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Center for Leadership Excellence. Tips for Section Chairs

Center for Leadership Excellence. Tips for Section Chairs. Gustavo Giannattassio R9 Regional Director gianna@ieee.org. Norberto Lerendegui R9 Regional Director Elect nlerendegui@ieee.org. The wheel of success: natural process. Members more satisfied. More and Better Services to Members.

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Presentation Transcript

  1. Center for Leadership Excellence. Tips for Section Chairs Gustavo Giannattassio R9 Regional Director gianna@ieee.org Norberto Lerendegui R9 Regional Director Elect nlerendegui@ieee.org

  2. The wheel of success: natural process Members more satisfied More and Better Services to Members 2 More New and Enthusiastic Members More motivated Volunteers

  3. IEEE Center for Leadership Excellence www.ieee.org/cle

  4. IEEE Center for Leadership Excellence

  5. IEEE Center for Leadership Excellence

  6. IEEE Center for Leadership Excellence

  7. IEEE Center for Leadership Excellence

  8. IEEE Center for Leadership Excellence

  9. IEEE Center for Leadership Excellence

  10. IEEE Center for Leadership Excellence

  11. IEEE Center for Leadership Excellence

  12. Tips para Nuevos Presidentes de Sección

  13. ASPECTOS FINANCIEROS • Section Rebates • Section: $2000 • Fellow & Senior Member: $4 • Member, Associate & Student: $3 • Affiliate: $1,5 • Subsección: $500 • Cada Capítulo o Grupo de Afinidad: $200 • Bono 10% por reporte a tiempo (22/Febrero) • Bono extra por Actividad (ver Rebate Schedule en www.ieee.org/scsreports) • La Sección, Capítulos, Subsección, Grupos • deben cumplir con los requerimientos de reporte

  14. ASPECTOS FINANCIEROS Asistencia de las Sociedades a los Capítulos Cada sociedad tiene su propio programa (Ej.: PES High Performing Chapter Grant Program) Ver la guía de Fondos para Capítulos de Sociedades www.ieee.org/chapters Ingreso por Conferencias Oportunidades de patrocinio con Sociedades, Secciones y Otros Capítulos Ver la página Web de Conferencias de Actividades Técnicas www.ieee.org/conferences

  15. ASPECTOS FINANCIEROS • ¿Cómo se gasta el dinero? • Actividades patrocinadas por IEEE: • Apoyo a Capítulos y Grupos de Afinidad • Newsletters • Apoyo a Ramas Estudiantiles • Conferencistas Distinguidos • Reuniones Técnicas, Administrativas o Sociales • Elementos de Reconocimiento (banners, placas, pines, certificados)

  16. ASPECTOS FINANCIEROS • ¿Cómo y qué se reporta a IEEE? • Annual Financial Report (L-50)

  17. ASPECTOS FINANCIEROS • Cuentas Custodia (Custody Accounts) • Son Cuentas de Retención • Se usan en las Regiones 8, 9 y 10 • Desarrolladas para conducir problemas monetarios, tales como inflación excesiva • Los costos de membresía son pagados a la Sección en moneda local • El Rebate es depositado en una cuenta en IEEE HQ • Las renovaciones o nuevas membresías enviadas a HQ son pagadas a partir de los fondos Rebate

  18. REPORTES • Generación y Envío de Reportes: • La sección deber reportar anualmente a • IEEE Operations Center en Piscataway: • Lista de officers, Actividad Financiera • Actividad de Encuentros (Técnicos, Educativos, Administrativos) • Bono de 10% si el reporte es enviado no más tarde que la tercera semana de Febrero • Deadline final para recibir rebate es 30 de Junio • Formularios disponibles en la Web (Nov/Dic): • www.ieee.org/scsreports

  19. REPORTES Reportes de Reuniones (remitido por el Secretario): www.ieee.org/L31 Reporte Financiero (a ser remitido por el Tesorero) (financial report L-50) Preguntas? financial-report@ieee.org

  20. REPORTES • Reporte de Reuniones (Meetings) • Secciones: 5 encuentros (pueden incluir encuentros administrativos) • Subsecciones: 5 encuentros • Capítulos: 2 reuniones técnicas • Grupos de Afinidad: 2 reuniones • Recomendable: remitir los formularios “online” • (www.ieee.org/L31) • inmediatamente después de que se realizó la actividad, con copia al Secretario de Sección • Los Grupos de Afinidad deben reportar su “roster” de miembros también.

  21. SERVICIOS Servicios Electrónicos Disponibles SAMIEEE Entity Web Hosting (EWH) Lista ListServ Roster Geográfico: Email alias http://www.ieee.org/organizations/vols/ Ver “Electronic Web Services” -> “for All Volunteers”

  22. SERVICIOS SAMIEEE “Section Access to Member Information” Sistema Web-based actualizado cada semana Disponible para: Pres., Vicepr., Secr., Tesorero, Coord. Des.Mem., Pres. de Capítulos y Gr.de Afinidad El uso es restringido a la actividad relacionada Permite identificar SM o Referencias SM Entity Web Hosting (EWH) Hosting de la página Web de la Sección en el IEEE Server. Hay Templates disponibles para su uso http://ewh.ieee.org/

  23. SERVICIOS • ListServ • Listas de distribución de Emails • Establecido y hosteado en IEEE Op. Center • Mantenido por la Sección • Geographic Roster • http://www.ieee.org/roster • Acceso limitado (cuenta IEEE/ listado en Roster) • Se actualiza cada dos semanas • Incluye todos los funcionarios de Región, Sección, y Consejo reportados a IEEE Staff • Para actualizar? officer-data@ieee.org • Dato extraido de la base de datos de miembros

  24. SERVICIOS • IEEE Email Alias • Una sola dirección de email, no importa cuantas veces se cambie de ISP o trabajo • Chequeo de Virus en todos los Attachments • http://eleccomm.ieee.org/personal-aliases.shtml • Functional Alias • # Cada sección tiene un alias funcional que apunta al Presidente de Sección • # Actualizado anualmente con los reportes recibidos • # La dirección email de la sección es constante

  25. REUNIONES DE COM. EJEC. • QUIENES? • Ex.Com • Coordinadores (Educational Activities, Technical Activities, Professional Activities, Student Activities, Gold, Awards&Recognition, Member Development, otros (VideoConferences, Student Representative, estudiantes) • - Presidentes de Capítulos • - Potenciales voluntarios • - Invitados

  26. REUNIONES DE COM. EJEC. • POR QUÉ? • Decisiones Conjuntas • Reunirse para discutir y para decidir, no para informar • DONDE? • Sede propia • Sede ambulatoria (universidad, empresa) • Institución Anfitriona

  27. REUNIONES DE COM. EJEC. • CUANDO? • Reuniones Regulares predefinidas (1er lunes de cada mes, etc.) • Generar hábito • Analizar Duración • COMO? • - Plenarias/ejecutivas • - Agenda previa (SIEMPRE) • - Generación de Minutas

  28. REUNIONES DE COM. EJEC. • PARA? • Tomar decisiones • Asignar Tareas • Evaluar Acciones

  29. REUNIONES DE COM. EJEC. • Acciones Reuniones Comité Ejecutivo: • Agenda Previa (base + aportes). Circulada previam. • Confirmar participantes (email) • Tomar nota de lo dicho y decidir • Informar rápidamente luego de la reunión (Minuta) • Discusión por consenso / votación / unilateral • Tener la lista de vencimientos siempre disponible • Reportes, Premios EAB, Premios MGA, Premios Regionales

  30. QUE HACER CON ? • Presupuesto • Cronograma de Actividades • Pedidos de Auspicios / Patrocinios • Pedido de Apoyo Económico de Capítulos, Grupos de Afinidad • Tareas SIN Voluntarios • Voluntarios SIN Tareas • Voluntarios NO Comprometidos • Voluntarios Comprometidos (certificados de reconocimiento, etc.) • Voluntarios SIN Conocimiento (Entrenamiento) • Estudiantes (ej. Computer Camp)

  31. Reflexiones Finales Experiencia no es lo que nos sucede, Es lo que hacemos con lo que nos sucede Aldous Huxley Tanto si piensa que puede, como si piensa que no puede, Ud. está en lo cierto Henry Ford

  32. Thank you. Questions?

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