公文製作的新思維

公文製作的新思維 彰化縣政府　科長高上富九十九年十月十五日

講授大綱 • 公文製作的障礙 • 問題處理的思維 • 公文製作的流程

公文製作要求 文句少而意見足簡正確清晰簡明迅速整潔一致完整不為隱語誇張諷刺品質不用奇字、奧義、僻典淺明確所述時間、數字皆精實真確李誠,黃同圳,鄭晉昌(1998,高科技產業員工技術來源)

文書處理簡介 • 文書處理係指文書自收文或交辦起至發文歸檔止之全部流程。 • 文書係指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質如何之一切紀錄資料。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。 • 文書製作應採由左至右之橫行格式。 • 文書除稿本外，區分為正本、副本、抄本(件)或影印本或譯本。 2

文書處理流程 創稿來文 (1) 收文提陳 (2) 分文交辦 (主動辦理) (1) (3) 擬辦 (以稿代簽) 會辦 (4) 陳核 (5) 批示 (2) (6) 擬稿 (簽稿併陳) 會辦 (7) (3) 核稿 (批存文件) (4) (8) 判行 (9) (5) 繕印 (6) (10) 校對 (7) (11) 用印 (8) (12) 發文 (13) 退稿歸檔 (9)

(一)公文程式類別 (二)公文製作要求 (三)公文結構 (四)公文用語 (五)簽、稿之撰擬 (六)公文製作實例 (七)各類公文製作時效 (八)公文橫書數字用法公文製作

公文程式類別 令：公布法律、發布法規命令及人事命令時使用。呈：對總統有所呈請或報告時使用。咨：總統與立法院、監察院公文往復時使用。函：各機關處理公務時使用（機關與機關、民眾與機關）。公告：各機關對公眾或特定之對象有所宣布時使用。其他公文：其他因辦理公務需要之文書。

其他公文 書函（不如函正式）開會通知公務電話紀錄手令或手諭簽報告箋函或便箋（便條）聘書 • 證明書 • 證書或執照 • 契約書 • 提案 • 紀錄 • 節略 • 說帖 • 定型化表單

公文結構 • 主旨： • 1.全文精要，說明目的與期望 • 2.力求具體扼要 • 3.不分項，文字緊接段名冒號下書寫 • 4.定有辦理或復文期限的須敘明

公文結構 • 說明： • 1.敘述事實來源經過或理由，勿重複期望語 • (如請核示、請查照等) • 2.只摘述來文要點 • 3.提出處理方法分析 • 4.視內容改稱「經過」「原因」 • 5.公告用改為「依據」指出法條或機關名稱 • 6.須列明副本收受者的作為、附件名稱份數

公文結構 • 辦法： • 1.向受文者提出具體要求或處理意見，勿重複期望語 • 2.視內容改稱「建議」、「請求」、「擬辦」、「核示事項」 • 3.公告改為「公告事項」或「說明」 • 4. 3段式內容截然劃分，避免重複

公文用語 • 期望及目的用語：主旨結尾，視需要於酌用 • 對上級機關用：請　鑒核、請　鑒察、請　核示、請　核轉、請　備查、請　釋示、復請　鑒核。 • 對平行機關用：請　查照、請　查照見復、請　查照轉告、請　同意見復、請　查明見復、請　惠允見復。 • 對下級機關用：希查照、希查照轉告、希照辦、希查照並轉行照辦、希辦理見復、希轉行照辦、希依規定辦理、希切實照辦。

公文用語 • 期望及目的用語舉例 1：　主旨：檢送「○○○ 政府所屬工程機關員工工程效率獎金發給要點」（草案）影本1份，請惠示卓見還辦。

公文用語 • 期望及目的用語舉例 2：　主旨：檢送本會對「○○○ 政府所屬工程機關員工工程效率獎金發給要點」（草案）意見表1份，復請　查照。

公文用語 期望及目的用語舉例 3：簽　於○○○ 主旨：謹陳第3屆中央機關美展頒獎典禮程序表及鈞長致詞參考資料，敬請　鑒察。

公文用語 • 稱謂用語： • 1.上級對下級—稱「貴」 • 2.下級對上級—稱「鈞」「鈞長」「大」(無隸屬) • 3.機關或首長對屬員—稱「台端」 • 4.間接對機關團體—稱「全銜」或「簡銜」必要時稱「該」 • 5.間接對機關職員—稱「職稱」 • 6.機關對人民—稱「先生」「女士」或通稱「台端」「君」 • 7.平行—稱「貴」 • 8.自稱—稱「本」 • 9.行文數機關或單位時，如於文內同時提及—通稱「貴機關」或「貴單位」

公文用語 准駁語： • 上級機關對下級機關或首長表示同意時用：應予照准、准予照辦、准予備查。 • 上級機關對下級機關或首長表示不同意時用：未便照准、礙難照准、應無庸議、應從緩議、應予不准、應予駁回、所請不准。 • 對平行機關表示同意時用：敬表同意、同意照辦。 • 對平行機關表示不同意時用：歉難同意、礙難同意、無法照辦、未便照辦。 • 對下級機關斥責時用：應予檢討、應切實檢討、應切實檢討改進。

公文用語 經辦語 • 遵即、遵經：對上級機關或首長用。 • 茲經、業經、經已、均經、復經、並經、嗣經、迭經、前經：普通用。

公文用語 引述語：＊奉：引敘上級機關或首長公文時用。＊准：引敘平行機關或首長公文時用。＊據：引敘下級機關、首長、屬員或民眾公文時用。＊復．．（來文機關發文年月日字號及文別）函：復文時用。＊依（依據）．．（來文機關發文年月日字號及文別或有關法令）辦理：告知辦理的依據時用。＊．．．（發文年月日字號及文別）諒蒙（鈞察）：對上級機關發文後，又去函續事時用。＊．．．（發文年月日字號及文別）諒達（計達）：對平行或下級機關發文後，又去函續事時用。

公文用語 抄送語（有副本或抄件時用之）＊抄陳：對上級機關或首長用。＊抄送：對平行機關、單位或人員用。＊抄發：對下級機關或人員用。附件語（有附件時用）＊附、附送、檢附、檢送：對平行及下級機關或人員用。＊附陳、檢陳：對上級機關或首長用。

正確用字 • 侵占；竊佔；占有；佔領 • 消弭；弭平戰亂；彌平預算 • 部分；不法分子；身分；處分 • 防範；防患未然 • 聯繫；連絡 • 掩埋；淹沒 • 亟需；必須 • 偵查；檢察 • 擁擠；壅塞 • 凸顯；突出

正確用字(續) • 反映意見；生理反應 • 型塑；形象 • 佈置；佈達；佈局；部署 • 費時；曠廢；曠日費時 • 紓解；抒發 • 擘劃、規劃；計畫 • 雇主（名詞）；雇員；僱用（動詞）；約聘僱 • 制定、公布（法律）；訂定、發布（法規命令） • 紀錄（名詞）；記錄（動詞） • 給與（慰問金）；給予、授予（名位、榮譽）

正確用字（續） • 貿(冒)然 • 周(週)延；周(週)知 • 已(己)經 • 撲朔(塑)迷離 • 厲(勵)行 • 真相(象) • 假借(藉) • 楬(揭)櫫 • 伎(技)倆 • 過度(渡)期 • 以身作（做）則 • 以資（咨）規範 • 躋（擠）身

簽、稿之撰擬 • 簽稿之一般原則： • 性質：簽為幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案情、並作抉擇之依據，分為下列２種： • 機關內部單位簽辦案件：依分層授權規定核決，簽末不必敘明陳某某長官字樣。 • 具有幕僚性質的機關首長對直屬上級機關首長之「簽」，文末得用右陳○○長官字樣。「稿」為公文之草本，依各機關規定程序核判後發出。

簽、稿之撰擬 擬辦方式：先簽後稿：制定、訂定、修正、廢止法令案件。有關政策性或重大興革案件。牽涉較廣，會商未獲結論案件。擬提決策會議討論案件。重要人事案件。其他性質重要必須先行簽請核定案件。

簽、稿之撰擬 • 簽稿併陳： • 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。 • 依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。 • 須限時辦發不及先行請示之案件。 • 以稿代簽為一般案情簡單，或例行承轉之案件。

簽、稿之撰擬 撰擬款式： • 先簽後稿 • 簽稿併陳 • 一般存參或案情簡單之文件，得於原件文中空白處簽擬。撰擬要領： • 「主旨」：扼要敘述，概括「簽」之整個目的與擬辦，不分項，一段完成。

簽、稿之撰擬 • 「說明」：對案情之來源、經過與有關法規或前案，以及處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條列。 • 「擬辦」：為「簽」之重點所在，應針對案情，提出具體處理意見，或解決問題之方案。意見較多時分項條列。 • 「簽」之各段應截然劃分，「說明」一段不提擬辦意見，「擬辦」一段不重複「說明」。

會議議程

會議通知單 • 會議事由 • 會議時間 • 會議地點 • 會議主持人 • 聯絡人及電話 • 備註

會議紀錄 • ( 全銜 ) 0000第一次會議紀錄 • 壹、案　　由：研商．．．．．．．事宜 • 貳、時　　間：94年７月２２日（星期三）上午９時 • 參、會議地點：南郭國小會議室 • 肆、主　　席：０校長００　 • 　　紀錄：０００ • 伍、出席人員：（單位）　（職稱）　　（姓名） • 陸、列席人員：（單位）　（職稱）　　（姓名）

會議紀錄(一) 柒、發言重點：一、主席報告二、主辦單位報告　三、業務單位報告四、討論事項五、臨時動議六、主席結論捌、散會（１０時３０分）

(六)公文製作實例 －公文用印及蓋章戳參考範例 19

公文製作實例 －機關內簽作法舉例簽稿併陳簽　於資訊管理處主旨：辦理推動公文橫式書寫資訊作業研習營，簽請　　　核示。說明：　一、依據（公文橫式書寫資訊作業實施計畫）　　　第5點實施方式暨推動時程之（三）辦理。　二、擬訂於○年○月○日於公文交換G2B2C服務　　　中心辦理2場次研習營，如奉　核可，擬函請　　　各部會、縣市政府派員參加，謹附稿，敬請核判

公文製作實例 －下級機關首長對上級機關首長簽作法舉例簽　於(機關或單位) 主旨：○○部為亞洲開發銀行請撥付亞洲蔬菜研究發展中心補助新台幣00元，擬准動支本年度第2預備金，簽請　核示。說明：○○○○○○○○○○○○○○○○○ 擬辦：○○○○○○○○○○○○○○○○○

格式是否完備 陳述是否周延文句是否通順稱謂是否正確錯字是否出現贅字是否刪去標點是否用對數字是否無誤引據是否清楚公文自我檢視

各類公文製作時效 一般公文會簽最速件：1日 1小時速件：3日 2小時普通件：6日 4小時限期公文專案管制案件人民申請案件人民陳情案件訴願案件

公文橫書數字用法 • 為使各機關公文書橫式書寫之數字使用有一致之規範可循，特訂定本原則。 • 數字用語具一般數字意義（如代碼、國民身分證統一編號、編號、發文字號、日期、時間、序數、電話、傳真、郵遞區號、門牌號碼等）、統計意義（如計量單位、統計數據等）者，或以阿拉伯數字表示較清楚者，使用阿拉伯數字。 • 數字用語屬描述性用語、專有名詞（如地名、書名、人名、店名、頭銜等）、慣用語者，或以中文數字表示較妥適者，使用中文數字。 • 數字用語屬法規條項款目、編章節款目之統計數據者，以及引敘或摘述法規條文內容時，使用阿拉伯數字；但屬法規制訂、修正及廢止案之法制作業者，應依「中央法規標準法」、「法律統一用語表」等相關規定辦理。

公文書橫式書寫數字使用常見問題 • 三日內付清　　　　　　　3日 • 合約書二份　　　　　　　2份 • 已近十年　　　　　　　10年 • 九十四年五月底　　　　94年5月底 • 三場次　　　　　　　　　3場次 • 三家旅行社　　　　　　　3家 • 五日遊　　　　　　　　　5日遊 • 四月初　　　　　　　　　4月初

公文製作實例－２段式函作法舉例（平行文）

堅持原則 • 願景 • 自律 • 熱情 • 良知找到自己內在的聲音終生學習‧提升能力‧熱愛生命

後會有期 謝謝大家敬請指教 (04)7222151轉1421 (04)7229145 a100030@email.chcg.gov.tw

公文製作 的新思維