L’évaluation d’une proposition et la négociation d’un contrat FP7

1. L’évaluation d’une proposition et la négociation d’un contrat FP7 ZENDAGUI Djawad (Ing., PhD Civil Engineering) Université Aboubekr Belkaid Tlemcen Chargé de la coopération Membre de la commission ministérielle chargée de la coopération

2. Plan de la présentation • Framework program • Chronologie d’un projet et Objectifs de la présentation • Evaluation des propositions • Négociations

3. Framework program Instrument communautaire de pilotage de la recherche • Intègre les priorités scientifiques et technologiques pour une période considérée en fonction des objectifs, contraintes socio-économiques et du contexte politique du moment • 7ème PCRD de 2007 à 2013 • Budget 50 Milliards €

4. Framework program • 1952: ECSC treaty; first projects started March 1955 1957:EURATOM treaty; Joint Research Centre set up1983:ESPRIT programme1984: First Framework Programme (1984-1987)1987:“European Single Act” -science becomes a Community responsibility1987: Second Framework Programme (1987-1991) 1990: Third Framework Programme (1990-1994) 1993:Treaty on European Union; role of RTD in the EU enlarged 1994: Fourth Framework Programme (1994-1998) 1998: FifthFrameworkProgramme (1998-2002)2000:European Research Area2002: SixthFrameworkProgramme (2002-2006)2005: Proposal for the SeventhFrameworkProgramme (2007-2013)2007: Seventh Framework Programme

5. Framework program Poids du financement des PCRD

6. 2. Chronologie d’un projet et Objectifs de la présentation Source: http://www.cote-azur.cnrs.fr/Documents/FP7_montage_negociation_projets.pdf)

7. 2. Chronologie d’un projet et Objectifs de la présentation • Evaluation des propositions • Négociation

8. 3. Evaluation des propositions • Qui évalue? • Comment s’effectue l’évaluation? • Résultats de l’évaluation.

9. 3. Evaluation des propositions • Qui évalue? • Expert indépendant Principes de base pour les experts • Les experts évaluateurs sont au cœur du système de FP7 • Plus de 55 000 inscrits pour le PC7 dans la base de données • Fournir des conseils indépendants et impartiaux et objectifs à la Commission • ils ne représentent ni leur employeur, ni leur pays ! • Des décisions de financement importantes sont faites sur la base de leurs avis • Possibilité de "valeur ajoutée" aux projets par le biais de leurs commentaires et suggestions • L'intégrité du processus est essentielle • Lecture du code de conduite annexé à la lettre de nomination!

10. 3. Evaluation des propositions Déposer votre demande pour devenir experthttps://webgate.ec.europa.eu/cas/eim/external/register.cgi

11. 3. Evaluation des propositions Principes de base pour les experts • Excellence • Transparence • Confidentialité • Efficacité & Rapidité • Equité & Impartialité • Considérations Ethiques

12. 3. Evaluation des propositions Sélection des experts Elle estbaséesur : • une expertise de haut niveau • une gamme appropriée de compétences • Équilibre académique / industriel • Parité h/f • provenance géographique • Rotation Contraintes : • la disponibilité • l'évitement des conflits d'intérêts

13. 3. Evaluation des propositions Comment s’effectue l’évaluation?

14. Full Proposal Proposal forms 3. Evaluation des propositions “remote” may be “remote” Submission Individual reading Consensus Panel Finalisation Final ranking list Evaluators Evaluators Evaluators Rejection list Criteria Criteria Criteria Proposals in suggested priority order Eligibility COMMISSION COMMISSION Intervention des évaluateurs Role of experts

15. 3. Evaluation des propositions Pour chaque proposition May be “remote” and / or central “remote” Proposal X copy 1 IER expert 1 Consensus meeting Proposal X copy 2 CR (+EIR) 3 experts IER expert 2 Proposal X copy 3 IER expert 3 • Note: There may be more than 3 evaluators • IER=Individual evaluation report • CR=Consensus Report • EIR=Ethical Issues Report

16. 3. Evaluation des propositions Evaluation individuelle(à distance) Les experts doivent : - évaluer la proposition individuellement, sans discuter avec les autres évaluateurs, - vérifier si la proposition répond à l’appel, - remplir un rapport individuel d'évaluation (IER) en portant des commentaires sur tous les sous-critères et des scores sur tous les critères.

17. 3. Evaluation des propositions NOTATION 0 - La proposition ne répond pas au critère examiné, 1 - Très médiocre, 2 –Médiocre, 3 – Acceptable,4 – Bon, 5 - Excellent.

18. 3. Evaluation des propositions Réunion de Consensus Les évaluateurs se réunissent pour une réunion de consensus présidée par le modérateur. La discussion entre évaluateurs doit permettre d'arriver à un accord sur les scores et commentaires. Ensuite, l'un des évaluateurs (éventuellement le modérateur) est désigné par accord mutuel entre le modérateur et les évaluateurs rédige un rapport de consensus. Le modérateur s'assure que la discussion est correcte, complète, juste et honnête "fair", que tout le monde s'exprime et que les conclusions sont correctement consignées dans le rapport de consensus. Il vérifie aussi que les scores finalement retenus reflètent bien les commentaires du rapport de consensus pour chaque critère.

19. 3. Evaluation des propositions Examen par un panel Le panel est formé d'un nombre limité d'évaluateurs de chaque catégorie qui passe en revue tous les rapports de consensus et dégage un consensus collectif sur chaque proposition d’un domaine donné. Il rédige ensuite un rapport de synthèse de l'évaluation (appelé ESR : Evaluation Summary Report) pour chaque proposition, sans être tenu de suivre le rapport de consensus initial, même si en pratique il en est souvent très proche. Enfin, il établit et signe le rapport d'évaluation contenant tous les ESR et formulant des recommandations sur l'ordre de priorité, les regroupements éventuels, etc. Les rapports de synthèse de l'évaluation sont envoyés uniquement au coordinateur, à charge pour ce dernier d'informer les partenaires.

20. 3. Evaluation des propositions Auditions Une audition des proposants peut être organisée dans le cadre des délibérations du panel. Les auditions sont destinées à clarifier des propositions et aider le panel à établir sa notation et son classement final des propositions. Elles doivent permettre aux experts de mieux comprendre les propositions mais ne doivent en rien ni modifier ni améliorer les propositions elles-mêmes. Les proposants ne seront pas invités à présenter leur proposition mais à fournir des explications et éclaircissements sur des questions qui leur auront été soumis en avance.

21. 3. Evaluation des propositions Résultats de l’examen par le panel Les résultats de l’examen par le panel consistent en un rapport qui comprend principalement: • Unrapport de synthèse d'évaluation (ESR) pour chaque proposition, incluant les commentaires et les notes, en tenant compte des éventuelles auditions. Le cas échéant, toutes questions éthiques et considérations de sécurité sont signalées; • La liste des propositions ayant atteint tous les seuils, leur note finale et les recommandations du panel quant à un ordre de priorité; • La liste des propositions évaluées qui n’ont pas atteint un ou plusieurs seuils; • La liste des propositions dont l’inéligibilité a été constatée au cours de l’évaluation; • Un compte-rendu des auditions (le cas échéant); • Un résumé de toutes recommandations émises par le panel.

22. 3. Evaluation des propositions Information initiale des proposants • La Commission envoie par voie électronique une lettre "lettre d’information initiale" accompagnée de l'ESR au coordinateur de chaque proposition évaluée. • Le but est de donner aux proposants une indication rapide de l’appréciation portée par les experts lors de l’évaluation de leur proposition. Toutefois, à ce stade, la Commission ne peut prendre d’engagement quant aux possibilités de sélection et de financement.

23. 3. Evaluation des propositions Finalisation des résultats de l’évaluation • Le personnel de la Commission examine les résultats de l’évaluation effectuée par les experts et procède à sa propre appréciation des propositions, qui inclut un examen de la contribution de la Communauté, fondé sur l’avis de ces experts. • Les propositions sont classées en fonction des résultats de l’évaluation. Les décisions relatives au financement sont prises sur la base de ce classement.

24. 3. Evaluation des propositions Finalisation & Notification • La Commission établit un classement final avec une liste de réserve et en informe le comité de programme pour discussion. • Les projets sur la liste de réserve peuvent être " repêchés " dans le cas où les négociations pour les projets initialement retenus demanderaient une contribution communautaire moindre ou échoueraient complètement. • Les décisions de rejets sont notifiées par la Commission. Elle prépare ensuite et approuve un plan de mise an œuvre. Elle notifie enfin aux proposants qui ont réussi et débute les négociations……

25. 4. Négociations

26. 4. Négociations Objectifs des négociations • Régler les détails de la proposition. • A ce titre, deux types de questions doivent être finalisés: • La description des travaux du projet à réaliser dans le cadre de la convention de subvention dans le budget associé et • L'information juridique, administrative et financière nécessaire pour conclure la subvention Accord lui-même. • En conséquence, le processus de négociation du projet comporte deux grands aspects: négociationstechniques (scientifique) et des négociations financières et juridiques. Les deux aspects sont intrinsèquement liés et sont négociés en parallèle.

27. 4. Négociations • Technicalnegotiations The aim of the technical negotiations is to agree on the final content of Annex I (Description of Work) to the Grant Agreement. The Commission verifies that the project objectives are 'SMART' (S-Specific, M-Measurable, A-Attainable, R-Realistic, T-Timely).

28. 4. Négociations • Financial negotiations • The financial negotiations focus mainly on reaching agreement on budgetary matters such as the budget for the full duration of the project and the budget breakdown for the different project periods, as well as issues related to subcontracting and third parties. They also cover the establishment of the amount of the initial pre-financing, timing of project periods and reviews. The legal negotiations include the analysis and review of the final composition of the Consortium, any special clauses required for the project, and other aspects such as the project start date.

29. 4. Négociations BATNA Best Alternative To Negotiate an Agreement MESORE MEilleureSOlution de Rechange Avant de commencer la négociation, il faut toujours considérer les conséquences potentielles de ne pas atteindre un accord. Le MESORE-BATNA détermine la valeur la plus faible acceptable pour vous pour un accord négocié. La raison pour laquelle on négocie est obtenir un résultat qui soit supérieur à ce que vous auriez obtenu sans négociations

30. 4. Négociations Procédure • Invitation to Negotiation. • Le coordonnateur de la proposition est invité par une lettre officielle signée par l'agent de projet à négocier sa proposition avec la Commission. L'invitation comprend une lettre avec les détails de l'agent de projet, l’heure et la date pour la réunion de négociation, les recommandations des experts évaluateurs, la subvention recommandée, et le mandat de négociation.

31. 4. Négociations Qui participent aux négociations • Du côté du porteur du projet • Le coordinateur du projet (obligatoire); • Collègues, les assistants du coordonnateur (pas obligatoire, mais seulement si le coordonnateur veut être assisté lors de la réunion par certains de ses collègues, et le Project officer accepte de les rencontrer tous). Le coordonnateur peut être assisté lors de la réunion de négociation par certains des partenaires du consortium et / ou par des agents de l'administration centrale de sa propre institution (par exemple, des services financiers) • Du côté de la Commission side: • Le Project Officer en charge du projet (obligatoire);

32. 4. Négociations Quelques aspects pratiques • Où se déroulent les négociations • La réunion de négociation a toujours lieu à Bruxelles, à un moment convenu, en principe, entre le responsable du projet et le coordonnateur • Qui finance les frais de voyage et de séjour du négociateur? • Auto financement, pas de possibilité de remboursement

33. 4. Négociations Source principale: Présentation de M. Moulay Idriss HASSANI (Université d’Oran) Infoday Octobre 2011 http://cordis.europa.eu/fp7/ict/robotics/docs/how-to-fill-the-ier-form.pdf