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1. 第一章 行政秘书学的基础知识

2. 第三节 秘书工作 一、秘书工作的内容 第一类是事务性工作，包括处理信件、接听电话、撰写公文、档案管理、收发公文回复 e-mail、整理报章杂志、操作传真、接待访客、安排上司约会、参加会议并纪录、差旅安排； 第二类是管理性工作，包括办公室管理、操作电脑、会计与财务、设备采购等； 第三类是沟通支援性工作，包括客户服务、媒体应对、公关策划、主持庆典、参加应酬、外勤工作、其它主管临时交办的事项。

3. 秘书工作的内容 （1）办文文书撰写、文书制作、文书处理、档案管理 （2）办会会议会务组织 （3）办事调查研究、信息资料工作、信访工作、接待工作、协调工作、督查工作、日程安排、日常事务、办公室管理、其他临时交办事项

4. 秘书长和办公厅主任的七大任务（省（市）以上各级人民政府秘书工作机构）秘书长和办公厅主任的七大任务（省（市）以上各级人民政府秘书工作机构） （一）协助首长综合情况，研究政策，推行工作； （二）协助首长密切各方面的工作联系； （三）协助首长掌管机关内部统一战线工作； （四）协助首长掌管保密工作； （五）掌管机要工作； （六）主持日常行政事务（包括公文处理、会议组织、检查 与督促政府决议的执行等事项）； （七）掌管机关事务工作（包括机关财务、生活管理、学 习、文化娱乐活动等事项；但不设秘书长的机关，如在办公 厅之外专设机构管理机关事务工作者，此项工作可不由办公 厅主任掌管）。

5. 二、秘书工作的性质与特点 案例导入 “一份订单”

6. 皇朝贸易公司总经理秘书李丽聪明能干,深受公司重用.她常与罗浪斯公司皇朝贸易公司总经理秘书李丽聪明能干,深受公司重用.她常与罗浪斯公司 总经理秘书珍妮一块游玩.两家都进行皮革出口贸易.李丽热情开朗,乐于助人, 珍妮温柔沉静,内向含蓄。两人性格完全不一样,但很合得来,几乎无话不谈. 一次闲聊时珍妮说最近心情不太好,因为公司生意不佳,总经理急得茶饭不思, 常把气出在她身上.李丽说:“你别太在意,我们作秘书的要自己调节心情,我们公 司的成绩倒不错, 今早就签订了一个上千万元合的作意向书.这次谈判非常顺 利，如果这笔生意做成,可以赚进一百多万元.“李丽沉浸在谈判成功的喜悦之中. 过了几天,李丽跟随总经理去白天鹅宾馆与德国某贸易代表团签订正式合同 时,过了约定时间还不见代表团的影子.后来德国公司长驻中国的代表打电话过来 说:“代表团已于昨天回国,就在昨天上午与贵市的罗浪斯公司签订了购货合同, 价格低于贵公司百分之十.” 皇朝贸易公司上上下下都非常沮丧,李丽更是懊悔没有提醒总经理快速行动. 也责怪自己没有时时注意德国代表团的动向.令她百思不得其解的是:罗浪斯公司 是怎样获取德国代表团情报，抢走生意的？ 思考 1.结合本案说明秘书工作的特殊性？ 2.如果你是李丽，在日常工作与生活中应该注意些什么？

7. 1.辅助性 【秘书长、办公厅（室）主任、一般秘书人员职能任务比较】 2.综合性 3.机密性（机要性） 4.服务性 秘书工作的性质与特点

8. 秘书长、办公厅（室）主任、一般秘书人员职能任务比较秘书长、办公厅（室）主任、一般秘书人员职能任务比较 （1）秘书长——“参于政务，掌管事务， 搞好服务。” （2）办公厅（室）主任—— “掌管事务， 搞好服务” （3）一般秘书人员——“搞好服务”

9. 1．协调作用 2．信息枢纽作用 3．参谋助手作用 4．公共关系作用（形象作用） 三、秘书工作的作用

10. 1、从技能性工作向智能性工作转化。 2、从常规内向思维向外向开放思维转化。 3、从事务性服务向信息化服务转化。 4、从被动辅佐职能向主动配合职能转化。 四、现代秘书职业的变化特点

11. 在硅谷那些声名显赫的总裁、执行官背后，忙碌的是秘书。他们有男在硅谷那些声名显赫的总裁、执行官背后，忙碌的是秘书。他们有男 有女，但以女性为主。在技术革命不断的氛围中，硅谷的秘书显得与众 不同。他们不像是在其他地方工作的更为传统的同行那样刻板地工作， 而是每天都在参与并作出重要的决策。他们不必穿得一丝不苟不停记录 老板的命令、为老板冲咖啡，在公司股票上涨的时候他们的薪水不会固 步不进。 Sun公司首席执行官斯科特的女秘书凯伦知道老板的电子邮箱密码, 如果老板需要,她会帮助打开邮箱查看邮件.凯伦说:“如果他想喝咖啡, 他会自己冲上一杯”;Notel公司总裁执行助理戈温女士说:“如果我每天 穿着套装走进某栋高楼后所做的一切是接电话、日复一日做时间表,那我 肯定会厌倦的.”相反,她在公司有很大的影响力,她和同事起草信函、研 究竞争对手、向管理层吹风、组织谈判.硅谷秘书收入是美国秘书年均收 入的三倍以上,平均6至10万美元,他们多数入股,公司发展好将获得红利. 凯伦就参与公司分红。不过硅谷秘书压力也相当大，他们每周通常要工 作60至70小时,紧张程度不言而喻. 硅谷的秘书 材料：

12. 近年来美国秘书行业发生了不小变化,调查表明,1/3的秘书负责监督近年来美国秘书行业发生了不小变化,调查表明,1/3的秘书负责监督 其他秘书的工作,45%的秘书负责培训，78%秘书的负责办公室工作。 国际行政管理职业协会中仅18%会员如今还使用秘书这一称谓,其他会员 使用行政助理、专业经理、协调经理、执行秘书或执行助理等.为Cisco 公司总裁钱伯斯服务了8年的女秘书格罗斯说:“秘书这个词已经过时了, 我们不仅打字、填表或接电话.我们是被赋予权力的,能够做决定.”格罗 斯并不是公司50多个副总裁中的一员,可她是公司最有权力的人之一.她 说“如果让约翰给我一个三明治,他会做的,我们彼此尊重对方,我是他可 依赖的人.”格罗斯每天工作12小时,帮助钱伯斯制定复杂的全球工作计 划,向他汇报各个会议的主要内容,阅读他的电子邮件,记录公司全球1.8万 名员工的情况.(完) 问题： 1.请总结硅谷秘书的工作特点。 2.试比较国内与国外、传统与现代秘书工作的异同。

13. 1、秘书工作职业化 2、秘书工作职能强化 3、秘书工作科学化 4、秘书任职资格化 五、现代秘书工作的发展趋势

14. ■国家秘书职业资格证书 ■全国商务秘书（CBSC）资格证书   ■伦敦工商会(LCCIEB)秘书证书 ■剑桥办公室管理国际证书（剑桥秘书） ■IAAP秘书资格证书 ■国际商务秘书职业资格证书 六张热门秘书证书

15. 课 堂 练 习

16. 案例分析与讨论 ★刘英的烦恼 刘英大学毕业后到机关搞财务工作,一干就是三年.她敬业守职,专心干本职工作,按时上下班,独立工作能力较强,两次评为工作绩效显著的先进工作者,已被领导作为业务尖子培养.她性格内向,不善交往.工作中十分专注，很少顾及其他问题;生活中受到父母无微不至的关爱,业余时间除了看看书,写点小文章,其他事情全由母亲包办。单位领导在报刊上经常读到刘英的文章,认为她文字功夫好又积极肯干,将她调到办公室当秘书.但干秘书工作半年多,刘英感到很不适应,处处不顺手;领导和同事也很不满意。 刘英的问题出在哪里，应该怎么办？请结合秘书工作的内容、性质、特点加以分析。

17. ★张云怎么办？ 张云刚从某大学商务英语文秘专业毕业,由于能力较强,形象气质较好,经学校的推荐进了一家电器公司做秘书.刚一上任,小张踌躇满志,只想将所学的知识尽数用在工作上,好好表现一下,但工作没两天就遇到了麻烦.先是发现总经理常常出去时不告诉秘书自己的行踪,害得小张有急事找不到他；接着是跟总经理一起出去宴请客户时,总经理让她点菜,不是点得太贵,就是毫无特色,使领导很没面子;接着,小张又发现很多同事欺负她是新人,故意将一些费力不讨好的事塞给她办,使她经常加班,不能按时完成任务,于是张云对自己的工作和学校所学的知识产生了质疑,觉得工作没意思,个人价值得不到体现,失去了工作动力, 工作绩效也体现不出来,领导对她的工作也不满意。 张云的问题出在哪里，应该怎么办？请结合秘书工作的内容、性质、特点加以分析。 案例分析与讨论

18. 秘书、秘书机构、秘书工作思考题 • 1、高级秘书、中级秘书、初级秘书的区别表现在哪里？ • 工作内容 • 工作职责与权力 • 职务职级

19. 秘书长、办公厅（室）主任、一般秘书人员职能任务比较秘书长、办公厅（室）主任、一般秘书人员职能任务比较 ★秘书长 ——“参于政务，掌管事务，搞好服务。” （2）办公厅（室）主任 —— “掌管事务，搞好服务” （3）一般秘书人员 ——“搞好服务”

20. 2.秘书机构有什么特点？ • 地位 • 性质 • 作用

21. 性质 领导的左右手，必须保守机密； 辅助机构而不是权力机关； 综合办事部门； 服务、协调部门。 作用 组合作用、枢纽作用、过滤作用

22. 1、决策机构——辅助决策机构 2、职能部门——综合协调机构 3、延展性机构——相对封闭机构 4、“前台”机构——“幕后”机构 秘书机构的地位

23. 1、助手 2、参谋 3、枢纽 4、协调 5、保密 6、公关 秘书机构的职能