臺北縣政府 97 年度公文自動化教育訓練

臺北縣政府97年度公文自動化教育訓練 秘書處文書科：余繼銘

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開啟範本格式 注意：可行電子交換之公文格式為「函」「書函」　　　「開會知單」「機密文書機密等級變更或註銷建議單」「機密文書機密等級變更或註銷通知單」五種。

發文代字務必記得選取或輸入

檔號及保存年限 參閱：檔案分類暨保存年限區分表

注意：一、承辦人姓名不可自行刪除，可用承辦科替代。二、聯絡電話不可自行刪除（格式如下）。三、聯絡方式請保持在三種以內，避免電子交換後　　　　　　　　版面與原文不一致。

注意：一、目前系統設定電子附件上傳檔案總容量在300KB以下是 以電子交隨本文一同傳遞，300KB以上則單獨傳送至附件儲存中心，由受文者自行下載。二、原則上附件檔格式須為PDF，但需受文方回覆或再利用者，可用DOC或XLS（ZIP、RAR等其他格式皆不符合電子交換規範，亦無法上傳附件儲存中心）

注意：一、說明段須使用畫面中的「至上一層」 「至下一　層」功能，來產生分項標號，不可自行以輸入空　白之方式產生（影響電子交換版面配置）。二、開會通知單上的備註欄使用到分項標號時亦同。

注意：建議搜尋方式使用「關鍵字」。

注意：灰色箭頭方塊代表不含附件。　　　藍色箭頭方塊代表含附件。注意：灰色箭頭方塊代表不含附件。　　　藍色箭頭方塊代表含附件。

注意：「決行層級」「分層負責」請務必記得選取。注意：「決行層級」「分層負責」請務必記得選取。

注意：一般公文請選擇第一類，需張貼於第三類電子公布欄者，請選擇第三類並選擇張貼之起迄日期。注意：一般公文請選擇第一類，需張貼於第三類電子公布欄者，請選擇第三類並選擇張貼之起迄日期。

格式轉換（函、書函互轉）

一文多稿

簽稿並陳

正、副本以 txt 檔匯入 三個欄位名稱分別為：受文者、郵遞區號、地址

匯入個人通訊錄（資料）

匯入個人通訊錄（群組）

受文清單功能

檢視並列印受文清單

列印地址籤條 使用２Ｘ８格式之標籤紙

使用發文清單功能來列印紙本公文及附件

創文點選「簽稿登記」

讀取筆硯電子檔後點選「新增」以取得公文流水號讀取筆硯電子檔後點選「新增」以取得公文流水號

取得文號

注意：列印公文稿時請先檢視右下方條碼資訊是否為”承辦人創”，若為”總發文”或”單位發文”則表示操作錯誤。注意：列印公文稿時請先檢視右下方條碼資訊是否為”承辦人創”，若為”總發文”或”單位發文”則表示操作錯誤。

一、陳核後，由承辦人自行清稿、公文稿轉　　　　　函、校對公文，最後做存檔動作。二、公文稿轉函請由「預視」功能中操作。

將公文稿轉函後，再於公文管理系統使用修改檔案上傳該筆硯電子檔。註：請勿誤傳為其他檔案，導致公文內容與公文文號不符。將公文稿轉函後，再於公文管理系統使用修改檔案上傳該筆硯電子檔。註：請勿誤傳為其他檔案，導致公文內容與公文文號不符。

讀取筆硯電子檔後，點選「儲存」以覆蓋原筆硯電子檔。讀取筆硯電子檔後，點選「儲存」以覆蓋原筆硯電子檔。

注意：請先檢視右下方條碼資訊是否為”總發文”或”單位發文” ，若為”承辦人創” 則表示操作錯誤。註：不可在此畫面中列印要發文之紙本公文。

於該筆公文上點選滑鼠右鍵，再用滑鼠左鍵點選「核判發文」。於該筆公文上點選滑鼠右鍵，再用滑鼠左鍵點選「核判發文」。

注意：府文，請點選「秘書處總發文」。　　　機關文，請點選「送單位發文」。請謹慎點選注意：府文，請點選「秘書處總發文」。　　　機關文，請點選「送單位發文」。請謹慎點選

查詢公文流程，承辦人自已即可操作，無需請單位登記桌或收發人員代查。查詢公文流程，承辦人自已即可操作，無需請單位登記桌或收發人員代查。

一、將公文文號輸入查詢視窗中，點選「查詢」。二、在顯示該件公文資訊一欄中按滑鼠右鍵，點選「檢視卷宗」。一、將公文文號輸入查詢視窗中，點選「查詢」。二、在顯示該件公文資訊一欄中按滑鼠右鍵，點選「檢視卷宗」。

點選「檢視流程」

公文流程即可顯示出

製作公文書常發生的錯誤（一） • 發文機關：　台北縣政府　　臺北縣政府 • 受文者未套印地址（無法郵寄） • 發文日期不合邏輯（在核判日期之前） • 發文字號欄位中的代字未輸入或點選 • 文號錯誤（套用發文過之公文或附貼簽稿時上傳其他公文檔） • 條碼錯誤（府發文正確公文之條碼應為「總發文」若為承辦人創或單位發文則為個人操作錯誤或發文代字漏填或填錯。 × ○

製作公文書常發生的錯誤（二） • 速別：針對受文者收到文後處理期限，並非內部流程辦理的時限。 • 附件：附件欄位為針對正本受文者，常有漏填或附件檔名欄位中附件電子檔未帶入之情形。 • 主旨段出現「檢送或檢陳」，即代表隨文附送附件。 • 本文為針對正本單位，若需副本受文者有所作為時，請在說明段內敘明。 • 正副本：輸入機關全銜或人名及郵遞區號、地址，並適當的選取傳遞方式（如：電子交換、郵寄等）。

製作公文書常發生的錯誤（三） • 決行層級及分層負責未點選。 • 多稿公文未註明（雙稿以上須於「文稿類型備註」欄位中註明）。 • 未列印紙本公文：紙本公文必須在「發文清單」功能項下執行列印，而非在「預視」功能項下執行「特殊列印」。 • 雙稿公文製作步驟及附貼檔案時順序錯誤。 • 附貼簽稿及修改檔案時上傳為其他檔案，造成電子檔案與實體公文稿內容不符。

紙本公文必須於『發文清單』內執行列印，若直接於『預視』內列印，則會出現「等」字紙本公文必須於『發文清單』內執行列印，若直接於『預視』內列印，則會出現「等」字

稿轉函後列印紙本公文時，若出現承辦人創時，表示在公文管理系統執行修改檔案時未關閉筆硯或尚未修改檔案就直接列印！稿轉函後列印紙本公文時，若出現承辦人創時，表示在公文管理系統執行修改檔案時未關閉筆硯或尚未修改檔案就直接列印！

一、為避免有時間性之公文延宕郵寄，針對時間性之公文書，包括開會通知單、會勘通知、內容涉及辦理或回覆日期之函（書函）等公文處理方式，若以開會、會勘、回復及辦理時間為發文日期算起５天內無法送達之公文，請承辦人先行以電話通知並於公文稿面上註記、蓋職名章。二、公文書橫式書寫數字使用原則，請參考臺北縣　　　　政府秘書處網頁／文書科／文件及檔案下載。http://www.secretariat.tpc.gov.tw/_file/1924/SG/22304/37259.html三、受文者發文方式為郵寄時，一定要輸入郵遞區號及地址，否則無法郵寄發文。四、主旨內容請勿使用分項標號。

五、正本受文者中，有一受文者不含附件，該不含附件之受文者一律以紙本發文（若發文方式為電子交換之單位，發文方式須改為郵寄）；並於該機關全銜名稱後加註『（不含附件）』。六、公文內如有外字時，請改用紙本發文（外字無法以電子交換方式發文）；承辦人若誤以電子交換方式進行發文時，電子交換系統會攔截並產生語法錯誤，須另改以紙本方式進行發文。

The End

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