秘书理论与实务

1. 秘书理论与实务 之秘书实务—调研

2. *调研 • 第一节 调研的类型 • 第二节 调查研究的方法 • 第三节 调查研究的基本程序 • 第四节 调查研究报告

3. 分析方法：定量、 定性 调查研究 • 调查：收集资料的一种方式 • 研究：做出分析的一种方式 • 调查研究：收集资料后进行分析得出结论的方法和过程 调查研究是人们在实践中有意识地通过对客观实际的考察、分析和研究，认识事物的本质及其发展规律的自觉活动。调查和研究是互相联系的。

4. 调查研究在秘书工作中的地位和作用 （一）调查研究是秘书和秘书部门的重要职责 （二）调查研究是秘书和秘书部门做好各项工作的基础 （三）调查研究是秘书和秘书部门辅助领导科学决策的首要前提 （四）调查研究是秘书获得信息的重要途径 （五）调查研究是锻炼、提高秘书工作能力的必由之路

5. 一、 调查的类型 • （一）普遍调查 • （二）典型调查 • （三）调查研究的基本程序

6. （一）普遍调查 • 对调查对象总体内所有单位作无例外的普遍调查，工程浩大。 • 优点：调查资料的全面性和准确性，误差小。 • 局限性：只适用于对有关全局性的基本情况进行调查，组织较复杂。

7. （二）典型调查 3、原则： A　准确性原则。 B　代表性原则 4、典型调查特点： ⑴调查点具有意识选择的 　⑵节省人力、物力　 ⑶主要依靠调查者深入基层对调查点直接剖析获取资料。2、典型种类及其选择典型的原则 2、典型调查的种类： A　先进典型 B　后进典型 C　一般性典型 D　全面性典型 1、什么是典型调查： 是从调查对象中有意识地选择个别或若干具有代表性的单位或个人进行深入的调查，从中找出具有普遍意义的规律。

8. 2、典型种类 • A　先进典型，以总结经验为主要目的，选择一些先进单位人物进行分析、总结、探索事物发展的规律。 • B　后进典型，以总结教训为主要的目的，分析其落后原因，提出建议。 • C　一般性典型，以了解一般情况为主要目的，选择反映同类事物的一般水平的单位为典型。 • D　全面性典型，以了解某类的主要特征与发展过程为主要目的，选择发展形态较为完整的单位。

9. （三）抽样调查 • 1、什么是抽样调查？ • 2、总体与样本 • 3、抽样误差 • 4、抽样方法

10. 1、抽样调查及抽样调查的理论依据 • 从所要调查的总体中根据机会均等的原则，抽取一定数量的部分单位（样本）进行调查，并以其结果推断总体的一般情况。 • 理论依据为概率论的大数定律 2005年全国1%人口抽样调查主要数据公报

11. 2、总体与样本 • ⑴总体（N）是具有同一性质的许多单位的集合体，是指所要认识对象的全部。总体可分为有限总体和无限总体。 • ⑵样本（n）即子样，从总体中抽取取来调查观察的一部分单位。抽样比并无定规， • 一般说：总体100个 0－20%（抽样比） • 　　　　　　　　　↓（越大）1000个 5－10%（越小） • 10000个 1－3%

12. 3、抽样误差 ⑴抽样误差：子样得到的指标数值与全及总体的指标数之间存在一些误差。 调查误差 ⑵误差原因 代表性误差

14. 代表性误差 • A抽取单位数目多少(反比) • B抽样误差大小和总体内容单位之间的差异程度成正比关系。 • C抽样方法不同，所获得样本代表性也不同。

15. A简单随机抽样 B等距抽样 概率抽样 的方法 C类型抽样（分层抽样） D整样抽样（分层抽样） 抽样方法 A有目的、有判断的抽样 B随意抽样 非概率抽样的方法 C定额抽样

16. A简单随机抽样（抽签抽样或纯随机抽样）。对总体单位不加任何分类、排队，如果不用抽签，也、可用事先编好的随机数字表抽取。A简单随机抽样（抽签抽样或纯随机抽样）。对总体单位不加任何分类、排队，如果不用抽签，也、可用事先编好的随机数字表抽取。 B等距抽样 把全及总体的所有单位按一定顺序排列，然后按相等间隔或距离抽取必要的单位数目的抽样方式。 K＝N/n，第一个数可以在K距离内随意抽取，也可以抽取中心或邻近中心的单位来替代1到K的随机次序。

17. C类型抽样（分层抽样） • 将总体单位按其属性特征为若干型或层，然后在各类型或层中随机抽取样本，而不是从总体中直接抽取。 例1某年级学生共180人分为四个班，其中甲班N1=40人，乙班，N2=50人，丙班N3=45，丁班N4=45人，现要抽取20%作为样本，则每班应抽取的样本单位数按如下步骤算出： （1）确定样本单位数n=N×20%=180×20%=36人； （2）每班的样本单位数分别为： n1=(36/180) ×40=8, n2=(36/180) ×50=10, n3=(36/180) ×45=9, n4=(36/180) ×45=9, 样本容量： n=n1+n2+n3+n4 =8+10+9+9=36

18. D整群抽样：在全及总体中抽取调查单位时，成群成组地抽选，然后对被抽选的各群单位无一例外地进行调查整群的抽选可以随机，也可以等距，还可分一阶段，而所取多阶段抽样。D整群抽样：在全及总体中抽取调查单位时，成群成组地抽选，然后对被抽选的各群单位无一例外地进行调查整群的抽选可以随机，也可以等距，还可分一阶段，而所取多阶段抽样。

19. 非概率抽样 在不能实行概率抽样的情况下，采用非概率抽样法。 A．有目的、有判断的抽样 少数研究应当在理解总体与个体的基础上抽样，或以研究目的为基础抽样，尤其是开始设计问卷的时候。研究者可能选择一些观点差异悬殊的人，来检验问题的设计是否恰当。虽然这种调查结果不能代表任何有意义的总体，但会有效地发现问卷设计中的缺失。 B．随意抽样法 随意抽样法是指研究者按自己的意愿或可能，去抽取最接近、最有可能进行研究的对象作为样本的抽样方法，它是一种非概率抽样的方法。 C．定额抽样法 定额抽样从对总体性质的了解开始，在某一总体中考虑具有某种属性的人数所占的比例，然后从具有此种属性的人中搜集数据，并按各类人在总体中的比例赋予它适当的比重

20. （四）个案调查 • 个案调查是对一个具体单位（如个人、家庭、组织、社区或事件)进行全面、深入了解的调查方式。 • 1．调查单位的确定是在对总体没有全面了解的情况下进行的。 • 2．调查对象具有个别特征。 • 3．是一种深度调查。 • 4．基本上属于定性研究。

21. 二、 调查研究的方法 • （一）问卷法 • （二）访谈法 • （三）观察法 • （四）文献法 • （五）实验调查法

22. （一）问卷法 • 问卷调查，是采用一种事先设计好的结构化、标准化的问卷作为资料收集工具的一种调查方式。 • 1、类型 • 2、问卷结构 • 3、优缺点分析 • 4、影响邮寄问卷的因素 • 5、网络调查

23. 1、问卷调查的类型 • 1. 从问卷设计角度划分——开放式问卷和封闭式问卷 • 封闭式问卷优势在于： • （1）指向非常明确，便于受访者回答，提高完成率，且不会获得不相干的信息； • （2）简单易行，不会耽误受访者太多时间，容易为受访者接受； • （3）方便计算机输入，提高统计分析的质量。不足在于： • （1）答案具有明显的指向性，可能影响受访者的思考； • （2）提供的答案并不充分，无法函盖方方面面的可能，使受访者无法选择最符合自己情况的答案； • （3）答案较概括和抽象，不能充分反映出受访者的个体差异。 开放式问卷的优缺点是什么？

25. 2、问卷调查的结构 前言 个人特征资料 态度性问题 事实性问题 存 在 性 事 实 行 为 性 事 实 评 价 性 意 见 情 感 性 意 见 认 同 性 意 见 认 识 性 意 见

26. （1）前言部分 每一份问卷的开头，必须有一段简短的前言，说明研究的目的，指导受试者如何回答，并做出某些必要说明，以解除受试者的思想顾虑。（我是谁？调查什么？为什么调查？） （2）个人特征资料部分 （3）事实性问题部分 事实性问题是指调查了解客观存在或已经发生的行为事实，它包括存在性事实和行为性事实两个方面。 A存在性事实问题是用于调查“是否有”和“有多少”这方面的事实。 B 行为性事实问题是用于调查曾经发生过的行为，包括发生行为的时间、地点、行为方式等多方面内容。

27. 4、 态度性问题部分 态度是人对某种现象的相对稳定的心理倾向。 两个态度指标： （1）态度的方向性：既喜欢或不喜欢、肯定或否定的正负方向。 （2）态度的强度：既喜欢或厌恶，肯定或否定的程度。

28. 例文 亲爱的家长： 您好！ 首先请原谅打扰了您的工作和休息！ 儿童是祖国的未来，儿童的成长和教育是家长们十分关心的问题。为了探索儿童成长和教育的规律，我们在北京、湖南、安徽、甘肃等地开展了这项调查，希望得到家长们的支持和帮助。 本调查表不用填写姓名和工作单位，各种答案没有正确、错误之分。家长们只需按自己的实际情况在合适的答案上打√，或者在——中填上适当内容。请您在百忙之中抽出一点时间填写这份调查表。 为了表示对您的谢意，我们为您的孩子准备了一份小小的礼物，作为这项调查活动的纪念。 祝您的孩子健康成长 祝您全家生活幸福 北京大学社会学系“儿童发展研究”课题组

29. 表述问题语句的基本要求是： （1）用词要通俗、易懂、准确、简短，不要使用那些被试者陌生的，过于专业化的术语。 （2）不要使用那些摸棱两可、含混不清或容易产生歧义的词或概念。 （3）不要使用诱导性或倾向性的用词，避免被调查者在这些词语的诱惑下产生趋同心理，违背真实意见而做附和的回答。 （4）问题要具体，不要提出那些抽象的、笼统的或定义不明确的抽象问题。 （5）对于那些敏感性强、威胁性大的问题，应在文字表述上减轻敏感程度和威胁程度，使被调查者敢于坦率做出自己真实的回答。

30. 问题的顺序 1、容易回答的问题放在前面。敏感性和开放性问题放在后面。 2、处理好相倚问题。即回答者根据前一问题的情况作答。 处理方法：文字说明、箭头式、带框式。 3、有转入效果的问题谨慎排序。相关的问题尽量排在一起。

31. 1. 你有孩子吗? A.有 B.没有 2. 请问你的婚姻情况 ①未婚（请跳过问题2～ 8，直接从问题9回答） ②已婚 ③离婚 ④丧偶 你最大的孩子上学了吗?———— 请问你有几个孩子? 他在上哪级学校? 1.小学 2中学 3大学

33. 答案的形式： 1.填入式。把回答者直接以数字或特定的文字填入空格即可。 例：请问您家有几口人?—— 2.二项选择式。即问题的答案只有是和不是(或其他肯定形式和否定形式) 例：您是共青团员吗? 是 口 不是 口 3.多项单选式。即给出的答案至少在两个以上，回答者根据自己的情况选择其一作为回答。这是各种社会调查问卷中采用得最多的一种问题形式。 类型选择。例：你了解国内外新闻的途径是： A 电视 B收音机 C报纸 D杂志 E口传 F其它 意见态度选择 。例：非常同意/同意/中立/不同意/非常不同意

34. 4. 排列式：把问题按一定标准排列。要回答者按问题的重要性或时间排列。 例：请您依次将下列种类的图书按您的兴趣予以排列…… 5. 尺度式。把答案描述成两个极端，要求回答者认为合适的地方打勾画圈即可。 例：你认为学生应该在多大程度上决定课程设置 学生决定———————————————校方决定 6. 对比选择。例：在下列左边和右边不同类型的饮料中，您喜欢哪一种？ 果汁型 可乐型 含酒精型 不含酒精型 即饮型 浓缩型 瓶装型 罐装型 液体型 固体型

35. 例：您生育孩子的主要动机是什么?(请从下列答案中选择三项在括号内打√)例：您生育孩子的主要动机是什么?(请从下列答案中选择三项在括号内打√) ①传宗接代( ) ②完善人生( ) ③增加夫妻感情( ) ④养儿防老( ) ⑤扩大家族势力( ） ⑥体验做父母的乐趣( ） ⑦增加劳动力( ） ⑧没考虑过( ） ⑨其他(请写明)——(

36. 7.矩阵式。即一种将同一类型的若干问题集中在一起，构成一个问题的表达方式。7.矩阵式。即一种将同一类型的若干问题集中在一起，构成一个问题的表达方式。 例如，您认为下列环境问题在您居住的城市里是否严重(在每一行的适当方框中划“√”) 很严重 比较严重 不太严重 不严重 不知道 噪音 烟尘 污水 垃圾 有害气体 这种短阵形式的优点是节省问卷的篇幅，同时由于同类问题集中在一起，回答方式也相同，因此也节省了回答者阅读和填写的时间。

37. 答案设计要注意： 互斥性： 例：您的职业是什么?(请在合适答案号码上打√) ①工人 ⑧农民 ③干部 ④商业人员 ⑤医生 ⑤售货员 ⑦专业人员 ⑧教师 ⑨其他 概括性： 例： 您最喜欢看哪类电视节目(请在合适的答案号码上打√) ①新闻节目 ②体育节目 ③电视剧④教学节目 您的婚姻状况： ①未婚 ②已婚 ⑦离婚 ④丧偶

38. 3、问卷调查的优缺点 优点：1、调查人数不受严格限制。 2、节省开支。 3、回答环境自由。 4、容易量化。 缺点：1、问卷内容控制在一定范围内。 2、不能用于文化程度教低的人。 3、如果设计出问题，较难补救。 4、回复率较低。

39. 4、影响邮寄问卷的因素 （1）主办者及调查对象的性质。 （2）问卷的长度及版式的吸引性。 （3）填写回复的方便及回复诱导。 （4）问卷内容的相关性.

40. 问卷调查课题： 关于在校大学生爱情观的问卷调查 关于在校大学生消费观（水平）的问卷调查 关于毕业论文问题的问卷调查 关于在校大学生勤工俭学问题的问卷调查 关于本校大学生课余生活的问卷调查

41. （二）访谈法 • 1、涵义和分类 • 2、方法和技巧 • 3、访谈法的延伸 • 4、优劣分析

42. 1、访谈法的涵义和分类 访问法是调查者通过对调查对象的访问交谈来了解情况，收集材料的方法。 访问的对象可以是个体，也可能是群体（通常以召开座谈会的方式）。访问的个体对象通常是当事人或知情人，群体对象则往往是知情人或能做分析、议论、评估的人者对观察对象的分析、理解，访问法可以通过与对象的交流、讨论，了解更深层的内容。 根据提问的直接和明确程度分为有结构式访问、无结构式访问。 根据访问对象多少分为个别访问和集体访问。

43. 2、访谈法的方法和技巧

44. 集体访问——座谈会 调查人员在取得调查对象合作或单位支持的条件下，召集知情人开。 优点：相互启发、补充，在较短的时间获得较多的资料。“最简单易行又最忠实可靠的方法。“（毛泽东） 缺点：机密内容不适合；容易出现从众现象。 注意问题： 开始前——1、确定人数和人选；2、事先通知，明确内容。 3、根据目的和要求列出调查提纲。 进行中——开始时，容易冷场，要善于启发引导；中期发言热烈，要善于抓住中心，防止海阔天空；后期注意发现新动向，抓住遗漏。 不宜过早表态，不要随便打断发言者。 调整记录方式。 言而未尽者，会后个别交谈。

46. 个别访问 程序 访谈前的准备：选择适当的访谈方法——了解被访谈者的情况——选好具体的时间、时间和场合。 接近被访谈者并建立友好关系，方式有正面接近；求同接近；友好接近；自然接近；隐蔽接近。 访谈过程的控制 访问提纲的内容 附记 访前语 表头 正题

47. 访谈过程控制 第三，追寻 前后矛盾；含混不清；过于笼统；残缺不全；没有听清或无法理解。 方法可采用正面追问，指出回答不真实，请补充；侧面追问，换个提法；系统追问，使对方无法回避；重复追问，核对问题，激将追问，使其情绪激动。 第二，引导 帮助被访谈者正确理解和回答问题。 被访谈者没有听清问题，或中断重新开始时，应重复；被访谈者不理解时，应解释；被访谈者答非所问或离题太远时，应说明；被访谈者一带而过时，要分析原因；答不上时，要启发。 第一，提问 访谈的技巧实质就是提问的技巧，问题可以分为实质性问题和功能性问题。 实质性问题：客观事实类问题，如姓名、职业；行为和行为趋向问题，如考虑换工作吗；主观态度类问题；建议性问题，如有何建议？等 功能性问题，为创造有利的访谈气氛。接触性问题，试探性问题；过渡性问题，检验性问题。 第四，记录 第五，注意非语言信息

48. 1．附记 被访家区编号 被访家庭地址 访问日期： 访问时间： 访问意见： (1)访问过程个，除被访人外有无其他人 a 有 （什么人） b没有 (2)被访人思想是否集中 a是 b．有时集中 c 否 (3)你和被访人的融洽程度 a很合作 b．一般 c 不合作 (4)其他意见 访问员签字：——

49. 2．访前语 这是调查者的自我介绍与访问总的说明，访问语一股是事先统一设计好的，调查者可根据开始接触被调查者的情境，适当灵活叙述，但其中要点必须使用。 “我是市民政局基层政权与社区建设处的调研员(如果没有被调查者的熟人引见，则需递上有关证件)，我们正在参与社区建设发展方向研究课题的调查活动，想对您的家庭进行采访，找您了解一下情况。问题都很简单，与您的生活密切相关，也不难回答。我们的调查是一种学术研究，对您的所有回答都严格保密。对不起，要花费您一点时间，谢谢”

50. 3表头 这是访问表的开头部分，用于了解被调查者的基本情况，包括性别、年龄、学历、职业、家庭成员构成、政治面貌、收入等，是不可缺少的基础调查项目。表头所列的问题，涉及个人私情，可放在较后一些询问。特别是其中的收人，一般需要在被调查者对调查者有了一定的了解和信任，关系较为融洽的情况下提出为宜，否则难于获得真实的数据。