1 / 18

Řízení kvality – nutnost, standard nebo přepych?

Řízení kvality – nutnost, standard nebo přepych?. Městský úřad Žamberk Mgr. Radomíra Křenová. Řízení kvality – nutnost, standard nebo přepych?. Proč řídit kvalitu a certifikovat?

emilie
Download Presentation

Řízení kvality – nutnost, standard nebo přepych?

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript


  1. Řízení kvality – nutnost, standard nebo přepych? Městský úřad Žamberk Mgr. Radomíra Křenová

  2. Řízení kvality – nutnost, standard nebo přepych? Proč řídit kvalitu a certifikovat? Pokud chceme dosáhnout určitého stupně kvality, musíme mít přehled o všech krocích a procesech, které vedou k jejímu zajištění. Standardní činností úřadu jsou téměř všechny požadavky normy připraveny ke splnění a není důvod nepojmenovat či neidentifikovat procesy, které jsou běžnou součástí chodu úřadu. Zpřesňování postupů práce a činností vede k větší jistotě práce zaměstnanců a vyladěný systém komunikace uvnitř úřadu je základní předpoklad pro předávání a sdělování informací, které jsou základem řízení.

  3. Řízení kvality – nutnost, standard nebo přepych? Můj příspěvek se týká řízení kvality, ale musím začít prvotní zmínkou o předchozím zajištění bezpečnosti informací. Městský úřad Žamberk se začal zabývat otázkou lepšího zajištění bezpečnosti informací v roce 2006 také z důvodu zájmu poskytnout občanům, městu i zaměstnancům vyšší kvalitu zabezpečení a jistotu uložení dat, kterých v databázích různých agend neustále přibývá.

  4. Řízení kvality – nutnost, standard nebo přepych? V roce 2006 byla provedena analýza bezpečnosti a celkového stavu řízení na MěÚ, která určila směr dalších kroků úřadu. V návaznosti na analýzu se prvním cílem stala certifikace ISMS a vzhledem k tomu, že systémy sloužící k zajištění bezpečnosti informací se mohou v širokém rozsahu využít i pro řízení kvality, bylo rozhodnuto, že druhým a následným cílem je také certifikace QMS. Tým, který se podílel na řízení ISMS - „Informační fórum“ se rozšířil i na oblast QMS – „Fórum jakosti“, kdy základ týmu z řad zaměstnanců je stejný, ale jednotlivé oblasti mají odlišné představitele vedení, kteří samostatně zpracovávají a řídí uvedené oblasti.

  5. Řízení kvality – nutnost, standard nebo přepych? Do týmu jsou zapojeni zaměstnanci v průřezu strukturou úřadu, který se nám zdál nejvýhodnější: - vedoucí odboru obrany a krizového řízení - vedoucí kanceláře tajemníka - vedoucí právního odboru - vedoucí odd. informatiky - vedoucí odd. územního plánování - referentka odboru finančního … a vzhledem k tomu, že náš úřad je umístěn ve dvou budovách, jsou v týmu zástupci obou budov.

  6. Řízení kvality – nutnost, standard nebo přepych? Když už na našem městském úřadě došlo v roce 2007 k certifikaci systému bezpečnosti informací, byl tím vytvořen další prostor, zčásti připravený i pro požadavky QMS a následující rok - 2008 jsme získali i certifikát systému řízení kvality. Samozřejmě to nebylo jednoduché a museli jsme ještě mnoho věcí dotáhnout, upravit, připravit a zpracovat, ale už by byla škoda, nevyužít vše, co bylo již dokončeno.

  7. Řízení kvality – nutnost, standard nebo přepych? Pokud shrnu to, co požaduje norma, mohu požadavky zjednodušit na: • požadavky na dokumentaci (základní řády, směrnice, pracovní postupy, nařízení … apod.) • odpovědnost managementu i jednotlivých řídících stupňů (stanovení hierarchie) • plánování a cíle (všichni vedoucí pravidelně připravují…) • zaměření na zákazníka (občana) a zpětná vazba (kdo to je, co mu nabídneme a jak…) • komunikace vnější i vnitřní (kontakt s občanem a nezpochybnitelný kontakt se zaměstnanci) • kontrola a přezkoumání (denní činnosti zaměstnanců i vedoucích, činnost auditů a vnitřních kontrol) • zdroje (lidské, materiální, finanční… činnost personalistů, správců rozpočtů i vedoucích…) • kompetence a výcvik (činnost personalistů ve spolupráci s vedoucími zaměstnanci, příp. se školiteli) • infrastruktura a pracovní prostředí (vedoucí a referenti BOZP…) • plánování a realizace/výroba „produktu“ (vlastní činnost v agendách, výstupy náplní práce) • nakupování a hodnocení dodavatelů (práce investičních referentů nebo vedoucích odborů) • monitorování a analýza dat (vedoucích – souvisí s plánováním, činnost odd. IT, benchmarking) • nápravná a preventivní opatření ( vedoucí, příp. bezpečnostní referenti…)

  8. Řízení kvality – nutnost, standard nebo přepych? … vše se v činnosti úřadu najde, vše by mělo být nějakým způsobem zpracované a podchycené. Musím se ale přiznat, že kromě studování norem a podkladů, nám pomohla i náhoda, to když jsem si zašla do knihovny pro oddechový román a odnášela jsem si knihu „Vedení lidí, týmů a firem“ od Jiřího Plamínka - a bylo zřejmé, co bude částečnou náplní příštích večerů. Hned v úvodu jsem pak narazila na klíčovou myšlenku pro řízení kvality - řešit téma „proč“ daleko více, než „jak“. Vysvětlit všem, že pochopení problému může daleko více přispět ke zvýšení kvality, než jen dodržování návodu jak pracovat.

  9. Řízení kvality – nutnost, standard nebo přepych? Doslovně: „Kdo chápe „proč“ je něco dobré dělat určitým způsobem, může v neobvyklých situacích běžný postup modifikovat a má v nich větší šanci uspět.“ „… je dobré uspořádat ve firmě procesy, je to však nástroj k něčemu, nikoliv cíl sám o sobě. A navíc, pokud je na konci procesů neužitečný produkt, žádné jejich zlepšování vám k úspěchu nepomůže.“

  10. Řízení kvality – nutnost, standard nebo přepych? V kapitole „Budování úspěšné firmy“ mě zaujal obrázek pyramidy úspěchu a zlepšování, který je založen na otázkách a odpovědích na téma: 1. UŽITEČNOST (Máme co nabídnout? Víme komu a proč?) 2. EFEKTIVITA (Není to zbytečně nákladné?) 3. STABILITA (Umíme se vyrovnat se změnami a potížemi?) 4. DYNAMIKA (Dokážeme řídit změny a ovlivňovat vývoj?)

  11. Řízení kvality – nutnost, standard nebo přepych? Pro obhajobu certifikace v minulém roce jsem si připravila modifikaci/doplnění této pyramidy a dosadila některé činnosti a kroky, které nám v řízení kvality pomáhají a vedouc nás dále, po stupních nahoru. Konkretizaci našich činností v rámci obecného pravidla.

  12. Řízení kvality – nutnost, standard nebo přepych? Úplným základem je vytvoření karet procesů. Pak nastupuje benchmarking a vyhodnocování s porovnáváním a také zpětná vazba. Dalším krokem je tvorba procesních map jednotlivých procesů, kdy se pečlivým rozborem může původně jeden proces rozdělit i na několik jiných, dále tvorba krizových plánů a v neposlední řadě analýza rizik/hrozeb.

  13. Řízení kvality – nutnost, standard nebo přepych? Samotná analýza rizik není požadavkem normy systému řízení kvality, ale je dobrým pomocníkem při řešení preventivních opatření nebo stanovování nápravných opatření. U nás tato analýza vznikla jako „vedlejší produkt“ a má dvě části - první obecnou, teoretický seznam hrozeb „co se může přihodit“ v různých oblastech provozu a řízení úřadu a jejich obecné preventivní zabezpečení a druhou konkrétní, kdy jsou již stanoveny na základě reálnější hrozby pro úřad postupy prevence s vyhodnocením důležitosti rizik.

  14. Řízení kvality – nutnost, standard nebo přepych?

  15. Řízení kvality – nutnost, standard nebo přepych?

  16. Řízení kvality – nutnost, standard nebo přepych?

  17. Řízení kvality – nutnost, standard nebo přepych? Pokud se mohu vrátit k úvodnímu slovu, celému „Fóru jakosti“ i mně jde nejen o to udržet certifikaci, ale přiblížit a vysvětlit všem zaměstnancům nutnost plnění nastavených kritérií a tím je vtáhnout do celého procesu zajišťování kvality … tzn. nejen „vykonávat“, ale hlavně sami „tvořit cestu“. Netvrdím, že je to proces jednoduchý, krátký ani nezavazující, ale abych odpověděla na předloženou otázku z názvu mé prezentace, myslím si, že řízení kvality je v dnešní době již nutný standard bez známek přepychu.

  18. Řízení kvality – nutnost, standard nebo přepych? Děkuji za pozornost. Mgr. Radomíra Křenová vedoucí kanceláře tajemníka Městský úřad Žamberk r.krenova@muzbk.cz

More Related