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Organízate con eficacia

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Organízate con eficacia - PowerPoint PPT Presentation


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El arte de la productividad sin estrés. Organízate con eficacia. Introducción. ¿Cual es el problema?. Cantidades de cosas por hacer Indefinición de que se debe hacer Los cabos sueltos Centrarse en principios. “Intento tomarme los días de uno en uno,

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Presentation Transcript
cual es el problema
¿Cual es el problema?
  • Cantidades de cosas por hacer
  • Indefinición de que se debe hacer
  • Los cabos sueltos
  • Centrarse en principios

“Intento tomarme los días de uno en uno,

Pero a veces varios días me atacan de golpe”

Ashley Brilliant

david allen
David Allen

“Tu habilidad para generar poder es directamente proporcional a tu habilidad para relajarte”

“Usualmente hay una proporción inversa entre tener algo en la mente y la cantidad de esta que se esta llevando a cabo”

mente como el agua
mente como el agua

“Cualquier cosa que provoque en usted una reacción desproporcionada, por exceso o defecto, puede controlarle, y con frecuencia lo hace”

objetivos
Objetivos
  • Capturar todas las cosas que necesitan hacerse, para ser colocadas en un sistema lógico y confiable FUERA DE LA MENTE
  • Adquirir la disciplina de tomar las decisiones “de antemano” para tener una lista de acciones siguientes
compromisos internos
Compromisos Internos
  • No se ha aclarado exactamente cuál es el resultado que desea
  • No se ha decidido cuál es el resultado de una acción física
  • No se ha colocado un recordatorio de la acción

Esta preocupación constante e improductiva que experimentamos por todo lo que tenemos que hacer es la que mas tiempo y energía consume.

Kerry Gleeson

compromisos
Compromisos
  • no hagas el compromiso
  • mantener los compromisos
  • renegociar los compromisos
la transformaci n de las cosas
La transformación de las cosas

Cosas

@

Proyectos

Próximas Acciones

los pasos
Los Pasos
  • Recopilar
  • Procesar
  • Organizar
  • Revisar
  • Hacer
referencia
Referencia

Fuente: www.diyplanner.com

recopilar
Recopilar
  • Cada frente abierto debe estar en el sistema de recopilación y no en la cabeza
  • Mantener al mínimo la bandeja
  • Vaciar la bandeja periódicamente
procesar
Procesar
  • Reglas
    • Se saca lo que esta primero. ¡NO ELEGIR lo que se va a procesar!
    • Procesar de a uno por vez
    • Lo que se saca de la bandeja, no vuelve a la bandeja.
    • Decidir que hacer o que es

Hacer las cosas no requiere demasiado valor; en cambio, decidir qué hacer SÍ lo requiere

Elbert Hubbard

procesar1
Procesar
  • ¿Requiere acción?
    • NO
      • Basura
      • Elementos para incubar (a futuro)
      • Material de consulta
procesar2
Procesar
  • Requiere acción
    • Definir “Acción Siguiente”
      • Si no se puede hacer directamente es un proyecto
    • Si lleva menos de 2 minutos, HACERLO
    • Agregarlo a la lista de acciones siguientes
    • Delegarlo
    • Aplazarlo
referencia1
Referencia

Fuente: www.diyplanner.com

organizar
Organizar
  • Elementos necesarios para organizarnos
    • Lista de proyectos
    • Material de apoyo de Proyectos
    • Lista de “a la espera”
    • Agenda para fechas fijas
    • Lista de “acciones siguientes”
    • Material de consulta
    • Lista de “algún día/tal vez”
    • Archivo de Seguimiento
organizar1
Organizar
  • Agenda
    • Es sagrada
    • Cosas que solo se pueden hacer ese día
    • No mezclar con tareas que pueden delegarse o atrasarse
organizar2
Organizar
  • Listas de acciones siguientes
    • Separadas por Contextos

Oficina

Calle

Casa

PC

Teléfono

Personas-reuniones

Leer/Revisar

organizar3
Organizar
  • Eventos o recordatorios a si mismo en el futuro.
  • Listas de “Algún Día/Tal Vez”
  • Archivo de seguimiento
    • 43 carpetas
      • 12 para los meses
      • 31 para los días
organizar4
Organizar
  • El sistema de archivos
    • Debe ser rápido y divertido
    • Al alcance de la mano
    • Ordenado alfabéticamente
    • Muchas carpetas limpias
    • Menos de 3/4
    • Etiquetas con referencias
    • EVITAR la pila “por archivar”

“Si necesita mas de 60 segundos para archivar algo, no lo archivará: lo amontonará”

David Allen

organizar5
Organizar
  • Listas de control
    • Afirmaciones personales
    • Listas de control de viajes
    • Revisión semanal
    • Áreas de atención y responsabilidad
    • Personas clave en mí vida
revisar
Revisar
  • Revisión Diaria
  • Revisión Semanal
  • Revisión General

“Los asuntos de la vida tienen que ver con multitud de aspectos, y aquel que razona sobre cualquiera de ellos son tener en cuenta el resto de las cosas es un iluso incapaz de seguir la marcha del mundo”

-James Fenimore Cooper

revisi n
Revisión
  • Revisión Diaria
    • Mirar la agenda
    • …. Y después la lista de acciones siguientes
    • Mirarlas en el contexto correcto
revisi n1
Revisión
  • La clave del sistema “La revisión semanal”
    • Papeles Sueltos
    • Procesar notas
    • Citas previas
    • Citas futuras
    • Vaciar la mente
    • Revisar las listas

Para que el conocimiento sea productivo deberemos aprender a ver tanto el bosque como los árboles. Debemos aprender a conectar

Peter Druker

hacer
Hacer
  • El modelo de cuatro criterios para elegir acciones en el momento
  • El modelo triple para evaluar el trabajo diario
  • El modelo de seis niveles para revisar su propio trabajo
hacer1
Hacer
  • Para elegir
    • Contexto
    • Tiempo disponible
    • Energía
    • Prioridad

“En ultima instancia, debe confiar siempre en su intuición. No obstante, puede hacer muchas cosas para potenciar esa confianza”

David Allen

hacer2
Hacer
  • Para evaluar el trabajo diario
    • Realizar trabajo predefinido
    • Realizar el trabajo a medida que surge
    • Definir su trabajo
hacer3
Hacer
  • Para revisar su propio trabajo
    • 15.000 metros o más: vida
    • 12.000 metros: visión con un plazo de entre 3 a 5 años
    • 9.000 metros: objetivos anuales o bianuales
    • 6.000 metros: áreas de responsabilidad
    • 3.000 metros: proyectos actuales
    • Pista de aterrizaje: acciones actuales
referencia2
Referencia

Fuente: www.diyplanner.com

proyecto
Proyecto

proyecto es todo aquello que no se puede hacer directamente para que se complete

proyectos
Proyectos
  • El modelo de planificación natural
    • Definir propósitos y principios
    • Visualizar resultados
    • Generar lluvias de ideas
    • Organizar
    • Identificar las acciones siguientes
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Plan
  • 1. Definir
  • Propósito
    • Porque estoy haciendo esto?
    • Llevarlo mas allá y preguntar porque estoy haciendo esto
  • Principios
    • Les daré a otros libertad sobre esto mientras que...

“Si no está seguro de lo que está haciendo, nunca hará lo suficiente”

David Allen

slide37
Plan

2. Visualizar los resultados

  • Visión
    • ver el proyecto luego de completado los resultados
    • Ver un éxito absoluto!

“La imaginación es mas importante que el conocimiento”

Albert Einstein

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Plan

3. Generar lluvia de ideas

  • No hay que juzgar, criticar
  • ir tras la cantidad, no la calidad
  • Analizar y organizar Apagado
  • disparadores
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Plan

4. Organizar

  • Identificar las piezas Importante
  • Ordenar por
    • Componentes
    • Secuencias
    • Prioridades
  • Detallar hasta el nivel necesario
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Plan

5. Identificar las acciones siguientes

  • ¿Cuál es la acción siguiente en cada una de las partes del proyecto?
  • ¿Cuál es la acción siguiente en el proceso de planeamiento?
slide41

“Organízate con eficacia” Autor David Allen – Ediciones Urano

  • http://www.davidco.com/
consultas
Consultas

Guillermo Matías Mazza

gmmazza@gmail.com

www.masemprendedor.com