Számvitelszervezés

1. Számvitelszervezés Gyurkó György

2. Üzleti és számviteli alkalmazások(Üzleti alkalmazások áttekintése) A számviteli alkalmazások moduljait Hős Attila előadásai tárgyalják.

3. Az IT a gazdasági szervezet kitüntetett eszköze • Az IT nem cél, hanem csak eszköz: • Az üzleti folyamatok újraszervezése nélkül az IT-fejlesztés még akadályozhatja is a megújulást, mert „bebetonozza” az elavult folyamatokat és struktúrákat. • Ugyanakkor kitüntetett eszköz, mert alapvető szerepe van: • az üzleti stratégia alakításában is, • a piac határainak és jellemzőinek újradefiniálásában, • a verseny szabályainak módosításában, • a versenyelőnyt jelentő szervezeti megújulásban.

4. "… a számítógépek ma már játszi könnyedséggel oldanak meg olyan feladatokat, melyeket húsz éve még teljesen értelmetlennek tartottak volna". Gene Perret, amerikai humorista [A számítógépek] „egy sor dolog elvégzését megkönnyítik, bár a legtöbb ilyen dolgot nélkülük el sem kellene végezni”. Andrew S. Rooney A "farok csóválja a kutyát" képlettel operáló nyilatkozók valószínűleg maguk is ironikus túlzásnak szánták a fenti kijelentéseket, pedig nagyon is pontosan fejezik ki az IT különleges eszköz minőségét. Csak éppen a fonákjáról közelítve.

5. Üzleti alkalmazások osztályozásának szempontjai: • Feldolgozási módok különbözősége: • kötegelt feldolgozás, • tranzakció-feldolgozás, • on-line elemző feldolgozás. • Üzleti tevékenység támogatott szintje: • végrehajtás szintje, • középvezetői szint, • felsővezetői szint. • Integráltság foka: • szigetrendszer integráció nélkül, • szigetrendszer folyamat szintű integrációval, • szervezeti szintű integráció, • hálózati együttműködés.

6. A szervezeti szintű integrációt megelőző korszak: feldolgozási módok, tevékenységi szintek, funkcionális területek

7. Üzleti alkalmazások (szoftverek) / 1 EDP- (Electronic Data Processing) egyszerű adatfeldolgozás OLTP (On-Line Transaction Processing) on-line tranzakció-feldolgozás (korábban TPS) MIS (Management Information System) vezetői információs rendszerek DSS (Decission Support System) döntéstámogató rendszerek EIS (Executive Information System) felsővezetői információs rendszer

8. Végrehatást támogató alkalmazásokElektronikus adatfeldolgozás (EDP) • történeti kategória – a számítógépek kezdeti üzleti alkalmazásai; • tárgyát nem teljes folyamatok, hanem csupán kiragadott feladatok képezik; • korlátozott kapacitások és a magas fajlagos költségek által motivált; • jelentős off-line előkészítést tartalmazó, kötegelt feldolgozás.

9. Végrehatást támogató alkalmazásokTranzakció-feldolgozás (TPS, OLTP) • Tranzakció > esemény > az eseményt leíró adatok > az adatbázisban az esemény hatását érvényesítő műveletek együttese. • A tranzakciót a bekövetkezésekor azonnal feldolgozza, annak minden következményét átvezeti az alkalmazás által kezelt történeti nyilvántartáson és állapotadatokon – javul az aktualitás. • Speciális eset: valós idejű feldolgozás. • Előbb fájlrendszerekben tárolt adatok – alacsony megbízhatóság. • Adatbázisban tárolt adatok – konkurens felhasználás és megszakadt tranzakciók kezelése. • OLTP adatbázisa: karbantartásra optimalizált szerkezet > minimális redundancia.

10. Középvezetői szint támogatásaVezetői információs rendszerek (MIS) Eredetileg: • egy-egy funkcionális vezetői (középvezetői) feladatkört támogató önálló alkalmazás; • a fejlesztők által előre definiált jelentéseket szolgáltat. Ma már • főleg az ERP (vagy IEA) alkalmazásba integrált funkcióhalmaz és • OLAP alapon álló rugalmas lekérdezések – az üzleti intelligencia (BI) alkalmazások is nyújtanak ilyen szolgáltatásokat.

11. Felsővezetői szint támogatásaDöntéstámogató rendszer (DSS) • Közvetlen felhasználói a döntéselőkészítők • A megoldandó problémára és a megoldás módjára vonatkozó ismeretek (adatok, szabályok) gyűjtése, elemzése, tudásfeltárás: • Statisztikai elemzések • Heurisztikus módszerek – adatbányászat – új szabályok • Jól strukturált problémák esetén: célkeresés, optimalizálás • Döntési változatok felállítása • Döntési változatok várható következményeinek vizsgálata (sztochasztikus szimuláció) • Eredmény prezentációja (vezető számára értelmezhető forma) Ma az üzleti intelligencia (BI) alkalmazások szolgáltatáshalmaza.

12. Felsővezetői szint támogatása Felsővezetői információs rendszer (EIS) Eredetileg: • önálló alkalmazás - az MIS-hez hasonló eszközökkel a fejlesztők által előre definiált jelentéseket készít; • a vállalat egészére, továbbá a vállalat környezetére vonatkozó aggregált adatokat, mutatókat szolgáltat. Ma már • a rugalmas adatszolgáltatást lehetővé tevő OLAP eszközöket használó üzleti intelligencia (BI) alkalmazások szolgáltatáshalmaza.

13. Üzleti alkalmazások integrációja

14. Üzleti alkalmazások (szoftverek) / 2 • ERP (Enterprise Resource Planning) vállalati erőforrás-tervezés – Szervezeti szintű integráció • Előzményei (folyamat szintű integrációk): • MRP I. (Material Requirement Planning) anyagigény tervezési • MRP II.(Manufacturing Resources Planning) a gyártási erőforrások tervezése

15. Üzleti alkalmazások (szoftverek) / 3 • IEA (Integrated Enterprise Application) integrált vállalati alkalmazások – Hálózati szintű integráció • Összetevői: • ERP: a belső értékteremtő folyamat támogatása • SCM (Supply Chain Management) ellátási lánc menedzsment (beszállítók) • CRM (Customer Relationship Management) ügyfél- / vevőkapcsolat kezelés • e-Business komponensek (B2C, B2B)

16. A végrehajtást támogató alkalmazások integrációjának összefoglalása • Szigetrendszerek – integráció nélkül: EDP, kezdeti OLTP • Szigetrendszerek – folyamat szintű integrációval: MRP I., MRP II. • Szervezeti szinten integrált rendszer: ERP • Hálózati együttműködés: IEA (= ERP + SCM + CRM + e-Business).

17. Vezetési szintek integrált támogatásaÜzlet intelligencia (BI) alkalmazások EIS-, DSS- és részben MIS-szolgáltatások integrációja és OLAP eszköztárra épített továbbfejlesztése. Szolgáltatásai: • a különféle vezetési szintekhez kapcsolódóan a kontrolling szabályozó ciklus támogatása; • a stratégai céllebontás támogatása (a stratégiai és az üzleti tervezés összekapcsolása); • a beszámolókészítés támogatása; • a DSS-re jellemző és az iparágra specifikus optimalizálási, szimulációs és adatbányászati feladatok ellátása; • OLAP algoritmusok felhasználásával a szervezetre egyedileg fejlesztett döntéstámogató módszerek; • az SCM és a CRM analitikus elemei.

18. Az üzleti intelligencia (BI) alkalmazások integrációjának összefoglalása • Megoldás-integráció – EIS, DSS, MIS közös OLAP eszköztárat használ (= eljárás-integráció vagy alkalmazás-integráció). • Tartalmi integráció: független adatpiacok helyett közös adattárház, szervezeti szinten egységesen értelmezett keretséma (= teljességi elv és horizontális integráció). • Lekérdezés alapú integráció: virtuális adatbázis – OLAP szolgáltatás. • Az EIS szintű adatok a MIS szintre aggregált megfelelőikből származtathatók (vertikális integráció és együttműködő képesség). • Ha a szervezet tevékenységei, üzletágai viszonylag függetlenek egymástól (bankok, biztosító társaságok): csak stratégiai szintű integráció alkalmazása (esetleg csak lekérdezés alapú integráció).

19. Összefoglaló kép az integrált végrehajtás-támogatásról (ERP - IEA) és az integrált üzleti intelligenciáról (BI)

20. Összefoglalás: Vállalati információszükséglet Némi módosítással átvéve a következő forrásból: Sidló Csaba: Adattárház rendszerek – Diplomamunka. ELTE, 2003.

21. Az integrációról általábanAz integráltság értelmezése Integráció = egységesítés + teljesség és a részek fentiekre alapozottegyüttműködő-képessége Koncepcionális teljesség: Egy (egészében esetleg még csak specifikációjában létező) integrált rendszernek csupán bizonyos moduljai lettek bevezetve, de azok úgy vannak specifikálva, hogy érdemi változtatás nélkül megtarthatók a rendszernek újabb modulokkal való bővítése után is. A szigetrendszerek kommunikációja még nem integráció!!!

22. Az integrációról általában Az integráció megnyilvánulásainak összefoglalása

23. Az integrációról általábanIntegrált vállalati IR előnyei • Elkerülhető az adatok többszörös tárolása és vele az aktualizálási és egyéb feldolgozási műveletek felesleges ismétlődése. • Adatminőség: szervezeti szinten egyértelmű adatok, javul az adatok időszerűsége, megbízhatósága, összehasonlíthatósága, és végeredményben javul az adatok alkalmazhatósága (a vezetők által közvetlenül használható adatok). • A adatok gyorsan és teljeskörűen elérhetők. • Korábban elképzelhetetlen üzleti, ügyviteli, szervezeti megoldások válnak lehetővé. • Olyan rendszer bevezetője, amelybe a gazdaság sokféle ágazatában való alkalmazás több évtized alatt szerzett tapasztalatai épültek be, „automatikusan” a legjobb gyakorlat birtokába kerül.

24. Az integrációról általábanIntegrált vállalati rendszer – Más megfontolások • Bizonyos cégméret alatt, vagy egyszerű profil esetén egy komplex integrált rendszer bevezetése mind az ára, mind a kihasználatlansága miatt luxusnak számít. • Nagy, bonyolult profilú szervezetnél sokféle, hosszú múltra visszatekintő szigetrendszer lecserélése esetén a rendszerbe beépült nagy tömegű speciális szaktudás új rendszerbe migrálása vállalhatatlan erőfeszítésekkel és költségekkel járhat. • Nem érdemes lecserélni a jól bejáratott szigetrendszereket, ha a szervezet tevékenységei, üzletágai nincsenek egymással input-output kapcsolatban, nem osztoznak közös erőforrásokon, szinte csak a pénzügyi elszámolás kapcsolja össze őket. (Ez jellemző a bankokra vagy a biztosító társaságokra.) • Egy integrált rendszer testreszabása hosszadalmas és költséges modellezési feladat, amely mind a támogatott szakterület, mind az alkalmazás legjobb szakértőinek együttműködését igényli.

25. Az e-business, a számítógépes hálózatokon folyó üzleti tevékenység történeti állomásai • A kezdet: a számítástechnika és az üzleti kommunikáció fejlődése külön utakon – csak szervezeten belüli hálózatok. • Az 1980-as évektől kezdődően vállalatközi információs rendszerek (bankok közötti adatcsere, légitársaságok jegyfoglaló rendszerei) - EDI (Electronic Data Interchange), 1997-től WebEDI. • 1995-1999: Elektronikus kereskedelem (eCommerce) és ezt támogató business-to-customer / business-to-consumer (B2C) alkalmazások. – A folyamat: on-line rendelés, fizetés (on-line / off-line), kézzelfogható áruk - hagyományos disztribúció, digitalizált termékek - lehetséges az on-line disztribúció. • 2000-2001: Vállalkozások közötti együttműködés - business-to-business (B2B) megoldások, majd elektronikus piacterek (eMarketplace-ek) - a B2B multilaterális változatai. • 2002-: Elektronikus piacterek hálózatának építése.

26. A hálózati gazdaság • A piac a térben kitágul (globalizálódik). – Más nézőpontból: a világ egyre kisebb, mert elvben bármikor bárhol jelen lehetsz. • Az idődimenzióban is változnak a léptékek - gyorsuló tempó. – Más nézőpontból az idő felértékelődik. • Megváltozott tér és idő – kiélezett globális verseny: ami ma extra minőség, holnapra mindenütt széria-követelmény. • "Vevők felülkerekedése": A kiéleződött verseny keretei között a vevők megszerzésének és megtartásának érdekében még fontosabbá vált az egyedi igények kiszolgálása és a reklám. • Egymást kiegészítő partnereknek egy, a szervezeti határokon átívelő ellátási láncba szerveződése. – Közvetítő vállalkozások. • Távol élő, egymást nem ismerő, de azonos érdeklődésű személyekből a neten spontán szerveződő alkotó közösségek.

27. Az e-businesst támogató IT-szolgáltatások • Adatok, partnerek, mozgásban lévő erőforrások bárhonnan és bármikor lehetséges elérésének támogatása (webes architektúrára, partnereknek is webes elérést nyitó modulok, GPS). • Elektronikus értékesítés, folyamatos rendeléskövetés (eCommerce, B2C, operatív CRM). • A piaci tendenciákról, a fogyasztói szokások változásairól, üzleti akciók sikerességéről vagy sikertelenségéről való értesülések felgyorsítása (CRM, SCM, elektronikus piactér). • Vevőkkel való kapcsolattartás, az egyedi igényeik megismerése, a vevők megnyerése és megtartása. (CRM, SCM). • Együttműködés az üzleti partnerekkel a termelés és a szolgáltatásnyújtás folyamatában, a szervezeti határokat átlépő ellátási lánc támogatása (SCM, B2B elektronikus piactér).

28. Egyéni teljesítmény javítása, csoportmunkaés speciális szakterületek támogatása • Szakértői rendszerek • Irodai munkát, csoportmunkát támogató alkalmazások, folyamatmenedzsment (workflow management) rendszerek • Projektmenedzsment támogatása

29. Szakértői rendszerek • Egy szűkebb terület tényeit, következtetési szabályait foglalja tudásbázisába. • Adott helyzetre, esetre vonatkozóan következtetéseket képes levonni és bonyolult feladatokra is megoldást javasolni. • Nem küszöbölhető ki az emberi közreműködés, de átlagos felkészültségű emberek is képesek lehetnek egy szűkebb területen bonyolult szakértői feladatok ellátására.

30. Szakértői rendszerek / 2

31. Szakértői rendszerek / 3Alkalmazási célok • Azonosítás, osztályozás (a probléma vagy a megoldás azonosítása, vagy osztályának megállapítása) • Diagnosztizálás (tulajdonképpen az azonosítás speciális esete) • Előrejelzés (általában az előbb felsoroltakra épül rá), • Tervezés, gyártás (javaslattétel a megoldásra, a folyamat optimális irányára), • Oktatás, képzés (előtérbe kerül a szakértői rendszer magyarázó alrendszere).

32. Szakértői rendszerek / 4 A tudás forrása lehet: • Szakirodalom - többnyire exakt szabályok. • Más rendszertől átvett, vagy a szakértői rendszerbe épített tanuló alrendszerrel előállított szabályok. - Többnyire heurisztikus következtetési szabályok. A tudás reprezentációja lehet: • Eljárási szabály: a tudás a programkódba épül be. - Ez a megoldás ma már ritka. Gyorsabb, és bármilyen bonyolult vezérlés lehetőséges, de a tudásbázist csak a programozó bővítheti. • Deklaratív szabály: A tudás a programkódtól elkülönített adatként tárolódik. A szakértői szoftver szerepe a tudásbázisban tárolt szabályok értelmezésére korlátozódik. tudásalapú rendszereknek. - A tudásbázis aktualizálásának, bővítésének lehetősége teljesen a felhasználó kezében van.

33. Csoportmunkát támogató rendszerek • Kommunikáció támogatása: Elektronikus üzenetküldés / -fogadás. Üzenetalapú kommunikáció - a csoport tagja azonnal értesül az őt érintő eseményekről, a közös feladat aktuális állapotáról, nemcsak akkor, ha (utólag) érdeklődik, rákérdez. • Együttműködés támogatása: az adatokhoz való közös hozzáférés. Eszköze az adatbázis, felhasználó feladatához illeszkedő űrlapok és a WWW. - Az adatmegosztás alapú együttműködés. • Koordináció támogatása: a feladatok (felelősségek) kiosztása / elfogadása, erőforrások igénylése / hozzárendelése (megosztása) és mindezek nyilvántartása, követése az érintettek által on-line elérhető alkalmazások útján történik.

34. Folyamatmenedzsment (workflow) rendszerek • Folyamatok és bennük a tevékenységek megtervezése, az ügymenet előírása • Tevékenységekhez szerepkörök (szervezetek, munkakörök), erőforrások hozzárendelése • Szerepkörökhöz adathozzáférési jogosultságok definiálása. • Működés közben a folyamatok vezérlése és nyomon követése • A rendszer működésének értékelése - statisztikák, jelentések készítése

35. Folyamatmenedzsment (workflow) rendszerek / 2

36. Projektmenedzsment támogatása • Projekttervezés • Feladatlebontás, feladatkapcsolatok • Feladatok (tevékenységek) ütemezése • Erőforrások hozzárendelése a feladatokhoz • Költségvetés készítése • Kockázatmenedzsment tervezése • Projekt végrehajtásának irányítása • Feladatkiosztás, teljesítés nyilvántartás • Projektkövetés, eltéréselemzés • Újratervezés • Kockázatkezelés • Projekt értékelése