电子文档的整合、管理 以及学位论文提交

1. 电子文档的整合、管理 以及学位论文提交 首都师范大学图书馆信息部 北京 2008.4.23

2. 百分讲座大纲 • 电子文件概述 • 学位论文的写作 • 学位论文的管理 • 学位论文的提交

3. 电子文件：(ElectronicRecords/Documents)是通过计算机进行操作、传递和处理的文件。电子文件：(ElectronicRecords/Documents)是通过计算机进行操作、传递和处理的文件。 使用二进制代码来表示信息，需要计算机来解读； 数字文件（DigitalRecords/Documents ） 机读文件 电子文件概述

4. 按信息存在的方式可分为九类： 文本文件（Text），或称为字（表）处理文件：使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。（纯文本文件） 数据文件（Data），亦可称为数据库电子文件：在事物系统处理系统中单独承担的文件职责，或者作为文件的重要组成部分处理的数据库对象。也可以说是以数据库形式存在的具有文件属性的记录。 电子文件的种类

5. 图形文件(Graphic)，根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和物理量等图标表示的图形等。图形文件(Graphic)，根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和物理量等图标表示的图形等。 图像文件(Image)：使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。纸质文件、微缩胶片均可通过扫描转换成数字图像文件。图像文件的分辨率与存储空间成正比，不同格式的图像文件不能任意进行交换使用，彩色图像文件能否正确复现原色彩与显示器的性能相关。 电子文件的种类

6. 影像文件(Video)：使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面。影像文件(Video)：使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面。 声音文件(Audio)：用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。音频设备录入并转换为数字形式的文件，采样频率：单位时间内的采样次数，主要有11kHz(电话质量)、22kHz（FM调频收音机质量）和44kHz（CD质量）三种。采样速度：指每个采样的大小，采样者可自行设定速率值，现大多使用128kbps。采样频率和速率越高，音质越好，文件所占存储空间越大。 电子文件的种类

7. 命令文件(Program)：为处理各种事务用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。命令文件(Program)：为处理各种事务用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。 多媒体文件（Multimedia） ：包含上述两种以上信息形式的文件。 超文本文件（Hypertext）：包含对其他文件链接功能的文件为这种文件是一种全局性的信息结构，它将文档中的不同部分通过关键字建立链接，使信息得以用交互式搜索，用户可以通过超文本文件的链接直接获取或发送相关信息，网页（Web page）就是使用超文本技术制作的。 电子文件的种类

8. 按文件的功能可分为四类： 主文件：指表达作者意图、行使职能的文件。 支持性文件：指生成和运行主文件的软件，如文字处理软件、表格处理软件等。 辅助性文件、工具性文件：指在制作、查找主文件过程中起辅助、工具作用的文件，如数据库往往带若干辅助性备注文件、索引文件等。 电子文件的种类

9. 非人工识读性 • 系统依赖性 • 信息内容和特定载体的可分离性：“合成”文件，动态信息。 • 信息的易变性： • 在以往的文件中，载体不仅是信息的承载物，它一旦与特定信息结合为一体，还具有一种对信息的固化作用，信息的原有顺序、本来面貌都被凝固在特定的载体上边，不能改变。 • 电子文件载体性能的不稳定性有可能造成文件中信息的改变。电子文件存储介质的物理寿命还远远比不上纸张，每隔一定时间就必须对原载体上的数据进行拷贝，防止信息的丢失。存储介质不断更新换代，需要将原存储介质上的东西转换到新型介质上，转换过程有可能失真。 • 电子信息技术的发展，新的信息编码方案、存储格式、系统软件的不断出现对电子信息稳定性的巨大冲击。 电子文件的特征

10. 信息的可操作性：电子文件中的数字信息不是静态、固态、消极的，而是动态、可变、积极的信息。其可操作性主要表现在两个方面：信息的可操作性：电子文件中的数字信息不是静态、固态、消极的，而是动态、可变、积极的信息。其可操作性主要表现在两个方面： • 由于信息的易变性，可以方便地改变其存在的状态。 • 可以利用已存在的文件信息做其他事情。 • 信息存储的高密度性 • 多媒体信息的集成性 电子文件的特征

11. 电子文件文本失去了书写的“物质”痕迹。 获取材料的网络化和数字化提高了写作速度。 使用的语言和格式将逐步趋向规范化和标准化。 文本内容成为离散性的合成（生成）。 文本的结构处在动态的产生建构过程中。 文本的多媒体集成模糊了时空的概念。 同一文本的撰写者在同一时间的双重化和集体化成为现实。 文件书写方式的变化

12. 从形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程。从形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程。 设计阶段 形成阶段 维护阶段 电子文件的生命周期 • 收集与鉴定 • 整理与著录 • 保管与利用 管理原则 全程管理,前端控制 真实性,完整性,可读性保障

13. 收集：通过纸质书籍报刊、电子图书和网络等多种方式收集所需素材。收集：通过纸质书籍报刊、电子图书和网络等多种方式收集所需素材。 • 纸质书籍报刊：扫描与识别软件 • 电子图书：即电子读物，是将文字、图像、视频流、音频流等信息以数字化方式进行编排、承载而得的一种可以通过视觉、听觉等方式阅读的书籍。常见的文件格式： • EXE：常见制作工具有Active-Book Compiler,ePublisherGold,E-Book HTML Compliler Pro等，优点：阅读方便，制作简单，品质精美。缺点：不支持Flash，Java及常见的音频视频文件需要IE浏览器的支持。 • CHM：微软推出的基于HTML文件特性的帮助文件系统。 • HLP：早期Windows的帮助文件系统，逐步被CHM所代替。 • PDF：Adobe公司的电子读物，需要阅读器AdobeAcrobatReader。优点：读物美观，便于浏览，安全性高。缺点：不支持基于HTML的技术，只适合于浏览静态电子图书。 电子文件的收集与鉴定

14. WDL：北京华康公司研制，很多大型电子出版物使用。优点：较好地保留了原来的版面设计，可以在线阅读。也可以下载阅读，需要专用阅读器DynaDocFreeReader。WDL：北京华康公司研制，很多大型电子出版物使用。优点：较好地保留了原来的版面设计，可以在线阅读。也可以下载阅读，需要专用阅读器DynaDocFreeReader。 • 网络搜集：主要有搜索引擎、网上图书馆、网站信息等几种方式。 • 搜索引擎：雅虎（www.yahoo.com.cn），搜狐（www.sohu.com），悠游（www.goyoyo.com），新浪（www.sina.com.cn），网易（www.yeah.net），百度（www.baidu.com） • 网上图书馆：超星（www.ssreader.com，超星阅读器SSReader），方正Apahi，书生(书生阅读器reader)等 • 网站获取资料：单页收集，批量下载，常见下载工具：网络蚂蚁(NetAnts), 电子文件的收集与鉴定

15. 网上论文：中国期刊网CNKI（dlib.edu.cnki.net,阅读器CAJviewer），重庆维普（www.cqvip.com）万方数据网(www.wanfangdate.com)，报刊复印资料(www.cgrs.com)等网上论文：中国期刊网CNKI（dlib.edu.cnki.net,阅读器CAJviewer），重庆维普（www.cqvip.com）万方数据网(www.wanfangdate.com)，报刊复印资料(www.cgrs.com)等 • 前台文件和后台文件 • 前台文件：主体文件，反映文件的内容，收集时既要保存定稿也应注意保存草稿，使收集的数据能反映文件在起草、修改、审核直至签发的每一个环节中责任人的意志，以保证历史的真实性。 • 后台文件：包括操作系统、语言处理系统与用户应用程序等。 电子文件的收集与鉴定

16. 鉴定：内容鉴定和技术鉴定 • 内容鉴定：“如何挑选最有价值的文件” • 职能鉴定：依据电子文件形成过程、机构职能活动、文件的本质联系，从整体判断文件的价值，考虑哪些是重要的，哪些是次要的，分别予以处置。 • 内容鉴定：先行制定文件的保管期限表，文件形成之后确认文件的保存价值。保管期限到期的文件的处理主要有：延期，销毁，暂缓销毁。 • 技术鉴定：在电子文件的世界中，单纯内容上的利用价值还不足以构成其保存价值，还必须从技术上保证其利用价值处于可利用状态，良好的技术状态是电子文件真实、可靠、完整、可读的基础和保障。主要有三方面工作： • 对电子文件物质载体状况的鉴定 • 对电子文件的可读性的鉴定 • 对电子文件有无病毒的鉴定 电子文件的收集与鉴定

17. 整理： • 进行分类、排序:将存储载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件存储格式处于有序状态。注意格式转换过程中，有可能损伤数据。 • 建立数据库：对文件进行快速访问的工具。“虚拟文件库” • 归档： • 范围：阶段的、系统的、权威的电子文件组合，以保证电子文件的原始性、真实性、完整性。需要关注计算机的软硬件环境。 • 时间：阶段性归档，一般不超过2-3个月为宜。 • 份数：一式三套，封存保管，异地保管，利用 • 要求：说明软硬件环境，明确统一标准，完整性、安全性及可读性检查，介质保持清洁、无划痕、无病毒。 • 方法：最终版本存储在载体上，压缩归档，备份归档，在载体上保存归档日志，双套制（两种以上存储载体） 电子文件的整理与著录

18. 电子文件的整理与著录 2014/8/31 • 著录：通过获取、核对、分析、组织和记录关于文件内容、结构、背景以及文件系统的信息，准确描述电子文件的过程及成果。 • 全要素：对于电子文件而言，需要描述的对象包括文件的三要素：内容，结构和背景。 • 全过程：著录将贯穿于电子文件的整个生命周期。 • 综合性：著录的手段综合性。 • 多级性：指根据电子文件之间具有联系，进行多级性著录，从而进行有效的检索。

19. 保管 • 载体保管：重点是维护数字记录的信号可读性。 • 控制适宜的温度。 • 防灰尘、外来磁场、机械振动、光线、有害气体。 • 加强日常管理维护。 • 信息保护（信息加密，信息认证，防止病毒，信息备份，网络安全，迁移技术） • 保存方法： • 本地保存：建立专用文件夹，多处备份 • 网络保存：电子邮箱，网络存储，网络虚拟硬盘（FTP软件的使用） • 文件的安全保护：修改文件属性，文档加密 电子文件的保管与利用 • 利用: (就地阅读,借出,咨询,网站服务,局域网服务)

20. 各种媒介预计寿命表

21. 电子文件的写作方法与技巧 • 学位论文的统一要求：研究生部网站―〉学位―〉学位论文：“首都师范大学学位论文撰写格式要求” 学位论文的写作

22. 学位论文的写作 2014/8/31

23. 学位论文的写作 2014/8/31 • 文档大纲的设置 • + 表示该段落标题下还有附带的文本 • - 表示没有附带的文本 • ● 表示该段落为正文文本 • 设置级别 • 调整文本位置 • 浏览大纲，利用窗口拆分

24. 学位论文的写作 2014/8/31 • 结构管理 • 视图---〉文档结构图 • 标题间的切换 • 读标题 • 选择显示大纲级别 • 显示/隐藏次级标题

25. 书签的使用方法： ①设置书签：插入―〉书签；②使用书签：编辑―〉定位 学位论文的写作 • 字数统计工具的使用：工具―〉字数统计

26. 目录和索引的建立 ： ①样式的使用； ②插入―〉引用―〉索引和目录 学位论文的写作

27. 图表的编排与索引： ①题注的使用； ②插入―〉引用―〉索引和目录 学位论文的写作

28. 参考文献的编制：插入―〉引用―〉脚注和尾注参考文献的编制：插入―〉引用―〉脚注和尾注 学位论文的写作

29. 页面、页眉和页码的设置： ①文件―〉页面设置； ②插入―〉页码 学位论文的写作

30. 文档的保护：保留文件格式，保留修改痕迹。工具―〉保护文档文档的保护：保留文件格式，保留修改痕迹。工具―〉保护文档 • 自动保存时间 • 宏病毒的预防：工具－》宏－》安全性 • 自动恢复 学位论文的写作

31. 文件的转换 • Word文件转换为PDF格式： Adobe Acrobat V6.0, PdfFactory 学位论文的写作

32. 学位论文的写作 2014/8/31 • PDF文件转换为Word格式： e-PDF To Word Converter

33. 电子文件的整合： • 文件的合并：插入文件,合并目录 • 文件的拆分：页号的处理 学位论文的管理

34. 2014/8/31 • 子文档的管理 • 主控文档:是一组独立文件或子文当的容器。 • 子文档：是一个单独的Word文档，可以构成一个主控文档的一部分。 • 一个主控文档可以包含多个子文当，既可以在主控文档中编辑子文当，也可以单独编辑某个子文当，而编辑的结果将自动反应到主控文档的相应部分。 • 主控文档包含与一系列相关子文当相关的链接。可以将主控文档保存在网络上，共享文档的所有权。 • 利用主控文档，可以为子文档创建目录、索引、页眉和页脚等。 学位论文的管理

35. 2014/8/31 • 子文档的管理 • 创建主控文档和子文当 • 确定文档的位置 • 常见主控文档 • 将子文当添加到主控文档 • 保存主控文档 学位论文的管理

36. 2014/8/31 • 子文档的管理 • 子文当的操作 • 在主控文档中打开子文档 • 从主控文档中删除子文档：需要先解锁，仅删除子文档的资格。 • 锁定（解除锁定）子文档： • 当子文档被折叠； • 主控文档为工作组共享，其他人正在处理； • 以前处理过该子文档的人将共享方式设置为制度方式； • 子文档被保存在只读共享文件夹中； • 展开（折叠）子文档 学位论文的管理

37. 2014/8/31 • 合并子文档 • 移动要合并的子文档使其两两相邻。 • 单击，选择第一个合并的子文档。 • 按住Shift键的同时，单击要合并的最后一个子文档。 • 在“大纲”工具栏中单击“合并子文档”按钮。 • 拆分子文档 • 为新的子文档创建标题 • 为标题应用标题样式或大纲级别 • 选择要拆分的子文档。 • 在“大纲”工具栏中单击“拆分子文档”按钮。 学位论文的管理

38. 2014/8/31 • 重命名子文档 • 将大纲中的子文档“折叠”； • 按下Ctrl键同时单击超链接，在新窗口中打开子文档，“另存为”。 • 原文件保留。 • 将子文档转换为主控文档的一部分 • 展开子文档并解锁 • 单击子文档图标 • 删除子文档 • 为主控文档或子文档添加页码 • 插入页码 • 编辑子文档的页码编号 学位论文的管理

39. 学位论文的管理 • 电子文件的保管：软件：文件管理专家的使用

40. Ctrl+U：左右窗口互换 不同类别文件显示（自定义，多个类别，通配符） 单击右键选择文件及文件夹，拖动连续选择； 选择一组文件，数字区的“+” 取消一组文件，数字区的“-” Ctrl+；选择全部文件 Ctrl-；不选 学位论文的管理

41. 2014/8/31 学位论文的管理 数字键盘：*反选 子目录的选择—配置—〉操作方式：选择（使用数字键盘） 数字键盘：/恢复选择 比较两边目录的选择； 显示不同，隐藏相同； 本节主题： 显示文件 选择文件

42. 快速显示（txt,bmp,音视频） 编辑 复制文件（覆盖旧文件，追加（断点续传），重命名，后台） 移动文件（相同驱动器，要求更换新名字） 目录树：快速搜索Ctrl+Enter下一个匹配文件夹 本节主题： 文件操作 文件夹快速定位 学位论文的管理

43. 文件的比较 多文件命名的功能 文件的分割与合并 查找文件 多个路径；多个类型文件； 查找结果，多个文件夹的复制；删除 .tmp,.rb0 保存搜索条件： 同步文件夹； 常用文件夹列表 学位论文的管理

44. 学位论文的提交方法：图书馆首页（网址是http://www.lib.cnu.edu.cn/）学位论文的提交方法：图书馆首页（网址是http://www.lib.cnu.edu.cn/） • 首页右下角，提交专区栏目―〉学位论文提交，进入“学位论文资源”页面。 • 另一种方法：首页点击“资源与检索”―〉“馆藏资源”下“特色资源”栏目进入特色资源中心页面―〉点击“学位论文”，进入“学位论文资源”页面。 • 学位论文提交，论文提交查询 学位论文的提交

45. 论文在线浏览: 全文浏览器CAJViewer 学位论文的提交

46. 论文分类的查询方法:http://www.chtsx.com/flh/《中图法》论文分类的查询方法:http://www.chtsx.com/flh/《中图法》 学位论文的提交

47. 写作指南，提交演示，视频播放工具flash_player 学位论文的提交

48. 学位论文的提交 2014/8/31 • 常见问题解答 • 常见问题一：登陆提交系统时，在输入姓名、学号、密码后，页面提示“对不起，不是友好读者，您无权提交论文！”。 • 产生原因：毕业生所输姓名、学号与研究生处给图书馆的毕业生信息不符。 • 解决办法：往图书馆资源建设部打电话进行核对。 • 常见问题二：填写好表单和粘贴附件后，上传不成功。 • 产生原因：表单中论文题名一栏包含各种标点或回车、空格等符号。 • 解决办法：删除符号后重新上传。

49. 常见问题三、提交未通过，提示理由“电子版论文整合后页码与目录不符”。常见问题三、提交未通过，提示理由“电子版论文整合后页码与目录不符”。 • 产生原因：电子版论文在合并为一个文档时，由于页眉、页码前后格式不同导致。 • 解决办法：Word文档的编页方法有很多种，这里介绍一种方法，仅供参考。将光标放在论文正文前一页的尾部，插入“分隔符”，选择“分节符类型”中的“下一页”确定，这样将整个文件分为两节。将光标放在要编为第一页的正文的最前面，插入“页码”，点击“格式”钮，选择“数字格式”，确定“起始页码为1”。 • 常见问题四、要求论文提交后滞后一年以上发布，而表单的密级选项中只有“公开、滞后半年发布和滞后一年发布”三个选项。 • 产生原因：属于特殊要求 • 解决办法：到院系相关部门开具证明，随纸本论文一并交到图书馆咨询台。 学位论文的提交

50. 填写调查问卷网站:地址：Http://192.168.64.144非常感谢大家支持我们的工作!填写调查问卷网站:地址：Http://192.168.64.144非常感谢大家支持我们的工作!