Jak efektywnie oszczędzać na usługach tłumaczeniowych - Raport 2009

1. Jak efektywnie oszczędzać na usługach tłumaczeniowych - Raport 2009

2. Spis treści Wprowadzenie do raportu Obszary strat na usługach tłumaczeniowych • Błędy w tłumaczeniu/brak spójności tłumaczeń • Opóźnienia czasowe • Wielokrotne tłumaczenie tych samych dokumentów 5 kroków do efektywnego oszczędzania na tłumaczeniach Kontakt

3. Wprowadzenie do raportu Raport powstał w oparciu o analizę zleceń 114 największych Klientów firmy Quendi Language Services w latach 2006-2008, które obejmowały tłumaczenia specjalistyczne z m.in. następujących dziedzin: prawo, podatki, bankowość, finanse, ubezpieczenia, medycyna, farmacja, chemia, marketing, reklama, PR, badania nieruchomości, kultura, sztuka, transport, logistyka, poligrafia, urządzenia techniczne. Celem badania było znalezienie najbardziej efektywnych – z punktu widzenia Klienta – sposobów oszczędzania na usługach tłumaczeniowych. W trakcie wnikliwej analizy zleceń poszukiwano obszarów strat na tłumaczeniach zarówno po stronie Klienta, jak i agencji tłumaczeniowej. W każdym przypadku określano ich bezpośrednie przyczyny oraz skalę ponoszonych szkód finansowych. Ponadto badano przyczyny, dla których ww. firmy zmieniły dotychczasowego dostawcę usług tłumaczeniowych na Quendi Language Services. Wyniki przeprowadzonego badania stały się podstawą do zaprojektowania i wdrożenia usług dodatkowych, które przyniosły nawet do 44% oszczędnościna tłumaczeniach po stronie Klientów Quendi Language Services.

4. Obszar strat – Błędy w tłumaczeniu/brak spójności tłumaczeń 2. Przyczyny po stronie Klienta: Cena usługi głównym kryterium wyboru dostawcy – najtańszy dostawca nie jest w stanie zatrudniać najlepszych tłumaczy oraz stosować procedury kontroli jakości gwarantujące najwyższy poziom usług, 1. Przyczyny po stronie agencji: Brak systemu kontroli jakości – brak dodatkowej weryfikacji tłumaczenia lub zapewnianie wyłącznie korekty polonisty, który poprawia jedynie stylistykę tłumaczenia, a nie jego błędy merytoryczne, Brak stałego zespołu tłumaczy – każde tłumaczenie konkretnej firmy wykonuje inny tłumacz zewnętrzny (freelancer), co uniemożliwia zachowania spójności językowej pomiędzy zleceniami i prowadzi do stałego powielania tych samych błędów, Brak procedur gromadzenia i przechowywania wiedzy – brak historii i bazy tłumaczeń połączonych ze stałym tworzeniem glosariuszy (słowników) konkretnych firm uwzględniających unikalną specyfikę ich języka, brak oprogramowania CAT, Poszukiwanie rentowności – zatrudnianie tanich niewykwalifikowanych tłumaczy bez wiedzy merytorycznej w konkretnych dziedzinach oraz przekazywanie zleceń tłumaczom, którzy nie znają specyfiki danej branży. Straty po stronie Klienta: Strata finansowa – konieczność poniesienia dodatkowych kosztów weryfikacji tłumaczenia (zlecenie tego innej agencji), Strata czasu pracowników firmy – godziny poświęcone na weryfikację poprawności tłumaczenia, zgłaszanie poprawek do agencji i wprowadzenie ich do tekstu, wyjaśnianie przyczyn błędów, Strata na prestiżu – partnerzy Klienta otrzymują od niego dokumenty i materiały z licznymi błędami.

5. Obszar strat – Błędy w tłumaczeniu/brak spójności tłumaczeń 3. Rozmiar strat: Dodatkowa weryfikacja tłumaczenia to od 22% do 50% kosztów całego tłumaczenia, w zależności od tego, czy jest ona wykonywana przez pracownika firmy czy też zostaje zlecona innej agencji 4. Rozwiązania dostarczane przez Quendi Language Services: Proces kontroli jakości – bezpłatna korekta i weryfikacja tłumaczenia wykonywana przez drugiego tłumacza specjalistę, Stały zespół tłumaczy – spójność językowa tekstów zapewniona dzięki stałemu zespołowi tłumaczy przypisanemu do klienta, Zaawansowany proces zatrudniania tłumaczy – selekcja pod kątem konkretnych branż i klientów, każdy tłumacz zatrudniony na etat przechodzi kilkuletni proces praktyk, staży i szkoleń; jesteśmy jedną z nielicznych firm, które zatrudniają tłumaczy na etat, Oprogramowanie i systemy – wspomagające procedury gromadzenia i zarządzania wiedzą (CAT, bazy terminologiczne, słowniki klientów, glosariusze) Wieczysta gwarancja na tłumaczenia.

6. Obszar strat – Opóźnienia czasowe 2. Przyczyny po stronie Klienta: Tłumaczenia zlecane w „ostatniej” chwili – zbyt krótki czas przeznaczony na tłumaczenie może negatywnie odbić się na jego jakości lub terminie oddania. 1. Przyczyny po stronie agencji: Brak osoby dedykowanej do obsługi danej firmy – klientem zajmuje się kilka osób z biura obsługi, między którymi często występują problemy komunikacyjne i brak jasnego podziału, kto zajmuje się danym zleceniem, Niewykwalifikowana obsługa klienta – brak doświadczenia oraz kompetencji w zarządzaniu projektami i czasem, Problemy z tłumaczami – agencja korzysta z usług niesprawdzonych tłumaczy niedotrzymujących terminów lub tłumacz został źle przypisany do tematyki i specyfiki zlecenia, Brak elastyczności reagowania na zamówienia – biuro tłumaczeń ma ograniczone godziny pracy, ograniczone zasoby tłumaczy, brak zasobów umożliwiających szybkie dostosowanie się do zmiennego zapotrzebowania na usługi. Straty po stronie Klienta: Trudności operacyjne – dezorganizacja pracy Klienta, Straty finansowe – koszty wynikłe z niedotrzymania terminów i wyznaczonego harmonogramu prac, Straty moralne – nerwy oraz stres pracowników związany z opóźnieniami, nadwyrężenie reputacji Klienta w oczach jego partnerów.

7. Obszar strat – Opóźnienia czasowe 3. Rozmiar strat: Brak gotowego tłumaczenia w wyznaczonym terminie może spowodować straty finansowe i komplikacje dla firmy wielokrotnie przekraczające wartość zamówionego przekładu. 4. Rozwiązania dostarczane przez Quendi Language Services: Wykwalifikowany i doświadczony Key Account – przypisany do każdego klienta, Linia Emergency – umożliwiająca zlecanie tłumaczeń 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, Stały zespół tłumaczy – przypisany do każdego klienta oraz procesy zarządzania wiedzą (CAT, bazy terminologiczne, słowniki klientów, glosariusze) przyspieszające proces tłumaczenia.

8. Obszar strat – Wielokrotne tłumaczenie tych samych dokumentów 2. Przyczyny po stronie Klienta: Brak kontroli przepływu dokumentów i treści zlecanych tłumaczeń, Brak centralnej archiwizacji wykonanych tłumaczeń, Brak wyspecjalizowanej jednostki do zlecania tłumaczeń - pracownicy niezależnie od siebie zlecają te same dokumenty do tłumaczenia, Rotacja pracowników zlecających tłumaczenia, Współpraca z wieloma agencjami, lub częste zmiany dostawcy usług tłumaczeniowych. 1. Przyczyny po stronie agencji: Brak procedur gromadzenia i przechowywania wiedzy – brak historii zleceń danej firmy i archiwizacji wykonanych tłumaczeń, Ciągła zmiana tłumaczy - tłumaczenia danej firmy za każdym razem wykonuje inna osoba, która nie zna poprzednich zleceń, Brak osoby dedykowanej do obsługi danej firmy – Klientem zajmuje się kilka osób z biura obsługi, między którymi często występuje brak komunikacji. Straty po stronie Klienta: Brak efektywności operacyjnej – pracownicy firmy powielają swoją pracę, Straty finansowe – niepotrzebne koszty wielokrotnego tłumaczenia tych samych dokumentów.

9. Obszar strat – Wielokrotne tłumaczenie tych samych dokumentów 3. Rozmiar strat: Strata finansowa – niepotrzebne wydatki na tłumaczenia, nawet do 37% przesyłanych treści zostało już w całości lub częściowo przetłumaczone wcześniej. 4. Rozwiązania dostarczane przez Quendi Language Services: Stały audyt i monitoring zleceń w oparciu o: Key Accounta przydzielonego do każdego Klienta – opiekun firmy monitoruje historię zleceń, zarządza archiwizacją dokumentów oraz we współpracy z Klientem na bieżąco sprawdza, czy dane zlecenie nie wystąpiło wcześniej, Stały zespół tłumaczy przydzielony do Klienta – tłumacze bez trudu rozpoznają i pamiętają teksty, które już wcześniej tłumaczyli, Oprogramowanie CAT – automatycznie rozpoznające identyczne treści względem baz wcześniejszych tłumaczeń. System ten pozwala rozpoznać iwyeliminować do 98% powtarzających się tłumaczeń.

10. 5 kroków do efektywnego oszczędzania na tłumaczeniach 1. Wysoka jakość przekładu 2. Terminowa realizacja 3. Eliminacja powielających się treści 5. Bezpłatne dostawy tłumaczeń i inne usługi dodatkowe 4. Rabaty wynikające ze stałej współpracy Zaawansowane usługi dodatkowe Quendi Language Services przynosząnawet do 44% oszczędności na tłumaczeniach po stronie Klientów.

11. Kontakt Dziękujemy bardzo za uwagę. Jesteśmy otwarci na wszelkie Państwa uwagi / sugestie dotyczące przygotowanego raportu, a także prezentowanych w nim rozwiązań oraz usług. W razie jakichkolwiek pytań jestem do Państwa dyspozycji. Zapraszamy do współpracy. Biuro: Ul. Bonifraterska 10 C 00–213 Warszawa tel. (+ 48 22) 530 64 80 fax (+ 48 22) 635 36 81 mob. +48 695 QUENDI (24h/7) Monika Perzyna Key Account email: biuro@quendi.pl www.quendi.pl Kamila Zima Key Account