«Требования к составлению описей дел и научно-справочного аппарата к ним»

1. «Требования к составлению описей дел и научно-справочного аппарата к ним» Поддубская Людмила Андреевна Заведующий отделом формирования архивного фонда ГКУ РО «ГАРО»

2. 1)порядковый номер; 2) делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; 3) заголовок единицы хранения; 4) крайние даты документов в единице хранения (число, месяц, год); 5) количество листов в единице хранения (для единиц хранения, содержащих письма и фотографии - количество документов). 6) указание на копийность документов. Опись - это перечень описательных статей, расположенных в порядке их валовой нумерации в соответствии со схемой систематизации:

3. -порядковый номер - делопроизводственный индекс - крайние даты документов - количество листов в единице хранения Идентификационные реквизиты описательной статьи

4. Крайняя дата (число, месяц, год) указывается при описании: - распорядительной документации - протоколов - переписки - актов Начальной датой единицы хранения является дата составления (регистрации) самого раннего документа, а конечной - дата составления (регистрации) самого последнего документа.

5. При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год. Даты указов, договоров, постановлений, распоряжений, приказов указываются по времени их подписания.Если документы не датированы, даты указываются по времени их опубликования или введения в действие.

6. Основной интеллектуальный реквизит - заголовок дела Интеллектуальный реквизит раскрывают историю формирования и хранения единицы хранения, ее состав и содержание.

7. Содержание единицы хранения в заголовке должно передаваться в кратком, сжатом виде, с соблюдением конкретности описания

8. - структурного; - хронологического ; - функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного; - номинального; - корреспондентского; - географического; - авторского. Распределение единиц хранения внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих признаков:

9. - с учетом взаимной связи и в хронологической последовательности; - документы-приложения располагаются вслед за документами, к которым они относятся, независимо от их даты; - в переписке документ-ответ должен следовать за инициативным документом. Расположение документов внутри дела

10. - наименование вида единицы хранения или вида (разновидности) документов; - название учреждения, должность и/или фамилию и инициалы лица, которым составлены документы (автор); - название учреждения, должность и/или фамилию и инициалы лица, которому адресованы или от которого получены документы (адресат, корреспондент); - вопрос или предмет, событие, факт, имя, к которым относится содержание документов единицы хранения; Заголовок единицы хранения управленческой документации должен включать :

11. - даты документов единицы хранения и указанных в них событий; - местонахождение автора, адресата или корреспондента документов; - вопрос или предмет, событие, факт, имя, к которым относится содержание документов единицы хранения; - местонахождение автора, адресата или корреспондента документов; - даты документов единицы хранения и указанных в них событий. Заголовок единицы хранения управленческой документации должен включать :

12. Документы о получении и расходовании средств на строительство здания госархива. Понятие "документы" применяется при описании единиц хранения, в которых объединены документы нескольких видов по одному вопросу (протоколы, планы, сметы, докладные записки, заключения), отражающие деятельность учреждения, но не связанные последовательностью делопроизводства.

13. Документы о работе комиссии по выборам в поселковый Совет народных депутатов Если в единице хранения более 3-х видов документов, то в заголовке следует дать обобщенное понятие "документы"

14. В дело «Документы о …» помещены: - протоколы заседаний - решения - доклады комиссии - анализы - информационные справки -аналитические обзоры В предисловии к описи можно раскрыть состав документов в деле

15. Приказы № 1-95 директора института об основной деятельности Приказы, постановления, протоколы описываются с проставлением их крайних номеров

16. Отчет предприятия о работе за 2014 год. (Не годовой - как в номенклатуре) В заголовках дел, содержащих плановую и отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

17. Статистический отчет управления (ф. 1т) по труду за 2002 год. Статистические отчеты (ф. 1-т, 8, 9, 9-ср, 1-к) по всем направлениям деятельности общества за 2006 год. Заголовки единиц хранения, содержащих статистические отчеты, составляются с указанием номеров форм статистической отчетности. Содержание этих отчетов необходимо раскрыть в предисловии к описи.

18. Доклады и выступления министра на заседаниях коллегии Администрации области за 2007 год. Вслед за указанием вида единицы хранения или видов (разновидностей) содержащихся в ней документов должны быть обозначены авторы документов: учреждение, должность и/или фамилия и инициалы лица, которым составлены документы.

19. Переписка департамента с районным управлением культуры о реализации долгосрочных программ. Понятие "Переписка" относится к письмам, отношениям, предписаниям, докладным запискам учреждений-фондообразователей.

20. Обращения граждан в избирательную комиссию о нарушениях в проведении выборов. В заголовках единицы хранения должен быть обозначен адресат - учреждение, должность и/или фамилия и инициалы лица, которому адресованы документы.

21. Переписка инспекции с Администрацией района о проведении проверок соблюдения законодательства об охране труда организациями района. Корреспондент - название учреждения, должность и (или) фамилия и инициалы лица, от которого получены документы.Корреспондент указывается в форме официального названия учреждения или фамилии, должности, звания, профессии отдельного лица.

22. Переписка издательства с авторами о сроках издания произведений. Если переписка велась с однородными корреспондентами, в заголовке единицы хранения указывается общее видовое название корреспондентов.

23. "разная переписка" "общая переписка" Не допустимо употребление в заголовке неконкретных, не раскрывающих содержание документов формулировок

24. В номенклатуре - «Годовой отчет о научной работе университета» В описи - «Отчет о научной работе университета за 2008 год» Нельзя полностью переносить заголовок из номенклатуры дел. Необходимо его конкретизировать.

25. Приказы № 1-48 начальника управления по личному составу То же № 49-90 или Справки о проверке работы торговых учреждений района за 1 полугодие 2000 г. То же за II полугодие. Повторяющаяся информация заголовка в следующем за ним заголовке заменяется словами «то же»

26. Оформление описи в соответствии с установленной формой - приложение №4

27. - приказы, распоряжения по личному составу; - лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (при их отсутствии - расчетно-платежные ведомости заработной платы); - списки личного состава; - карточки по учету личного состава; - личные дела; - невостребованные личные документы работников предприятий, учреждений; - акты о несчастных случаях. Последовательность дел в описи дел по личному составу

28. 1)приказы (распоряжения) по личному составу; 2) карточки по учету и списки личного состава; 3) личные дела; 4) лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате; 5) невостребованные личные документы работников учреждений; 6) акты о несчастных случаях. На документы крупной организации, имеющей структуру, создаются отдельные описи на группы документов разных видов:

29. 1. История учреждения – фондообразователя: - Наименование, подчиненность, статус, значение; - Даты всех событий; - Сведения о компетенции и функциях; - Местонахождение учреждения. Предисловие к описи состоит из трех разделов.

30. - время проведения экспертизы ценности и описания дел фонда - количество дел и крайние даты - изменения в составе и объеме фонда (какие дела не формировались, какие документы образовались вновь) - полнота состава документов в описи -отмечается наличие дополнительных описей 2. История фонда

31. - состав и содержание дел - принцип построения описи и систематизация дел - особенности описания и формирования дел (если имеются) Например: сформированы вместе за несколько лет и помещены в раздел описи по последнему году формирования отчеты о финансово-хозяйственной деятельности учреждения за 2005-2006 годы. - сведения о месте хранения документов по личному составу: документы по личному составу оставлены на хранении в архиве института -характеристика справочного аппарата к описи (при его наличии) 3. Характеристика документов фонда и НСА

32. На все документы, используемые при написании предисловия, делается обязательно библиографическая ссылка. Предисловие к описи пишется в прошедшем времени.

33. 1ГАРО. Ф.Р- 4038.Оп.1.Д.10.Л.4. 2Там же. Л. 13. Образец ссылки

34. В список сокращенных слов вносятся все сокращения слов и понятий, употребляемых в описи, даже общепринятые, а также сокращенные обозначения названий учреждений, организаций, предприятий. В списке в алфавитном порядке слева располагаются сокращенные слова и понятия, а справа через тире дается их полное обозначение. После предисловия к описи помещается список сокращенных слов.

35. Титульный лист архивной описи включает: • полное наименование государственного, муниципального архива (архивного отдела); • название фонда; • номер фонда; • номер описи; • название описи; • крайние даты документов, содержащихся в описи. Титульный лист описи является обязательным элементом справочного аппарата для описей всех фондов архива.

36. В соответствии с правилами предисловие к описи подписывает должностное лицо, ответственное за архив организации. При представлении описи на рассмотрение ЭПК комитета представляется предисловие к ней, историческая справка или дополнение к ней

37. Спасибо за внимание!