文件管理

1. 文件管理 宁波市档案局业务指导处 仇 伟 国 87186956

2. 第一节文件 一、文件的概念与属性 （一）、文件的概念 中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）的文件定义是：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。 “文书”一词历史上使用较长，三国时期就出现，而“文件”一词出现于清末。 中外对文件的理解有广义与狭义之分。广义的文件是各种主体在社会活动中形成的信息记录。其外延既包括纸质文件，也包括照片、声像文件和电子文件；既包括公务文件，也包括私人文件。狭义的文件就是公务文件 。

3. （二）、公文（即公务文书）的定义： 是各个机关组织及其工作人员在履行公职活动中形成和使用的书面文件。 （三）、个人文书（或叫私人文书）： 是个人或家庭在各种私人事务活动中形成和使用的各种文件。 （四）、对公文的概念可以从以下方面理解: （五）、文件与文书两者关系

4. 1、公文是由法定作者制成的 法定作者： （1）依法成立 （2）行使权利 （3）承担义务 2、公文具有法定的权威和现行效用（区别于档案） 3、公文具有规范的体式和特定的处理程序

5. 1、两者的联系：都是一定的作者为了达到一定的目的制成和发布的，使用范围十分广泛。1、两者的联系：都是一定的作者为了达到一定的目的制成和发布的，使用范围十分广泛。 2、两者的区别：从逻辑上讲，两者属于从属关系。“文书”概念的外延包含“文件”概念的外延之中。(图1) 文 件 文书

6. 二、文书的产生和发展 三、文件材料的性质特点 （一）、历史文书的起源 1、实物可考----甲骨文书 2、史书记载----三坟五典时的文书 3、传说----记事绳 刻契

7. 殷墟遗址 殷墟出土的甲骨文

8. 周家寨出土的骨契圖形 秘魯印加人結繩記事圖形

9. 一、综合性 完整反映、系统记载 二、本源性 第一手材料 三、运动性 文件的价值在于运动 四、公文的种类 （一）、按来源分有收文、发文和内部文件三类文件； （二）、按保密程度分有绝密、机密、秘密、内部、限国内公开和对外公开等六类文件； （三）、按行文方向分上行文、下行文和平行文等三类文件；

10. 1 行文方式 （一）、下行文 是指上级领导机关对所属下级机关的行文。 根据发文的目的和要求，可以采取逐级、多级 行文和直达基层、群众等不同方式。

11. 1、逐级行文：采取逐级下达的方式或只对直 属下一级机关的行文。 1 2、多级行文：党政领导机关对下面行时， 根据需要采取同时发到所属几级下属机关的方式。 3、直达基层组织或群众的行文：党政领导机关，采用直接发到最基层的党政组织或传达到人民群众的形式。

12. （二）、上行文 下级机关向所属上级领导机关的行文。 1 1、逐级行文：下级机关直接向所属上一级机关。 2、多级行文：下级机关同时向自己的直接上级机关和更高的上级领导机关行文。 3、越级行文：下级机关在非常必要时，可以越过自己的直接上级领导机关向更上级机关直至中央行文。

13. 　越级行文： • 一、迂有特殊重大紧急情况，如战争、自然灾害等，如逐级上报，可能会延误时机，造成重大损失时； • 　　二、经多次请示直接上级，长期未得到解决的重大问题； • 　　三、上级领导或领导机关交办，并指定越级直接上报的事项； • 　　四、对直接上级机关或领导进行检举、控告； • 　　五、直接上下级机关有争议，而无法解决的重大问题； • 　　六、询问、联系无需经过直接上级机关的一些工作问题等。 • 　　七、在市场经济的今天，为使文件精神尽快与群众见面，以便更好的贯彻执行，采用电视、电脑、电话、广播、报刊等方式行文。

14. （三）、平行文 凡是没有隶属关系、业务指导关系，同级或不 属同一系统的机关、部门之间的行文，都属于 平行文性质。 1 1、《国务院关于进一步加强档案工作的决定》 2、《关于要求增加经费的请示》 3、《劳动局与纺织局关于商洽职工XXX同志工作调动问题的来往文书》 （四）按载体形式分有纸质文件、感光介质文件、磁介质文件和电子文件等。

15. 通常，人们按文件的规范性情况分作通用公文和事务文件两类，现分述如下。通常，人们按文件的规范性情况分作通用公文和事务文件两类，现分述如下。 • （一）通用公文 • 通用公文一般是指党政机关的规范性文件。1996年5月中共中央办公厅印发了《中国共产党机关公文处理条例》，规定中国共产党各级各类机关使用的文种有14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。2000年中华人民共和国国务院办公厅发布（修订）了《国家行政机关公文处理办法》，规定我国各级各类国家行政机关使用的文种有13类14种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。（有重复及相类似的，主要讲政府机关公文，其余自学一下，主要是联系与区别）

16. （一）、通用文件材料的名称和用途 国发〔 2000〕 23号 国务院关于发布《国家行政 机关公文处理办法》的通知 行政机关的公 文种类主要包括十三类十四种。（通用公文）

17. 一、命令（令） • 适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

18. 二、决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。 注意：决定和决议的区别（p5) 。

19. 三、公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 四、通告 适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

20. 五、通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的 事项，任免人员。 通知的用途。通知是一种常用的、典型的下行文，其主要用途有以下四个方面 一是发布行政规章 二是任免或聘用干部 三是批转或转发文件 四是办理、执行或告知等事项

21. 六、通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

22. 七、议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民 代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议 事项。

23. 八、报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 • 写报告时应注意的事项： • 1、报告中不要带请示事项； • 2、报告要形成制度； 3、报告都是事后或者工作进行当中使用的； 4、专题报告应一事一报，体现出“专”字。

24. 九、请示（行文方式？） 适用于向上级机关请求指示、批准。 写请示应注意的几点： 1、请示要求一文一事，专文报请，以便上级对所请事项进行处理； 2、不能写成“请示报告”； 3、请示应事先行文，在未得上级批复之前，不可以按所请内容行事。

27. 十、批复（行文方式？） 适用于答复下级机关的请示事项。 同一问题的请示与批复组卷？ 十一、意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。

28. 十三、函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答 复问题，请求批准和答复审批事项。

29. 十三、会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。

30. 第二节文件的形成与处理 一、文件的拟写 （一）、文件拟写的基础（自看） （二）、文件拟写的相关规范 1、行文规范 行文应该注意有关事项和遵守以下几条原则。 • （1）严格控制发文数量和范围，避免不必要的行文。 • （2）除非确有必要，一般以不越级行文为原则，以免打乱正常的领导关系。 • （3）行文要注意隶属关系。 • （4）行文应分清主送与抄送机关。 • （4）行文应分清主送与抄送机关。

31. 2、结构规范（具体自看、主要讲通用公文结构）2、结构规范（具体自看、主要讲通用公文结构） 通用公文结构 （一）、公文的基本组成部分 1、标题 （1）基本组成：发文机关（作者）+事由（问题）+公文名称（文种） 如：《国务院关于加强档案工作的决定》 （2）、在特殊情况下，标题的结构有时不一定完整

32. 第二章文件材料的形成 A、有文件版头时，标题往往不标发文机关名称。 B、有些公布性的文件，可只写公文名称，作 者、事由省略。 如：《布告》、《通告》、《公告》 1、国家档案局局长令（第八号） 2、国务院对《科学技术档案工作条例》的批复 3、国家档案局关于加强档案工作的通知 2、发文字号（文号） （1）、组成：机关代字—年号—顺序号 如：中发﹝2003﹞5号

33. 第二章文件材料的形成 3、收文机关 又叫受文机关、送达机关，是指发文要送达的 对方机关。 4、正文 是公文的主体和中心。 5、发文机关 指发文的名义，通常指作者，或者叫落款、下 款，其位置应在正文的下面偏右侧，必须写全 称或通用的简称。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称。 两个以上 联合发文由主办机关归档。

34. 第二章文件材料的形成 6、发文日期 一律写在文件的末尾。年月日应写全，不得有 任何省略。公文的日期的标明，有其特定的标 准。 7、印章 印章是一种信物，在公文上盖印是表示制发文 件机关对文件生效和确认无误的一种凭证。 印章必须由专人负责保管，非经领导批准，不 能擅自委托他人代管。

35. 第二章文件材料的形成 8、附件 是附属于正文的文件材料，也是某些文件的重 要组成部分。 （二）、公文的附加标记 1、密级等级---绝密、机密、秘密 2、公文编号 3、缓急时限 4、签发人 5、附注 6、公文主题

36. 00001 机 密★一年 特 急 中亿（集团）公司 文件 中亿〔2008〕3号

37. 机密 特急 中亿房地产公司 美家房地产公司 文件 万化房地产公司 签发人： × × × □ × × × □ □中亿房〔2009〕1号

38. 中亿（集团）公司关于加强 文书档案工作的通知 中亿房地产公司、赛大置业、································、富宝 公司： 为贯彻xx市人民政府《关于进一步加强本市档案工 作若干意见》（x府[2003]2号）文件精神，加强本公司 及下属单位文书档案工作，·········。 附件：1、················意见 2、···············的通知 二OO九年一月二日 （附注）

39. ·························。 附件：1、················意见 2、···············的通知 二OO四年一月二日 （附注） □主题词： × × × × × × □抄送： × × ×，× × ×， × × ×。 2009年1月印发 □中亿房地产公司办公室

40. 第二章文件材料的形成 (三）、文书稿本与书写材料 1、文稿 （1）、草稿（草案） （2）、定稿（须归档） 文书稿本 指公文的文稿和文本 是供修改、讨论和审批的原始稿件。 是经过对该公文负责的领导人审阅，修改并最后签发或会议正式讨论通过的最后完成稿

41. 第二章文件材料的形成 2、、文本 （10、正本 是根据定稿印制，供发出和贯彻执行用的正式 公文。 (2)、副本 又叫抄本。是根据正本另行复制。 (3)、存本 指发文机关留存的印刷本，是作为对外发出的正本的样本留作查考使用的 (4)、施行本和草案本

42. 第二章文件材料的形成 (5)、各种文字文本 注意： 1、同一份公文，有时可能有两种以上文字的 文本，如少数民族文字文本；外事工作中使用 的文件等。排列位置应汉字文字文本在前，其 它文本文字在后。 (四）、重视文书书写材料的使用 注意：现在公文用纸：政府—A4 党务16K 公文的书写材料包括笔和纸。

43. 第二章文件材料的形成 应该用钢笔—碳素墨水 、蓝黑墨水 铅笔、圆珠笔等不能用；还有不能用红墨水、纯蓝墨水等 1、笔 1 2、纸 传真纸等感光材料不好的纸应复印和原件一起归档。

44. 第四章文件材料的运转 二、文书处理程序 文书处理包括收文处理、发文处理、文书管理三个环节，其中又包含着若干个互相衔接的工作程序。 第二节收文处理 一、签收 清点、检查，然后签字。 1

45. 第四章文件材料的运转 二、启封：文书人员特有的职责 注意点： 1、拆信的方法 2、标明“XXX”领导亲启 3、检查 三、登记 四、拟办： 五、批办： 六、分发： 1 具体承办人员、秘书部门或业务部门负责人 领导人—送单位领导人批办的文件，应附上文件处理单 文书人员。分送文件应建立并执行登记交接制度

46. 第四章文件材料的运转 七、传阅 要求—快 注意： 1、要根据确定的传阅范围组织传阅。 2、传阅文件不要“横传”。 局长 副局长一 文书人员 副局长二 业务处 财务处 1

47. 第四章文件材料的运转 3、对各传阅对象，要分清主次先后。 4、在组织传阅工作中，要经常提醒有关人员， 不要积压文件，尽量设法加快传阅速度。 5、传阅文件，要建立简便易行的手续。 八、承办 九、催办 方法：第一、电话催办；第二、文字催办；第 三、上门催办。 十、注办 1

48. 第四章文件材料的运转 第三节、发文处理 一、拟稿（起草） 二、核稿 三、签发 领导人 四、编号与注发 1 文件起草工作的具体承办者： 1、机关领导人代表机关亲自起草； 2、文书、秘书部门的工作人员起草； 3、机关所属业务部门代为起草。

49. 第四章文件材料的运转 五、善印 六、校对 七、盖印 八、登记 九、装封 1

50. 第五章立卷 立卷：把办理完毕并具有查考保存价值的文件，根据其固有的特征和内部联系，分门别类地有序地组合成案卷。 第一节传统整理方法 立卷类目（p34） 档案部门应协助立卷部门制订（修订）机关文件材料立卷类目。 具有保存价值的电子文件也应归档。 1 案卷：是具有密切联系的若干文件的组合体。