Útmutató az oktatási adminisztrációhoz

1. Útmutató az oktatási adminisztrációhoz ETR egyszerűen, gyorsan

2. Szereplők • Oktató • Tantárgyfelelős • Tanszéki (intézeti/klinikai) adminisztrátor • Tanulmányi Hivatal • Curriculum Bizottság

3. Oktatási hírek Mivel sok információ, hirdetmény, határidő Oktatási hírként kerül közlésre, mindenkinek javasoljuk feliratkozni az ÁOK hírlevelekre. Feliratkozás: 6405-es mellék, Monostori Attila

4. EHA kód és jelszó Minden szereplő létezzen virtuálisan is (ETR-ben)! Felhasználónév (EHA-kód) és jelszó ugyanaz az ETR-ben és a CooSpace-ben. EHA-kód: 7 karakter + .PTE. Sosem változik Hogy csináljon erős, megjegyezhető jelszót? Erős jelszó: van benne kisbetű, nagybetű, szám és legalább 6 karakter hosszú. Válasszon egy min. 5-6 betűs szót. Pl. a szomszéd kutya neve Gombócka és 4 éves. Néhány példa: - a második betűt írja naggyal, a többit kicsivel, valahova toldjon be egy számot: pl. gOmbocka4 - az egyik betűt cserélje ki arra a számra, amit a telefonon smsírás közben lát: pl. gOmbo3ka4 - az első betű nagy, a magánhangzók helyett pedig a számok pl. G6mb6ck24 stb. Mindenki a sajátját használja, ne adja át másnak! Elfelejtett vagy nem működő jelszó helyett új: TH

5. Jelszókezelés Kiadott jelszó megváltoztatása: ETR: Beállítások / Jelszó megváltoztatása CooSpace: névre kattint, felugró ablakban jelszóváltás

6. Főbb feladatok Évente egyszer: • A képzés tartalmának meghatározása: • tárgyak tartalma és feltételrendszere: tantárgyfelelősök • tantervek: Curriculum Bizottság Félévente: aktuális kínálat • a félév kínálatának meghatározása: félévben meghirdetendő kurzusok listája és feltételei (pl. időpont, létszám): tantárgyfelelősök • tárgyfelvétel: TH • félévközi nyilvántartás tanmenetről: oktatók, tárgyfelelős, tanszéki adminisztrátorok • vizsgáztatás: tárgyfelelős, oktatók, tanszéki adminisztrátorok, TH

7. Tantárgyak, tantervek– tanévet megelőző tavasz • Új és (esetleg) módosuló tárgyak adatainak leadása – tárgyfelelős TH-nak • ÁOK webfelületen, felkérés Oktatási hírben – meghatározott időszakban (zárás kb. áprilisban) • levélben - folyamatosan az év során FELMENŐ RENDSZER!! • Május: Curriculum Bizottság elfogadja/elutasítja a változásokat, tantervek elfogadása → Kari Tanács jóváhagyja • TH elvégzi a módosításokat az ETRben

8. Kurzusbejelentő webfelület Elérhető az ÁOK weboldal Munkatársaknak rovatban. Figyelem! A felhasználónév és jelszó nem ugyanaz, mint az ETR-nél és a CooSpacenél! Hozzáférés kérés: kari informatika (6409, Bencze Zsolt)

9. Órarend– tanévet megelőző nyáron készülnek Június közepéig: kérések, javaslatok MINDKÉT FÉLÉVI órarendhez a tanszékektől – TH-nak– nincs külön felhívás Június vége: órarendek összeszervezése – TH + Oktatástechnika, Július közepéig: órarendek megtekintése, javaslatok, kifogások közlése a tanszékek részéről – az órarendek megtekinthetőek az ÁOK weboldalon (Tanulmányi Hivatal, Órarend és terembeosztás rovat), felhívás Oktatási hírben Augusztus elejéig: fix órarendek publikálása az ÁOK weboldalon - TH

10. Órarendek

11. Kiadványok– tanévet megelőző nyáron készülnek Augusztus 1-IG: kiadványok (tanrendek) elkészítése kiadványok nyomdába adása – TH, Oktatástechnika Augusztus elején: kiadványok publikálása az ÁOK weboldalon – TH Augusztus során ill. szeptember elején: kiadványok tanszékekre juttatása – TH + tanszéki kézbesítők Félévkezdéskor: kiadványok kiadása hallgatóknak – TH

12. Kiadványok, nyomtatványok

13. Félévindítás Félévkezdés előtt max. 3. hétig: választható kurzusokhoz adatközlés: hely, időpont, kért hely és felszerelés stb. – tantárgyfelelős feladata, felhívás Oktatási hírként az ÁOK weboldalon, weboldalról letölthető formanyomtatványon TH-ra kell beküldeni Félévkezdés előtt max. 2. hétig: választható kurzusok meghirdetése ETR-ben: TH Félévkezdési hét előtti hét: tárgyfelvétel lebonyolítása ETR-ben: TH + ETR központ

14. Tárgyfelvételfélévkezdés előtti hét Problémás jelentkezések kezelése, kérvények gyűjtése – TH Engedélyköteles jelentkeztetések – tantárgyfelelős és Tanulmányi Bizottság engedélyével, TH intézi Létszámok nyomon követése – tantárgyfelelős és tanszéki adminisztrátor ellenőrizheti az ETR-en (Oktatás/Kurzusaim menüpont) Tárgyfelvétel lezárása után: • tárgyfelvételi hét szombat-vasárnap + köv. hétfőn: minimum létszámkorlát miatt kurzus törlés, helyette új kurzusra feliratkoztatás, engedélyezett speciális tárgyfelvétel – TH (pontos menetrend a mindenkori ütemtervben), • tárgyfelvételi hét szombat-vasárnap: választható tárgyaknál végleges terembeosztás elkészítése: TH + Oktatástechnika, eredmény AOK weblapon Excel táblában (pontos menetrend a mindenkori ütemtervben)

15. Névsorok ETR-ben: Oktatás/Kurzusaim menüpont, órarendi kódra (esetleg kurzuskódra) kattint, felugró ablakban Névsor. A listát rendezni már itt is lehet: a kategóriák a szürke sorban találhatók, azokra lehet kattintani. Csoportnévsorhoz a névsort kimenteni Excelbe és tanulócsoport szerint rendezni Figyelem! Egyszerre csak egy ilyen Excel tábla lehet megnyitva! CooSpaceben: Színtereim-ben színtér (kurzus) kiválaszt, (színteret első használatkor aktivál), Résztvevők ikon, Névsor a felugró ablakban, itt is lehet exportálni Excelbe.

16. felugró ablakban:

17. Hallgatói csoportszám átírása A hallgató felvételekor kap egy csoportszámot a TH-tól. Mivel ez csak irányadó, és a hallgató és az intézet közötti megállapodás alapján a hallgató akár tantárgyanként eltérő csoportokba járhat be, 2009 őszétől új fejlesztés áll rendelkezésre. A tanszéki adminisztrátor vagy a tárgyfelelős az ETR weben bejegyezheti az adott tárgyra vonatkozó csoportszámot. A lépések a következő lapon láthatóak.

18. Az eddigi tapasztalatok alapján érdemes 15-20 emberenként menteni…

19. Csoportnévsor kötelező tárgynál Csak egy tipp… • A tanszéki adminisztrátor minden csoportvezető részére lenyomtat egy teljes névsort. • A csoportoktató a nyomtatott lapon regisztrálja a csoportjában megjelent hallgatókat • Adott időben az így preparált névsorokat visszaadják a titkárnőnek, aki összefésüli, hogy ténylegesen ki kinél van, és a helyileg szokott módon csoportnévsort ad ki. Így a létező csoportnévsor csak olyanokat tartalmaz, aki az ETRben felvette a tárgyat, kevesebbet kell gépelni és a nevek is egy fokkal jobban hasonlítanak az eredetire…

20. Közlendők hallgatók felé Ha a Tanrendben nem jelent meg, az oktatók félév elején közlik a hallgatóval (lehetőleg írásban): • hiányzás max. mértéke (igazolt/igazolatlan), • elmulasztott órák pótlásának rendje, • elmaradt teendők pótlásának rendje, • vizsgakérdések, félévközi számonkérések módja, időpontja, • stb.

21. Félévi jelenlét ellenőrzése Csak egy lehetőség: ETR-ben: ? CooSpace-ben: Színtér – Új eszköz hozzáadása – Jelenléti alkalom (megadható: jelen, igazoltan távol, igazolatlanul távol, késés), könnyen klónozható Így a hallgató is látja, és csak a sajátját látja…

23. Üzenetek hallgatóknak ETR-ben: • egy hallgatónak: Információk / (E-mail keresése) / Üzenet küldés • kurzus összes hallgatója: kurzusmail: Oktatás / Kurzusaim / Üzenet Coospace-ben: • egy hallgatónak: Színterek / Színtér kiválasztása / kiválasztott hallgatóra kattinva: bal oldali menü: üzenetek (Az üzenetküldéshez egyszer regisztrálni kell az üzenetküldő rendszerben) • színtér (kurzus) összes hallgatójának: ??

26. Félévi teszteredmények Adatvédelem és felesleges listagépelés miatt javasolt módszerek: ETR: Oktatásszervezés – Kurzusaim – Infosheet, felugró ablakban új infosheet, név megadása, eredmények feltöltése – Ctrl+c, Ctrl+v működik! CooSpace: Új eszköz hozzáadása – Új feladat – értékelés

29. Vizsgameghirdetés 8. oktatási hét eleje: TH Oktatási hírt jelentet meg: hirdetmény a vizsgaidőszakról a határidőkkel, lejelentéshez formanyomtatvány a hirdetmény mellékleteként a weben 9. oktatási hét elejéig: a tárgyfelelős és az évfolyamfelelősök megegyeznek a létszámokról és napokról – aláírásukkal hitelesítik, a tanszék megküldi a formanyomtatványon az eredményt a TH-nak 10. oktatási hét végéig: TH rögzíti az időpontokat az ETR-ben (vizsgalapok) – vizsgaidőpontok ettől kezdve megtekinthetőek ETR-ben – ellenőrzést kérünk!! 10. oktatási hét: TH létrehozza a teljesítéslapokat 13. hét végétől: vizsgajelentkezések (koordinálja: TH)

30. Vizsgaidőszak előtti hét Oktatók kihirdetik a hallgatóknak, hogy a tanszéken mikor és hol lesz indexaláírás. Oktatók levélben jelentik TH-nak, hogy kinek tagadják meg a félévi aláírást, és egyben közlik az érintettel. (TH letiltja a hallgatót az abból a tárgyból esedékes vizsgajelentkezésről.) Oktatók közlik, hogy a félévben elmaradt feladatokat (esetleg teszteket) hogy lehet pótolni. Határidő pótlásra max. vizsgaidőszak 2. hét vége. Oktatók közlik a hallgatókkal (lehetőleg írásban): • a vizsgázással kapcsolatos különös tudnivalók (pl. megajánlott jegy elfogadásának módja) • a javítással, betekintéssel, fellebbezéssel kapcsolatos szabályokat, • stb.

31. Teljesítéslapok Vizsgaidőszak 2. hetének utolsó napjáig: félévközi jegyes és aláírásra végződő kurzusok: tantárgyfelelős kitölti a teljesítéslapokat ETR-en (Oktatásszervezés / Vizsgák és teljesítések), lenyomtatja, tantárgyfelelős aláírja, beküldi TH-nak. A teljesítéslapok másolatai az intézeti szabályozás szerint tárolásra kerülnek.

32. Vizsgáztatás Vizsgalap és jelenlévők összevetése Vizsgáztatás Indexbe jegybeírás, vizsgalap kitöltése UV csekkek befizetésének ellenőrzése

33. Vizsgalapok Tantárgyfelelős / hozzáadott oktatók / tanszéki adminisztrátor: folyamatosan megfigyelhetik a létszámok alakulását az ETR-ben a vizsgalapon Tantárgyfelelős / hozzáadott oktatók / tanszéki adminisztrátor: lenyomtatja a lezárt vizsgalapot Tantárgyfelelős / hozzáadott oktatók / tanszéki adminisztrátor: a vizsga végeztével (legkésőbb vizsga utáni munkanap 12.00 óra) ETR-ben beviszi a vizsgaeredményeket (Oktatásszervezés / Vizsgák és teljesítések). Tantárgyfelelős aláírja a vizsgalapot és lejuttatja a TH-ra. A vizsgalapok másolatai (szigorlati jegyzőkönyvek eredetijei) az intézeti szabályozás szerint tárolásra kerülnek.

35. Javítás a vizsgalapon „Sajtóhiba”: tantárgyfelelős levelet ír a TH-ra, mit mire kell javítani. TH a javítást elvégzi, a levelet (e-mail) a már leküldött vizsgalaphoz csatolja. Elfogadott hiányzás (pl. orvosi igazolás): tantárgyfelelős levelet ír a TH-ra, mit mire kell javítani. TH a hiányzást „igazolt meg nem jelenés”re javítja, levelet a már leküldött vizsgalaphoz csatolja.

36. Félévzárás TH begyűjti a leckekönyveket Begyűjti a vizsgalapokat, azokat tárolja Egyezteti a bejegyzéseket az ETR-rel Intézi az eltérések javíttatását tárgyfelelőssel Átlagot számít (Januári vizsgaidőszaknál közben zajlik a tárgyfelvétel és kezdődik a félév!)