บทที่ 4 ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับการวางแผน

1. บทที่ 4 ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับการวางแผน • แนวความคิดเกี่ยวกับการวางแผน เกี่ยวข้องกับ 5 Wกับ1H • What : จะวางแผนเกี่ยวกับเรื่องอะไร • Why : ทำไมต้องวางแผนเรื่องนั้น • When : แผนนี้จะเริ่มต้นและสิ้นสุดเมื่อใด • Where : แผนหรือโครงการนี้จะทำที่ไหน หน่วยงานใด • Who : ใครหรือหน่วยงานใดรับผิดชอบ • How : มีกระบวนการวางแผนอย่างไร

2. นโยบายกับการวางแผน นโยบาย แผน Policy Plan แผนงาน Program โครงการ Project กิจกรรม Activity

3. การวางแผน • ฝัน...........หมายถึง "ความอยากได้ ซึ่งไม่มีกิจกรรมอะไรรองรับ" เพราะเป็นเพียง ...........................ความอยากได้เท่านั้น โดยที่ไม่รู้ว่าจะต้องทำอะไร อย่างไร เพื่อจะให้ได้ ...........................หรือบรรลุสิ่งที่อยากได้นั้น ความมุ่งหวัง......หมายถึง "ความอยากได้ ซึ่งมีกิจกรรมรองรับ" ปัญหา..............หมายถึง "ความแตกต่างจากสิ่งที่มุ่งหวัง" ของสภาพที่เป็นอยู่ • การวางแผน" คือ "การกำหนดสิ่งที่ต้องทำ" เพื่อเปลี่ยนสภาพบางสิ่งบางอย่าง จากที่สภาพเป็นอยู่ให้กลายเป็นสภาพที่มุ่งหวัง หรือเป็น "การแก้ปัญหา" นั่นเอง

4. ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับการวางแผนความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับการวางแผน • สรุปว่าแนวความคิดเกี่ยวกับการวางแผนเป็นเรื่องที่เกี่ยวกับการกระทำกิจกรรมต่าง ๆ ในอนาคต • ความหมายของการวางแผน • สรุปว่า • - การวางแผนเป็นกิจกรรมการบริหารเป็นลำดับแรกของกิจกรรมของกระบวนการบริหาร (POLC) • - การวางแผนเป็นกระบวนการคิดก่อนทำ

5. ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับการวางแผนความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับการวางแผน • - แผนจะช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจกระบวนการบริหาร • - อย่างถูกทิศทาง • - อย่างเหมาะสม • - สามารถเร่งรัดการเปลี่ยนแปลงได้อย่างเท่าทันกาล • การบริหารต้องการแผนเป็นเครื่องมือช่วยให้เกิดผลสัมฤทธิ์ • แผนกลยุทธ์จะช่วยชี้นำให้องค์การสามารถอยู่รอดได้

6. ความสำคัญของการวางแผนความสำคัญของการวางแผน • หากทำงาน หรือกิจกรรมใด ๆ โดยไม่มีการวางแผนผลลัพธ์ที่ต้องการจะให้เกิดขึ้นจะเป็นเช่นใด • การสร้างนิสัย…วางแผนการใช้เงิน            คนบางคนยากจนเพราะใช้เงินไม่เป็น ไม่ได้คิดให้รอบคอบก่อนที่จะใช้จ่ายสิ่งใดไป ไม่ได้คิดถึงอนาคต คิดเพียงสั้น ๆ เฉพาะหน้าแบบ “หามา-ใช้ไป” “ใช้หมด-หาใหม่ได้” หรือคิดเพียงว่าหาได้น้อย แม้อยากเก็บก็ไม่มีเหลือเก็บ และมักคิดว่า ถ้ามีรายได้มากกว่านี้จึงจะเก็บได้ หรือเงินเดือนขึ้นปีหน้า จะเอาส่วนนั้นเก็บสะสมไว้ แต่เมื่อถึงเวลาจริง ๆ ไม่เคยทำได้เลย ผ่านไปปีแล้วปีเล่าก็เก็บเงินไม่ได้ ใช้หมดทุกที            กล่าวอีกนัยหนึ่งว่าสาเหตุของความยากจน คือการใช้เงินอย่างฟุ่มเฟือย สุรุ่ยสุร่าย นิยมซื้อสินค้าที่มีชื่อเสียงและราคาแพง ใช้จ่ายโดยไม่ได้คิด ชอบซื้อสินค้าก่อนแล้วผ่อนทีหลัง ไม่ได้วางแผนล่วงหน้าว่ามีความจำเป็นที่จะต้องซื้อสินค้าดังกล่าวหรือไม่

7. ความสำคัญของการวางแผนความสำคัญของการวางแผน • การสร้างนิสัย…ด้วยการวางแผนชีวิต            หากเราปรารถนาความสำเร็จในชีวิตและอยู่ห่างไกลความยากจน เราควรต้องรู้จักวางแผนชีวิต การวางแผนชีวิตเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง เพราะการวางแผนชีวิต ทำให้เรามีวิธีเริ่มต้นจัดการกับชีวิตของตนในแต่ละช่วงวัย เริ่มตั้งแต่วัยเรียน วัยทำงาน วัยมีครอบครัวและบุตร และวัยชรา โดยการตั้งเป้าหมายพึงประสงค์ว่าเราต้องการเรียนอะไร ประกอบอาชีพอะไร ต้องการทำสิ่งใดเมื่อใด และดำเนินการตามแผนการที่ตั้งใจไว้ เป้าหมายจะเป็นสิ่งที่ควบคุมเราให้เห็นคุณค่าของเวลา เห็นคุณค่าของการใช้จ่ายเงินทองที่เสียไป และช่วยส่งเสริมให้เราประสบความสำเร็จในชีวิตด้วย|

8. ความสำคัญของการวางแผนความสำคัญของการวางแผน • สรุปโดยรวมแล้ว การทำตามแผนในทุก ๆ เรื่อง ในทุกช่วงวัย ที่เขาตั้งใจกระทำไม่ว่าเรื่องเล็กหรือเรื่องใหญ่ โดยตระหนักว่าการวางแผนชีวิตและความเตรียมพร้อมด้านต่าง ๆ อย่างครบถ้วน เป็นสิ่งจำเป็นหากต้องการให้ชีวิตประสบความสำเร็จ หากเราไม่ต้องการเป็นคนยากจนหรือทำลายตนเองในบั้นปลายของชีวิต ควรจะต้องเป็นคนประหยัดอดออม โดยเห็นคุณค่าของการอดออม อดทนต่อสิ่งของวัตถุที่ต้องการอยากจะได้มากกว่าความจำเป็น อีกทั้งยังต้องวางแผนการใช้เงินให้ถูกต้อง เรียงลำดับความสำคัญของสิ่งที่จะต้องใช้จ่าย

9. ประโยชน์ของการวางแผน • การวางแผนมีประโยชน์ด้าน • - กำหนดทิศทางการทำงาน • - กำหนดกิจกรรมไว้ล่วงหน้า • - กำหนดและควบคุมทรัพยากรที่ต้องใช้ • - กำหนดระยะเวลาแห่งความสำเร็จ

10. บทบาทของการวางแผนในกระบวนการบริหารจัดการบทบาทของการวางแผนในกระบวนการบริหารจัดการ • การวางแผนในกระบวนการบริหารจัดการมีบทบาทด้าน • การนำนโยบายไปสู่การปฏิบัติ • การสร้างกระบวนการตัดสินใจ • กระบวนการควบคุมการปฏิบัติงาน • กระบวนการสื่อสารภายในองค์การ

11. ประเภทของแผนงาน • แผนงานเป็นผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจากการวางแผนจัดออกได้หลายประเภทคือ • 1. แบ่งตามระยะเวลาการดำเนินงาน • แผนระยะสั้น : ระยะเวลาไม่เกิน 1 ปี • แผนระยะปานกลาง: ระยะเวลา 3 – 5 ปี • แผนระยะยาว: ระยะเวลาตั้งแต่ 5 ปีขึ้นไป

12. ประเภทของแผน • ในการวางแผน ผู้ที่ทำหน้าที่วางแผนจะต้องเป็นผู้กำหนด "สิ่งที่ต้องการบรรลุ" หรือ "สิ่งที่ ต้องการได้รับ" ซึ่งเป็น "ความมุ่งหวัง" ที่อยากจะให้เกิดขึ้นในอนาคตข้างหน้า ให้ "ชัดเจน" หลังจากกำหนดความมุ่งหวังแล้ว ผู้ที่วางแผนก็จะต้องกำหนด "สิ่งที่จะต้องลงมือกระทำ" หรือ "สิ่งที่ต้องทำ" เพื่อจะให้บรรลุสิ่งที่มุ่งหวัง หรือ "หลุดพ้นสภาพที่เป็นปัญหา" ได้จริง • หากแผนนั้น เป็นแผนสำหรับการปฏิบัติของคนๆเดียว เช่น แผนการเดินทางไปต่างจังหวัดเนื่องในวันสงกรานต์ แผนดังกล่าวก็จะไม่ยุ่งยากซับซ้อน เขียนใส่เศษกระดาษชิ้นเล็กๆ หรือใส่สมุดโน้ตก็พอ

13. ประเภทของแผน • แต่หากแผนดังกล่าว มีความยุ่งยากและซับซ้อน มีผู้ปฏิบัติหลายฝ่าย ก็มักจะต้องจัดทำเป็น ลายลักษณ์อักษร มีการซักซ้อมทำความเข้าใจ กำหนดกลยุทธ์ในการปฏิบัติ ฯลฯ หากแผนที่วางนั้น ต้องใช้เวลาในการดำเนินการไม่นานนัก เรามักจะเรียกกันว่า "แผนระยะสั้น" หรือ "แผนปฏิบัติการ" เช่น • แผนการดูงานของคณะกรรมการ • แผนการประชาสัมพันธ์โครงการ • แผนการรณรงค์ปราบไข้เลือดออก • แผนการจัดงานวันงดสูบบุหรี่ • แผนการศึกษาดูงานของนักศึกษา

14. ประเภทของแผน • ถ้าหากแผนดังกล่าว ต้องใช้เวลาในการดำเนินการไปตามแผนเป็นระยะเวลานาน มีผู้ปฏิบัติ หลายฝ่าย ก็จะต้องจัดทำแผนไว้ให้เป็นลายลักษณ์อักษรที่ระบุรายละเอียดที่รัดกุมเพียงพอ เราจะเรียกว่า "แผนระยะยาว" หรือ "โครงการระยะยาว" • ในการวางแผนระยะยาว หรือโครงการระยะยาว บางกรณีก็อาจจะต้องแบ่งระยะเวลาของแผน ออกเป็นตอนๆเพื่อให้ง่ายต่อการปฏิบัติและติดตามผล แต่อย่างไรก็ตาม • สำหรับการวางแผนระยะยาวนั้น จะต้องจัดให้มีการประชุมเพื่อการวางแผน อย่างเป็นกิจจะลักษณะ มีการประชุมเพื่อกำหนดกลยุทธ์ในการปฏิบัติโดยผู้เกี่ยวข้อง เพื่อการ ซักซ้อมทำความเข้าใจ มีการประชุมเพื่อการติดตามผลความคืบหน้าของแผนงาน และเพื่อการ ทบทวนและปรับแผนที่วางไว้เป็นระยะๆ ให้เหมาะสมกับสิ่งที่ทำไปแล้วและสถานการณ์ ฯลฯ

15. ประเภทของแผน • ไวตามิ้ลค์" โฟกัสสินค้าเรือธง งัดแผนระยะสั้นตั้งรับ ศก. • การปรับลดต้นทุน รวมถึงการดำเนินธุรกิจอย่างระมัดระวัง เพื่อให้การบริหารจัดการเกิดประสิทธิภาพสูงสุด ถือเป็นสิ่งสำคัญและโจทย์หลักของธุรกิจในปีนี้ โดยเฉพาะบริษัทที่อยู่ในภาคการผลิตที่มีต้นทุนการดำเนินงานที่หลากหลาย • ลาซูเล่ ชูแผนระยะสั้นอัดโปรโมชั่นรายเดือน • ลาซูเล่ ชูแผนระยะสั้น 3 เดือน รับมือเศรษฐกิจถดถอย ผู้บริโภคเข้มค่าใช้จ่าย อัดงบ 15 ล้านทำตลาดครบเครื่อง เพิ่มความถี่โปรโมชั่นทุกเดือน กระตุ้นอารมณ์จับจ่าย ส่งสินค้าใหม่เสริมทัพ ดันยอดโต 10%

16. งบประมาณรายจ่ายล่วงหน้าระยะปานกลาง (Medium Terms Expenditure Framework : MTEF • แนวคิดและหลักการแผนระยะปานกลาง • 1.แนวคิด และการจัดทำกรอบงบประมาณรายจ่ายล่วงหน้าระยะปานกลาง • 2.ความสำคัญและประโยชน์ของการจัดทำกรอบงบประมาณรายจ่ายล่วงหน้าระยะปานกลาง • 3.ระดับของการจัดทำกรอบงบประมาณรายจ่ายล่วงหน้าระยะปานกลาง • 4.หลักการในการจัดทำกรอบงบประมาณรายจ่ายล่วงหน้าระยะปานกลางในระดับกระทรวง/หน่วยงาน

17. ประเภทของแผน • คำนิยามการจัดทำกรอบงบประมาณรายจ่ายล่วงหน้าระยะปานกลาง (Medium Terms  Expenditure Framework) หมายถึง การจัดทำกรอบประมาณการงบประมาณรายจ่ายล่วงหน้าระยะ 3-5 ปี ซึ่งจะแสดงภาพรวมของภาระงบประมาณที่จะเกิดขึ้นในอนาคต • ระยะเวลาของ MTEF จะประกอบด้วย งบประมาณรายจ่ายประจำปี และประมาณการรายจ่ายล่วงหน้า โดยหลักสากลทั่วไปจะให้ระยะเวลาของแผนระยะปานกลางประมาณ 3-5 ปี (ตามร่าง พ.ร.บ. วิธีการงบประมาณ ฉบับปรับปรุง พ.ศ.2548 จะกำหนดช่วงระยะเวลาของระยะปานกลางประมาณ 4 ปี)

18. ประเภทของแผนงาน • 2. แบ่งตามระดับของการบริหาร • 2.1 แผนกลยุทธ์หรือแผนยุทธศาสตร์ หรือแผนรวมขององค์การ • เป็นหน้าที่ของผู้บริหารระดับสูง • 2.2 แผนยุทธวิธี • 2.3 แผนปฏิบัติการ

19. ประเภทของแผนงาน(ต่อ) • 3. แผนที่แบ่งตามขอบข่ายของแผนงาน • 3.1 แผนมหภาค หรือแผนรวมขององค์การ หรือพิมพ์เขียวขององค์การ • เช่นแผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ • แผนพัฒนาการศึกษา ระยะ 10 ปี

20. ประเภทของแผนงาน(ต่อ) • 3. แผนที่แบ่งตามขอบข่ายของแผนงาน(ต่อ) • 3.2 แผนจุลภาค • - แผนย่อยของแผนรวมหรือแผนมหภาค หรือของแผนกลยุทธ์

21. ประเภทของแผนงาน(ต่อ) • 4. แผนที่แบ่งตามลักษณะของการใช้งาน • 4.1 แผนที่มีวัตถุประสงค์เดียว หรือแผนเฉพาะกิจ • 4.2 แผนที่ใช้อย่างต่อเนื่อง • - แผนการใช้งบประมาณในการพัฒนาต่าง ๆ

22. ประเภทของแผนงาน(ต่อ) • 5. แผนธุรกิจ แผนที่ใช้ในการดำเนินธุรกิจ • 6. แบ่งตามลักษณะโครงสร้างของระบบแผน แผนงานและโครงการ ซึ่งจำแนกการกระทำได้ดังนี้ • 6.1 แผน • 6.2 แผนงาน • 6.3 โครงการ

23. องค์ประกอบสำคัญของแผนองค์ประกอบสำคัญของแผน • องค์ประกอบสำคัญของแผนงาน การที่จะทำให้การการวางแผนงานบรรลุผลสำเร็จ จะต้องมีองค์ประกอบ 5 ประการคือ • 1. ต้องมีจุดมุ่งหมาย • 2. มีวิธีการ หรือกลยุทธ์การดำเนินงาน • 3. มีทรัพยากร 4 M’s • 4. การดำเนินงาน หรือการนำแผนไปปฏิบัติ • 5. การควบคุมหรือการประเมินผลแผนการดำเนินงาน

24. ลักษณะของแผนที่ดี • แผนที่ดีควรมีลักษณะดังนี้ • 1. แสดงทิศทางแห่งความสำเร็จ • 2. สอดคล้องภารกิจขององค์การ • 3. จัดทรัพยากรเพื่อประโยชน์แก่องค์การ • 5. การมีส่วนร่วมของพนักงาน • 6. เกิดจากวิสัยทัศน์ของผู้บริหาร

25. วงจรแผน วางแผน Planning ประเมินผลสำเร็จ Summation Evaluation ปฏิบัติตามแผน Implementing การควบคุม/ประเมินผล Monitoring & Formation Evaluation

26. วงจรของแผน • วงจรของแผน 3 ขั้นตอนคือ • 1. การวางแผน • 1. 1 การวิเคราะห์สภาพแวดล้อม (SWOT) • 1.2 กำหนดวิสัยทัศน์ • 1.3 กำหนดปัจจัยที่ต้องใช้ในการวางแผน (6 M’s) • 1.4 เลือกแนวทางที่จะปฏิบัติ • 1.5 กำหนดรายละเอียดที่ต้องปฏิบัติ • 1.6 กำหนดวิธีการควบคุมหรือประเมินผล

27. วงจรของแผน • 2. ขั้นการนำแผนไปปฏิบัติ • 2.1 การชักนำ หรือการโน้มนำโดยจูงใจ • 2.2 จัดทำโครงสร้างการปฏิบัติงานหรือการแบ่งงานกันทำ • 2.3 การประสานงานกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง • 2.4 การสื่อสาร ระหว่างหน่วยงานหรือบุคคลที่เกี่ยวข้อง

28. วงจรของแผน • 3. ขั้นการประเมินผลหรือการควบคุม • 3.1 การกำหนดวัตถุประสงค์ ว่าต้องการประเมินผลเพื่ออะไร • 3.2 กำหนดเครื่องมือที่จะใช้ควบคุม เช่น Gantt chart ,หรือPERT ว่าผลการดำเนินงานตามแผนบรรลุผลหรือไม

29. วงจรของแผน(ต่อ) • 3.3 กำหนดมาตรฐานการควบคุม • 3.3.1 มาตรฐานเชิงเวลา • 3.3.2 มาตรฐานเชิงคุณภาพ • 3.3.4 มาตรฐานเชิงปริมาณ • 3.4 วัดผลการปฏิบัติงาน • 3.5 เปรียบเทียบผลต่างของผลการปฏิบัติงานกับมาตรฐาน

30. วงจรของแผน(ต่อ) • 3.6 ดำเนินแก้ไขหรือปรับปรุง

31. เครื่องมือที่ใช้ในการควบคุมแผนเครื่องมือที่ใช้ในการควบคุมแผน • 1. แผนภูมิแก็นท์ คือ แผนผังคุมกำหนดงาน มักใช้ในด้านการจัดการโครงการ ผังในลักษณะนี้จะแสดงถึงปริมาณงานและกำหนดเวลาที่จะต้องใช้ เพื่อทำงานนั้นให้ลุล่วง

33. เครื่องมือที่ใช้ในการควบคุมแผนเครื่องมือที่ใช้ในการควบคุมแผน ตัวอย่าง การใช้ผังแกนท์ (Gantt Chart)

34. เครื่องมือที่ใช้ในการควบคุมแผนเครื่องมือที่ใช้ในการควบคุมแผน ตัวอย่าง การใช้ผังแกนท์ (Gantt Chart) (ต่อ) งาน A B C D E เวลา 14 16 6 8 12 2 4 10

35. เครื่องมือที่ใช้ในการควบคุมแผนเครื่องมือที่ใช้ในการควบคุมแผน แผนภาพเพิร์ธ (Pert Diagram) ผังภาพเพิร์ธ Program Evaluation and Review Technique(Pert Diagram) คือ แผนภาพที่เขียนแทนงาน โดยแต่ละงานต้องเขียนกำกับด้วยโหนดเริ่มต้นงาน ตามด้วยเส้นที่แสดงชื่อกำกับงานคั่นด้วย “,” ตามด้วยระยะเวลาในการดำเนินงานและสิ้นสุดที่โหนดเขียนแทนด้วยวงกลมและมีตัวเลขกำกับ ฉะนั้นการบริหารโครงการด้วยการวางแผน ควบคุมจะเน้นด้านเวลาในการดำเนินโครงการ โดยใช้เทคนิค PERT

36. เครื่องมือที่ใช้ในการควบคุมแผนเครื่องมือที่ใช้ในการควบคุมแผน แผนภาพเพิร์ธ (Pert Diagram) (ต่อ) ส่วนการวิเคราะห์ข่ายงานจะเน้นโดยใช้เทคนิค CPM (Critical Path Method) จะเน้นด้านค่าใช้จ่ายของโครงการ ตัวอย่าง จากตารางด้านบนสามารถเขียนแผนภาพเพิร์ธ

37. แผนภาพเพิร์ธ (Pert Diagram) (ต่อ) วัตถุประสงค์ของ PERT 1. วางแผนโครงการ (Project Planning) 2. ควบคุมโครงการ (Project Control) 3. บริหารทรัพยากร (Resource) 4. บริหารโครงการ (Project Management)

38. แผนภาพเพิร์ธ (Pert Diagram) (ต่อ) สายงานวิกฤต (Critical Paths) จะพิจารณาจากสายงานที่มีเวลารวมยาวนานที่สุด การเร่งโครงการ สามารถทำได้ด้วยการเร่งกิจกรรมภายในสายงานวิกฤต ตัวอย่าง โดยสมมติว่าถ้าต้องการให้โครงการเสร็จภายใน 28 วัน และเสียค่าใช้จ่ายน้อยที่สุด

39. แผนภาพเพิร์ธ (Pert Diagram) (ต่อ)

40. เครื่องมือที่ใช้ในการควบคุมแผนเครื่องมือที่ใช้ในการควบคุมแผน 3. การควบคุมด้วยงบประมาณ

41. ปัญหาสำคัญของการวางแผนปัญหาสำคัญของการวางแผน • 1. ปัญหาความน่าเชื่อถือได้ของการทำนายเหตุการณ์ล่วงหน้า เช่น สถิติ และข้อมูลต่าง ๆ ขาดความน่าเชื่อถือ • 2. ค่านิยมของการวางแผน • 3. เวลาในการวางแผนน้อย • 4. การขาดแคลนทรัพยากร • 5.ความรู้ความสามารถและประสบการณ์ของผู้วางแผน

42. ปัญหาสำคัญของการวางแผน(ต่อ)ปัญหาสำคัญของการวางแผน(ต่อ) • 7. ปัญหาการประสานงาน • 8. ความกล้าหาญของผู้วางแผน • 9. การต่อต้านแผนหรือโครงการ เช่น ประชาชนที่อยู่ในพื้นที่ • 10. การปรับหรือประยุกต์ใช้ทฤษฏี