תוכנת ניהול ביבליוגרפיה מדריך מאת: חנה בן-אור . מאי 2010

1. תוכנת ניהול ביבליוגרפיה מדריך מאת: חנה בן-אור. מאי 2010

2. מהי תוכנה לניהול ביבליוגרפיה? • תוכנה המנהלת קבצי רשומות ביבליוגרפיה (ציטטות), שחוקרים ותלמידים אספו לעצמם, במסגרת המחקר שהם מבצעים. הקבצים יכולים להכיל עד עשרות אלפי רשומות. • הרשומות נאספות בתוכנת הניהול: • ע"י יצוא ישיר, של רשומות שנידלו בחיפוש במאגרי מידע – לתוךהתוכנה. • ע"י יבוא רשומות אשר נדלו בחיפושים במאגרי מידע ונשמרו על מדיה דיגיטלית, • ע"י הקלדה. • ע"י שיתוף (בין עמיתים, המשתמשים בתוכנה).

3. מהי תוכנה לניהול ביבליוגרפיה? • התוכנה מאפשרת ליצור מהרשומות שנאספו, מאגר מידע (ספריה) פרטי. א) לארגן הרשומותבקבוצות (תיקיות). ב) למיין הרשומות לפי: שנת פרסום, א-ב שמות מחברים / כותרים, ועוד. ג) לשמור רשומות בפורמט ציטוט נדרש ע"י מו"לים של אלפי מקורות / כתבי עת. ד) לערוך חיפושי מידע (And, or, not) באלפי הרשומות שנאספו. ה) לשתף: לאפשר גישה לקבצים הנמצאים ברשת, לחוקרים אחרים. ו) לשלב בקלות רשומות מהספריה הפרטית, במסמך, בזמן הכתיבה, לצורךיצירה אוטומטית של רשימת ביבליוגרפיה, בפורמט ציטוט נדרש, והפניותלרשימה זו. • חלק מהתוכנות הללו, מאפשרות יצירת ושמירת המאגר הפרטי במחשב האישי בלבד: EndNote, Reference Manager, Procite. • תוכנות חדישות יותר, מאפשרות שמירת המאגר באינטרנט. ובכך מאפשרות גישה למאגר הפרטי, מכל מחשב המחובר לאינטרנט:EndNote Web, RefWorks, Zotero (Free)

4. EndNote Web - תוכנת ניהול ביבליוגרפיה. • יתרונות א) גישה למאגר מכל מחשב המחובר לאינטרנט. ב) אפשרות שיתוף עמיתים במאגר הרשומות האישי. ג) עדכון אוטומטי של קבצי הפילטרים, אשר דרכם מייבאים למאגר האישי, רשומות שנאספו בחיפושי מידע, במאגרי מידע שונים. ד) השימוש חינם, לבעלי מנוי למאגר Web of Science. • חסרונות א) יכולת אחסון של עד 10,000 רשומות בלבד (אך ניתן לפתוח יותר מחשבון אחד). ב) חיפוש מתוך EndNote Web, ישירות במאגרי מידע, אפשרי רק במאגרי ISI Web of Knowledge, או במאגרי חינם כגון PubMed . ג) צורך לגבות הקבצים במחשב האישי, היות ואפשרות השימוש הינה תלויית מנוי למאגר המידעWeb of Science , והיות והקבצים נשמרים בשרת חיצוני (ISI).

5. Register: הרשמה לחשבון אישי ב- Web of Knowledge הרשמה לצורך פתיחת ספריית.EndNote Web • יש לפתוח חשבון (Register): באתר Web of Knowledge, או באתר המאגר Web of Science . • ההרשמה - ממחשב באוניברסיטה, או בהתחברות דרך "מחולל סיסמאות" ( באוניב' העברית: Tango / Samba ). • (חשבון קיים במאגר Web of Science, או ב- Web of Knowledge, מאפשר שימושב-(EndNote Web .

6. כניסה ל: EndNote Web מתוך אתר .Web of Knowledge . גישה. לאחר ההרשמה הראשונית, כניסה למאגר האישי ב- EndNote Web, אינה חייבת להיות מאתר Web of Knowledge , ןאינה חייבת להיות מאתר האוניברסיטה. לאחר ההרשמה, ניתן להיכנס http://myendnoteweb.com--> Log-In. או מאתר WOK: משתמשים מהאוניב' העברית, הרוצים לעבוד עם ENW, במשולב עם כתבי עת בטקסט מלא, ועם מאגרי המידע של האוניברסיטה, ייכנסו ל-ENW דרך שרתי Tango , או Samba.

7. הקלד את פרטי החשבון האישי. כניסה ל-.EndNote Web

8. הספריה שלי My References. הרשומות בספריה, מאורגנות בקבוצות. לשינוי סיסמה לחיפוש רשומות בתוך הקבוצות. להזזת רשומות בין הקבוצות. לעריכת רשומה: 1 (הצג הרשומה במלואה, ע"י הקשה על שם הפרסום- (2 ׂהקש --> Edit הרשומות מוצגות בפורמט מקוצר. לפתיחת רשומה מלאה הקש על שם המאמר. לשינוי סדר ארגון הרשומות (לפי א-ב שם מחבר, שנת פרסום, שם הפרסום, מספר המצטטים, מועד כניסה לספריה – הקש על כותרת העמודה. הספריה שלי ב- .EndNote Web

9. 1) איסוף רשומות ע"י: א) חיפוש במאגרים. ב) יצירת רשומה באופן ידני. ג) יבוא רשומות שנשמרו בצורה אלקטרונית. ד) שיתוף. 2) ארגון הרשומות: א) יצירת וביטול קבוצות. ב) שיתוף עמיתים בקבוצות הקיימות בספריה. ג) איתור רשומות חופפות. 3) פרמוט: א) ייצור ביבליוגרפיה בפורמטי טקסט שונים (למשל rtf). (ב) התקנת Plug in, לצורך שילוב רשומות במסמכי Word. ג) פרמוט מסמך + רשימת ספרות, לפי דרישת מו"לים וכתבי עת. Quick List: להכנת קבוצה, מתוך רשומות מהקבוצות השונות, ללא צורך לפתוח קבוצה חדשה. אפשרויות העבודה עם .EndNote Web

10. 1) במסך Collect, בחר: Online Search. 2) בחר מאגר לחיפוש, והקש על Connect. ניתן לחפש במאגרים: ISI - WOS, PubMed, ובמאגרי חינם אחרים – מתוך EndNote Web. (החיפוש אינו מתוחכם) איסוף רשומות: Collectחיפוש במאגר מידע, מתוךEndNote Web .

11. אם במסך הקודם הקשת על: - Customizedיופיע מסך זה המאפשר הכנת רשימה מקוצרת של מאגרים מועדפים. כדי לאפשר בחירת מאגר לחיפוש, מרשימה מקוצרת. • סמן מאגרים מועדפים. • הקש על: Copy to Favorites. • המסומנים, יופיעו • ב: My Favorites איסוף רשומות: Collectחיפוש במאגרי מידע, מתוך ENW : הכנת רשימת מאגריםמועדפים.

12. 3) ערוך חיפוש, והקש על Search. איסוף רשומות: Collectחיפוש במאגרי מידע, מתוךENW: חיפוש ב- PubMed.

13. 4)לאחר ביצוע החיפוש: שאילתא מוצגת. הקש Retrieveלהצגת תוצאות החיפוש. איסוף רשומות: Collectחיפוש במאגרי מידע, מתוך ENW: לאחר ביצוע החיפוש.

14. הרשומות מ-PubMed , מוצגות ב- ENW . 5) סמן רשומות נבחרות. 6)בחר קבוצה, בה תשמרנה הרשומות. (יצירת קבוצה חדשה (Organize- מתוך אם רוצים לשמורבמספר קבוצות, שומרים תחילה בקבוצת - Unfiled. מציגים את תוכן Unfiled, מוודאים שקבוצתQuick List- ריקה. מסמנים ומעתיקים לתוך קבוצת QL (Copy to QL). (מקבוצה זו ניתן להוסיף רשומות למספר קבוצות. איסוף רשומות:Collectחיפוש במאגרי מידע, מתוך ENW: תצוגת תוצאת החיפוש.

15. קבוצת PubMedSearch לאחר שנוספו לה רשומות ממספר חיפושי מידע ב-PubMed . 7) סילוק רשומות כפולות, דרך Organize. איסוף רשומות:Collectחיפוש במאגרי מידע, מתוך ENW: הספריה לאחר החיפוש.

16. במסך המציג את תוצאות החיפוש, ניתן 1) לסמן רשומות נבחרות (סומנו 3). 2) יש לבחור פורמט לשמירה. 3)שמירה ב – EndNote Web. איסוף רשומות: Collectיצוא רשומות מתוך חיפוש .Web of Science

17. 3הרשומות שנבחרו, צורפו אוטומטית לקבוצה Unfiled. ניתן לסמנן ולהעבירן לקבוצה אחרת (Add to Group). איסוף רשומות: Collectיצוא רשומות מתוך חיפוש .Web of Science

18. הדגמה: שמירת קובץ - CSAבשקפים הבאים. איסוף רשומות:Collectיבוא רשומות: Import References. • כאשר שומרים קובץ רשומות בסיום חיפוש במאגר מידע, אשר אין אפשרות, לייצא ממנו ישירות ל- EndNote Web, - יש לשמור הקובץ בפורמט יבוא (Import Format) לפי ההוראות בטבלה הרצ"ב (+ קישור), כדי שניתן יהיה לייבא אחרי השמירה, לספריית ENW. http://www.myendnoteweb.com/help/ENW/hsr_importformat.htm

19. לאחר ביצוע חיפוש במאגר ASFA (CSA) שומרים הרשומות לפי ההוראות בטבלת Import Formats. 1) הקשה עלSave, Print, Email איסוף רשומות: Collectיבוא רשומות שנדלו בחיפוש במאגרASFA (CSA).

20. 2) שמור בפורמט מלא. 3) שמור כטקסט. 5)Save. 4) פורמט הקובץ. איסוף רשומות: Collectיבוא רשומות שנדלו בחיפוש במאגרASFA (CSA).

21. 6) שמור כטקסט (.txt) 7)Save איסוף רשומות: Collectיבוא רשומות שנדלו בחיפוש במאגרASFA (CSA).

22. 8) היכנס לספריית EndNote Web 9) במסך Collect, הקש על: Import References. 10) במסך שנפתח: בחר הקובץ ליבוא. 11) בחר פילטר יבוא המתאים למאגר המידע בו נוצר הקובץ. 13)Import 12) אופציה להכנת רשימת פילטרים מצומצמת. איסוף רשומות: Collectיבוא רשומות שנדלו בחיפוש במאגרASFA (CSA).

23. בחזרה למסך My References: הרשומות שיובאו מקובץ חיפוש ASFA, נוספו לקבוצת Unfiled. איסוף רשומות: Collectיבוא רשומות שנדלו בחיפוש במאגרASFA (CSA).

24. 1) במסך Collect, בחר : New Reference. 2) מלא בטופס רק שדות שתרצה למשוך מהם מידע. 3) בחר סוג רשומה (ספר, כתב עת, פטנט, וכו'). הטופס משתנה בהתאם. 4) ניתן להעתיק ןלהדביק בתוך הטופס. 6) הקש על Save 5) בתחתית הטופס, סמן קבוצות יעד בספריית ENW, לרשומה החדשה. איסוף רשומות: Collect – באופן ידני.

25. לאחר מילוי הטופס, הקש על .Save 1) טופס עבור מאמר בכתב עת. 2) ניתן להעתיק ולהדביק. 3) הטופס כולל גם תקציר ו-URL (כתובת) הפרסום המלא. 4) הרשומה החדשה תישלח ישירות לקבוצות המסומנות. איסוף רשומות: Collect –באופן ידני.

26. מופיע מסך My References. • בקבוצת Manually…, נוספה רשומה. • הרשומה החדשה מוצגת במלואה. קישור לטקסט המלא של המאמר. . איסוף רשומות: Collect – באופן ידני.

27. במסך Organize GroupsManage My שיתוף עמיתים 1) סמן קבוצה, 2) והקש על: Manage Sharing מחיקת קבוצה. יצירת קבוצה חדשה, הקש על: New Group. נפתחת תיבה, בה ניתן להקליד שם קבוצה. שינוי שם קבוצה. ארגון הספריה–שיתוף. v

28. 3) הוספת דוא"ל של חשבון ENV אחר, כדי לאפשר לבעל החשבון לראות בספריה שלו, את הקבוצה הנ"ל. 4) הקש לביצוע: .Apply ארגון הספריה – שיתוף.

29. האם בוצע? 5) כניסה לחשבון המורשה כדי לבדוק אפשרות השיתוף. ארגון הספריה – שיתוף.

30. הקבוצה המשותפת, מופיעה כעת בספריית ENW (benor@agri.huji...) שקיבלה רשות שיתוף. ארגון הספריה – שיתוף.

31. במסך Organize Others’ Groups. קבוצה זו, מופיעה בספרייה שלי, אך מקורה בספריה אחרת, אשר נתנה לי רשות שיתוף. ארגון הספריהקבוצות שמקורן בספריות אחרות.

32. במסך Organize: 1) סמן קבוצה. 2)הצג כפולים. ארגון הספריה - זהוי וסלוק רשומות כפולות.

33. רשומות כפולות בקובץ, מוצגות – מסומנות. 3) הקש: Delete–לסילוקן. ארגון הספריה - זהוי וסלוק רשומות כפולות.

34. במסך: Format--> Bibliography 1) בחר קבוצה מהספריה. 2) בחר סגנון ביבליוגרפיה. 3) בחר פורמט קובץ (לשמירה, דוא"ל, הדפסה). 4) הקש .Preview… פרמוט רשימת ביבליוגרפיה – בסגנונות שונים.

35. פרמוט רשימת ביבליוגרפיה – בסגנונות שונים. כך נראית הקבוצה DirectlyFromWos כרשימת ביבליוגרפיה, בסגנון כתב העת Nature (קובץ טקסט,(

36. (הגדרה מתוך (Answers.com :plug in An accessory software program that extends the Capabilities of an existing application. התקן Plug Inבמחשב, כדי לאפשר: א)שילוב רשומות במסמך Word. יצירה ופרמוט של ביבליוגרפיה, ללא הקלדה, בסגנונות שונים, תוךכדי כתיבת מסמך. פרמוט מסמך שלם. ב)Capture: אופציה בסרגל אקספלורר. מאפשרת יבוא רשומות מהאינטרנט (פותח טופס הוספת רשומה ידנית). (קרא הוראות ההתקנה בעיון. לפני ההתקנה, סגור ישומים פתוחים במחשב, שאינם שייכים להתקנה). פרמוטהתקנתCite While You Write Plug In

37. Cite While You Write עבודה במשולב: EndNote Web / Word(1) שילוב רשומות מספריית ,ENW במסמך Word. • פתח במקביל את תכנת ENW, ואת תכנת Word . • בספריית ENW, הצג הקבוצה ממנה תייבא רשומות (ציטטות), למסמך ה-Word. • במסך ה- Word, הצג את סרגל הכלים של ENW View  Toolbars EndNote Web

38. 1) החל להקליד (מסמך Word). • עצור בנקודה בה תרצה להפנות • לציטטה מרשימת הספרותבמסמך. 2) הקש על זכוכית המגדלת בסרגל .ENW או בסרגל הוורד: ToolsENWFind Citations Cite While You Writeעבודה במשולב:EndNote Web / Word(2)

39. Cite While You Write עבודה במשולב: EndNote Web / Word(3) מוצגת תיבת: .Find Citation 3) הקלד מונח / שם מחבר, מתוך רשומת ENW, שברצונך לשלב במסמך. רצונך להפנות למספר רשומות מאותו מקום במסמך? – חזור על התהליך. 4)הקשSearch. הרשומה / ות המלאה / ות מוצגת / ות. 5) הקש Insert

40. הופיעה הפנייה (1) בתוך הטקסט, והרשומה עצמה, ראשונה ברשימת הביבליוגרפיה. Cite While You Writeעבודה במשולב:EndNote Web / Word(4)

41. 6) הקלד משפט נוסף. 7) בסוף המשפט שהקלדת, הפנה לציטטה נוספת: הקש על זכוכית המגדלת בסרגל ENW. Cite While You Write עבודה במשולב: EndNote Web / Word(5)

42. 8) במסך שהופיע, הקלד מונח כלשהו (שם מחבר) מרשומה נוספת בספריית ENW, לצורך שילובה במסמך. 9) אח"כ הקש Search. במסך המתקבל – מוצגת הרשומה. 10) הקש Insert. Cite While You Write עבודה במשולב: EndNote Web / Word(6)

43. הופיעה הפנייה נוספת. והרשומה שאליה ההפנייה - נוספה לרשימת הספרות. Cite While You Write עבודה במשולב: EndNote Web / Word(7)

44. 1) בסרגל ENW, הקש על Format Bibliography. או בוורד: Format BibliographyToolsENW Cite While You Write עבודה במשולב: EndNote Web / Word(8)פרמוט המסמך לסגנון ציטוט שונה.

45. 2) בחר לפרמט המסמך בסגנון: J Biochem Mol Biology 3) הקש OK. Cite While You Write עבודה במשולב: EndNote Web / Word(9)פרמוט המסמך, לסגנון ציטוט שונה.

46. צורת ההפנייה לציטוטים, וצורת רשימת הביבליו' – השתנו. !!!אך שם כתב העת, ברשימת הספרות, לא משתנה מכתיב מלא/מקוצר (ראה השקף הבא). Cite While You Write עבודה במשולב: EndNote Web / Word(10)פרמוט המסמך, לסגנון ציטוט שונה.

47. Cite While You Writeעבודה במשולב: EndNote Web / Word (11)פרמוט המסמך, לסגנון ציטוט שונה. הבעייתיות בצורת הופעת שם כתב העת: כתיב מלא / מקוצר • התופעה: שם כתב העת בספריית ENW, מופיע בחלק מהרשומות - בצורה מקוצרת, ובחלק – שם מלא. לדוגמה: Environ Microbiolאו .Environmental Microbiologyאין אחידות. • הדרישה: כאשר מכינים מסמך – יש סגנונות הדורשים, ששם כתב העת ברשימת הביבליוגרפיה, יופיע במלואו, ויש סגנונות הדורשים ששם כתב העת ברשימת הביבליוגרפיה, יופיע בצורתו המקוצרת. • הבעיה: כשמייבאים רשומות מ - ENW, למסמך, לעתים, צורת שם כתב העת (מלא או מקוצר) בספריית ENW – אינה תואמת את סגנון הציטוט הנדרש במסמך. אותה בעיה קיימת כשמפרמטים מסמך שבו שמות כתבי העת מופיעים בצורה אחת (מלא או מקוצר), - לסגנון הדורש ששמות כתבי העת יופיעו בצורה האחרת. ואילו מערכת CWYW לא מתרגמת לפי הצורך, שם כתב עת מלא למקוצר, ולהיפך. ולכן, לעתים יש צורך לשנות באופן ידני את שם כתב העת בתוך הרשומה בספריית EndNote Web, לפני שילוב הרשומה במסמך, כדי שצורת השם תתאים לפורמט הציטוט הנדרש במסמך. .

48. Cite While You Writeעבודה במשולב: EndNote Web / Word (11)פרמוט המסמך, לסגנון ציטוט שונה. פתרון חלקי: • בעל ספריית ה- ENW יחליט מהי צורת שם כתב העת, הנדרשת ברוב המסמכים שהוא מפיק: שם מלא או מקוצר. • לגבי כל רשומה בספריית ENW, שאינה תואמת לנדרש (מלא / מקוצר), יקיש על Edit : נפתח טופס. • בטופס, בשדה ה- Journal Name (שהוא ברירת המחדל ב-CWYW), יקליד את הצורה המועדפת (מקוצר או מלא) של שם כתב העת (צורה מועדפת = הדרישה ברוב המסמכים שהוא מכין). • בשדה Alternate Journal Name, יקליד את שם כתב העת, בצורה שאינה מופיעה בשדה ה- Journal Name. פעולה זו תבטיח, שברוב המסמכים שיפיק, לא תידרש התערבות ידנית, לגבי שם כתב העת, ברשימת הביבליו'. • אבל, כשיכין מסמך, ובו דרישת סגנון הציטוט, אינה תואמת למופיע בשדה ה- Journal name, בטופס רשומת ENW שלו, יהיה עליו לשנות ידנית, לפני הכנת המסמך, ברשומת ENW, ע"י הקשה על Edit. בטופס שייפתח, ישנה בשדה Journal Name , את שם כתב העת – לפי דרישת סגנון הציטוט הנדרש במסמך. (ממלא למקוצר, ולהיפך).

49. ממסך Format Paper, ניתן לפרמט מסמכיrtf. (לא doc.- לא CWYW) בסגנונות ביבליו' שונים. מתאים לעבודה עם מסמכים, המיוצרים ע"י רוב מעבדי התמלילים, שאינםWord . . 1) בחר קובץ rtf - לפרמוט, 2) בחר סגנון ביבליוגרפיה. 3) הקש: Format . הדרכה לפרמוט קבצי .doc - CWYR. תוצאה: המסמך ורשימת הביבליו' ישתנו, ויופיעו בסגנון הציטוט / רשימת ביבליו' שנבחר. פרמוט: Format Paperפרמוט מסמך שלם (.rtf), בסגנונות ציטוט וביבליו' שונים.

50. במסך Format (Export References): 1) בחר קבוצה. • 2) בחר סגנון תוכנת היעד ליצוא (למשל EndNote) 3) הקש Preview, להצגת הקובץ בצורה המתאימה ליצוא לתוכנת -EndNote Save4) כך נראה קובץ EndNote Web, המתאים ליצוא לתוכנת EndNote. 5) פותחים תוכנת היעד (למשל EndNote), ומייבאים אליה הקובץ שנשמר למטרה זו. קישור להוראות יצוא מפורטות, ל: EndNote, Reference Manager, Procite פרמוט: Export Referencesיצוא רשומות (לתוכנות ניהול שונות).