겨울친구 사용자 업무 메뉴얼

1. 겨울친구 사용자 업무 메뉴얼 2007년 11월

2. 필독! 겨울친구 사용을 위한 업무 전환단계 시스템도입으로 렌탈샵업무단계를 한번에 바꾼다는 것은 매우 어려운 일입니다. 사장님의 시스템 도입 의지와 실무직원들의 시스템 적응이 일치하지 않기 때문에 다음과 같이 3단계에 걸쳐 시스템 사용에 적응하시기를 권장합니다. 1단계 (시스템 도입 ~ 1주일) : 기존 렌탈장부와 병행 사용합니다. (반납/정산목적사용) 초기 1주일은 반납/정산 목적으로만 사용하세요 • 1. 기존 렌탈장부에 기록을 하고 손님이 없는 한가한 시간에 렌탈내역을 시스템에 등록합니다. • 2. 반납할 때에만 시스템으로 직접 반납을 합니다. • (시스템에 적응되지 않은 상태라 하더라도 영수증 프린터만 있다면 반납 효율은 매우 뛰어 납니다.) • 3. 저녁에 정산볼때 마스터페이지의 일일매출 및 일일보고서를 통하여 정산을 이용합니다. • ※ 위와 같이 기존장부와 병행하는 이유는 시스템 버튼 위치 및 등록기능들을 숙지하기 위해서 입니다. 만약에주말과 같은 바쁜시간에 익숙하지 않은 시스템으로만 반납대여를 처리한다면 시스템이 너무 불편하고바쁜데 방해가 된다고 느끼기 때문에, 초기 도입 1주일 간은 반납 및 정산 목적용으로만 사용하시는것이직원불만도 덜하고 시스템적응에 반발이 없습니다.

3. 2단계 (도입1주일이후부더 약 15일간) : 업무수정단계 (업무멘트 및 고객대응 상황 설정) 시스템 사용 적응후 시스템 입력순서 및 내용에 따라 고객대응을 변경합니다. • 겨울친구는 처음에 고객전화번호를 입력받습니다 이에 따라 고객대응순서가 “1) 장비 어떻게 빌리시겠어요 2) 여기에 빌리는 내역서 적어주세요” 에서 다음과 같이 변경됩니다.변경예제1“1)전화번호가 어떻게 되세요? 2) 시간은 어떻게 이용하시겠어요? 3) 장비는 뭐뭐 빌리시겠어요” • 변경예제2 “1)여기에 휴대폰번호와 성합적어주세요” 2)시간은 어떻게 이용하시겠어요? 3)장비는 뭐뭐…. 변경예제3 “1)여기에 전화번호와 성함적어주세요” 2)시간과 장비는 어떻게 이용하시겠어요” • 위의 변경사례는 각각의 매장에 따라 대응하는 방법이 각자 달라지며, 대표적인 유형 3가지를 나열한 것입니다. • 위의 사례외에 이전페이지의 1단계 상태로 계속 사용하시는 매장도 있으며, 반납전용 창구 및 판매 전용창구를별도로 운영하여 사용하시는 매장도 있으니 고객대응 방법은 각매장에 알맞도록 수정해 나가시기 바랍니다. • 대부분은 변경예제1 ~ 변경예제3의 방법으로 시스템을 사용하고 있습니다. 3단계 (시스템도입 1개월후) : 시스템 발전 사용 단계 (업무 진화 단계) 기존에 있는 시스템기능을 가지고 원래 목적외에 다양하게 사용하시는 단계입니다. 약 1개월 정도 시스템을 사용하시면 저희 개발회사 개발자보다 더 익숙하게 사용하실 수 있으며, 목적외 사용까지 가능합니다. 목적외 사용 또는 시스템을 보다 다양하게 사용하는 예제는 다음과 같습니다. 1) 모바일 반납시스템운용 : 차량시거잭 노트북을 연결한후 와이브로 또는 무선인터넷을 연결하여 반납창구운영 2) 이용고객을 대상으로 스키장 리프트할인정보를 SMS 발송 / 잔여마일리지 알림 SMS 발송 3) 제휴렌탈샵 운용(상호계약을 통한 고객공유) : 서로 다른 스키장에서 렌탈샵간 계약을 통하여회원카드/ 마일리지를 공유하여 단독매장을 운영하더라도 체인점과 같은 효과를 얻으실 수 있습니다. (추가개발) 4) 업체제휴 마케팅에 활용: 공무원복지시스템 예약번호 연동 및 헝그리보더 예약번호와 연동하여 사용

4. 1. ID인증 및 카드인증(관리자 로그인) 좌측화면은 겨울친구를 구동하였을 때 나오는 화면입니다. 매너저나 직원/사장님께서는 겨울친구 초기에 보급되어지면 ID인증에서 아이디 : admin / 비밀번호 : 1111 또는 1234 입력 후 로그인을 해주십시오. (차후 카드가 발급되어지게되면 해당 바코드를 사원등록 세부설정에서 입력하시게되면 카드인증으로 로그인이 가능합니다.) 아이디와 비밀번호 / 카드바코드 등록설정을 완료하셨다면, 이 화면에서 자신의 아이디와 비밀번호를 입력하셔서 로그인하시거나 바코드 스캐너를 이용하여 카드를 체크하시면 겨울친구 초기화면으로 넘어갑니다. (겨울친구 구동시 초기화면) ID인증이나 카드인증을 통해 나오는 메인화면입니다. 초기에 겨울친구를 받게 되시면 좌측화면처럼 마스터를 클릭하셔서 사원관리->사원등록->상세정보로 들어가주십시오. 하단 그림처럼 정보를 입력하시면 됩니다. (로그인 후 초기화면) (관리자 및 직급별 권한 설정 화면)

5. 2. 고객등록 / 거래이용 방법 고객이 오시거나 등록을 하시려면 초기화면에서 렌탈접수/결제 부분에서 신규고객은 핸드폰 번호를 입력하시고 기존 고객이시면 회원카드를 받아 바코드 스캐너로 입력을 하시면 됩니다. 신규고객이시고 현장이나 온라인/전화로 예약을 하시는 분이시라면 왼쪽 두번째 그림과 같이 나오게 됩니다. 초기화면에서 핸드폰 번호를 입력하였기 때문에 전화번호는 다시 입력하실 필요는 없습니다. 그림과 같이 성명을 입력하시고 회원카드의 바코드를 스캔하시면 회원카드가 발급되고 고객등록이 되면서 다음의 그림과 같이 거래화면으로 넘어가게 됩니다. 화면을 보시게 되면 거래가 이루어지거나 예약을 하게 되는 부분입니다. 예약을 하신 분이라면 위의 부분의 렌탈샵마다의 상품을 선택하시고 (보드/스키/의류/강습/기타상품/리프트권 등) 예약자이시면 보류를 현장에 오신분이시라면 포인트설정과 에누리를 설정하여 영수증을 출력하셔서 고객분들에게 드리고 확인하시면됩니다. 선행과제로는 결제가 완료가 되면 영수증을 출력하여 주십시오. 해당 영수증을 고객에게 드리거나 대여담당 직원에게 주시게 되면 친절하게 목록별 안내를 해주시면됩니다. 차후 고객관리를 위한 정보로 영수증 출력물의 신발/키 부분 정보를 입력을 해두시면 이후 거래시에 편하게 이용하실 수 있습니다. 다음 장의 화면을 통해 세부적으로 설명드리겠습니다. (거래 시 POS 화면)

6. 2. 고객등록 / 거래이용 방법 날짜는 거래날짜를 변경할 시에 이용하는 것이며 삭제는 렌탈삭제로 사유를 입력하게 되어있습니다. 삭제기록이 남기때문에 신중하게 결정하십시오. 해당 부분은 렌탈샵의 상품내역들입니다. 이부분은 마스터의 상품등록/요금설정을 통해서 POS에 나타나는 부분이며 상품 선택의 개수는 상품아이콘 클릭 혹은 직접입력/+-체크를 하시면 됩니다. 상세내역은 가운데 화면처럼 표시됩니다. (고객 방문이력 확인) 대여예정일/시간 설정 반납예정일/시간 설정 인원/특이사항 체크 특이사항 기입가능 상품별 요금설정과 수량을 통해서 자동으로 합산이 되어집니다. 환불고객이나 후불고객은 해당 금액을 직접 입력하시면됩니다. 한번 입력 시 정확하게 기입을 하시기 바랍니다. 수정을 클릭하시면 처리가 완료됩니다. 포인트는 마스터->요금설정->포인트설정으로 가시면 자세하게 설명되어 있습니다. 위 화면의 포인트를 클릭하시면 마스터 포인트 요금설정의 적립포인트를 설정하시면 단위 별로 올라가며 소모됩니다. -만원/-천원의 표시는 에누리 가격을 만원단위 천원단위로 클릭하셔서 설정하시는 부분입니다. 이 역시 마스터->요금설정->에누리설정으로 가시면 에누리 사용여부와 최대 에누리금액을 지정하셔서 사용하시면 됩니다. 결제가 이루어지면 해당 결제종류 부분을 금액을 기입하여 완료를 하시면 됩니다. 보류는 예약중 상태로 넘어가게 됩니다. 처리가 완료되어지면 영수증을 출력하여 고객분이나 대여관련 직원에게 인계하시면 됩니다.

7. 3. 고객리스트/고객관리 • 대여예정 시간별 검색 • 반납예정 시간별 검색 기능 각종 번호(휴대폰/발사이즈/키등등)의 검색 기능 및 이름/내용 검색 기능 카테고리별 검색 기능 상태별 검색 및 정렬 기능 검색취소 기능을 통한 이전화면 보기 검색은 상태/정렬 순 검색기능 보드/스키/의류 렌탈 현황을 쉽게 볼 수 있는 기능 고객처리 상태를 확인할 수 있는 부분 예약중은 아직 결제가 안이루어지고 보류로 결정되었을 경우 현금결제-대여중 상태는 현금으로 결제가 완료되었고 이용중인 고객 카드결제-대여중 상태는 카드로 결제가 되었고 현재 이용중인 고객 현금+카드결제 대여중 상태는 일부는 현금, 일부는 카드로 결제하고 이용중인 고객 일부반납은 대여중인 장비 중 일부는 남아 있는 상태 반납완료는 모든 결제와 이용이 완료되어진 고객 예약취소는 고객분이나 해당 업소의 사정에 의해 취소되어진 경우 분실/파손은 장비에 이상유무를 체크하기 위한 기능

8. 4. 회원리스트 및 고객정보 등록/확인 오늘 가입회원 수 / 총회원수/카드발급회원수를 파악하는 곳입니다. 검색을 통해 회원명/전화번호/코드번호등 세부내용까지 검색을 하셔서 원하시는 정보를 빠르게 찾고자 하실때 이용하시면 됩니다. 방문 이력은 과거에 얼마만큼 이용을 하셨는 지 파악을 하는 곳입니다. 간혹, 고객분들중에 자주 오니 좀 더 할인을 요구하시는 분이 있으십니다. 이럴경우에는 방문이력을 통해 확인하시면됩니다. 고객분들의 포인트가 얼마만큼 있는지 볼 수 있으며 일정 포인트 이상 사용하신분들에게 영업관리를 위해 필요한 부분입니다. 포인트가 많으신분들에게 정보를 드릴 때 필요한 정보부분입니다. 회원명/연락처/회원카드변경/키 및 발사이즈입력 혹은 삭제할 회원이 있으시면 수정하시면 됩니다.

9. 5. 카드발급 초기화면에서 카드발급을 눌러주세요 발급화면에서 회원명과 연락처 키/발사이즈를 입력하세요 키/발사이즈는 선택사항입니다. 바코드스캐너를 통해 신규카드를스캔하시면 카드발급 완료됩니다. 6. 장비반납 장비반납을 전용으로 쓰실 수 있는 기능입니다. 장비반납하러 오시는 고객은 장비반납을 쿨러주세요. 회원카드 스캔하시거나 화면처럼 휴대폰 번호 4자리를 입력하시면 됩니다. 해당 품목을 체크하셔서 반납확인을 하시면 완료됩니다.

10. 7. 기타사항(1) 지출등록(렌탈외) 수입등록(렌탈외) 반납전용 화면 터치스크린용으로 만들어 놓은 반납전용포스입니다. 터치스크린용이 아니신분은 마우스로 클릭하셔서 사용하셔도 됩니다.

11. 7. 기타사항(2) 판매전용 POS 판매전용으로 사용할 때 화면입니다. 등록되어진 상품(마스터->요금설정->판매POS 정보입력->신규상품등록)을 통해 바코드 및 재고현황을 입력하시면 됩니다. 바코드 경우는 임의로 발급(형식을 맞춰야하니 자체제작은 힘듭니다.)하시거나 해당바코드가 있는 제품을 등록하시면 됩니다. 재고가 만약 0개면 상품이 나타나지 않으니 이점 주의해주세요, 공지사항 마스터->기타/로그아웃->공지사항을 가셔서 직원분들이나 공지가 필요한 경우에 알림판 역할을 하게 됩니다.

12. 겨울친구 관리자 업무 메뉴얼 2007년 11월

13. 1. 회원관리 • 고객회원관리 메뉴로 고객 세부내용(이름/아이디/연락처/키/발사이즈/주소/단골 • 및 단체손님 설정/세부설정)을 검색기능을 통해 강력한 고객관리 기능 • 선택적 SMS/메일 발송 기능 • 회원가입설정을 통해 고객정보관리 수준을 정함 • 회원삭제리스트를 통해 불필요하게 삭제된 이유나 직원 등의 횡령을 방지 • 렌탈삭제리스트를 통해 고객성향분석 파악 가능하며사내 횡령 방지 회원관리

14. 2. 요금 및 상품설정 기본요금설정 • 고객사분의 렌탈샵 상품가격을 종류별로 입력/삭제/표시제한/가격설정/상품설정 가능 • 상품별 세부 일자별 요금설정 기능(이벤트나 개장일, 연휴등 요금변동이 필요한 경우) • 가입/적립포인트 설정 및 사용가능 포인트 설정기능 • 고객 할인서비스 설정 기능(에누리 사용결정기능/최대에누리 금액지정기능) • 판매POS 상품 정보 입력(등록/삭제)을 통한 가격/재고상황 파악(초기화면의 판매전용) • 상품종류가 많은 경우 판매전용 POS를 사용 • 세부일자별 상품금액은 필요성의 미미하여 기능이 제거 될 예정입니다. 세부일자별 상품금액 설정화면 요금 및 상품설정

15. 2. 요금 및 상품설정 포인트 설정 에누리설정 상품 등록/삭제 상품 세부설정 요금 및 상품설정

16. 3. 사원관리 및 권한설정 • 사원의 업무에 따른 권한을 설정 • 사원등록/정보설정 및 변경 기능 • 매장근무자/중간관리자/Master별 권한 설정 내용과 변경기능 사원관리

17. 4. 영업관리 대량 SMS 발송 이메일 발송 단골손님관리 단체손님관리 쿠폰발송 • 사원의 업무에 따른 권한을 설정 • 사원등록/정보설정 및 변경 기능 • 매장근무자/중간관리자/Master별 권한 설정 내용과 변경기능 영업관리

18. 4. 장부관리 수입등록(렌탈외) 지출등록(렌탈외) 미수급/미지급금관리 관련 거래처관리 • 렌탈외 수입 및 지출 비용 관리를 통한 효율적인 금전관리 • 미수금/미지급금을 통한 융통성있는 금전관리 • 관련거래처(매입/지출등) 등록을 통한 정보제공 장부관리

19. 5. 보고서 일일매출표 일일매입표 일별보고서 • 일일 렌탈/렌탈이외부분의 매출보고 및 인쇄기능 지원 • 일자별 매출/입표 리스트 확인 및 인쇄지원 • 일자별 수입/지출/기타비용에 따른 정산보고서 확인 및 인쇄기능 보고서

20. 5. 보고서 월별매출/입표 월별 판매내역 • 월단위 일자별 매출/입 관련 • 지출관리의 효율성 • 일일/월별 판매내역 확인을 통한 • 마케팅활용 근거자료로 활용 • 판매정보를 통한 정보의 제공용이 일일/월별 판매내역 보고서

21. 6. 겨울친구 관련 고객사 A/S 신청 SMS 자동구매 • 신속한 A/S신청 접수를 통한 원활한 고객 커뮤니케이션 형성 및 • 안정성있는 시스템 유지/보수 • SMS 자동구매를 통한 일괄적인 업무처리 • 회원카드 구매의 자동화를 인한 편리함 제공 • (단, 회원카드는 15일 이전에 디자인 및 카드종류를 선택하셔야함) 회원카드 구매 신청 겨울친구 관련

22. 7. 기타 POS 공지사항 입력 • POS 정보입력을 통한 직원간의 원활한 의사소통 역할 • 업체 환경설정을 통한 변경/이전의 관리설정 • 영수증 프린터 출력물에 인쇄되어지는 정보입니다. 겨울친구를 받으시면 • 새로 바꿔주십시오. 업체 환경설정 • 문의처 • - Tel : 02-2026-3336 • - H.P : 011-9828-0712 • - 담당자 : 영업팀 엄영길 • - 관련사이트 : http://www.winterfr.com • - demo 사이트 : http://000.winterfr.com / ID : admin, Pass : 1111 기타