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MANUAL DE CALIDAD SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA

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MANUAL DE CALIDAD SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA

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  1. TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO: VIGENTE A PARTIR DE: VERSIÓN No. MANUAL MN-1 3 de Julio de 2014 18 MANUAL DE CALIDADSECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA

  2. INTRODUCCIÓN

  3. MANUAL DE CALIDAD(MENU) 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 1. LA ENTIDAD 2. OBJETO Y ALCANCE 6. GESTIÓN DE RECURSOS 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES 7. PRESTACIÓN DEL SERVICIO 4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA HACER CLICK SOBRE EL CAPÍTULO QUE DESEA CONSULTAR

  4. 1. LA ENTIDAD 1.1 PRESENTACIÓN SDH . 1.2 REGIMEN APLICABLE 1.3 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA D.C. 1.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 1.5 FUNCIONES 1.6 MISIÓN Y VISIÓN 1.7 HISTORIA 1.8 UBICACIÓN 1.9 SERVICIOS MENU DE CALIDAD

  5. 1.1 PRESENTACIÓN SDH La Secretaría Distrital de Hacienda, es cabeza del Sector Hacienda, el cual está conformado por la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital y el Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones - FONCEP, como entidades adscritas y la Lotería de Bogotá, como entidad vinculada. La Secretaría Distrital de Hacienda tiene por objeto orientar y liderar la formulación, ejecución y seguimiento de las políticas hacendarias y de la planeación y programación fiscal para la operación sostenible del Distrito Capital y el financiamiento de los planes y programas de desarrollo económico, social y de obras públicas. 1.1 PRESENTACIÓN SDH 1.2 REGIMEN APLICABLE 1.3 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA D. C. 1.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 1.5 FUNCIONES 1.6 MISIÓN Y VISIÓN 1.7 HISTORIA 1.8 UBICACIÓN DECRETO 545 DE 2006 Art. 2º Decreto 616 de 2007 Alcalde Mayor VOLVER A 1. LA ENTIDAD 1.9 SERVICIOS

  6. 1.2 RÉGIMEN APLICABLE De conformidad con lo dispuesto en el artículo 322 de la Constitución Política, la ciudad de Bogotá, Capital de la República y del departamento de Cundinamarca, se organiza como Distrito Capital y goza de autonomía para la gestión de sus intereses, dentro de los límites de la Constitución y la ley. • Régimen aplicable. El Distrito Capital como entidad territorial está sujeto al régimen político, administrativo y fiscal que para él se establece expresamente la Constitución y las leyes especiales. En ausencia de las normas anteriores, se somete a las disposiciones constitucionales y legales vigentes para los municipios. • Objeto. El estatuto político, administrativo y fiscal tiene por objeto dotar al Distrito Capital de los instrumentos que le permitan cumplir las funciones y prestar los servicios a su cargo: promover el desarrollo integral de su territorio y contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de sus habitantes. • Derechos y obligaciones. El Distrito Capital goza de los derechos y tiene las obligaciones que para él determinen expresamente la Constitución y la ley. Constitución Política de 1991. Artículo 322, Modificado por el Acto Legislativo 01 de 2000. VOLVER A 1. LA ENTIDAD

  7. 1.2 RÉGIMEN APLICABLE Autoridades. El Gobierno y la Administración del Distrito Capital están a cargo de: • El Concejo Distrital. • El Alcalde Mayor. • Las Juntas Administradoras Locales. • Los Alcaldes y demás autoridades locales. • Las entidades que el Concejo, a iniciativa del Alcalde Mayor, cree y organice. • Son organismos de control fiscal, disciplinario y de control ciudadano: la Personería Distrital, la Contraloría Distrital y Veeduría Distrital, quienes ejercen competencias fijadas en la Constitución, las leyes y los acuerdos. Participación comunitaria y veeduría ciudadana. Las autoridades distritales promoverán la organización de los habitantes y comunidades del distrito y estimularán la creación de las asociaciones profesionales, culturales, cívicas, populares, comunitarias y juveniles que sirvan de mecanismo de representación en las distintas instancias de participación, concertación y vigilancia de la gestión distrital y local. De conformidad con lo que disponga la ley, el Concejo dictará las normas necesarias para asegurar la vigencia de las instituciones y mecanismos de participación ciudadana y comunitaria y estimular y fortalecer los procedimientos que garanticen la veeduría ciudadana frente a la gestión y la contratación administrativa. 1.1 PRESENTACIÓN SDH 1.2 REGIMEN APLICABLE 1.3 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA D. C. 1.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 1.5 FUNCIONES 1.6 MISIÓN Y VISIÓN 1.7 HISTORIA 1.8 UBICACIÓN VOLVER A 1. LA ENTIDAD 1.9 SERVICIOS

  8. 1.3 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DISTRITO CAPITAL Según el artículo 54 del Decreto - Ley 1421 de 1993 “por el cual se dicta el régimen especial para Bogotá” y el Acuerdo 257 de 2006, el Distrito Capital está estructurado por tres sectores: Sector Central, Sector Descentralizado y Sector Localidades. Decreto 1421 de 1993 Nivel NacionalAcuerdo 257 de 2006 - Consulta de la Norma: VOLVER A 1. LA ENTIDAD

  9. 1.3 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DISTRITO CAPITAL Sector Central Compuesto por: • El Despacho del Alcalde o Alcaldesa Mayor; • Los Consejos Superiores de la Administración Distrital; • Las Secretarías de Despacho, • Los Departamentos Administrativos y • Las Unidades Administrativas Especiales sin personería jurídica. VOLVER A 1. LA ENTIDAD

  10. 1.3 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DISTRITO CAPITAL Sector Descentralizado Compuesto por : • Establecimientos Públicos; • Unidades Administrativas Especiales con Personería Jurídica; • Empresas Industriales y Comerciales del Estado; • Empresas Sociales del Estado; • Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios Oficiales; • Sociedades de Economía Mixta; • Sociedades entre entidades públicas; • Entidades Descentralizadas Indirectas e • Entes universitarios autónomos VOLVER A 1. LA ENTIDAD

  11. 1.3 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DISTRITO CAPITAL 1.1 PRESENTACIÓN SDH Sector Localidades Compuesto por: • Las Juntas Administradoras Locales y los alcaldes o alcaldesas Locales. 1.2 REGIMEN APLICABLE 1.3 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA D. C. 1.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 1.5 FUNCIONES 1.6 MISIÓN Y VISIÓN Decreto 1421 de 1993 Nivel NacionalAcuerdo 257 de 2006 - Consulta de la Norma: 1.7 HISTORIA 1.8 UBICACIÓN 1.9 SERVICIOS VOLVER A 1. LA ENTIDAD

  12. 1.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL VOLVER A 1. LA ENTIDAD

  13. 1.5 FUNCIONES • Diseñar la estrategia financiera del Plan de Desarrollo Económico, Social y de Obras Públicas del Distrito Capital y del Plan de Ordenamiento Territorial, de conformidad con el marco fiscal de mediano plazo y el marco de gasto de mediano plazo. • Preparar el Prepuesto Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones y el Plan Financiero Plurianual del Distrito. • Formular, orientar y coordinar las políticas en materia fiscal y de crédito público, en este sentido, tendrá a su cargo el asesoramiento y la coordinación de préstamos, empréstitos y créditos de recursos de la banca multilateral y extranjera. • Formular, orientar y coordinar las políticas en materia pensional, obligaciones contingentes y de cesantías. DECRETO 545 DE 2006 Art. 2º

  14. 1.5 FUNCIONES 1.1 PRESENTACIÓN SDH • Formular, orientar, coordinar y ejecutar las políticas tributarias, presupuestal, contable y tesorería. • Proveer y consolidar la información, las estadísticas, los modelos y los indicadores financieros y hacendarios de la ciudad. • Asesorar a la Administración Distrital en la priorización de recursos y asignación presupuestal del gasto distrital y local. • Gestionar la consecución de recursos de donaciones, cooperación y aportes voluntarios que financien el presupuesto distrital. • Gestionar, hacer el seguimiento y controlar los recursos provenientes del orden nacional. 1.2 REGIMEN APLICABLE 1.3 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA D. C. 1.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 1.5 FUNCIONES 1.6 MISIÓN Y VISIÓN 1.7 HISTORIA 1.8 UBICACIÓN DECRETO 545 DE 2006 Art. 2º VOLVER A 1. LA ENTIDAD 1.9 SERVICIOS

  15. 1.6 MISIÓN Y VISIÓN MISIÓN Orientar y liderar la formulación, ejecución y seguimiento de las políticas hacendarias y de la planeación y programación fiscal para la operación sostenible del Distrito Capital y el financiamiento de los planes y programas de desarrollo económico, social y de obras públicas. 1.1 PRESENTACIÓN SDH 1.2 REGIMEN APLICABLE 1.3 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA D. C. 1.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL VISIÓN En el 2016 Bogotá contará con una Secretaría Distrital de Hacienda garante de la financiación de las inversiones de la ciudad, que administra y gestiona nuevos recursos, a través de un modelo sostenible y transparente; que promueve la participación ciudadana y la eficiencia en la orientación del gasto público 1.5 FUNCIONES 1.6 MISIÓN Y VISIÓN 1.7 HISTORIA 1.8 UBICACIÓN VOLVER A 1. LA ENTIDAD 1.9 SERVICIOS

  16. 1.7 HISTORIA Mediante ordenanza del 2 de junio de 1863 se crea la Tesorería del Distrito cuyo objetivo principal era la administración de las rentas del Distrito. Posteriormente, mediante la ordenanza número 27 del 25 de abril de 1912 se reglamenta la Hacienda Municipal con el nombre de Fisco Municipal, la cual se divide en Bienes del Municipio y Tesoro del Municipio, quedando como único ordenador el Alcalde con función que no puede delegar, para lo cual remitirá oportunamente al Tesorero cada carta de aviso de los giros que debe realizar. Posteriormente y por medio de diversos acuerdos la Secretaría de Hacienda adquirió la estructura que tiene hoy en día. Adquirió la responsabilidad de ser recaudador y pagador del Distrito, así como las funciones encargadas con la elaboración del Presupuesto, la coordinación en materia de crédito público, la formulación, coordinación y ejecución de políticas en materia pensional, obligaciones contingentes, tributaria, fiscal, contable y de tesorería *Decreto 499 de 2009Decreto 545 2006 VOLVER A 1. LA ENTIDAD

  17. 1.7 HISTORIA 1.1 PRESENTACIÓN SDH En la actualidad las funciones hacendarías se cumplen en las siguientes direcciones y oficinas misionales: Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá - DIB,, Dirección Distrital de Tesorería, Dirección Distrital de Contabilidad, Dirección Distrital de Presupuesto, Oficina de Análisis y Control de Riesgo, Dirección Distrital de Crédito Público, Dirección de Estadísticas y Estudios Fiscales y la Subdirección de Proyectos Especiales; tres direcciones de apoyo (Dirección de Sistemas e informática, Dirección Jurídica y Dirección de Gestión Corporativa) y las Oficinas Asesora de Planeación y de Control Interno Disciplinario * *Decreto 499 de 2009 1.2 REGIMEN APLICABLE 1.3 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA D. C. 1.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 1.5 FUNCIONES 1.6 MISIÓN Y VISIÓN 1.7 HISTORIA 1.8 UBICACIÓN VOLVER A 1. LA ENTIDAD1 1.9 SERVICIOS

  18. 1.8 UBICACIÓN Horarios de Atención:Lunes a viernes de 7:00 a.m. a 6:00 p.m.,  sábados de 8:00 a 11:00 a.m. VOLVER A 1. LA ENTIDAD

  19. 1.8 UBICACIÓN VOLVER A 1. LA ENTIDAD

  20. 1.8 UBICACIÓN VOLVER A 1. LA ENTIDAD

  21. 1.8 UBICACIÓN 1.1 PRESENTACIÓN SDH 1.2 REGIMEN APLICABLE 1.3 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA D. C. 1.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 1.5 FUNCIONES 1.6 MISIÓN Y VISIÓN 1.7 HISTORIA 1.8 UBICACIÓN 1.9 SERVICIOS VOLVER A 1. LA ENTIDAD

  22. 1.9 SERVICIOS Administración de Ingresos Tributarios (CPS-02) 1.1 PRESENTACIÓN SDH Gestión Integral de Tesorería (CPS-04) 1.2 PRINCIPIOS GENERALES Gestión Contable Distrital (CPS-05) 1.3 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA D. C. Gestión Presupuestal Distrital (CPS-06) 1.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 1.5 FUNCIONES Fortalecimiento de la Gestión de Riesgo Financiero y Obligaciones Contingentes (CPS-07) 1.6 MISIÓN Y VISIÓN Administración de Entidades Liquidadas y/o Suprimidas (CPS-08) 1.7 HISTORIA Gestión y Administración de la Deuda Pública y Cooperación (CPS-09) 1.8 UBICACIÓN Click sobre el servicio que desea consultar 1.9 SERVICIOS VOLVER A 1. LA ENTIDAD

  23. 2. OBJETO Y ALCANCE . 2.1 OBJETO 2.2 ALCANCE 2.3 EXCLUSIONES 2.4 NORMATIVIDAD MENU DE CALIDAD

  24. 2.1 OBJETO El presente manual contiene la descripción del Sistema de Gestión de la Calidad de la Secretaria Distrital de Hacienda de acuerdo con los lineamientos establecidos en las normas NTCGP 1000:2009, ISO 9001:2008 y tiene por objeto describir las disposiciones aplicables adoptadas para: •Posibilitar que los usuarios obtengan un alto grado de satisfacción por los estándares de calidad de los servicios en términos de las características de calidad establecidas en las caracterizaciones de servicio y de proceso. •Obtener y asegurar la calidad de los servicios establecidos en las normas que regulan las actividades que le son propias. •Demostrar su capacidad para prestar servicios que cumplan los requisitos legales. •Describir las disposiciones generales para asegurar la calidad en sus servicios, así como las actividades para asegurar la mejora continua. Es una herramienta de consulta para todos los servidores de la SDH para conocer y comprender cómo se da cumplimiento a los requisitos de las normas de calidad aplicadas en la entidad. 2.1 OBJETO 2.2 ALCANCE 2.3 EXCLUSIONES 2.4 NORMATIVIDAD VOLVER A 2.OBJETO Y ALCANCE

  25. 2.2 ALCANCE ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD El alcance del Sistema de Gestión de la Calidad de la Secretaria Distrital de Hacienda cubre los procesos estratégicos, servicios misionales, procesos de apoyo y procesos de evaluación relacionados en el Mapa de Procesos. ALCANCE OBJETO DE LA CERTIFICACIÓN Cubre los servicios misionales: Administración de Ingresos Tributarios Gestión Integral de Tesorería Gestión Contable Distrital Gestión Presupuestal Distrital Fortalecimiento de la Gestión del Riesgo Financiero y Obligaciones Contingentes Administración de Entidades Liquidadas y/o Suprimidas Gestión y Administración de la Deuda Pública y de la Cooperación 2.1 OBJETO 2.2 ALCANCE 2.3 EXCLUSIONES 2.4 NORMATIVIDAD VOLVER A 2.OBJETO Y ALCANCE

  26. 2.3 EXCLUSIONES Para el Sistema de Gestión de Calidad de la Secretaria Distrital de Hacienda, no se contempla ninguna exclusión, todos los requisitos de las normas NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008 son aplicables en el Sistema. 2.1 OBJETO 2.2 ALCANCE 2.3 EXCLUSIONES 2.4 NORMATIVIDAD VOLVER A 2.OBJETO Y ALCANCE

  27. 2.4 NORMATIVIDAD • NORMATIVIDAD GENERAL • Ley 872 del 30 de diciembre de 2003. Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestados de servicios. • Decreto 4110 del 9 de diciembre de 2004. Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión pública • Acuerdo 122 del 28 de junio de 2004, Adopta para el Distrito Capital el Sistema de Gestión de Calidad. • Decreto Distrital 387 diciembre de 2004. Por el cual se reglamenta el Acuerdo 122 de 2004 que adopta en Bogotá, D.C, el Sistema de Gestión de la Calidad. • Directiva 004 de 2005. Direccionamiento para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad en el Distrito Capital. • Decreto 2913 de 2007. Mediante el cual se unificó el plazo señalado en el Decreto 2621 de 2006 para la implementación del MECI (Diciembre 8 de 2008). VOLVER A 2.OBJETO Y ALCANCE

  28. 2.4 NORMATIVIDAD NORMATIVIDAD GENERAL • Norma NTC GP1000:2009 “Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública”. • Norma NTC-ISO 9000:2008 “Sistema de Gestión de Calidad. Fundamentos y Vocabulario”. • Norma NTC-ISO 9001:2008 “Sistema de Gestión de Calidad. Requisitos”. NORMATIVIDAD ESPECÍFICA • Decreto 545 del 29-12-2006.-  "Por el cual se adopta estructura interna y funcional de la Secretaría Distrital de Hacienda y se dictan otras disposiciones" • Decreto 616 de 28-12-2007  Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 545 de 2006 que adoptó la estructura interna y funcional de la Secretaría Distrital de Hacienda" • Resolución 297 del 27 -11-2007 “Por el cual se reglamenta el Comité de Dirección de la Secretaria Distrital de Hacienda”. • Resolución 113 de 01-04-2009 “Por la cual se modifica la Resolución SDH -00297 del 27 de noviembre de 2007”. • Resolución 1584 del 06-12-2002 “Por medio de la cual se crea el Comité de Calidad de la Secretaria de Hacienda”. 2.1 OBJETO 2.2 ALCANCE 2.3 EXCLUSIONES 2.4 NORMATIVIDAD

  29. 3. TERMINOS Y DEFINICIONES . 3.1 GLOSARIO DE TERMINOS MENU DE CALIDAD

  30. 3.1 GLOSARIO DE TÉRMINOS • Para el presente manual se utilizarán los siguientes términos y definiciones, los demás términos se encuentran contenidos en la NTC-ISO 9000:2000 y los aplicados en el título 3 de la Norma de Calidad de la Gestión Pública NTC GP 1000:2009: • • Alta dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una entidad. • Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumplen con los requisitos. • • Caracterización: Es la descripción general de cada uno de los procesos y servicios presentes en el mapa de procesos y deja claro el objetivo, alcance, actividades, indicadores y responsables en la gestión del mismo. • • Cliente/usuario: Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. Los clientes/usuarios se clasifican en internos conformados por los servidores de la entidad y externos conformados por la sociedad en su conjunto.

  31. 3.1 GLOSARIO DE TÉRMINOS • Mapa de procesos: Describe gráficamente los niveles de procesos y servicios en la entidad, clasificándolos en: estratégicos, misionales, de apoyo, de evaluación. Refleja sus respectivas interrelaciones. • Parte interesada: Organización, persona o grupo de personas que tienen un interés en el desempeño de una entidad. • Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. • SIG: Sistema Integrado de Gestión de la Calidad. 3.1 GLOSARIO DE TÉRMINOS VOLVER A 3. TERMINOS Y DEFINICIIONES

  32. 4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD . 4.1 REQUISITOS GENERALES 4.2 GESTIÓN DOCUMENTAL MENU DE CALIDAD

  33. 4.1 REQUISITOS GENERALES • El Sistema de Gestión de la Calidad en la Secretaría Distrital de Hacienda establece los procesos y servicios que han sido documentados, implementados y mejorados continuamente, de acuerdo con los requisitos de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTC GP 1000:2009 y la Norma Técnica Internacional ISO 9001:2008. • La entidad demuestra la eficiencia, eficacia y efectividad de su gestión, con el cumplimiento de los requisitos del SGC evidenciados así: • Determina los procesos que le permiten cumplir su función institucional, los cuales se encuentran documentados en el Mapa de Procesos, agrupados en: Procesos Estratégicos, Servicios Misionales, Procesos de Apoyo y Procesos de Evaluación. • El control y operación de los procesos se realiza por medio de: • • Revisiones por la alta dirección • • Auditorías internas y externas del SGC • • Encuestas de satisfacción del cliente o usuario • • Tratamiento de quejas y reclamos • • Seguimiento a las acciones correctivas, preventivas o de mejora • • Tratamiento para el control del servicio • • Análisis de los indicadores de gestión 4.1 REQUISITOS GENERALES VOLVER A 4. SGC

  34. 4.1 REQUISITOS GENERALES 4.1 REQUISITOS GENERALES 4.2 GESTIÓN DOCUMENTAL Mapa de procesos VOLVER A 4. SGC ||

  35. 4.2 GESTIÓN DOCUMENTAL . 4.2.1 GENERALIDADES 4.2.2 MANUAL DE LA CALIDAD 4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS 4.2.4 CONTROL DE LOS REGISTROS VOLVER A 4. SGC

  36. 4.2.1 GENERALIDADES 4.2.1 GENERALIDADES • El Sistema de Gestión de la Calidad de la SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA se encuentra documentado de la siguiente forma: • Declaración de las Políticas y Objetivos de Calidad • Manual de Calidad • Caracterización de los Servicios • Caracterización de los Procesos • Procedimientos • Instructivos • Ayudas en Línea de los Sistemas de Información • Formatos y registros 4.2.2 MANUAL DE LA CALIDAD 4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS 4.2.4 CONTROL DE REGISTROS Sistema de Gestión de la Calidad - SGC VOLVER A 4.2 GESTION DOCUMENTAL

  37. 4.2.2 MANUAL DE LA CALIDAD • Este manual explica como opera el Sistema de Gestión de la Calidad en la Secretaria Distrital de Hacienda, así como las políticas generales que rigen la organización. Explica también la manera en que se da cumplimiento a cada uno de lo requisitos de las Normas GP 1000:2009 e ISO 9001:2008 aplicables. • El propósito que persigue este manual es: • Como referencia de actuación para todos los servidores de la Secretaria Distrital de Hacienda . • Como documento de presentación ante las entidades públicas y privadas, contribuyentes y ciudadanos. • Como guía para los auditores, funcionarios y personas que estén interesadas en conocer cómo opera el Sistema de Gestión de la Calidad de la Secretaria Distrital de Hacienda. 4.2.1 GENERALIDADES 4.2.2 MANUAL DE LA CALIDAD 4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS 4.2.4 CONTROL DE REGISTROS VOLVER A 4.2 GESTION DOCUMENTAL

  38. 4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS La Secretaría Distrital de Hacienda ha definido y difunde permanentemente las instrucciones necesarias para asegurar que todas las actividades referentes a la calidad de los servicios objeto de este manual están cubiertas por los correspondientes documentos, incluyendo las indicaciones necesarias para su adecuada ejecución, de manera que se puedan interpretar y ejecutar a todos los niveles de la organización, los documentos se consultan a través de la red salvo las restricciones que existen para los documentos controlados. Estas instrucciones son aplicables a todo documento que exprese la realización de tareas que inciden en la calidad de los servicios y tienen por objeto describir los pasos para controlar la actualización de la documentación, su revisión, aprobación, difusión y publicación. El proceso Administración Documental CPR-01 y su procedimiento asociado, describe las directrices para el control de la documentación. 4.2.1 GENERALIDADES 4.2.2 MANUAL DE LA CALIDAD 4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS 4.2.4 CONTROL DE REGISTROS VOLVER A 4.2 GESTION DOCUMENTAL

  39. 4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS 4.2.1 GENERALIDADES Por regla General la documentación del SGC está disponible en la página Intranet, excepto los identificados con contenido de alta confidencialidad, que son distribuidos físicamente como COPIA CONTROLADA. En los casos en que se requiera distribuir documentos de forma física, el procedimiento 01-P-01 “Construcción, administración y control de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad” establece los pasos a seguir. En las caracterizaciones de proceso se encuentran relacionados los documentos de origen externo que son utilizados. Estos documentos son controlados por los responsables de cada uno de los procesos. 4.2.2 MANUAL DE LA CALIDAD 4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS 4.2.4 CONTROL DE REGISTROS VOLVER A 4.2 GESTION DOCUMENTAL

  40. 4.2.4 CONTROL DE REGISTROS • “La SDH establece y mantiene registros de calidad con el objetivo de proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos establecidos en la NTC GP 1000: 2009 y demás normas, procesos, procedimientos u otros documentos asociados al SGC, así como la operación eficaz, eficiente y efectiva del mismo”. •  En los procedimientos y Tablas de Retención documental TRD se establecen cuales son los registros que se generan y se controlan de acuerdo con lo establecido en el procesoGestión Documental CPR-43 y su procedimiento asociado, el cual establece los controles para el adecuado almacenamiento, recuperación, protección y disposición final de los registros durante la implementación del Sistema de Gestión de Calidad. 4.2.1 GENERALIDADES 4.2.2 MANUAL DE LA CALIDAD 4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS 4.2.4 CONTROL DE REGISTROS VOLVER A 4.2 GESTION DOCUMENTAL

  41. 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN . 5.2 ENFOQUE AL CLIENTE 5.3 POLÍTICA DE LA CALIDAD 5.4 PLANIFICACIÓN 5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN 5.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN MENU DE CALIDAD

  42. 5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN • La alta dirección de la Secretaría Distrital de Hacienda está comprometida con el desarrollo, implementación y mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad mediante: • La comunicación de la organización con los usuarios para satisfacer los requisitos legales y reglamentarios de los servicios; • El establecimiento de la política de la calidad; • El establecimiento de los objetivos de calidad; • La realización de las revisión por la dirección, y • El aseguramiento de la disponibilidad de recursos. 5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN 5.2 ENFOQUE AL CLIENTE 5.3 POLÍTICA DE LA CALIDAD 5.4 PLANIFICACIÓN 5.5 RESPONSABILIDAD AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN 5.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN VOLVER A 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

  43. 5.2 ENFOQUE AL CLIENTE 5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN Los requisitos del servicio son genéricos y aplican a todos los usuarios de la Secretaría de Hacienda que son los identificados en el capitulo 1 de las Caracterizaciones de Servicio. La alta dirección a través del Comité de Dirección comunica a todos los directores la importancia de cumplir con los requisitos legales e internos y éstos a su vez mediante reuniones internas lo comunican al interior de sus procesos. 5.2 ENFOQUE AL CLIENTE 5.3 POLÍTICA DE LA CALIDAD 5.4 PLANIFICACIÓN 5.5 RESPONSABILIDAD AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN VOLVER A 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 5.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

  44. 5.3 POLÍTICA DE LA CALIDAD La alta dirección de la Secretaría de Hacienda en cabeza del Secretario de Hacienda ha declarado su compromiso con el desarrollo y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad. La Política Específica de Calidad de la Secretaria Distrital de Hacienda es: 5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN 5.2 ENFOQUE AL CLIENTE Garantizar la sostenibilidad financiera del Distrito Capital para contribuir con el desarrollo de la ciudad, generando confianza en los ciudadanos y demás partes interesadas, mediante el compromiso, efectividad, y mejoramiento continuo de nuestros servicios y procesos, en el marco de mejores prácticas, orientados a la apropiada gestión de los recursos, bajo el principio de austeridad, eficiencia, eficacia y efectividad 5.3 POLÍTICA DE LA CALIDAD 5.4 PLANIFICACIÓN 5.5 RESPONSABILIDAD AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN 5.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN VOLVER A 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

  45. 5.4 PLANIFICACIÓN . 5.4.1 OBJETIVOS DE LA CALIDAD 5.4.2 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD VOLVER A 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

  46. 5.4.1 OBJETIVOS DE LA CALIDAD Los objetivos generales de calidad son establecidos siguiendo las pautas de la política de calidad, siendo mesurables y coherentes con ésta. Planeación, Seguimiento y Evaluación de la Gestión CPR-58). Los objetivos de calidad, son comunicados y la medición de su cumplimiento se garantiza mediante el despliegue de los indicadores establecidos en el Plan Estratégico y en los procesos. Se tienen definidas metas que permiten establecer las desviaciones y son revisadas y analizados por cada uno de los responsables de los procesos en los intervalos definidos en el proceso de Planeación, Seguimiento y Evaluación de la Gestión CPR-58 y en las caracterizaciones de servicios y procesos. Cuando el logro de los objetivos de calidad no se alcanza, se generan acciones de mejoramiento y su estado se reporta posteriormente a la alta dirección. 5.4.1 OBJETIVOS DE LA CALIDAD 5.4.2 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Objetivos de Calidad VOLVER A 5,4 PLANIFICACION Ver Plan Estratégico

  47. 5.4.2 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD La Secretaría de Hacienda cuenta con el proceso de Planeación, Seguimiento y Evaluación de la Gestión CPR-58, el cual se busca garantizar el desarrollo de los planes institucionales de tal manera que se continué cumpliendo con altos estándares de desempeño en estrecha relación con la misión y bajo un enfoque de trabajo armónico para el logro de la visión. La planificación del Sistema de Gestión de la Calidad, en cuanto a definición de procesos se realiza mediante su identificación y el establecimiento de las secuencias e interacciones entre los mismos. Los métodos de control se encuentran definidos en las caracterizaciones de los servicios, procesos y procedimientos, siendo éstos los documentos que reflejan la planificación del SGC. 5.4.1 OBJETIVOS DE LA CALIDAD 5.4.2 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD VOLVER A 5,4 PLANIFICACION

  48. 5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN . 5.5.1 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD 5.5.2 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN 5.5.3 COMUNICACIÓN INTERNA VOLVER A 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

  49. 5.5.1 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD La estructura orgánica y funcional de la Secretaría Distrital de Hacienda se encuentra establecida en el Decreto Distrital 545 del 29 de diciembre de 2006, en cumplimiento del decreto ley 785 de 2005, reglamentario de la ley 909 de 2004 que regula el empleo público, la carrera administrativa y la gerencia pública. En el Manual de Funciones se establecen las funciones genéricas por tipo de cargo. Las responsabilidades y autoridades específicas se encuentran definidas en cada uno de los procedimientos, en los que se incluye un flujograma funcional que permite visualizar la participación de los cargos en las actividades y la toma de decisiones. A través de este manual están descritas igualmente responsabilidades de calidad adicionales. 5.5.1 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD 5.5.2 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN 5.5.3 COMUNICACIÓN INTERNA VOLVER A 5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN

  50. 5.5.2 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN La alta dirección ha designado al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación como representante del Sistema de Gestión de la Calidad. En la Resolución N° 1584 del 6 de diciembre de 2002 se establece la autoridad necesaria para cumplir las funciones allí descritas. 5.5.1 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD 5.5.2 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN 5.5.3 COMUNICACIÓN INTERNA VOLVER A 5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN