Inducción corporativa

1. Inducción corporativa

2. QUIENES SOMOS? ADA S.A, empresa fundada en 1991, ha logrado durante los últimos años la madurez necesaria para brindar soluciones integrales (Consultoría de Tecnologías de Información (TI), Software para Planificación de Recursos Empresariales (ERP), Desarrollo de Software, Externalización de Tecnologías de Información, Externalización de Procesos Empresariales (BPO) e Integración de Tecnologías de Información) alrededor del revolucionario concepto de Servicios Compartidos, orientado a mejorar la gestión de sus clientes, por esta razón y por su crecimiento sostenido durante los últimos años, se proyecta como una de las más dinámicas en cuanto a desarrollo de conocimiento y crecimiento organizacional en Colombia

3. Misión Brindar soluciones integradas y confiables que fortalezcan la capacidad de gestión de nuestros clientes, mediante el mejoramiento y fortalecimiento de sus procesos Administrativos y Operativos. Visión Seremos el socio preferido de nuestros clientes y aliados, siendo reconocidos por nuestra capacidad de agregar valor a sus negocios, ofreciendo soluciones integrales con calidad, oportunidad y eficiencia.

4. Política de Calidad ADA S.A. está comprometida con la ejecución de los acuerdos pactados con los clientes, en el proceso de proveer soluciones integrales de productos y servicios. Este compromiso esta basado en la capacitación permanente del talento humano, la renovación tecnológica, la constante retroalimentación con el cliente, el mejoramiento continuo de los procesos, la eficiencia del Sistema de Gestión de la Calidad.

5. PAPR0001 Versión 06 Pag. 4/25 GESTIÓN DOCUMENTAL MAPA DE PROCESOS PARTES INTERESADAS - REQUISITOS PARTES INTERESADAS - SATISFACCIÓN PROCESOS DE GESTIÓN Control documentos y registros Planeación estratégica NC. AP y AC GESTIÓN GERENCIAL Gestión de Configuración Auditorias Internas Revisión por la dirección GESTIÓN DE CALIDAD Seguimiento, Medición y Mejora PROCESOS MISIONALES • GESTIÓN COMERCIAL EJECUCIÓN DEL CONTRATO SISTEMAS DE INFORMACIÓN BPO RECURSOS HUMANOS EN TI SHARED SERVICES SOLUTIONS & PMO PROCESOS DE APOYO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA TI TALENTO HUMANO

6. Servicios a Empleados

7. SERVICIOS AL PERSONAL * PAGO DE NÓMINA Quincenal ó el día hábil anterior si es festivo y se hará mediante consignación electrónica en BANCOLOMBIA. Envío desprendible de pago vía correo electrónico. *NOTIFICACIÓN DE CUENTA NÓMINA • Entre el 1 y hasta 10 de cada mes para la primera quincena. • Entre el 12 hasta el 18 para la segunda quincena. Si las cuentas de nómina no se entregan en estas fechas establecidas, solamente el primer pago se efectuará con cheque. * EPS, AFP, ARP Las afiliaciones se realizan con la firma del contrato laboral. Debe conservar copia. * PARA TRASLADO DE LA EPS Diligenciar una carta firmada por el empleado, solicitando dicho traslado, presentarla en nuestras oficinas para iniciar dicho proceso, el cual conlleva aproximadamente de 1 incluso hasta 3 meses, de acuerdo apolíticas de la EPS.

8. SERVICIOS AL PERSONAL * ACTUALIZACION DE HOJA DE VIDA Los invitamos a mantener actualizada la información que reposa en su hoja de vida. * CERTIFICACIONES LABORALES Se solicitan por medio del correo, con tres días de anticipación. Al correo talentohumano@ada.co

9. SERVICIOS AL PERSONAL * LICENCIAS , PERMISOS, VACACIONES Y COMPENSATORIOS Se deben solicitar inicialmente a su jefe inmediato y este a su vez le hará llegar la información a ADA para enviar la novedad a nomina. * VACACIONES Se debe diligenciar el formato de vacaciones, y deben reportarse en el aplicativo de ADA, (adatrack) teniendo en cuenta el Calendario de novedades. Las vacaciones se solicitan con un mes de anticipación…

10. SERVICIOS AL PERSONAL * CESANTÍAS • Si es para mejoras de vivienda: 1. Copia del Impuesto predial actualizado. 2. Carta solicitando cesantías, esta debe estar firmada. 3. Cotización. • Si es para compra de vivienda: • Copia de la promesa de compraventa debidamente diligenciada y registrada en notaria • Carta de solicitud de cesantías para compra de vivienda. • Carta solicitando cesantías, esta debe estar firmada. • * Si es para estudio: • Colilla de la matrícula. • Carta solicitando cesantías, esta debe estar firmada.

11. SERVICIOS AL PERSONAL * CESANTÍAS Después de entregada la documentación, hay 5 días hábiles para el desembolso del dinero, teniendo en cuenta que los días de pagos son lunes y martes. Se en envía la información al correo nomina@ada.co

12. Proceso Administrativo

13. Proceso Administrativo • Todos los pagos por concepto de viáticos, transportes y alimentación deben ser solicitados y aprobados al jefe inmediato. Existe un formato que debe ser diligenciado, debe estar reportado en el Aplicativo. • Las fechas de pago son los martes y jueves. (menos nómina) • Existe un Fondo de ahorros que tiene la empresa para prestar a sus empleados y con deducción de nómina,  mínimo $50.000 cada quincena. No tiene intereses, pero es para préstamos realmente importantes y con un monto de máximo $400.000.

14. POLITICAS PARA ACCEDER A PRESTAMOS EN EL FONDO No se presta para estudio. Solo se hace para calamidades o cosas realmente urgentes (enfermedades,). Este fondo es de tan solo $4.000.000 (para 750 empleados), por eso la restricción en el momento de prestar. Siempre se debe notificar con anticipación para colocarlo en la lista. El préstamo en caso de ser aprobado se consigna los 10 primeros días del mes.

15. Servicios Y Beneficios

16. SERVICIOS Y BENEFICIOS • Alianza con entidades como: • COOFINEP • CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR COMFAMA BANCOLOMBIA • BBVA • DAVIVIENDA • Por graduación Especialización o profesionalización se le dará 1 día de licencia remunerada, previo acuerdo, con el cliente y contratista. • Auxilio funerario, por fallecimiento de algún miembro del grupo familiar del empleado (padres, cónyuge e hijos), por un valor de $1.000.000, para aquellos que devenguen menos de 2 SMLV. ($1.179.000). • Alianza con Seguros Bolívar y Seguros Alfa.

17. SERVICIOS Y BENEFICIOS • Alianza con Instituciones Educativas de formación superior, para capacitaciones en el ámbito educativo y personal. Las capacitaciones de tipo técnico serán tramitadas a través de los proveedores de ADA en cada tema específico. • Cedesistemas • Learning Center • Intelligent Training • Ceipa • Institución Universitaria Salazar y Herrera • ADA ofrece a los empleados UNE-ADA el reembolso del 100% de las certificaciones, en temas previamente solicitados por UNE, siempre y cuando cumplan los siguientes requisitos:

18. SERVICIOS CAJA DE COMPENSACION • Recreación. • Subsidios de Vivienda • Educación Formal y no formal. • Turismo • Vacaciones recreativas • Talleres familiares • Acompañamiento jurídico y psicológico. Para todo el grupo familiar.

19. SERVICIOS Y BENEFICIOS • Informar por escrito y con copia del examen aprobado de la certificación a partir del puntaje mínimo exigido para cada caso. • Firma de Pacto de permanencia mínima si la certificación lo amerita. • Las certificaciones superiores a 300 dólares, requieren • previo estudio y aprobación. • Posibilidades de ascenso • a través de convocatorias internas, • previo aprobación del proceso de selección.

20. POLÍTICAS INFORMÁTICAS • Correo: • Es para uso empresarial. • No se permite que se postee este correo en foros, toda vez que se pretende evitar la recepción y envío de spam. • No enviar correos de mas de 8 MB. Internet: No se Permite • Acceso a RedesSociales, • CorreosPersonales, • Videos de youtube (solo para consultasrelacionadas con sus actividades), • Emisoras online. • No se permite instalar software sin previo aviso al área de TI y sin su autorización. • No se permite la conexión de equipos personales a la red corporativa. • No se permite tener música en los computadores. • No se permite el uso compartido de carpetas en la red. • No se responde por la información personal almacenada en los computadores. • Todas las llamadas son grabadas y monitoreadas.

21. OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES • Cumplir con el horario, instrucciones, procedimientos y reglamento de su lugar de trabajo y de la compañía contratista. • Velar por el buen uso y cuidado de las herramientas de trabajo que se encuentran bajo su responsabilidad, en caso de pérdida, robo o daño intencional, se le hará la correspondiente reposición previo descuento de su nómina. • Justificar por escrito, su ausentismo a ambas empresas e informar oportunamente al contratista y coordinador, su ausencia. • Evitar la frecuente solicitud de permisos. • Usar adecuadamente el uniforme y demás distintivos. • Cumplir con las responsabilidades que se encuentran en el contrato y reglamento interno de trabajo de ADA. • Informar oportunamente a ADA, cambios de domicilio, teléfonos, correos electrónicos, tallas para los uniformes y cualquier tipo de novedad.

22. Acompañamiento Psicológico

23. ACOMPAÑAMIENTO PSICOLÒGICO Problemas relaciones familiares Perdida y duelo de seres queridos Visitas Domiciliarias Crisis de Ansiedad Bournout o fatiga laboral Accidentes

24. TALLERES • Relaciones Interpersonales • Comunicación Efectiva • Resolución de Conflictos • Manejo del Estrés • Trabajo en Equipo • Autoestima y Autocuidado • Autonomía • Orientación al Logro • Motivación • Expresión Oral y Corporal • Liderazgo

25. Evaluación de Desempeño

26. QUE ES? Es un proceso sistémico y periódico que sirve para estimar cuantitativa y cualitativamente el grado de eficacia y eficiencia de las personas en le desempeño de sus puestos de trabajo, mostrándoles sus puntos fuertes y débiles con le fin de ayudarles a mejorar.

27. Desvinculación Laboral

28. SERVICIOS AL PERSONAL * PROCESO DE LIQUIDACION A mas tardar al día siguiente de la culminación de su contrato, debe acercarse a ADA para devolver sus herramientas, carné, equipos de comunicación y demás útiles entregados y firmar el correspondiente PAZ y SALVO y entrevista de retiro, para iniciar el proceso de liquidación. 15 días hábiles * HERRAMIENTAS DE TRABAJO En caso de perdida, hurto o daño intencional, debe presentar a ADA el respectivo denuncio de la perdida o hurto, a más tardar 2 días de ocurrido el evento. Se aclara que el empleado se hará responsable de dicho pago(descuento de nómina).

29. RETIRO O TERMINACION DEL CONTRATO VOLUNTARIO 1. Enviar por escrito oficinas a más tardar ocho (8) días antes de su retiro una carta, en la que indique la fecha hasta la cual laborará y el motivo del retiro. 2. Presentarse a ADA, para llenar la entrevista de retiro y firmar el correspondiente Paz y Salvo. 3. Para el pago de la liquidación ADA, cuenta 15 días hábiles, después de la fecha de terminación de contrato. TERMINACIÓN DE CONTRATO: 1. De acuerdo al contrato, el cliente tiene autonomía de decidir en cualquier momento, la culminación de éste. 2. A más tardar al día siguiente, debe acercarse a nuestras oficinas para firmar el correspondiente Paz y Salvo, y llenar la entrevista de retiro. 3. Presentarse a ADA PARA llenar la entrevista de retiro y así comenzar el proceso para su liquidación.

30. SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO

31. Definición según la ley 1562 de 2012 Seguridad y Salud en el Trabajo, definida como aquella disciplina que trata de la prevención de las lesiones y enfermedades causadas por las condiciones de trabajo, y de la protección y promoción de la salud de los trabajadores. Tiene por objeto mejorar las condiciones y el medio ambiente de trabajo, así como la salud en el trabajo, que conlleva la promoción y el mantenimiento del bienestar físico, mental y social de los trabajadores en todas las ocupaciones.

32. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Política de Salud Ocupacional. Descargar documento 2. Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial. Descargar documento 3. Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo (antes PSO). Descargar documento

33. 4. Comité Paritario de Salud Ocupacional (Resolución 2013 de 1986). Descargar documento 5. Comité de Convivencia Laboral (Resoluciones 1356 y 652 de 2012 y ley 1010 de 2006). Descargar documento 6. Plan de emergencias. Descargar documento 7. Cronograma de actividades y capacitaciones ADA S.A y ARL COLMENA.

34. ACCIDENTES DE TRABAJO

35. Definición de accidente de trabajoLey 1562 de 2012 • Es accidente de trabajo todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte. • AT durante la ejecución de órdenes del empleador. • AT durante el traslado de los trabajadores cuando el transporte lo suministre el empleador. • AT durante el ejercicio de la función sindical. • AT ejecución de actividades recreativas, deportivas o culturales, cuando se actúe por cuenta o en representación del empleador.

36. QUE HACER EN CASO DE ACCIDENTE DE TRABAJO 1.Presta los primeros auxilios. 2. Verifica si la persona necesita atención médica y trasládalo en el menor tiempo posible, a la institución de salud más cercana.  3.Si el accidente es de origen laboral llama a la LÍNEA EFECTIVA DE ARL COLMENA y solicita orientación para acceder a la atención y reportar el evento.

37. LINEAS DE ARL COLMENA

38. INCAPACIDAD 1. Informar telefónicamente a su jefe inmediato en el sitio donde labora. 2. Todas las incapacidades deben hacerse llegar en original a nuestras oficinas el mismo día o el día siguiente del evento. 3. Si no lo hace oportunamente y presenta la incapacidad extemporánea, corre el riesgo de perder el pago de ésta.

39. INQUIETUDES Y SUGERENCIAS Puede contar con los siguientes departamentos y personas, para atender sus inquietudes y/o sugerencias: LIDERG DE GESTIÓN HUMANA: SANDRA MARÍA SÁNCHEZ MOLINA Correo: rrhh@ada.co Teléfono: 319 800 00 Ext. 203 COORDINADORAS DE OPRACIONES: JULIANA MEJÍA GARZÓN Correo: coordinadoroperaciones@ada.co Teléfono: 319 800 00 Ext. 114 ADRIANA HIGUITA Corre: recursos@ada.co Teléfono: 319 800 00 Ext.: 104

40. INQUIETUDES Y SUGERENCIAS • Puede contar con los siguientes departamentos y personas, para atender sus inquietudes y/o sugerencias: NÓMINA Y SEGURIDAD SOCIAL CAROLINA VARGAS Correo: nomina@ada.co 319 800 00 Ext.: 111 ANALISTA DE SALUD OCUPACIONAL CILENA LOPERA Correo: saludocupacional@ada.co 319 800 00 Ext.:205 CONTABILIDAD Y TESORERIA MONICA MORALES Correo: saludocupacional@ada.co 319 800 00 Ext.:118

41. INQUIETUDES Y SUGERENCIAS • Puede contar con los siguientes departamentos y personas, para atender sus inquietudes y/o sugerencias: PSICOLOGA AURA ELISA SANCHEZ Correo: psicologa@ada.co 319 800 00 Ext:108 ANALISTA DE GESTION HUMANA LINA VILLA sandra.valencia@ada.co 319 800 00 Ext:124