“EL PROTOCOLO EN LA FIRMA DE CONVENIOS”

1. UNIVERSIDAD REY JUAN CARLOS “EL PROTOCOLO EN LA FIRMA DE CONVENIOS”

2. EL PROTOCOLO EN LA FIRMA DE CONVENIOS I. INTRODUCCIÓN. FIRMA DEL CONVENIO II. ADECUACIÓN DE LA SALA III . PROTOCOLO DE LAS COMITIVAS IV. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS • CONVENIO SIMPLE • CONVENIOS MÚLTIPLES

3. I. INTRODUCCIÓN. FIRMA DEL CONVENIO La firma de convenios es uno de los actos clásicos incluido dentro del protocolo actual. Se entiende como tal, aquel acto en el que dos o más partes suscriben y hacen suyo un documento mediante firma privada o pública, es decir, con presencia de otros invitados o sin ella. Generalmente, se hace pública la firma para contribuir a su difusión general y dar cuenta del resultado final de las negociaciones, siendo el carácter de estos actos positivo, amable y afable, distendidos y, por lo general, muy diseñados para los medios de comunicación o para un sector de público reducido

4. II. ADECUACION DE LA SALA La sala deberá estar correctamente habilitada antes de que tenga lugar la firma del convenio. Para ello se supervisará previamente la temperatura (aire acondicionado/calefacción. La ventilación. La iluminación artificial y natural. Butacas/sillas suficientes para los asistentes. Banderas, imágenes corporativas o escudos detrás de la mesa de firmas. Atril con micrófono en caso necesario. En la mesa se colocará agua y vasos, los carteles de sobremesa(indicadores de posición en un acto institucional, carpetas de firma y pluma IMPORTANTE, debe existir una infraestructura suficiente para la instalación de todos los aparatos de los medios de comunicación que asistan al evento. (tomas telefónicas y eléctricas, conexiones telemáticas, etc….)

5. III. PROTOCOLO EN LAS COMITIVAS • Dependiendo de la autoridad el recibimiento será distinto por parte del anfitrión. • Anteriormente al acto, se habrá acordado con la persona de responsable del protocolo del invitado, la forma de acceso al parking, facilitando a nuestra servicio de seguridad el número de matricula del vehículo e identificando a las autoridades que accederán al recinto. (no pasan por control de accesos) • Una vez allí se seguirá el protocolo correspondiente al tratamiento de la autoridad visitante. Ej.: En el caso de un Ayto. el Alcalde bajaría a buscar al invitado en caso de ser una autoridad superior a él. Sí es otro homologo, será el Teniente Alcalde o Jefe de Gabinete el que lo reciba, si fuera representantes de alguna empresa sería el asistente el que recibiría al invitado, acompañándole para dirigirle al despacho o sala correspondiente

6. III. PROTOCOLO EN LAS COMITIVAS • A posteriori se dirigen a la sala de la firma del convenio, donde se encontraran con el resto de la delegación anfitriona, cuyos miembros son presentados de un modo informal antes de colocarse en sus sitios. • Cabe también la opción de que estos esperen fuera de la sala, bien en un saloncito adjunto, para efectuar estas presentaciones.

7. III. PROTOCOLO EN LAS COMITIVAS A las comitivas que acompañan a los firmantes es bueno y conveniente reservarles un lugar especial en el acto . En el caso de ser dos las partes : • Los que encabezan la delegación ocuparán la mesa presidencial, y las comitivas se situarán a ambos lados de la mesa, ubicándose cada una de ellas en el lado más próximo a su jefe.

8. III. PROTOCOLO EN LAS COMITIVAS En el caso de ser más los acompañantes: • Lo lógico es habilitar en las primeras filas, y de forma mixta, sitios para ellos. • Si son dos, pueden acompañarlos en la mesa, sus segundos, situados inmediatamente a su lado, en la parte del extremo de la mesa. • Esta solución es buena cuando la firma de convenios es suscrita, por ejemplo, por el Presidente nacional, y afecta sólo a una comunidad autónoma. El responsable en la comunidad de cada una de las partes firmantes ocupará este lugar de privilegio, aunque no firmará.(Sólo asiste desde un sitio especial).

9. III. PROTOCOLO EN LAS COMITIVAS

10. III. PROTOCOLO EN LAS COMITIVAS

11. IV. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS La firma de convenios puede llevarse a cabo mediante varias fórmulas, pero las más habituales son dos: Convenio simple: firma pública de tantos ejemplares como firmantes, con intercambio de las mismas. Convenio múltiple: firma pública de un único ejemplar, sin intercambio de carpetas.

12. IV. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS El programa protocolario básico de una firma de convenio responde a unas determinadas características, este podría ser el esquema: Lectura del texto a firmar por un técnico o alto directivo de la institución anfitriona o persona designada al efecto por las partes. Firma de los documentos con o sin intercambio de carpetas. Palabras de los firmantes, por el orden establecido (el mismo que se ha seguido para su colocación en la mesa). En ocasiones un invitado de honor (el que termina el acto). Posible rueda de prensa. Fotos (imprescindible)

13. IV. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS Se podría completar con otros elementos, tales como una primera intervención para explicar los pormenores de la negociación y las necesidades que han llevado al establecimiento de este convenio y el uso de multimedia para apoyar los contenidos de la firma. En algunas ocasiones, a la firma puede asistir una alta autoridad o invitado de honor cuya presencia refuerza la filosofía y difusión del acto y que, aunque no firma, preside simbólicamente la reunión y cierra con una intervención el acto correspondiente .

14. CONVENIO SIMPLE III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS El acto denominado convenio simple, es aquél en el que las partes firman ante los invitados tantos ejemplares como partes, a los efectos de que cada una pueda llevarse suscrito por todos, un ejemplar. Tras la firma es habitual el intercambio de carpetas y el apretón de manos como símbolo del éxito alcanzado y de la satisfacción conseguida. Este tipo de acto es el indicado hasta un máximo de cuatro firmantes; más no, dado que el sistema se complicaría mucho.

15. III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS

16. III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS CONVENIO SIMPLE El proceso de la firma sigue los siguientes criterios: Al sentarse a la mesa los firmantes (generalmente mirando todos ellos hacia el público, en una mesa rectangular de presidencia clásica, sin ningún adorno en la misma), tienen dispuestas las carpetas que contienen los documentos que han de suscribir. Dichas carpetas, de buena presentación (en piel o similar, de color oscuro y en la medida de lo posible con los anagramas o escudos de las instituciones firmantes) permanecen cerradas.

17. III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS CONVENIO SIMPLE Junto a ellas, las plumas de tinta negra dispuestas sobre la mesa. (Antiguamente, se añadía a la decoración general de la mesa el secante para pasar por encima de la firma con el fin de evitar borrones) Lo normal es que los firmantes estampen su firma con la pluma que se les ofrece, no con la que puedan llevar consigo (podría entenderse como descortesía). La pluma, tras la firma, se deposita sobre la mesa (no debe guardarse si no es de uno). Se deberá comprobar que escriban antes del acto.

18. III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS

19. III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS CONVENIO SIMPLE Los firmantes permanecen escuchando la lectura del texto (completo si fuera breve o resumido si fuera largo, citando al acabar los nombres de los firmantes). La persona que lee el texto, se colocará de pie, al lado de la presidencia, pero mirando hacia el público y los firmantes( con la ayuda de un atril y un micrófono). Tras la lectura se retirará.

20. III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS

21. En ese momento, los ayudantes de cada uno de los firmantes se aproximarán desde atrás a la mesa y abrirán al mismo tiempo las carpetas. Irán pasando folio a folio (no es lo habitual), indicando en cada momento dónde se ha de firmar, por regla general en el margen izquierdo en todas las hojas, a excepción de la última que se hará en el espacio reservado a tal fin (firma auténtica). La misión de los ayudantes es conseguir que los firmantes vayan al mismo ritmo y terminen a la vez. Los ayudantes se situarán con discreción y por la parte más próxima al extremo de la mesa, dejando el espacio central libre (muy indicado para uso de imagen corporativa). CONVENIO SIMPLE III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS

22. III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS CONVENIO SIMPLE

23. III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS CONVENIO SIMPLE

24. III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS CONVENIO SIMPLE

25. III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS CONVENIO SIMPLE Tras la firma del primer ejemplar, los ayudantes cerrarán la carpeta que contiene el documento. La tomarán y por detrás se la intercambiarán con el otro ayudante. De nuevo pondrán las carpetas sobre la mesa y repetirán la operación. Tras la firma el ayudante cerrará la carpeta y la dejará frente al firmante, retirándose a continuación. Seguidamente, los firmantes se pondrán de pie con la carpeta en la mano izquierda (no es necesario pueden dejarla encima de la mesa) y se saludarán con la mano derecha (se realizarán las fotografías pertinentes) . Tras ello se sentarán y comenzarán los discursos por el orden correspondiente si es que los hubiese.

26. III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS

27. III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS CONVENIO SIMPLE Con 2 firmantes: ayudantes firmantes PRENSA, PÚBLICO • Firman cada uno su carpeta • Los ayudantes se intercambian las carpetas

28. III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS CONVENIO SIMPLE

29. III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS CONVENIO SIMPLE Si hubiera tres firmantes la operación de los ayudantes para la circulación de carpetas será el siguiente: Cada ayudante pasará al de su derecha la carpeta y tomará del de la izquierda la nueva. El último entregará al primero su carpeta. Así durante tres operaciones. Es necesario seguir este esquema, pues de lo contrario se crean confusiones .

30. III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS

31. III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS CONVENIO SIMPLE Con 3 firmantes: ayudantes firmantes • Firman cada uno su carpeta. • Los ayudantes se intercambian las carpetas con el de su derecha, y el 3 se cambia con el 1. • Se repite la operación, hasta completar las firmas.

32. III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS CONVENIO SIMPLE Si hubiera cuatro firmantes, el esquema operativo sería el siguiente: Primer paso: los dos de cada lado se intercambian entre sí las carpetas. Segundo paso, los dos ayudantes situados en el centro toman del ayudante más próximo de su extremo la carpeta, y junto con la suya se intercambian ambas, dando una de ellas al ayudante del extremo. Tercer paso, los dos ayudantes de cada lado se intercambian las carpetas.

33. III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS CONVENIO SIMPLE Con 4 firmantes: ayudantes firmantes PÚBLICO , PRENSA

34. IV. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS CONVENIO SIMPLE 2 ayudantes 3 2 3 1 1 firmantes

35. III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS CONVENIO SIMPLE Más de cuatro no es muy recomendable, sugiriéndose el sistema múltiple, salvo que uno de los firmantes sea un personaje excepcional, cuya presidencia del acto sea bien vista por todos. En este caso, el anfitrión pasará al puesto número dos. Si a la firma de este tipo de convenios acudiera una alta autoridad, ésta ocuparía el asiento central o en cualquier caso el primero, situándose a su izquierda el anfitrión. Si no se desea que esta autoridad ocupe lugar en la mesa durante el momento de la firma, podrá habilitarse un lugar especial para la autoridad. En este caso, la mesa de firmas se ladeará un poco, de forma que mire para el público y a la autoridad. Si el acto de la firma se celebra en territorio neutral, los firmantes se ordenarán de acuerdo a los criterios previstos, no teniendo nadie el carácter de anfitrión. Todos ellos lo son al mismo tiempo.

36. III. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS CONVENIO MÚLTIPLE Otro sistema para estos casos es que los firmantes se sienten en un mesa y que el único documento que contiene la carpeta sea pasada de unos a otros por un ayudante. En este caso, se empieza por el de la derecha del que preside y en sentido circular se seguirá hasta acabar por el de la izquierda del que preside, finalmente lo hará éste. Tras la rúbrica, todos se pondrán de pie y se saludarán entre sí y la carpeta firmada será retirada por el ayudante.

37. IV. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS CONVENIO MÚLTIPLE

38. IV. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS CONVENIO MÚLTIPLE En el caso de haber más de cuatro firmantes, lo más recomendable es pasar al sistema múltiple. Todos los representantes firman privadamente las distintas copias, salvo una que se deja para la firma en público. De acuerdo con este sistema, en el acto todos firman un mismo documento (no olvidemos que se trata de un acto simbólico; las formalidades se pueden resolver privadamente).

39. CONVENIO MÚLTIPLE IV. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS La actuación protocolaria a seguir es similar a la descrita en el caso anterior, si bien a la hora de firmar se sigue un esquema distinto. La persona que lee el texto completo o el resumen del mismo, va llamando uno a uno a los firmantes, que pasan por una mesa pequeña, donde se encuentra el documento en una carpeta abierta y una pluma. De pie o sentados, firmarán cada una de las hojas y la última completa (la firma de cada una de las hojas, puede suprimirse igualmente). Los firmantes permanecerán de pie en la presidencia (sin mesa) y se acercarán cada vez que se les llame. El orden protocolario es de menos a más (el de menor rango el primero y así sucesivamente).

40. IV. TIPOS DE FIRMAS DE CONVENIOS CONVENIO MULTIPLE Otro sistema para estos casos es que los firmantes se sienten en un mesa y que el único documento que contiene la carpeta sea pasada de unos a otros por un ayudante en su caso. En este supuesto, la firma empezará por la persona que esté a la derecho del que preside preside y en sentido circular se seguirá hasta acabar por el de la izquierda del que preside, que será el último en firmar . Tras la rúbrica, todos se pondrán de pie y se saludarán entre sí y la carpeta firmada será retirada por el ayudante.

41. EJEMPLOS: El Real Madrid ampliará su ayuda a los niños enfermos terminales de fuera de España 04 USI firma y taller - inicio del acto de firma

42. FIRMA DEL CONVENIO DE COLABORACIÓN HOSPITAL - EVE

43. El Alcalde de Móstoles firma un convenio pionero en España con la Asociación de Trabajadores Autónomos para apoyar a este sector a salir de la crisis económica

44. FIRMA DEL CONVENIO DE COLABORACIÓN ENTRE LA UNIVERSIDAD DE LAS PALMAS DE GRAN CANARIA Y LA AUDIENCIA DE CUENTAS DE CANARIAS. 12 DE JUNIO DE 2008

45. Ejemplo de Carpeta de firmas

46. Documento tipo: Convenios