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MODERNISATION DE LA CHAÎNE MISSION

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MODERNISATION DE LA CHAÎNE MISSION. JOURN ÉE D’ÉTUDES DES AGENTS COMPTABLES SECONDAIRES 20 ET 22 SEPTEMBRE 2005. LE CONTEXTE REGLEMENTAIRE. « La réglementation des frais de déplacement sera totalement modifiée au 1 er janvier 2006…Un décret devrait paraître au cours du dernier

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modernisation de la cha ne mission

MODERNISATION DE LA CHAÎNE MISSION

JOURNÉE D’ÉTUDES DES AGENTS COMPTABLES SECONDAIRES

20 ET 22 SEPTEMBRE 2005

Agence Comptable Principale

le contexte reglementaire
LE CONTEXTE REGLEMENTAIRE

« La réglementation des frais de déplacement sera totalement modifiée

au 1er janvier 2006…Un décret devrait paraître au cours du dernier

trimestre 2005 ».

  • Circulaire budgétaire du 1er août 2005
  • Projet de décret relatif au nouveau régime budgétaire, financier et comptable des EPST
  • Protocole de modernisation de la gestion administrative, comptable et financière du 10 février 2005

« Les PJ relatives au remboursement de frais occasionnés par les déplacements

des personnels sont conservées par l’ordonnateur qui les tient à la disposition de

l’agent comptable ».

Impliquer les directeurs d’unité dans la vérification des PJ

Rationaliser les demandes de PJ

Optimiser les contrôles entre les différents acteurs

Agence Comptable Principale

les actions majeures
LES ACTIONS MAJEURES

Simplifier

  • les circuits et les procédures

Organiser et fiabiliser

  • le contrôle et la conservation des justificatifs

Moderniser les pratiques

  • la monétique
  • le Comité National et l’ANR
  • l’UPSACA

Agence Comptable Principale

simplifier les circuits et les proc dures
SIMPLIFIER LES CIRCUITS ET LES PROCÉDURES

Une simplification obtenue grâce à une meilleure répartition des rôles entre :

  • le directeur d’unité pleinement responsable de la bonne utilisation des crédits qui lui sont alloués
  • le délégué régional garant de la qualité d’ensemble du dispositif

Agence Comptable Principale

le directeur d unit un gestionnaire part enti re
LE DIRECTEUR D’UNITÉ : un gestionnaire à part entière

A ce titre, il est responsable de l’approbation des conditions

initiales de la mission et de la vérification de son exécution, d’où :

  •  la suppression des certificats administratifs :
    • - établis pour justifier les discordances entre l’ordre de mission et l’état de frais ;
    • - autorisant l’utilisation des moyens de transport, tels que le taxi, le véhicule personnel…
  • LA SIGNATURE DE L’ ETAT DE FRAIS PAR LE DIRECTEUR D’UNITÉ VAUT
  • APPROBATION DES CONDITIONS DE DÉROULEMENT DE LA MISSION
  •  la conservation des justificatifs
  • (factures d’hôtel, de taxi, de location de véhicule, justifications d’assurance,
  • le cas échéant, factures de restaurant…)

Agence Comptable Principale

slide6

RÉGLEMENTATION SÉCURITÉ SOCIALE ET INDEMNISATION DES FRAIS PROFESSIONNELS

Arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de SS :

  • Les indemnités ne sont pas prises en compte dans l’assiette des cotisations SS dès lors que :
    • l’indemnité de repas est < à 15 €
    • l’indemnité de logement et petit déjeuner est < à :
        • 54 € pour Paris
        • 40 € pour la province
  • Au-delà, les montants versés peuvent être considérés comme des compléments de traitements

Agence Comptable Principale

le d l gu r gional garant de la qualit d ensemble du dispositif
LE DÉLÉGUÉ RÉGIONAL : garant de la qualité d’ensemble du dispositif

A l’instar de ce qui se pratique déjà pour les autres dépenses en matière de certification du service fait et pour dégager le DR de tâches matérielles sans véritable valeur ajoutée :

e L’obligation pour le délégué régional de signer le décompte

liquidatif informatique (SIGOGNE) est supprimée.

La signature du délégué régional, accompagnée de la mention

« pour valoir certification du service fait et ordre de payer »

sur le seul bordereau de mandat suffit.

Agence Comptable Principale

en r sum
EN RÉSUMÉ

SEULE PIÈCE A TRANSMETTRE SYSTÉMATIQEMENT AU COMPTABLE :

“L’OM - ÉTAT DE FRAIS” SIGNÉ DU MISSIONNAIRE ET CERTIFIÉ PAR LE DIRECTEUR D’UNITÉ

Agence Comptable Principale

quelques exemples concrets 1 2
QUELQUES EXEMPLES CONCRETS (1/2)

Cas n° 1

Ordre de mission incomplet : frais de taxi non prévus initialement

Agence Comptable Principale

quelques exemples concrets 2 2
QUELQUES EXEMPLES CONCRETS (2/2)

Cas n°2

Utilisation du véhicule personnel ou du véhicule de location

Agence Comptable Principale

slide11

ORGANISER LES CONTRÔLES

Le comptable est responsable de la qualité et de la fiabilité de la dépense publique

 LE COMPTABLE DÉFINIT LES MODALITÉS DU CONTRÔLE À ORGANISER

Il s’agit de mettre en place un dispositif de contrôle :

- plus responsabilisant et plus motivant

- se traduisant par des engagements réciproques DR / labo

 In fine, induire une relation “GAGNANT-GAGNANT”

Agence Comptable Principale

le pr alable une charte de partenariat entre le laboratoire et la d l gation
LE PRÉALABLE : une charte de partenariat entre le laboratoire et la délégation

Pour définir les obligations réciproques des parties

  • au niveau de la délégation :
    • mettre en place les mesures de simplification
    • s’engager sur une réduction des délais de paiement
    • former les gestionnaires et mettre à disposition la documentation nécessaire
    • informer le laboratoire des anomalies constatées
  • au niveau du laboratoire :
    • définir et mettre en place un dispositif de classement et de conservation des PJ
    • se conformer aux dispositions réglementaires
    • informer la DR de tout changement significatif dans l’organisation définie ou dans l’organigramme fonctionnel
    • mettre en œuvre tout plan d’action suite à la détection d’anomalies

Agence Comptable Principale

slide13

LE DISPOSITIF DE CONTRÔLE

  • Deux niveaux de contrôles :
    • 1er niveau : contrôle lors de la saisie de l’état de frais
      • présence des signatures du DU et du missionnaire
      • absence d’opposition à paiement
    • 2ème niveau : contrôle a posteriori au vu des PJ
      • sur la base d’un échantillon (fourchette de 2 à 10% des factures)
        • Par exemple :
          • contrôle personnalisé par missionnaire
          • contrôle des missions dont le coût est > au coût moyen des missions du laboratoire) etc.
      • privilégier un contrôle sur place

Agence Comptable Principale

organiser le contr le interne
ORGANISER LE CONTRÔLE INTERNE

D’un point de vue pratique, au sein de chaque DR :

  • identifier la ou les personne(s) chargée(s) du contrôle interne
  • tenir un dossier comprenant, notamment :
    • les modalités du contrôle mis en place
    • la charte signée entre les parties
    • les actions de formations menées auprès des gestionnaires
    • le rapport d’audit
    • le reporting du contrôle interne :
      • plan d’actions du laboratoire et de la DR
      • suites données et résultats enregistrés

Agence Comptable Principale

slide15

Délégué régional

Agent comptable

Agent missionnaire

Gestionnaire

Directeur d’unité

Contrôle de

1er niveau

Avant le départ en mission

CHARTE DE

PARTENARIAT

OM

Approbation

= signature

état de frais:

- non signé ou signé par une personne non habilitée

- incomplet (cases non cochées)

OM approuvé

Plus de certificat administratif

à établir

Au retour de la mission

Approbation

écarts

état de frais/OM

OM

état de frais

justifications

document

OM/ état de frais

oui

non

rectification

de l’état de frais

oui

observations

état de frais

état de frais

à compléter

non

oui

état de frais

régularisé

état

liquidatif

(sigogne)

signatures

bordereau de

mandat

signature du DR

Les pièces justificatives

sont conservées par le DU

Contrôle de

2ème niveau

Agence Comptable Principale

calendrier
CALENDRIER
  • Démarrage au 1er janvier 2006
  • Communiquer à l’ACP, pour cette date, les plans de contrôle définis au sein de chaque délégation

Agence Comptable Principale

moderniser les pratiques 1 l utilisation de la mon tique
MODERNISER LES PRATIQUES1. L’UTILISATION DE LA MONÉTIQUE
  • généralisation de la carte bancaire à toutes les DR

Objectifs :

    • pour les ACS : payer directement les achats à distance (notamment les inscriptions aux colloques)
    • pour les agents : pas d’avance de fonds
  • généralisation de la carte affaires au cours de l’année 2006

Objectifs :

    • faciliter la vie quotidienne du chercheur et réduire le nombre d’avances sur mission
  • expérimentation de la carte d’achat

Objectifs :

    • simplifier le processus de commande et de paiement des achats de faible enjeu
  • d’une manière générale, expérimenter toutes les formules susceptibles de simplifier le remboursement des frais de déplacement

Agence Comptable Principale

2 l exp rimentation du comit national 1 2
2. L’EXPÉRIMENTATION DU COMITÉ NATIONAL (1/2)

Objectifs :

  • Le remboursement aux frais réels des nuitées (hôtel et petit déjeuner) en référence à une norme de qualité d’hôtel correspondant aux « deux étoiles NN »
  • Une expérimentationcirconscrite au Comité National

e Pourquoi?

    • les membres du CN ne reçoivent aucune indemnisation
    • une population limitée et parfaitement identifiée
    • pour un remboursement des nuitées d’hôtel et petit déjeuner aux frais réels
  • e Conditions favorables :
    • • pour mener une expérimentation
    • • pour établir un bilan à remettre au ministre du Budget

Agence Comptable Principale

2 l exp rimentation du comit national rappel technique 2 2
2. L’EXPÉRIMENTATION DU COMITÉ NATIONAL : RAPPEL TECHNIQUE (2/2)
  • Le dispositif concerne les missions CAC signées par le secrétaire général du CN, comportant les codes « équipes » 90 ou 91
  • Base de remboursement :
    • hôtels « deux étoiles NN », dans la limite maximale de 100 € par nuit (nuitée, petit déjeuner et taxe de séjour)
    • si facture > à ce montant, remboursement sur la base forfaitaire de droit commun
      • exemples :
        • Facture de 90 € : remboursement nuitée = 90 €
        • Facture de 110 € : remboursement nuitée = 53,36 €

Agence Comptable Principale

3 anr frais de d placement des experts
3. ANR : FRAIS DE DÉPLACEMENTDES EXPERTS

Dans l’attente de l’entrée en vigueur des nouveaux textes, le GIP ANR a sollicité une dérogation auprès du ministère de l’économie, des finances et de l’industrie afin que les experts soient indemnisés sur la base de la réglementation des 5/3 du taux de l’indemnité journalière, à savoir :

- 130 € par jour, pour un déplacement en Ile de France

- 114 € par jour, pour un déplacement en province

Agence Comptable Principale

4 projet upsaca
4. PROJET UPSACA

Conclure un marché national avec une agence de voyage, visant à :

  • permettre l’accès à un portail de réservation en ligne des titres de transport et des nuitées d’hôtels en France
  • optimiser la politique d’achats
  • identifier le meilleur rapport qualité/prix
  • offrir une véritable prestation de service aux chercheurs

Agence Comptable Principale

conclusion une premi re tape
CONCLUSION : une première étape…

Une démarche de simplification à poursuivre en permanence, notamment dans le cadre du projet BFC

Exemples :

• ordre de mission électronique

• saisie directe des états de frais dans le système d’informations par le missionnaire

• mise en place de circuits de validation électroniques (workflow)

• suppression du mandatement

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