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Università degli Studi di Padova Archivio Generale di Ateneo Il sistema archivistico di Ateneo Padova, 20 aprile 2005. I punti salienti del “Progetto Archivi” (1995). Eliminazione dell’organizzazione a silos Accensione dei fari sugli archivi Idee e realizzazioni, non slogan

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Università degli Studi di Padova

Archivio Generale di Ateneo

Il sistema archivistico di Ateneo

Padova, 20 aprile 2005

slide2

I punti salienti del “Progetto Archivi” (1995)

  • Eliminazione dell’organizzazione a silos
  • Accensione dei fari sugli archivi
  • Idee e realizzazioni, non slogan
  • Strategie, non tattiche
  • Rapporto con gli informatici paritario
  • Revisione sistematica senza barriere ideologiche

Fare

Sapere

Saper fare

Saper far fare

Far sapere

l idea principale l archivio unico
L’idea principale: l’archivio è unico

Un differenziamento degli archivi in storici e non storici, o non ancora storici, o semplicemente amministrativi, è dunque inconcepibile, al punto da doverne ripudiare perfino la nomenclatura

Antonio Panella, 1938

unicit dell archivio
Unicità dell’archivio

Esiste una impossibilità di differenziare teoricamente l’ufficio di protocollo dall’archivio, l’archivio corrente da quello di deposito: tutto è semplicemente archivio.

Giorgio Cencetti, 1939

slide6

L’archivio è unico

T.A.R. Toscana sez. II, 25 settembre 1997, n. 653

La tutela apprestata dall’ordinamento per gli atti degli archivi ritenuti di notevole interesse storico prescinde dalla possibile distinzione degli archivi in archivi storici, di deposito e correnti, in quanto l’attenzione del legislatore, al di là della datazione e dell’utilizzazione attuale o meno dell’archivio, si concentra sul complesso degli atti - o su taluno di essi - in funzione della capacità dei medesimi di costituire una rilevante testimonianza storica.

Soc. Sip

c. Sovrintendente archivistico Toscana e altro

T.A.R. 1997,I,4017

le tre et dei documenti
Le tre età dei documenti

Protocollo e Archivio correnteAffari in corso di trattazione

Archivio

Archivio di depositoAffari esauriti entro i 40 anni

Gestione dei flussi documentali

Archivio storicoAffari esauriti da oltre 40 anni, dopo le operazioni di selezione

N.B. L’archivio è unico: universitas rerum ex distantibus

tre massime da tenere in tasca
Tre massime da tenere in tasca
  • Punta a conquistare la luna. Se non ci sarai riuscito, avrai vagabondato tra le stelle
  • Non prenderti mai troppo sul serio
  • Divisi cadiamo
un problema di metodo
… un problema di metodo
  • Bisogna normalizzare e coinvolgere enti produttori simili
  • Non è vero che ogni “archivio fa storia a sé”: la fa solo quando l’archivio non gode di una direzione archivistica e gli standard non vengono applicati

Confrontarsi con gli standard impone:

  • Capacità di confronto
  • Fatica e critiche
il formaggio
Il formaggio

Nasofino

Trottolino

Ridolino

Tentenna

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Gli effetti più importanti del “Progetto Archivi”

  • Un titolario in Gazzetta ufficiale 100 anni dopo l’Astengo
  • 4 Conferenze organizzative e 3 seminari
  • Produzione di strumenti innovativi (manuali e voci di indice)
  • Regolamenti, titolari, massimari preceduti da studi
    • La linea dell’arco
    • Linee guida per l’anagrafica
    • Massimario e prontuario di selezione
    • Profili archivistici del protocollo informatico
  • Contributo alla teoria archivistica
    • Allegati
    • Protocollo differito
  • Scelta di software già presenti e non il Gioco dell’Oca
    • Docflow prima di 3Dinformatica - e Arianna
    • Studio del linguaggio degli informatici
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L’equazione per dialogare meglio

bit : byte = documento : fascicolo

L’errore perenne, anche del legislatore di taglio informatico: focalizzazione/polarizzazione sulle informazioni!

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EuroTitulus

Ad Personam

TitulusCaronte

TitulusOrgani

PROGETTOARCHIVI

Titulus97

Universitas Rerum

JhsiV 99

Thesis 99

InItinere

eXtra

Manuale di gestione

I progetti archivistici

Siciliarchivi

Veneziarchivi 1 - Ca’ Foscari

Veneziarchivi 2 - IUAV

Giuliarchivi

Pugliarchivi

Cartesio

le due definizioni di titulus 97
Le due definizioni di Titulus 97

Titulus 97 (standard)

Standard archivistico universitario adottato da una rete estesa di atenei italiani mediante l’utilizzo di un titolario di classificazione normalizzato, nonché mediante la condivisione di una filosofia e di una metodologia di gestione di un archivio universitario.

Titulus 97 (software)

Software adottato nell’ambito del sistema per la gestione informatica dei documenti, realizzato dalla software house 3D Informatica srl sulla base delle specifiche dettate dagli atenei aderenti allo standard archivistico.

slide18

Cosa manca

al sistema archivistico universitario nazionale?

  • Adeguamento del Regolamento del 1997 alla normativa sui beni culturali e sulla documentazione amministrativa
  • Revisione (e semplificazione) delle voci di indice
  • Redazione di un Thesaurus delle voci di indice
  • Individuazione della normativa di riferimento per ogni tipologia documentaria
  • Revisione della Tabella dei procedimenti amministrativi e degli affari / attività
  • Individuazione degli oggetti più frequenti di documenti e fascicoli
  • Redazione del Massimario e del Prontuario di selezione
slide19

Il progetto 2005

Revisione e semplificazione

delle voci di indice

Adeguamento

del Regolamento del 1997

D.lgvo 490/1999 e DPR 445/2000

Thesaurus

delle voci di indice

Normativa

di riferimento

per ogni

tipologia documentaria

Testo unico sulla

documentazione

amministrativa

universitaria

Revisione

Tabella dei procedimenti

e degli affari/attività)

Redazione del Massimario e prontuario di selezione

delle unità archivistiche

Individuazione

degli oggetti più frequenti

di documenti e fascicoli

slide20

Verso Titulus 97 (ver. 3.0)

  • XML
  • Interoperabilità
  • Gestione dei fascicoli degli studenti
  • Gestione degli oggetti
    • Controllo ortografico
    • Visualizzazione oggetti più frequenti
  • Gestione dell’archivio di deposito
    • Selezione dei documenti
    • Gestione camicia
il manuale di gestione del protocollo informatico versione 2 0 venezia iuav 19 aprile 2005

Università degli Studi di Padova

Università degli Studi di Pavia

Università Iuavdi Venezia

Alma Mater StudiorumUniversità di Bologna

Il Manuale di gestionedel protocollo informaticoversione 2.0Venezia IUAV, 19 aprile 2005

slide23

Titulus Caronte (ex Medium)

  • Gestione dell’archivio di deposito
    • Selezione dei documenti
    • Elenchi di trasferimento e versamento
  • Georeferenziazione
  • Stretta connessione, fino alla semi-identificazione con il sistema di gestione dell’Archivio corrente
  • Il repertorio dei fascicoli cardine del sistema
  • Proiezione sull’Archivio storico
  • Costruzione di un Archivio di deposito
il concetto di squadra
Il concetto di “squadra”

Condividendo gli stessi obiettivi, enunciati con coerenza,

persone assolutamente normali raggiungono

risultati straordinari.

                                (Kenneth Blanchard)

Non Superman, ma...

È lo stravolgimento del project management!