档案编研工作

1. 档案编研工作

2. 一、什么是档案编研 编研工作，就是根据社会需要，依照一定题目，对档案文献进行收集、筛选、研究、加工、编纂或撰写成各种较为完整系统的材料加以出版，主动提供给利用者使用的一项工作。

3. 二、编研工作的必要性 • 编研工作的必要性主要是由档案资料的客观状况同人们利用需求之间存在着的巨大矛盾所决定的。这些矛盾一般表现为以下几个方面。

4. 1、档案数量的庞大，保存的分散同人们利用要求的专题性、集中性之间的矛盾。1、档案数量的庞大，保存的分散同人们利用要求的专题性、集中性之间的矛盾。 • 2、档案内容的芜杂、形式的多变，同人们利用要求的系统性、科学性之间的矛盾。 • 3、档案原件的有限性与利用的广泛性的矛盾。

5. 三、编研工作的作用 • 1、档案编研工作是开发档案信息资源的重要手段。 • 2、开展档案编研工作是促进档案馆（室）基础工作的重要手段。 • 3、开展档案编研工作是保护档案原件的重要手段。 • 4、开展档案编研工作是提高档案干部素质的重要手段。 • 5、开展档案编研工作是实现档案管理现代化的重要手段。

6. 四、编研工作的重要意义 其意义主要表现在以下几个方面： 1、档案编研工作是开发利用档案信息资源的有效方法。 2、档案编研工作是提高档案馆（室）工作水平的一个重要途径。 3、档案编研工作是保护档案原件，并使档案内容长远流传的有效措施。

7. 五、编研工作的主要环节 • 1、选题。选题是档案编研的起点，编研题目是否得当，关系到整个编研工作的成败。 选题要注意几个方面： ①选择具有现实意义的题目。 ②选择具有超前性的题目。 ③选择具有新颖性的题目。

8. 2、题名的拟定。 要求直接了当，明白易懂，不宜拐弯抹角。一般不采用比喻、借代等修辞手法。 3、档案资料的查找。 原则：全面查找、宁多勿漏。

9. 4、档案资料的选材。 要求： ①去伪存真，选择真实可靠的材料。 宁缺勿滥。 ②由表及里，选择反映本质问题的材料。 ③去粗取精，选择有高度代表性的典型材料。

10. 5、档案资料的加工 原则： ①保护原件。 ②求实存真，忠实原文。 ③加工明示。

11. 6、编排 依据编研成果的客观内容，或档案材料的特点、编研的目的，可按时间、按作者、按地区、按问题等方面编排。

12. 常用编研材料编写规范

13. 一、发文汇集 • 发文汇集就是将本机关制发的各种“红头”文件按文号顺序编辑装订成册，供利用者查阅之用。 • 发文汇集的功能： 1、档案替代功能。 2、辅助查找功能。

14. 发文汇集的组编方法： 1、年度组编法 2、年度系列组编法（用 于发文较多的单位） 3、跨年度组编法（用于发文较少的单位）

15. 编制发文汇集要注意以下几点： 1、不宜过简过杂。 2、不宜过厚过薄，厚度宜为2—3公分。 3、装订牢固。 4、上级批复应与请示一起装订。 5、发文汇集的文件应用原文

16. 例如： 黄地税党[2005]1号 黄地税党[2005]2号 　　　┆ 　　　┆ n号

17. 黄地税[2005]1号 黄地税[2005]2号 　　　┆ 　　　┆ n号

18. 黄地税征[2005]1号 黄地税征[2005]2号 　　　┆ 　　　┆ n号

19. 每个字号文件间加上隔页，标识文件制发单位或部门、文件的字等。见图：每个字号文件间加上隔页，标识文件制发单位或部门、文件的字等。见图： 黄地税党字 黄地税字

20. 发文汇集要印制统一的封面。见图（2） 黄石市地税局发文汇集 文件字号： 年 度： 编 号：

21. ● 发文汇集内要编写文件字号目录 ，相当于卷内文件目录。例如： 卷内文件目录

22. ●每本发文汇集要编制并填写编号。●档案室要对所有发文汇集进行登记，编制发文汇集目录。　　　　　发文汇集目录●每本发文汇集要编制并填写编号。●档案室要对所有发文汇集进行登记，编制发文汇集目录。　　　　　发文汇集目录

23. 二、大事记 • （一）大事记的概念及作用 大事记是按照时间顺序简要记载一定时期发生的重大事件的一种编研成果。 大事记便于人们在工作中查询本单位已经发生过的重大活动，研究有关事项的来龙去脉及其发展规律，为现实工作服务，为编史修志服务。同时可使人们了解历史，是受教育的宣传教育材料。所以，大事记具有为现行工作服务和存史资政的双重功能。

24. （二）大事记的结构及要求 任何大事记的结构都须有时间和事实两大部分。 时间在前，记述在后。

25. 1、时间是大事记的首要组成部分。标明大事时间，必须注意：1、时间是大事记的首要组成部分。标明大事时间，必须注意： • （1）大事时间必须准确清楚，不得使用“近来”、“不久以前”等笼统含糊的时间概念。 • （2）大事时间应该具体，尽量写全年、月、日，特别重要的事件，必要时甚至要写出时、分、秒。无法考证具体时间的，可写最接近的时间。日无考附于月末，标“是月”，月无考附于年末，标“是年”。 • （3）某些大事持续时间长，其时间可概括书写，也可标明起止日期，如“X日至X日”、“X月至X月” • （4）大事时间一般以公元纪年为准，用阿拉伯数字不能简写，如1998年不能写成98年。建国前的历史事件还应标明朝代及帝王庙号，如1910年（清宣统二年）

26. 2、事实是大事记的主体部分。大事条目的编写，必须注意：2、事实是大事记的主体部分。大事条目的编写，必须注意： • （1）坚持“一条一事”的原则。即在一个条目中着重记述一件事情，而不能把几件事情揉在一起。 • （2）对于一些持续时间较长的史实，可分阶段，分条记述。 • （3）事实一定要真实、准确、可靠。 • （4）言简意明，详略得当。

27. （三）大事记的编制方法 • （1）收集资料，用卡片摘录，每事一张。对同一事实有不同记载者，分别填写卡片。所有事实都应注明出处。 • （2）对同一事实有不同记载者进行考订并决定其取舍。 • （3）按时间顺序排列卡片。综合性大事记可先分类然后再按时间排序。 • （4）经审查无误后，抄入稿纸，即为定稿。

28. 三、组织沿革 • 组织沿革也叫组织机构沿革，是以文字或图表形式，系统地记述和反映某一机关、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制等情况的纪实材料。

29. （一）组织沿革的内容 • 组织沿革的内容一般包括： • 1、概况。主要记述地区（或单位）的地理位置、面积、人口、民族、管辖范围及所处地位。 • 2、机构演变情况。主要记述单位最早成立的时间，当时的名称 ，隶属关系，及后来名称的改变，隶属关系的变换和办公地点的迁移等情况。 • 3、职能演变。主要记述所辖单位性质的变化，职能的变化，任务的变化等。 • 4、职权范围。主要记述所辖单位的管理范围及其增减变化。 • 5、内部机构、人员编制及领导成员的任免变动情况 。

30. （二）组织沿革的编写方法 • 组织沿革可以采用文字叙述或图表的形式进行编写，也可图文并用。它的编写体例通常有： • 1、“年度—内容”体例。即以时期为主线，先将材料按年度或阶段分开，然后在每一时期（或阶段）下面分别叙述其机构设置、职能任务、人员情况等内容，由远至近逐年编写。这种方法较适用于机构变动频繁的单位，汇编成册后可随时按年代查找。但对于机构稳定、职能不变的单位不很适宜，往往重复内容太多。

31. 2、“内容—年度”体例。即以内容为主线，先将材料按内容分成若干题目，然后在每个题目下面再逐年叙述。2、“内容—年度”体例。即以内容为主线，先将材料按内容分成若干题目，然后在每个题目下面再逐年叙述。 为便于查找，通常如对以时期为主线的用文字叙述，则辅之以机构为主线的机构、职能、人员变化图表。如以内容为主线的用文字叙述，则辅之以时期为主线的历年机构、职能、人员变化图表。 组织沿革的编写，现行单位编到一定时间暂停以后，再陆续补编，而撤销单位则应一次编完。

32. 四、全宗指南 • 全宗，是指一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。 • 　全宗指南，又称全宗介绍，是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。

33. 全宗卷，由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。全宗卷，由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。 • 全宗卷是一个案卷，从性质上说，它不能与全宗内的案卷混同，不是全宗内的档案，通俗地讲，是在档案管理活动中形成的“档案”，是管理全宗的档案，是档案的档案。

34. （一）全宗卷的主要内容 • 1、档案收集：档案交接文据、移交目录，接收、征集记录，档案来源和价值说明等。 • 2、档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。 • 3、档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。 • 4、档案保管：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的保护措施等。 • 5、档案统计：档案收进、移出登记，案卷基本情况和重要利用统计表等。 • 6、档案利用：全宗介绍，开放利用和控制使用范围说明，档案产生社会效益和经济效益的典型事例等。 • 7、档案管理新技术应用：缩微复制和计算机管理等情况说明。

35. （二）全宗指南的结构 2012年国家档案局颁布了新的《全宗指南编制规范》，对全宗指南的结构形成规定如下： 　 为段落式条目信息，由全宗指南名称、全宗来源简况、档案内容与成份介绍、检索查阅注意事项四部分组成。

36. 全宗指南名称： • 由全宗号、全宗构成者的名称（全称或通用简称）、“全宗指南”、起止时间构成，并列成分之间用空格位分开。 例：J211 北京市计划委员会 全宗指南 1949~1990

37. 全宗来源简况 • 列表登记下列依时间变化，记录和反映全宗来源背景的内容。其顺序为： 1、全宗构成者形成和职能； 2、全宗构成者所有曾用名称； 3、全宗管理机构和全宗档案数量； 4、全宗档案收集、征集、接收、移交、寄存数量。 个人全宗来源简况，登记其个人姓名、别名、生卒年月日、籍贯、职务、职称和个人主要经历、业绩、荣誉称号、家族简况以及全宗档案收集、征集、接收、移交、寄存数量。

38. 档案内容与成分介绍 档案内容与成分介绍一般应使用综合概括的方法介绍。介绍内容包括： 1、反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案。 2、反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案。 3、具有重要历史价值和地方特色的档案。 4、涉及具有全国和国际意义知名人物的档案。 5、馆藏年代久远和特殊载体的档案。

39. 检索查阅注意事项 • 检索注意事项包括以下内容： 1、可使用的检索工具和已编制的参考资料的名称； 2、机读目录、手工检索工具条目的数量； 3、纸质档案数字化副本的画幅数量以及占全宗档案总数比例的情况； 4、纸质档案缩微副本的数量以及占全宗档案总数比例的情况； 5、非纸质档案副本的形式、数量以及占全宗档案总数比例的情况。

40. 查阅注意事项包括以下内容： 1、档案的完整和完好程度以及遗失、销毁的情况； 2、档案的分类与整理方法以及不同载体组卷、装订和保管的情况； 3、档案的利用价值以及鉴定的情况； 4、划分的保管期限种类以及各类保管期限档案的数量； 5、档案内容向社会开放的情况； 6、本全宗指南完成时间和编制者的情况； 7、其它有关问题的说明。

41. 五、年鉴 • 年鉴是按年编印反映世界或一个国家、一个地区的政治、经济、文化等诸方面或某一专门方面年内发展变化情况的一种参考工具书。

42. （一）年鉴的类型： 1、综合性年鉴，包括百科全书年鉴。如《中国百科年鉴》、《中国年鉴》等。 2、专门年鉴，包括专科性、专业性、专题性年鉴等。如《中国档案年鉴》、《中国哲学年鉴》等。 3、统计性年鉴。如《中国统计年鉴》、《中国人口统计年鉴》等。 4、地方性年鉴。如《湖北年鉴》、《黄石年鉴》等。

43. （二）年鉴的结构与体例 年鉴的结构，通常包括前言、凡例、目录、正文、注释、附录等几个组成部分。 年鉴的体例大致有以下几种： 1、栏目式。 2、篇目式。 3、条目式。 4、资料汇总式。

44. （三）年鉴的编制要求及步骤 年鉴主要是由编纂单位根据选题计划组织众多作者撰写。在选材上，它要求系统全面、客观正确以及浓缩精炼，具有权威性和史料价值。在编纂结构上，要求布局合理，基本框架确定。

45. 年鉴编制步骤一般包括以下几个步骤： 1、制定总体规划； 2、建立工作班子和工作网络； 3、年鉴框架、栏目的总体设计； 4、制定年鉴的编纂规范和工作制度； 5、组稿，进行编写； 6、编辑排列； 7、审校、出版。

46. 谢谢大家！