Temps nécessaire:30minutes Temps disponible:1heure Tendance à l’auto-inflation du temps dépensé.

22. La loi d’Illich Au – delà d’un certain seuil, le temps investi dans le travail n’est plus productif. Notre capacité de concentration décrit une sinusoïde. Efficacité Danger! Temps Quelle est votre limite?

23. La loi de Carlson Un travail interrompu puis repris, à plusieurs reprises, prendra plus de temps et le résultat ne sera pas forcement meilleur. Durée prévue Interruptions( ) Où en étais-je? Loi des séquences homogènes Bilan

24. S’organiser pour être efficace

25. Définir des objectifs Un objectif doit être concret: • Énoncer clairement ce que l’on veut atteindre • Mesurer les résultats à atteindre(chiffrage) • Spécifier l’échéancier (date de réalisation) • Désigner un responsable(dans la délégation) • Préciser les contraintes (humaines…) « Il n’est de vent favorable que pour celui qui sait où il va ». Sénèque

26. Définir des priorités La matrice d’EÏSENHOWER Degré d’urgence Secondaire Degré d’importance Important

27. Fixer des objectifs pour la période Formuler des objectifs vérifiables Dresser une liste des activités Dresser une liste exhaustive Déterminer le degré de priorité des activités Déterminer les priorités de degré 1,2,3 Prendre une décision pour les activités Décider de: A-la faire B-la déléguer C-la reporter D-larefuser Estimer le temps d’exécution des activités Conserver une marge de sécurité Spécifier la date d’échéance des activités Tenir compte des personnes dans l’exécution des activités Définir des priorités Démarche pour établir des priorités

28. Planifier les activités Activité non planifiée Activité Gain de temps Planification Planifier ,c’est s’engager et gagner du temps

29. Planifier les activités • Méthode ABC

30. Planifier les activités • Loi de PARETO

31. Année Jour … Mois Semaine Choisir une période Fixer vos objectifs pour cette période Spécifier les résultats et l’échéancier Utiliser la liste des priorités Établir les priorités de la période Réserver des espaces de temps dans l’agenda Tenir compte des activités planifiées antérieurement Planifier les activités La démarche 1- 2- 3- 4-

32. La méthode NERAC Les 5 étapes de la méthode: • Noter toutes les activités et tâches à exécuter • Estimer la durée de leur exécution • Réserver du temps pour exécuter ces tâches • Arbitrer par priorités(tâches A,B,C,D) • Contrôler l’exécution des tâches(réalisé/prévu) Il faut 8 minutes pour planifier son activité du jour

33. Savoir dire NON La méthode DESC • Décrire la situation problématique • Exprimer vos sentiments, préoccupations • Spécifier une alternative raisonnable • Conséquence: intéresser l’autre à l’alternative

34. Les rythmes biologiques

35. 100% 50% 0% 0 10 20 30 40 50 60 Les rythmes biologiques Le rendement de la concentration Concentration • Le niveau de concentration baisse chaque 10 minutes. • Faire une pause après une heure de travail • Exécuter : -Les taches les plus importantes les 10 premières minutes -Les tâches importantes les 30 minutes suivantes -Les taches les moins importantes les 20 minutes restantes avant la fin de l’heure Pause Heure en minutes

36. Courbe standard REFA +50% 100% -50% 4 8 12 16 20 24 6 Les rythmes biologiques La courbe d’efficacité Potentiel intellectuel • On n’est pas intellectuellement efficace à 100% à tout moment de la journée • 8H- 11H :Efficacité maximum. -Exécuter des tâches complexes • 12h-15h: Baisse d’efficacité -Effectuer des travaux de groupe • 16-18: Assez d’énergie - Exécuter des tâches répétitives Heure

37. Charge Cycle physique 23 Durée:23j 11 Décharge Cycle émotionnel 28 Durée:28j 14 Cycle intellectuel 33 Durée:33j 17 Les rythmes biologiques Loi de SWOBODA-FLIESS-FELTSCHER • Chaque homme est traversé par de multiples rythmes biologiques • Ces trois cycles apparaissent à la naissance et se chevauchent tout le long de la vie. • Il y a des jours néfastes, sans

38. Outils de gestion du temps

39. Outils de gestion du temps Lequel me convient ? Papier PC NTIC …..

40. Outils de gestion du temps Gantt Délégation Conduite de réunion efficace

41. Démarche de gestion du temps

42. Les étapes • Diagnostic • Objectifs • Stratégie et plan d’action • Mise en œuvre, • Suivi et évaluation

43. Le diagnostic • Analyser l’écart entre le prévu et le réalisé (sur plusieurs jours) • Déceler les causes : chronophages….

44. Fixer des objectifs • Qu‘est-ce-que je désire vraiment ? … • Qu’est-ce que j’attends de ma vie professionnelle et personnelle ? …

45. Élaborer une stratégie • Se connaître et connaître l’usage qu’on fait de son temps (forces & faiblesses) • Planifier les objectifs à court, moyen et long terme • Définir les tâches des objectifs et leurs durées • Positionner les tâches dans le temps • Déterminer les priorités des tâches • Affecter des ressources aux tâches

46. Mettre en œuvre • Mettre en place le changement (Se doter d’une nouvelle attitude et d’un nouvel état d’esprit: savoir dire NON… • Acquérir outils de gestion du temps : agenda…. • Suivre, modifier, faire le bilan

47. Des ouvrages pour aller plus loin • " Le nouvel art du temps" (Jean-Louis Servan ; Albin Michel) 2000. • " Les stratégies du temps" (Jean-Pierre Muller ; Fabrice Rosina ; Monique • Selles et Jean-Pierre Testa) mai 2000. • " Le culte de l'urgence : la société malade du temps" (Nicole Aubert ; • Christophe Roux ; Dufort ; Flammarion) mars 2003. • " Le temps de la fatigue : la question sociale du mal-être au travail" (Marc • Loriol) 2000.