문서 관리와 협업을 위한 Microsoft 의 제안

Presentation Transcript

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I

제안목표

제안배경

III

제안시스템의 특장점

IV

제안시스템의 구성

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I

제안목표

제안배경

III

IV

I. 제안 배경

일반적인 고객사의 문서 관리와 협업에 대한 문제점

오늘날의 기업 환경에 많은 기업들은 협업을 해야 하는 상황에 처해 있다. 부서 및 팀간의 협업은 기업의 결과로 이어지는 중요한 요소이며, 부서 및 팀간의 협업을 위해서는 문서, 일정, 작업, 연락처, 목록, 지식 공유 등 각종 정보를 공유하여야 하며, 그에 대한 권한 관리 또한 중요한 사항이 되고 있다.

문서 공유와 권한의 문제

문서의 검색 불가

협업 정보공유 불가

역할 / 직급별 권한 문제

중복된 문서

중복된 문서가 너무 많아어떤 문서가 내가 찾는 것인지 알 수 없음

문서의 버전 관리 불가

File Server의 한계로문서의 내용에 대한 Upgrade 또는 버전 관리 불가

문서 관리 정책 부재

일관성 없는 문서 관리 정책으로 인한 직원 제 각각의 개별적인 문서 관리로 인한 문제

기밀 및 문서 유출

기업 지적 정보 유출

문서에 대한 읽기 / 쓰기 / 인쇄 / 보존 만기 / 부분 수정 관리 불가

IT Solution 부재로 인한 문서 권한 관리 문제

사내 문서 검색 불가

찾고자 하는 정보를 가진 문서가 어디 있는지 모든 문서를 열어볼 수 없음

공유 위치를 모름

찾고자 하는 문서가 어디 있는지 문서 작성자 이외에 아무도 모름

부서 / 팀 / 개인의 일정 공유 문제

반복적인 팀의 일정을 확인하는 작업, 생산성문제

작업량 추적 및 분석 문제

업무 지시 사항에 대한 진척도 파악 불가

사내 직원 연락처 또는 협력사 연락처 공유 문제

중복된 연락처 정보, 누락된 연락처 공유 시간 낭비

메일 정보 추적 불가

Communication History 추적 불가, TFT 해체 후 정보 추적 불가

부분 공유에 대한 제어 불가( Ex, 부서장, 과장이상 )

공지 사항에 대한 직급별 공유 불가
협력사 / 외주 인력에 대한 별도 권한 부여 불가

협업 공간 부재

필요한 때 10분 내로

협업을 위한 공간을 5분 내에 사용할 수 있어야 하는데…

협업 후 자료는 ?

안건 별 부서, 팀 협업 후 자료는 어디로? 개인이 관리 ?

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I

제안목표

제안배경

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IV

II. 제안 목표

필요할 때 바로, 실시간으로, 오프라인일 때에도, 쉽고 빠르게

너무나도 빠르게 변하는 대한민국 기업과 대한민국 국민의 정서에 맞추기 위해, 필요한 시점에 바로, 공유한 시점에 실시간으로, 원하는 정보를 쉽고 빠르게 찾아공유하며, 오프라인일 때에도 언제든지 액세스 할 수 있어야 할 수 있는 IT 솔루션이 요구되어 집니다.

문서 공유와 권한관리

문서 또는 정보의 검색

실시간 협업 정보공유

역할 / 직급별 권한 제어

중복된 문서

최종 버전으로 자동으로 업데이트 되어 항상 최종 버전의 문서 구독

문서의 버전 관리

문서의 버전 관리를 통한 내용에 대한 Upgrade와 History 관리

문서 관리 정책 부재

IT Solution과 통합된 간략한 문서 관리 정책으로 표준화된 문서 관리 정책 유지

기밀문서 유출 불가

기업 지적 정보 유출 불가
유출된 문서 액세스 불가

문서에 대한 읽기 / 쓰기 / 인쇄 / 보존 만기 / 부분 수정 관리 불가

문서 권한 관리를 통한 기업 정책과의 통합 가능

사내 문서 / 지식 정보 의 쉽고 빠른 검색

하나의 Keyword 검색을 통하여 기업 내 모든 자료 검색 결과 제공

공유 위치를 모름

찾는 자료는 항상 그 위치에, 쉬운 검색으로 인하여 폴더 일일이 클릭할 필요 없음

부서 / 팀 / 개인의 일정 공유 문제

언제든지 필요한 시점에 Click만 하면 팀원 전체의 일정 확인 가능

작업량 추적 및 분석 문제

업무 지시 사항에 대한 진척도 파악, 언제든지

사내 직원 연락처 또는 협력사 연락처 공유 문제

기업, 부서, 팀 모두 공통된 하나의 연락처 공유, 웹및 모바일 장비와의 Sync

메일 정보 추적 불가

Communication History 추적을 통한 기록 보유, TFT 해체 후 필요할 때 언제든지 액세스
직원이 퇴사하더라도 과거 업무 기록및 Know How 보유

팀장, 차,부장 이상 등 직급별 , 역할 별 등의 대상 관리를 통한 부분 공유로 효과적인 공지와 공유

공지 사항에 대한 직급별 / 역할 별 공유 가능
협력사 / 외주 인력에 대한 별도 권한 부여

협력사 및 외주 인력들을 위한 별도의 권한 관리와 협력 공간 제공을 통한 생산성 확대

On Time 협업 공간

필요한 때 10분 내로

팀사이트를 10분 내로 생성하여 바로 협업 가능

협업 후 자료는 늘 그 자리에

안건 별 부서, 팀 협업 후 자료는 팀사이트 지속해서 유지함으로써 …

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I

제안목표

제안배경

III

IV

III. 제언 시스템의 특장점

Microsoft Office Sharepoint Server 2007 의 주요 기능

Microsoft Office SharePoint Server 2007 은 통합된 어플리케이션 슈트로써 Microsoft 포탈 ecosystem 의 중추적 역할을 담당합니다.

기간 데이터의 쉬운 가시화

엑셀을 통한 데이터 가시화
다양한 정보 소스의 연계
강력한 표현력

개인 및 팀 기반의 협업 환경 제공

단위 조직 및 목적별 워크스페이스 구축

템플릿 기반의 협업 공간
Web 2.0
오피스 도구와의 강력한 연계

비즈니스

인텔리전스

협업

개인 및 업무 중심의 프로세스

Windows Workflow Foundation 기반
오피스 기반의 양식

플랫폼

서비스

통합 업무 환경 제공

유연한 포탈 아키텍처
역할 기반의 포탈
SOA 기반의 기간 시스템 연계
다국어 지원

비즈니스

프로세스

작업공간

보안, 관리

Web Service

…

포탈

기업

컨텐츠

관리

기업검색

기업 컨텐츠 관리

문서의 라이프 사이클 관리
문서 보안
아카이빙 및 컴플라이언스

정보 접근 및 활용 강화

서버 및 클라이언트 통합 검색
기간 시스템 데이터 검색
전문가 검색과 Social Networking

1. 문서의 공유와 권한 관리 및 라이프 사이클 관리

단순히 작성된 컨텐츠를 저장하는 공간의 역할만 수행하는 파일 서버에 비하여, SharePoint 는 컨텐츠의 작성 단계 부터 편집, 승인, 게시 및 효율적인 컨텐츠의 활용과 저장 공간의 관리까지 문서의 수명 주기 전반에 걸친 프로세스를 지원합니다.

아카이빙

게시 및 활용

문서 승인

문서 생성

문서 편집

생성

승인

게시/활용

아카이빙

편집

사용하기 쉬운 웹 기반의 UI
컨텐츠 형식 기반의 전사 문서 구조 설계
양식과 메타 데이터의 결합으로 메타 데이터 입력을 용이하게 함
양식과 부서 문서함의 결합으로 필요한 양식을 쉽게 찾을 수 있음

문서 중심의 협업 공간
문서 작업과 일정/작업/커뮤니케이션 통합
오피스 클라이언트 연동 기능으로 툴의 중복 사용을 줄이고 작업 효율을 높임
버전 관리 기능
드래프트 버전 기능

Windows Workflow Foundation 기반의 문서 워크플로우 지원
문서의 게시 승인
문서 저작 도구인 오피스 클라이언트에서 워크플로우를 제어

사용하기 쉬운 웹 기반 UI
윈도우 탐색기로 기존 파일 서버 활용과 동일한 형태의 UI 제공
아웃룩으로 특정 폴더의 컨텐츠를 동기화 하여 오프라인에서도 활용
오피스 저작 도구와 다양한 통합 기능 제공
RSS / 메일 알림

레코드 관리 기능
문서와 각종 파일, 전자 메일을 아카이브하고 관리함
다양한 정책과 보안을 적용
바코드 및 레이블 삽입
문서의 만료 정책 수립
감사 로그 기능

III.1 문서의 라이프 사이클 관리

1.1 문서 생성

웹 상으로 부서별 트리 구조의 문서함을 생성하여 저장 공간에 쉽게 액세스 할 수 있으며, 양식과 문서함이 연결되어 따로 양식을 찾을 필요가 없도록 해 줍니다. 또한 양식과 메타 데이터가 연결 되어 있어 문서의 효율적인 관리의 기준이 됩니다.

양식과 메타데이터의 연동

전사 문서 계층 구조

계층적 부서 문서함

문서함과 양식의 연동

전사 문서 구조를 구현
컨텐츠 형식을 통한 메타데이터 상속 계층 구조

부서별로 권한과 용량, 정책 관리가 가능한 계층적 문서함
웹 UI 를 통한 쉬운 엑세스

트리 구조의 네비게이션
부서문서함에 필요한 양식만을 연결 시킴

문서 양식과 서버의 메타데이터가 한 화면에 표시됨
메타데이터 입력 효율을 높임

보고서

오피스 클라이언트에서 양식과 메타데이터를 한번에 편집 가능

전사 문서함

트리 구조의

부서 문서함

네비게이션

문서 메타데이터

IT 기획팀

사원상태

보고서

상태 보고서

출납부

프로젝트

참고 자료

마케팅 팀

IT 기획사원 상태 보고서
마케팅 사원 상태 보고서

IT 기획출납부
마케팅 출납부

상태 보고서

프로젝트

문서 양식

참고 자료

부서 문서함에 부서에 필요한 양식만을 연결 시킴

1.2 문서 편집

SharePoint는 문서의 편집과 관련된 프로세스를 총체적으로 지원하며, 저작 프로세스가 Word 와 같은 데스크 탑 저작도구로 부터 팀 협업을 위한 서버까지 자연스럽게 확장 되도록 합니다.

문서 협업 공간

오피스 클라이언트 연동 편집

전사 문서함

SharePoint 에 방문 하지 않고도 문서 협업의 대부분의 핵심 기능을 오피스 클라이언트에서 활용
서버 상에 저장된 버전의 비교, 복원
문서와 연계된 작업 관리
협업 구성원의 상태정보 / 메신저 / 이메일 / 일정 관리
참고 자료, 링크 업로드

문서 책임자가 특정 문서에 대한 전문 작업 공간을 생성

서버 연동 작업 창

문서 협업 공간

작업 후 원 위치에

동기화

구성원 상태정보
작업 관리
파일 업로드
동시 작업 관리

소규모 작업 그룹

작업 / 일정 / 연락처 관리
오피스 클라이언트 연동

1.3 문서 승인

SharePoint는 Windows Workflow Foundation 기반의 문서 워크플로우를 지원합니다. 이를 통하여 중요 문서의 게시 승인 절차를 구현합니다. 워크플로우는 오피스 클라이언트에서 직접 시작하고 관리할 수 있도록 지원됩니다.

문서 승인 워크플로우

오피스 클라이언트의 워크플로우 연계

오피스 클라이언트에서 문서가 저장된 서버에서 가용한 워크플로우를 바로 선택하여 시작 시킴
승인/거부 처리
Word, Excel, PowerPoint, InfoPath 등 대표적 Office 문서 지원

승인자 그룹

가용한 워크플로우 목록 중 선택

메일 통지

주 버전

게시 승인

워크플로우

게시 승인/거부

주 버전 게시 승인 요청

버전 1.0

버전 0.9

버전 0.5

협업에 의한 문서 작성

사용 가능한

워크플로우 라이브러리

1.4 게시 및 활용

SharePoint 의 문서와 각종 컨텐츠들의 업데이트 현황은 문서함을 방문하지 않고도 RSS , 메일 등을 통해서 알림을 받을 수 있습니다. 서버상에 있는 문서함의 내용은 사용자 컴퓨터에 자동으로 복제되어 오프라인 상에서도 액세스 할 수 있습니다. 또한 서버의 컨텐츠를 웹/탐색기/모바일/Office 등 다양한 클라이언트를 사용해서 활용할 수 있습니다.

다양한 유형의 컨텐츠 활용

변경 사항의 통지

서버의 문서

서버의 문서함

상황에 맞는 다양한 클라이언트 도구 사용

추가/변경/삭제

웹 브라우저

파일탐색기

PDA/Smartphone

Office 클라이언트

RSS Feed 통지

이메일 알림
즉시/일별/주별

서버 문서함의 특정 폴더를 아웃룩으로 동기화

사이트를 방문하지 않고 업데이트에 대한 요약 정보 취득

IE 7

Outlook

Feed Reader

오프라인 상황에서도 컨텐츠 활용

1.5 문서의 자동 분류와 갱신 , 기록 관리

SharePoint 는 문서의 최종 버전이 완성되면 자동으로 분류하여 관련 부서에 전달하거나, 기업 공식 문서로 자동 공지할 수 있습니다. 다양한 형태의 문서( 메일, HTML, 기업 양식, 웹 컨텐츠 등 )를 기업의 보안, 감사 및 관리 정책에 맞추어 일괄 적용할 수 있다.

컨텐츠 아카이빙 및 레코드 관리 기능

스캐닝 된 종이 문서

만료 시 워크플로우를 통한 컨텐츠 재 심사/삭제

각종 문서 및 파일들

다양한 컨텐츠의 수용

다양한 컨텐츠

정책 적용

웹 컨텐츠

파일에 대한 엑세스/편집/삭제 등에 대한 감사

문서를 비롯한 다양한 컨텐츠의 자동 분류 및 아카이빙

이메일

감사 기간

컨텐츠의 보류 기능

전자 양식 및 데이터

2. 보안

SharePoint 에 저장된 파일들은 파일 단위로 접근 권한 관리가 가능하며, 문서 자체를 암호화 하여 컨텐츠 보안을 구현할 수 있습니다. 또한 특정 파일에 대한 접근 및 액션을 로그하여 나중에 감사 용도로 활용할 수 있게 합니다.

접근 권한 관리

정보 권한 관리

Active Directory (LDAP) 에 존재하는 사용자와 보안 그룹을 활용하여 문서 별 접근 권한을 관리할 수 있음
보기,생성,편집,삭제,승인,제한된 읽기 등 다양한 수준의 권한을 편집 가능

특정 문서함으로 업로드 되는 모든 문서에 대해서 자동 적용되도록 할 수 있음
문서 컨텐츠 자체를 암호화 하여 파일을 내려 받은 사람이 외부로 전달하더라도 문서 내용을 볼 수 없게 암호화
인쇄 금지, 편집 금지 등 다양한 권한 옵션을 지정하여 템플릿 화 할 수 있음

LDAP

(or Active Directory)

정보 권한 관리가 적용된 문서함

아이템 수준의 접근 권한 체크

사용자/그룹

데이터 베이스

보기

문서 업로드 시 자동으로 권한 관리 정책 적용

인쇄 금지 / 전달 금지
제한 만료 설정
자격 증명 확인 기간 설정

모든 권한

권한이 없는 사용자는 권한 이 있는 사람을 통해서 전달 받더라도 문서를 볼 수 없음

권한이 있는 사용자

권한 없음

II. 제언 시스템의 특장점

3. 검색 : 한번의 검색으로 사내의 모든 리소스를…

데스크톱 컴퓨터에서는 Windows Desktop Search 를 사용하여 실시간으로 자신의 PC 컨텐츠들을 통합 검색할 수 있도록 지원하며, 서버에서는 SharePoint Search 를 통하여 인트라넷의 여러 시스템을 통합 검색할 수 있습니다. 사내의 다양한 형태의 데이터 소스를 검색하여 하나의 결과 페이지에 분류해서 제공할 수 있습니다.

클라이언트/서버 통합 검색

문서의 메타 데이터를 이용한 카테고리 검색

Windows Desktop Search 를 이용하여 개인 PC 의 파일, 일정, 메일, 작업, 연락처, 동기화 된 파일 등을 실시간으로 검색
인트라넷 내의 여러 시스템들을 통합 검색
기간계시스템과 데이터베이스 내의 데이터를 검색 가능
File Server, Exchange 서버 등의 파일 및 데이터를 검색 가능

문서 속성을 이용한 검색
문서와 파일에 부여된 메타 데이터 속성을 이용하여 계층적 분류에 의한 보기를 구현

서버 통합 검색

카테고리 표시

Exchange 공용 폴더

클라이언트 통합 검색

데이터베이스

파일

서버

Windows Desktop Search

MOSS

Search

기간계

시스템

분류에 맞는 문서만 표시

4. 윈도우 파일 서버와 SharePoint 의 비교

정보 근로자 지원 기능과 일반적인 비즈니스 요구 사항에 대한 기능 비교

4. 윈도우 파일 서버와 SharePoint 의 비교 (계속)

컨텐츠 분산 및 원격 엑세스 기능과 관리 기능에 대한 기능 비교

5. 블로그

SharePoint는 개인 및 팀 블로그를 제공하며, Office 2007 과 무료 공개 소프트웨어인 Windows Live Writer 를 전문 블로그 게시 툴로써 활용하여 수준 높은 편집 기능을 사용할 수 있도록 지원합니다.

다양한 템플릿의 개인 및 팀 블로그

아이디어 노트를 바로 게시

RSS 로 블로그 정보 구독

워드로 편집된 문서를 바로 게시

블로그 전문 편집기인 WLW

통합 검색

메일로 블로그 게시글 보내기

웹 에디터로 게시

블로그 상의 토론

6. 위키

SharePoint는 지식, 공지, 알림, 정보 공유의 용도로 위키(Wiki) 기능을 제공하며, 공식적으로 알려야 하는 정보 또는 지식 등을 기록하여 공유하며, 내용이 변경 / 업데이트 될 경우, 알람 기능을 설정한 모든 사용자에게 자동으로 메일을 통해서 공지됩니다. 각 문서 작성자가 수정한 부분이 무엇인지 변경된 버전 별로 달라진 부분을 표시할 수 있습니다.

공동 편집시의 버전 관리

페이지 작성 내용에 대한 별도의 토론 게시

RSS , 메일링, 검색 등 다양한 정보 수취 방식

버전 별 차이점의 하이라이팅

팀사이트구성원

지방 지점

협력업체

프로젝트

관리

팀사이트

스터디

팀사이트

부서별

팀사이트

7. 팀사이트 템플릿

부서 / TFT 등의 조직 단위에 요구되어 지는 모든 기능을 포함하는 팀사이트 템플릿을 생성하여, 사용자가 협업이 필요한 시점에 언제든지 10분 내에 생성하고 바로 사용할 수 있습니다. 기본적으로 20개 이상의 다양한 형태의 템플릿이 제공되며, 용도에 맞게 다양한 형태로 변경 및 템플릿화 할 수 있습니다.

<팀 사이트의 개설 프로세스 추가 가능>

협업공간 요청자

팀사이트

개설

개설요청

승인처리

팀사이트

Template

지정

팀사이트템플릿 적용

팀사이트디자인 적용

팀사이트

기능

확장

Web Part

Gallery

Master Page

Gallery

팀사이트템플릿 갤러리

전사 공통 Virtual Workplace의 펀리한 생성

8. 팀사이트 템플릿( 계속 )

일정/작업/게시/양식/문서함 등 50 여 종의 웹파트(가젯 형태)가 기본 제공되며 이러한 웹파트들은 사용자에 의하여 조합되어 다양한 협업 유형을 지원하는 사이트를 생성합니다.

SharePoint

팀 사이트

공지사항

작업공유

기타 웹파트

….

토론 게시판

설문조사

기업 양식

Built-In 된 오피스 연동 기능으로 다양한 사용 시나리오 수용 및 생산성 극대화

웹파트

사용자 지정

목록 공유

문서공유

팀원

일정공유

슬라이드

라이브러리

연락처

일정관리

사이트 템플릿

코딩 없는 사용자의 커스터마이징을 가능하게 하는 전용 툴 제공

개설자의 의지에 따라

템플릿/웹파트/디자인의 조합으로 다양한 유형의 협업 공간 생성

디자인테마

사용자에 의하여 커스터마이징 되고 관리되는 협업 공간

9. 기업의 포탈 서버

게시성 정보를 주로 서비스하는 전사 포탈과 협업 지원을 위한 조직/팀/개인/역할별 포탈을 제공할 수 있으며 포탈의 계층 구조를 자유롭게 설계할 수 있습니다

전사적으로 공유될 필요가 있는 정보 컨텐츠의 서비스
주로 읽기 전용의 게시성 정보 저장소
전사 검색 서비스 제공
전사 사이트 디렉토리 서비스 제공
기 도입된 인프라를 고려한 인증 및 권한관리

Enterprise

Portal

사업 본부, 팀, TFT 등 단위 조직의 협업을 위한 사이트
사용자의 요구에 따라다양한 협업 유형을 지원하는 사이트를 생성할 수 있음
개인별 정보 공유 및 작업 공간 제공
개인화 지원
사업부/팀 등 단위 조직에 관리 권한 및
커스터마이징 , 관리 위임

사업부

협업 포탈

Active Directory

10. 컨텐츠의 개인화 및 역할/직급 기반 액세스 지원

사이트 내에서 사용자의 소속 그룹에 따라 보여지는 컨텐츠를 차등화 할 수 있으며, 관리자에 의하여 허용된 영역을 사용자가 편집하여 자신이 원하는 정보만을 선택할 수 있도록 합니다.

개인화용 그룹(대상 그룹)의 작성

정규직 그룹

사원

대상 그룹

개인화

페이지

프로파일 데이타베이스

사람의 정보를 관리

정규직 그룹

2 종류 표시

매니저

관리직 그룹

4 종류 표시

관리직 그룹

참조

1 종류 표시

임포트

임시직 그룹

계약직 사원

임시직 그룹

인사DB

11. Word, Excel, PowerPoint 와의 연동

Sharepoint 내의 다양한 콘덴츠가 Office와 연동이 됩니다. Word를 블로깅의 클라이언트 편집 도구로 사용할 수 있으며, Excel 문서를 웹에 게시하여 Excel의 계산 기능을 서비스로 제공할 수 있으며, PowerPoint 슬라이드 라이브러리를 통하여 슬라이드 단위의 버전 관리를 제공합니다.

Word

Excel

PowerPoint

12. Outlook 과의 연동

Outlook을 통해서 팀원의 일정을 파악할 수 있으며, 전 직원 연락처 또는 협력사 / 거래처의 연락처를 공유하고, 팀원의 작업 진행 상황을 체크할 수 있습니다. 문서라이브러리의 모든 문서 등을 실시간 복제 기능을 통해서 복제하여, 오프라인인 환경에서도 액세스 할 수 있습니다.

Outlook에서 서버 문서 Sync

Outlook에서 문서 검색