Keine Angst vor Dienstleistern Dr. Irmgard Siebert

1. Keine Angst vor Dienstleistern Dr. Irmgard Siebert 30. Österr. Bibliothekartag Graz, 16.09.2009

2. 1. Dienstleister sind „anhänglich“ 2. Dienstleister sind unentbehrlich 3. Einsatzbereiche in der ULB Düsseldorf 4. Fokus Erwerbung 5. Fokus Digitalisierung 6. Fokus Personalentwicklung 7. Fokus Öffentlichkeitsarbeit: Die Form folgt der Haltung 8. Erfolgsbedingungen 9. Fazit INHALT »Keine Angst vor Dienstleistern«, Dr. Irmgard Siebert

3. DIENSTLEISTER SIND „ANHÄNGLICH“ 1 »Keine Angst vor Dienstleistern«, Dr. Irmgard Siebert

4. DIENSTLEISTER ... • kosten Geld • kosten Zeit • machen abhängig • wollen immer mehr (verkaufen) • müssen gut ausgewählt werden • müssen kritisch und aufmerksam begleitet werden • müssen „erzogen“ werden • müssen ggf. auch wieder gekündigt werden Dienstleister sind „anhänglich“

5. DIENSTLEISTER SIND UNENTBEHRLICH 2 »Keine Angst vor Dienstleistern«, Dr. Irmgard Siebert

6. DIENSTLEISTER ... • fördern Innovationen • tragen zur Rationalisierung (Wirtschaftlichkeit) bei • kompensieren fehlendes eigenes Know-how bzw. das der Verbundzentralen • helfen Komplexität zu bewältigen / zu reduzieren • ermöglichen Konzentration auf Kernprozesse • erweitern den Blickwinkel • haben gute Ideen Dienstleister sind unentbehrlich

7. EINSATZBEREICHE IN DER ULB DÜSSELDORF 3 »Keine Angst vor Dienstleistern«, Dr. Irmgard Siebert

8. AKTUELLE EINSATZBEREICHE • Erwerbung • Digitalisierung • Personalentwicklung • Öffentlichkeitsarbeit • GEPLANTE EINSATZBEREICHE • E-Pflicht (Nagel/semantics) • Lokaler Suchraum • Lernort Bibliothek (Innenarchitekten) • Scannen von Inhaltsverzeichnissen Einsatzbereiche in der ULB Düsseldorf

9. FOKUS ERWERBUNG 4 »Keine Angst vor Dienstleistern«, Dr. Irmgard Siebert

10. »Im Durchschnitt aller Informationen, die die Bibliothek einkauft, liegen dieBearbeitungskostenin der Größenordnung der Einkaufskosten. Bei vielen Büchern und Zeitschriften, die die Bibliothek in großen Mengen einkaufen, sind die Bearbeitungskostendeutlich höher als die Warenkosten. Deshalb kann durcheffiziente kooperative Organisationmehr erwirtschaftet werden als durchpermanenten Druck auf die Margen der Händler.« Adalbert Kirchgäßner, 2000 Fokus Erwerbung

11. MONOGRAPHIEN • Konzentration auf die Zusammenarbeit mit 3 lokalen Buchhändlern (vorher ca. 50 zuzüglich der Antiquariate) • Gemeinsame Weiterentwicklung des Dienstleistungsangebots • Buchausstattung durch Lieferanten (Sicherungsstreifen, Besitzstempel, Einband) • Beschaffung Grauer Literatur und vergriffener Werke über die drei Buchhändler (nicht direkt) • Vereinfachung der Konditionen Fokus Erwerbung

12. ERFAHRUNGEN • Geringerer Managementaufwand (Zahl der Gespräche, „klare Linie“) • Höhere Transparenz in der Sachbearbeitung z.B. bei Entscheidung für Lieferanten • Rationalisierung der Sachbearbeitung • Schnellere Buchdurchlaufzeiten • Schließung der Einbandstelle • Größere Transparenz für die Lieferanten • Höhere Zufriedenheit der Lieferanten • Stärkung des Vertrauensverhältnisses Fokus Erwerbung

13. ZEITSCHRIFTEN • Konzentration auf die Zusammenarbeit mit einer Agentur • Lieferung von 11.000 Heften pro Jahr „regalfertig“ (exkl. Pflicht, Tausch, Geschenk, Hochfrequenztitel = 2.277 Abos) im Rahmen des sog. Konsolidierungsservice • Keine Direktlieferung aus Drittländern (Vereinfachung der Zollformalitäten) • Erledigung aller Reklamationen durch die Agentur • Vollständige Eingangskontrolle mit eigener Kardexverwaltung durch die Agentur • Automatisierte Inventarisierung durch „E-Lieferschein“ (geplant) • Outsourcing der Einbandarbeiten an einen Buchbinder (inkl. Kollationieren usw.) Fokus Erwerbung

14. ERFAHRUNGEN • Vereinfachung der Organisationsstrukturen(z. B. Schließung der Einbandstelle) • Rationalisierung der Arbeit der Zeitschriftenstelle (Auspacken der Hefte, Inventarisierung via ISSN) • Geringerer Managementaufwand (Zahl der Gespräche, „klare Linie“) • Rationalisierung der Arbeit der Rechnungsstelle (Schließung) • Optimierung der Nutzungsstatistik (geplant) • Kosten des sog. Konsolidierungsservice sind m. E. zu pauschal, dürfen nicht an Zeitschriftenpreis(-steigerungen) gebunden werden • Hoher Umstellungsaufwand • Rationalisierungsgewinne hängen an einer gut austarierten Kombination verschiedener Services (Konsolidierung, E-Lieferschein, Statistik, Lizenzmanagement) Fokus Erwerbung

15. FOKUS DIGITALISIERUNG 5 »Keine Angst vor Dienstleistern«, Dr. Irmgard Siebert

16. »Wirtschaftlichkeit im Aufbau und Betrieb digitaler Sammlungen, ihr Nutzungskomfort sowie die Nachhaltigkeit der eingesetzten Technologien bilden Schlüsselkriterien, die eine konkurrenzfähige Strategie prägen und letztlich die Attraktivität digitaler Informationsangebote garantiert.« Nagel / semantics, 2009 Fokus Digitalisierung

17. EINGEKAUFTE DIENSTLEISTUNGEN • Produktionsbereite, wartungsarme maßgeschneiderte Software-Plattform • Implementierung und Beratungsdienstleistungen • Workflow, Workflowsteuerung • Schulungen, Fortbildungen der Mitarbeiter („learning by doing”) • Qualitätsmanagement Fokus Digitalisierung

18. ERFAHRUNGEN • Überwindung mehrjähriger erfolgloser Projektphase • Ablösung defizitärer, inkompatibler inhouse Softwarelösungen • Schneller Aufbau einer Webpräsenz für die digitalen Sammlungen • Schaffung attraktiver Arbeitsfelder für “katalogisierungsmüde” Bibliothekare und innovative Restauratoren • Zuverlässige, reibungslose, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Anbieter, auch nach dem Kauf der „Ersteinrichtung” • Beratungshotline • Imagesteigerung der ULB: lokal, regional, national • Steigerung des Selbstwertgefühls (der Mitarbeiter, der ULB) Fokus Digitalisierung

19. FOKUS PERSONALENTWICKLUNG 6 »Keine Angst vor Dienstleistern«, Dr. Irmgard Siebert

20. »Management ist weitgehend lernbar. Es ist ein Beruf und ein Handwerk. Es folgt den selben Regeln der Professionalität, wie sie in anderen Berufen bekannt und bewährt sind. Begabungen sind nützlich, aber nicht entscheidend.« Fredmund Malik, Management. Das A und O des Handwerks, 2005 Fokus Personalentwicklung

21. EINGEKAUFTE DIENSTLEISTUNGEN • Führungsfortbildungen (inhouse) • Personalauswahl (Assessment-Center-Verfahren) • Einzelcoaching • Hotline bei Führungsproblemen (u. a.) • Team-Workshops • Organisationsentwicklung • Evaluierung der Sitzungs- und Kommunikationsstruktur Fokus Personalentwicklung

22. ERFAHRUNGEN • Integriertes, maßgeschneidertes Fortbildungskonzept (u.a. Führung) • Alle Führungskräfte sind auf dem gleichen Stand • Steigerung des „Wir-Gefühls“ der Führungskräfte • Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzt • Bessere und sehr konkrete Rückkopplung zu Erfolgs-/ Problembereichen (im Vergleich zu wechselnden Anbietern) • Konkrete Handlungsempfehlungen zur Optimierung der Organisation/Fortbildung Fokus Personalentwicklung

23. FOKUS ÖFFENTLICHKEITSARBEIT: DIE FORM FOLGT DER HALTUNG 7 »Keine Angst vor Dienstleistern«, Dr. Irmgard Siebert

24. »Das Erscheinungsbild ist nicht nur das Äußere (...). Es ist das Eigentliche. Man kann nicht existieren, ohne sich zu zeigen– und wie man sich zeigt, so ist man.« Ote Aider, 1969 Fokus Öffentlichkeitsarbeit

25. »Eine Identität aufzubauen - unter Berücksichtigung betriebswirtschaftlicher Limitationen, technisch rasanter Entwicklungsprozesse und gesellschaftlicher Umwälzungen ist hochkomplex. Vor allem dann wenn soziokulturelle, ethische und moralische Werte, eine neuartige kompetitive Bildungslandschaft ... sowie bildungspolitische Prozesse auf die Profilierung der Universitätsbibliothek Einfluss nehmen.« Ansgar Seelen, Designer Fokus Öffentlichkeitsarbeit

26. JAHRESBERICHT Titel Rückseite Fokus Öffentlichkeitsarbeit

27. INFORMATIONSBROSCHÜREN Fokus Öffentlichkeitsarbeit

28. LEITSYSTEM Piktogramme Fokus Öffentlichkeitsarbeit

29. PRESSEMAPPE, SCHREIBBLÖCKE, STIFTE Fokus Öffentlichkeitsarbeit

30. LOGO / WORTBILDMARKE Fokus Öffentlichkeitsarbeit

31. ERFAHRUNGEN • Schaffung visueller Repräsentanten unserer Ideen, unserer Haltung, unserer Strategie • Stabilisierung und Steigerung unserer Unternehmensidentität • Steigerung des Selbstwertgefühls der Mitarbeiter, der Einrichtung, des Unterhaltsträgers • Interessierte, wertschätzende, respektvolle, gelegentlich auch kritische und neidvolle Wahrnehmung durch Kunden, Unterhaltsträger, Sponsoren und Dienstleister • Professionalisierung, Ästhetisierung des Auftritts der ULB • Komplizierte, für Bibliotheken ungewohnte Nutzungsrechte und -kosten für scheinbar gekauftes Design • Einengende Vorgaben (Design dominiert Funktion) Fokus Öffentlichkeitsarbeit

32. ERFOLGSBEDINGUNGEN 8 »Keine Angst vor Dienstleistern«, Dr. Irmgard Siebert

33. ERFOLGSBEDINGUNGEN FÜR DIE ZUSAMMENARBEIT • Vertrauen, Zuverlässigkeit, Sympathie, Offenheit • Klare Ziele, Positionierung des Managements (Strategie) • Formalisierte und informelle unkomplizierte Kommunikationsstrukturen • Klare Absprachen, klare Zieldefinition, Flexibilität • Klare Kostenabsprachen • Vereinbarung von Probephasen • Schaffung von win-win-Situationen • Einbeziehung der Mitarbeiter • Bereitschaft zur jederzeitigen Kündigung der Zusammenarbeit (reduziert Abhängigkeit) Fokus Öffentlichkeitsarbeit

34. FAZIT 9 »Keine Angst vor Dienstleistern«, Dr. Irmgard Siebert

35. Knowhow-Transfer Corporate Identity Wirtschaftlichkeit Entlastung Professionalisierung Kompetenzerweiterung Sicherheit Innovationsförderung win-win-Situationen Wettbewerbssteigerung Rationalisierung Gemeinsame Weiterentwicklung Fazit