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公文自動化管理系統 教育訓練簡報

專業 服務 品質. 公文自動化管理系統 教育訓練簡報. 漢龍資訊科技公司 ( 南港軟體科學園區 ) 講師：陳君佩. 導入公司簡介 ( 漢龍資訊 ). 77/9 公司設立於台南縣永康市 82/5 微軟授權成立技術教育中心 (CTEC) 82/10 微軟全台六家授權 MCSP(Certified Solution Partner) 84~87 開發 行政資訊系統 ( 總務、人事、薪資、會計、影像管理等 系統 ) 。

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公文自動化管理系統 教育訓練簡報

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Presentation Transcript

  1. 專業 服務 品質 公文自動化管理系統 教育訓練簡報 漢龍資訊科技公司 (南港軟體科學園區) 講師：陳君佩

  2. 導入公司簡介(漢龍資訊) • 77/9 公司設立於台南縣永康市 • 82/5 微軟授權成立技術教育中心(CTEC) • 82/10 微軟全台六家授權MCSP(Certified Solution Partner) • 84~87 開發行政資訊系統(總務、人事、薪資、會計、影像管理等 系統)。 • 88/2 微軟授權全球第一家ISV(Independent Software Vendor) • 88/10 開發完成YamiiB2C(網站建置套裝軟體)、YamiiB2B • 88/11 開發完成Yamii Mall(電子商務商城) • 88/12 公司資本額變更登記為2500萬元 • 89/3 台北分公司成立。(目前座落於南港軟體科學園區) • 90/8 公司增資資本額變更登記為6600萬元。 • 90/8 大田精密(8924)李董事長兼任漢龍董事長 • 91/1 電子公文產品通過行政院研考會認證 • 92/7 電子表單簽核系統通過行政院研考會認證。 • 93/7 漢龍資訊通過國際軟體成熟度認證(CMMILevel2認證)

  3. 建置目標： • 一、符合政府電子公文作業規範 1.符合公文交換作業規定 2.可與教育部電子公文交換系統接軌(需建置電子交換機制) 3.提昇學校電子公文收發效率 • 二、提昇學校公文行政效率 1.提升公文傳送時效 2.有效管理公文稽催作業 3.整體規劃系統架構方便擴充建置 4.減少公文紙張資源(線上簽核) 5.流程自動化提昇效率(線上簽核) • 三、整體規劃降低成本 完整解決方案，評估未來需求擴充，整體規劃所需硬體配備、軟體平台及應用軟體，俾利降低系統維護及投資成本。

  4. 電子公文法源依據： 一、八十二年二月立法院通過公文程式條例 二、八十三年三月行政院函頒文書及檔案管理電腦化作業規範 三、八十七年九月行政院函頒文書處理檔案作業手冊 四、八十九年二月行政院頒布公文電子交換推廣專案 五、九十三年四月立法院通過橫式公文條例，全國各機關在 電子公文及紙本公文等皆需全面調整公文橫式化。 六、研考會行文各機關於九十四年一月一日起正式執行公文橫 式化之要求。 七、行政院研考會於九十三年七月修正文書及檔案管理電 腦化作業規範，正式賦予線上簽核法源依據。

  5. 預期效應： • 一、機關公文流程再造 整體規劃全校之公文製作、流程及檔案管理系統架構。 • 二、公文範本統一 紙本公文範本統一，不會有各種格式公文出現，並可視需求 達成橫式公文之目標。 • 三、減低人為作業疏失 減低因人為疏失造成公文延宕、遺失及處理錯誤情形發生。 • 四、整合電子公文系統(若已建置電子交換系統) 符合政府頒訂之最新電子公文標準作業規範及整合公文電子 公文交換作業規定。 • 五、整體考量導入公文無紙作業 充分經驗導入無紙化辦公，減少公文紙本發文處理量， 節省人力、紙張資源。 • 六、公文檔案管理系統整體規劃 整體考量公文檔案管理規則，有效管理全校公文資料建檔 管理。

  6. 規劃架構：(功能架構) 可擴充 電子簽章 電子公文線上簽核及檔案管理系統 公文製作作業 總收文作業 總發文作業 登記桌作業 稽催管制作業 檔案管理作業 流程控管作業 報表列印作業 系統維護作業

  7. Internet 規劃架構 (實體架構) 公文DB主機&web主機 Win 2000 Server SQL Server 未來可擴充CA 伺服器 防火牆 總收發管理系統 一般使用者

  8. 電子公文發文流程： 教育部電子公文交換系統 & 紙本發文 交還原承辦人 總發文結案歸檔 文書電子作業 透過線上簽核傳送 承辦人創簽稿 發文管理 送發文 承辦單位 一級主管 會辦單位 原承辦人 長官判行

  9. 電子公文收文流程： 電子公文交換系統 & 紙本收文 文書組登錄 文書組 結案(歸檔) 總分文 可列印簽核意見 紙本存查 一級登記桌 擲回原承辦人 透過線上簽核傳送開始承辦 承辦人 單位主管 會辦單位 長官判行

  10. (發文)流程設定原則舉例： • 行政單位： 承辦人→二級主管→一級主管→ 主任秘書→副校長→校長(決行) • 教學單位： 承辦人→系主任(所長)→一級主管→ 主任秘書→副校長→校長(決行)

  11. 授權決行 (授權決行 ) 校長 副校長 秘書室 一、二級主管(授權代行) 歸 檔 承辦人簽領 單位主管簽核 承辦人員收文

  12. 公文製作(功能展示)

  13. 電子簽收公文&退文/改分 線上簽辦(電子&紙本) 自己的公文自己簽收

  14. 直接點選即可製作一份公文(函)或簽呈

  15. 由資料庫中取得正確受文者名單(未來整合電子交換使用)由資料庫中取得正確受文者名單(未來整合電子交換使用)

  16. 欄位直接點選即可製作公文~~簡單方便 選標點符號

  17. 系統預設常用字集~~簽核無中文輸入壓力 (可個人化設定) 選常用字集

  18. 可夾帶電子形式附件 如：圖片、Word…等檔案

  19. 自動產生WORD檔案 可直接列印

  20. 即時稽催通知功能 尚未處理公文一目了然

  21. 線上權限調卷功能 輸入查詢公文條件 複合式查詢條件，彈性高 可隨時調閱公文，速度快

  22. 查出符合條件之公文 查出公文還可複製再應用 避免週期性公文重複繕打

  23. 承辦公文流程追蹤 自己承辦的公文均可追蹤進度

  24. 流程狀態一目了然

  25. 公文經手辦理查詢 可查詢經手會辦文處理情況

  26. 可自行設定流程範本 個人化的流程設定

  27. 公文流程設定畫面 以關卡來顯示此公文簽核順序

  28. 公文流程加簽 賦予權限者還可以加簽關卡

  29. 送公佈欄作業 完成長官授權決行，系統擲回給承辦人後，承辦人可進行送公佈欄公告各處室或人員知悉。

  30. 可進行查閱公佈欄之公文

  31. 簽核意見可視情況選擇是否公佈

  32. 送發文作業 完成長官授權決行，系統擲回給承辦人後 承辦人可進行發文，系統將直接傳送給文書組進行發文作業。

  33. 實機操作

  34. 串簽： 把流程串起來，如傳統紙本公文一關一關跑 第一關 優點：一關一關執行不易發生問題 第二關 第三關 流程設定重點： 務必要設定完整 流程最後幾關“一定” 要設定到有決行的長官 第四關 第五關 第六關

  35. 並簽： 流程一分為多，需將分出去的路線收回單一條路線 優點：一次分送多個會辦單位，會辦結束，再一次傳給下一關卡 第一關 串 第二關 串 第三關 串 第四關A 第四關B 第四關C 並 並 並 務必要收回並簽的流程 流程最後幾關“一定” 要設定到有決行的長官 且並簽加簽後仍為並簽 第五關 串 第六關 串

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