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The International Association of Lions Clubs Distretto 108 Yb Sicilia Governatore Prof. Avv. Gianfranco Amenta Anno Sociale 2013 – 2014 . “ Partecipare per cooperare alla crescita ”. La formazione come “antidoto” alla crisi dell’associazionismo. Un progetto Lions . Tema.

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The International Association of Lions Clubs

Distretto 108 Yb Sicilia

Governatore Prof. Avv. Gianfranco Amenta

Anno Sociale 2013 – 2014

“Partecipare per cooperare alla crescita”

La formazione come “antidoto” alla crisi dell’associazionismo.

Un progetto Lions.

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Tema

Come organizzare

e gestire riunioni efficaci

Svolgimento:

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Riunioni efficaci

La riunione è uno strumento di comunicazione, uno scambio di informazioni tra più persone per raggiungere insieme un obiettivo comune.

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Riunioni efficaci

Per essere efficace una riunione richiede una attenzione sistemica sia a livello dei contenuti sia a quello delle relazioni.

In caso contrario ..

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Riunioni efficaci

IMPORTANTE

La riunione è complessivamente meno efficiente ma notevolmente più efficace di altre modalità di comunicazione interpersonale: e-mail, telefono, colloqui, piccoli sottogruppi, …

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Riunioni efficaci

Perché le riunioni sono importanti?

Portano i problemi all’attenzione di tutti migliorando la comunicazione;

Aumentano il senso di partecipazione e di appartenenza;

Permettono la condivisone delle informazioni e la ricerca del consenso sulle decisioni;

Favoriscono l’interdipendenza positiva non essendo spesso sufficiente la semplice collaborazione tra appartenenti allo stesso gruppo;

Creano – appunto – un gruppo e, quindi, sinergia.

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Riunioni efficaci

Una riunione per essere efficace deve centrale due obiettivi:

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Riunioni efficaci

Una riunione per essere efficace deve centrale due obiettivi:

Obiettivi espliciti operativi:

I risultati che ci si aspetta da una riunione nei suoi risvolti operativi

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Riunioni efficaci

Una riunione per essere efficace deve centrale due obiettivi:

Obiettivi espliciti psicologici:

Legati alle componenti psicologiche nelle relazioni tra i partecipanti

ed ai loro rapporti interpersonali.

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Riunioni efficaci

Stabilire l’obiettivo, il “dove si vuole arrivare”, è fondamentale per l’efficacia di una riunione e, per essere tale, deve rispondere ad alcuni requisiti che agiscano come SCORTA sul percorso delle scelte aiutandoci ad evitare di sprecare il tempo della riunione in dibattiti inutili .

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Riunioni efficaci

  • SCORTA: iniziali degli aggettivi che caratterizzano un vero obiettivo:
  • Specifico;
  • Concreto;
  • Ottenibile;
  • Riscontrabile;
  • Tempificato;
  • Avvincente.
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Riunioni efficaci

Ricordarsi che:

Un obiettivo troppo difficile non genera impegno;

Un obiettivo troppo facile può annoiare.

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Riunioni efficaci

Prerequisiti di una riunione

Nell’organizzare una riunione bisogna rispondere a tre domande:

Perché?

Per chi?

Quanto costa (tempo e denaro)?

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Riunioni efficaci

Prerequisiti di una riunione

Cultura del costo riunione

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Riunioni efficaci

Fasi di una riunione

Una riunione si compone di diverse fasi:

Preparazione

Apertura

Svolgimento

Conclusione

Dopo

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Riunioni efficaci

Fasi di una riunione

Preparazione 1

Definire l’obiettivo: stabilire qual è il risultato atteso, cosa si vuole conseguire;

Predisporre un ordine del giorno ed attenersi strettamente allo stesso;

Definire il tempo di inizio e quello della fine, il tempo da dedicare per i vari interventi o a disposizione dei partecipanti;

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Riunioni efficaci

Fasi di una riunione

Preparazione 2

4)Aspetti logistici quali prenotazione della sala, strumentazione tecnica necessaria, spostamenti, confort (eventuali coffee-break);

5)Aspetti organizzativi quali lettera/mail di convocazione, richiesta di conferma, prenotazioni varie;

6)Preparazione documentazione necessaria da inviare anticipatamente ai partecipanti.

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Riunioni efficaci

Fasi di una riunione

Apertura (parte iniziale della riunione) 1

  • Iniziare definendo chiaramente l'obiettivo dell'incontro e fissando il limite di tempo da rispettare;
  • Presentare tutti gli argomenti in agenda, in modo che vengano compresi;
  • Discutere all’inizio i punti che richiedono maggiore impegno, iniziare dai punti che uniscono i partecipanti;
  • Iniziare la discussione stimolando il coinvolgimento di tutti partecipanti;
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Riunioni efficaci

Fasi di una riunione

Apertura (parte iniziale della riunione) 2

  • Chiedere il contributo degli altri membri, facendo però attenzione che nessuno prenda il sopravvento;
  • Incoraggiare l'espressione dei diversi punti di vista, evitando i commenti troppo bruschi;
  • Permettere il disaccordo tra i partecipanti ed il contraddittorio, ma evitando che l'atmosfera diventi troppo calda;
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Riunioni efficaci

Fasi di una riunione

Svolgimento (parte centrale della riunione)

  • Presidiare la metodologia/processo di lavoro stabiliti;
  • Regolare la comunicazione: far intervenire, garantire l’ascolto, integrare, limitare, allargare …;
  • Evitare dispersioni, non soffermarsi su argomenti secondari o al di fuori dell’ordine del giorno;
  • Gestire rapporti-comportamenti problematici o conflittuali;
  • Se la discussione si prolunga eccessivamente su di un argomento, ricordare ai partecipanti che sono lì per trarre delle conclusioni e prendere delle decisioni.
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Riunioni efficaci

Fasi di una riunione

Conclusione (parte finale della riunione)

  • Chiudere all’ora stabilita ;
  • Sintetizzare ciò che è stato definito;
  • Rilevazione di eventuali punti ancora aperti;
  • Se è necessario un ulteriore incontro, concordare con i partecipanti sul suo argomento e su che cosa i partecipanti devono fare prima che questo abbia luogo.
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Riunioni efficaci

Fasi di una riunione

Dopo

VERBALE

(report analitico degli interventi e/o report sintetico delle conclusioni);

TRASFERIMENTO

(comunicazione a terzi, responsabilizzazione);

ATTUAZIONE

(utilizzo output nel lavoro, momenti di supervisione dell’attuazione altrui);

EVENTUALE FOLLOW-UP.

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Riunioni efficaci

Fasi di una riunione

Il verbale

Il verbale deve essere chiaro e sintetico,

scritto correttamente e contenere:

  • Descrizione della riunione;
  • Descrizione dei temi discussi e degli interventi;
  • Descrizione delle decisioni prese;
  • Impegni assunti dai vari partecipanti con i tempi di esecuzione;
  • Elenco delle persone cui è inviato il verbale;
  • Data della eventuale successiva riunione.
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Riunioni efficaci

Fasi di una riunione

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Riunioni efficaci

La verità è che la maggior parte

delle riunioni sono inefficaci e – perciò – la gente pensa che siano inutili!

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Riunioni efficaci

Perché molte riunioni sono inefficaci?

  •  Coinvolgono troppe persone che parlano troppo;
  • Non producono decisioni;
  • Dominate da poche persone con una forte personalità;
  • Si ottengono indicazioni generiche o semplici raccomandazioni;
  • Investono troppo tempo su banalità che possono essere risolte altrimenti.
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Riunioni efficaci

Cosa può rovinare una riunione?

  • Arrivare e iniziare in ritardo, oppure aspettare la presenza di tutti i partecipanti mancando di rispetto a coloro che sono arrivati puntuali;
  • Non prevedere e/o non comunicare l’ora di chiusura;
  • Invitare i partecipanti all’ultimo momento;
  • Organizzare una riunione con un obiettivo poco chiaro;
  • Non comunicare in anticipo l’o.d.g.;
  • Non preparare, per tempo, gli argomenti da discutere ed il materiale a supporto della discussione.
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Riunioni efficaci

Cosa può rovinare una riunione?

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Riunioni efficaci

Il Partecipante

Anche per chi partecipa a una riunione

ci sono delle regole da seguire

per rendere efficace la riunione!

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Riunioni efficaci

Il Partecipante (1)

  • Verificare la propria disponibilità e avvisare tempestivamente in caso contrario;
  • Leggere attentamente l’o.d.g.;
  • Prepararsi sugli argomenti da trattare;
  • Eliminare ogni potenziale azione di disturbo (telefonini; ipad; …);
  • Ascoltare attentamente gli interventi altrui, astenendosi da commenti personali inutili e fuori luogo.
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Riunioni efficaci

Il Partecipante (2)

  • Rimani in silenzio se non hai niente di importante da dire;
  • Se non sei sicuro di quello che dici, evita di fare affermazioni quali "io credo che dovremmo fare questo...". Piuttosto fai una domanda al Presidente o agli altri membri, quale "Credete che sia il caso di fare questo?“
  • Sii preparato a discutere il tuo argomento fermamente, ma non insistere per una causa persa.
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Riunioni efficaci

Il Partecipante (3)

A volte è meglio tacere e sembrare stupidi che aprir bocca e togliere ogni dubbio.

Oscar Wilde

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Riunioni efficaci

Il Partecipante (3)

Il Partecipante … deleterio

  • -Signore dell’ovvio;
  • -Ritardatario;
  • -Sussurratore;
  • Emarginato;
  • Interprete;
  • Saccente;
  • Antagonista;
  • Sipperò.
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Riunioni efficaci

Il Coordinatore

Può essere chi copre un ruolo a progetto;

Può essere chi stabilisce la necessità di una riunione e la convoca;

Puòessere qualcuno delegato a ciò da una autorità;

Può essere chi copre un ruolo istituzionale.

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Riunioni efficaci

Rilevanza della posizione

ALTA

Il Coordinatore

4

1

Preparazione sulla

materia

ALTA

Preparazione sulla

materia

BASSA

3

2

Rilevanza della posizione

BASSA

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Riunioni efficaci

Il Coordinatore

1 - Legittimato

2 - Plafonato

3 - Operativo

4 - Garante

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Riunioni efficaci

Il dibattito

  • Il Coordinatore deve gestire l’ordine degli interventi, concedendo la parola secondo le regole concordate;
  • Il relatore, insieme al Coordinatore, sceglie se accettare domande anche durante la relazione o solo alla fine;
  • Ammettere le domande durante la relazione porta a un clima più partecipativo e permette di chiarire subito dubbi e fraintendimenti;
  • Ammettere le domande durante la relazione e’ rischioso in termini di gestione ottimale e di controllo del tempo.
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Riunioni efficaci

Rilevanza dei contenuti

ALTA

Condivisione

4

1

Spinta della

motivazione

ALTA

Spinta della

motivazione

BASSA

3

2

Rilevanza di contenuti

BASSA

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Riunioni efficaci

Condivisione

1 – Spinta in avanti

2 - Accaloramento

3 - Stallo

4 - Concettualità

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Riunioni efficaci

Il dissenso

Il dissenso in una riunione può essere di due tipi:

Dissenso relativo al contenuto;

Conflitto sul piano della relazione.

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Riunioni efficaci

Il dissenso

Dissenso relativo al contenuto:

IL CONFLITTO SUL CONTENUTO NON E’ NECESSARIAMENTE NEGATIVO E DI PATOLOGICO PUO’ INVECE ESSERE UNA INTERESSANTE DIALETTICA QUINDI UNA RISORSA.

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Riunioni efficaci

Il dissenso

Conflitto sul piano della relazione:

E’ QUESTO UN LIVELLO DELICATO DA GESTIRE PERCHE’ UNA RELAZIONE CONFLITTUALE CORRISPONDE A UNA SVALUTAZIONE DELL’ALTRO COME PERSONA O COME RUOLO ORGANIZZATIVO OPPURE E’ DOVUTA A DUELLI DI POTERE PIU’ O MENO ESPLICITI.

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Riunioni efficaci

Il dissenso

Per il coordinatore di una riunione è fondamentale saper riconoscere quale delle due tipologie di conflitto si verifica per decidere come gestirlo. Nel primo caso infatti può essere utile lasciarlo esprimere liberamente, guidandolo verso l’obiettivo; nel caso di un conflitto relazionale invece è necessario “contenerlo” perché non infici il raggiungimento stesso del risultato atteso.

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Riunioni efficaci

Finale 1

… a volte va tutto bene!

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Riunioni efficaci

Finale 2

Lo sviluppo di ciascuno di noi come gestore di riunioni è legato alla crescita personale: più cose impariamo, più prestiamo attenzione agli altri, meglio possiamo svolgere questa funzione. E questa nostra possibilità di sviluppo è potenzialmente infinita.