Всероссийский интернет-конкурс педагогического творчества

1. Всероссийский интернет-конкурс педагогического творчества Номинация конкурса: педагогические идеи и технологии в профессиональном образовании Название работы: «Методическая разработка по проведению урока по теме «Оформление отдельных видов информационно-справочной документации.Требования к оформлению служебных писем». Автор: Фадеева Светлана Владимировна преподаватель дисциплины «Компьютерное делопроизводство» Место выполнения работы: ГБОУ СПО «Новгородский областной колледж искусств им. С.В.Рахманинова»

2. Общие и профессиональные компетенции ОК знать и понимать смысл понятия: • Служебное письмо Уметь * Различать виды служебных и коммерческих писем * Использовать информационно-коммуникационные технологии для совершенствования профессиональной деятельности ПК использовать приобретенные знания и умения в практической деятельности и повседневной жизни.

3. Цель урока Составление и оформление документов требует профессиональных знаний и навыков. Документы отражают деятельность организации. Успех или неуспех, а также правильное принятие управленческого решения имеют прямую зависимость от безошибочно составленного документа. Поэтому целью урока ставится дать теоретические и практические знания по составлению такого вида документа как Служебное письмо.

4. Техническая оснащенность урока • Использование компьютеров • Наглядные и дидактические материалы, наборы упражнений для практических и лабораторных работ. • Наличие обучающих компьютерных программ по теме

5. Этапы урока I. Организационный. • II . Вводно-мотивационный. • Ш. Основной 1. Практические упражнения на составление служебных писем. 2. Практические упражнения на закрепление материала. • V. Рефлексивно-оценочный.

6. Письмо • это наиболее массовый способ обмена деловой информацией. Письма составляют большую часть исходящих и входящих документов любой организации. • Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством связи между организациями в процессе осуществления деятельности.

10. Структура служебного письма Реквизиты по ГОСТу Р 6.30-2003: Гриф ограничения доступа к документу; Адресат; Резолюция; Заголовок к тексту; Отметка о контроле; Текст документа; Отметка о наличии приложения; Подпись; Визы согласования документа; Оттиск печати; Отметка об исполнителе; Отметка об исполнителе документа и направление его в дело; Отметка о поступлении документа в организацию; Идентификатор электронной копии документа

11. Структура текста письма

12. Язык и стиль служебного письма Официально-деловой стиль: • Нейтральный тон изложения текста • Лаконичность и краткость текста • Точность, ясность выражения мысли

13. Этикет в деловой переписке * Соблюдение уважительного обращения к адресату; * Употребление заключительных формул вежливости; * Своевременность ответа на запрос; * Употребление слов благодарности партнеру за ответ; *Не применение вычурных, слащавых выражений; *Формулировка напоминаний о выполнении каких-либо обязательств в спокойной манере, без резких выражений .

14. Макет оформления письма Герб (или эмблема, товарный знак) Наименование организации Гриф ограничения доступа Справочный данные организации Код предприятия Резолюция Код формы документов Дата, регистрационный номер Адресат Ссылка на дату и входящий номер документа Заголовок к тексту ТЕКСТ Отметка о приложении Подпись Визы Отметка об исполнителе Отметка об исполнении и направлении его в дело Отметка о поступлении Идентификатор электронной копии документа

15. Практические упражнения на составление служебных писем. Даны тексты писем с реквизитами. Расположить реквизиты в соответствии с ГОСТом 6.30 -2003 • Наименование организации. Дата. Регистрационный номер. На № 35-6/14 от 00.00.00. О проекте № 0943. Санкт-петербургский университет гражданской авиации. Ваш проект № 0943 получен 0.00.00 , взят на учёт по контрольному листу № 107 и направлен 00.00.00 в отдел экспертизы проектов и смет для излучения и подготовки заключения. Приложение: копия контрольного листа на 1л. в 2 экз. Зам.директора института Р.А. Коваль. Исполнитель Иванов Игорь Петрович 89112345988 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. • Наименование организации. Дата. Регистрационный номер. На № 278-90 ок от 00.00.00 О плане научно-исследовательских работ на 20__год. Директору ВНИПИАСУ Смирнову Г.Н. Управление делами рассмотрело представленный проект плана НИР на 20—год и возвращает его без согласования, так как в нем не учтены предложения заказчика по теме 11.01 «Совершенствование документационного обеспечения управления». Начальник управления делами .В.И. Кудряшов. Отметка об исполнителе. Отметка об исполнении документа и направление его в дело

16. Практические упражнения на закрепление материала Оформить письма: Даны темы писем, реквизиты дописать самостоятельно: • Составьте гарантийное письмо ЗАО «Экосан» ОАО «Прогресс» об оказании технической помощи в разработке рабочих чертежей насосной станции . ЗАО «Экосан» просит произвести эту работу непосредственно на площадке. • Составьте оферту о подписании договора на поставку строительных материалов. • Составьте письмо-рекламацию к типографии «Наш бланк» о поставке бланков учета и отчетности организации «ООО Триника». • Составьте письмо-ответ предприятия «Сайл» на просьбу строительно-монтажной фирмы «Альте»разработать проектно-сметную документацию на строительство жилого дома в пос. Тополя. • Составьте письмо-отказ производственного управления пассажирских перевозок Новосибирскому производственному обществу «Вектор» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Укажите причину отказа. • Составьте письмо-извещение Новосибирского ЗАО «Экосан» Кемеровскому ЗАО «Партнер» о причинах задержки поставок машин и оборудования. • Составьте письмо-приглашение организационного комитета «Экспоцентр» с предложением принять участие в международной выставке «Фото дня», посвященной защите экологии. Выставка пройдет в культурном выставочном центре «Родник» 7 апреля. Укажите условия участия в выставке.

17. При выполнении предложенных упражнений необходимо использовать 1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». 2. Применять формуляр-образец оформления документа.

18. Домашнее задание В целях закрепления пройденного материала составить: 1. Пример гарантийного письма. 2.Пример письмо-реклама.

19. Список литературы 1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» 2. Басаков М.И. Делопроизводство/Документационное обеспечение управления/Учеб.пос.-М.:Издательско-книготорговый цент,2002 г.-336 с. 3. Богоутдинова Ю.И. Об особенностях официально-делового стиля документов//Секретарское дело, 2000,№ 3-с.19-21 4. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: учеб.пособие/И.Ю.Крылова.- М.: Бизес-Пресс,2005.-214 с.