La réforme du RGCC Et ses implications informatiques

1. La réforme du RGCC Et ses implications informatiques Philippe Brognon Cabinet du Ministre des Affaires intérieures et de la Fonction publique

2. Philosophie de base • Mieux tirer parti de la richesse d’informations contenue dans les bases de données

3. Objectifs: • Amélioration des outils de gestion • Amélioration de la transparence comptable et financière • Economies d’échelle dans le développement des outils d’analyse • Création d’une dynamique évolutive • Uniformisation des concepts d’analyse

4. Les moyens: • 1: Développement mutualisé et dynamique en aval des comptabilités: • >>>> Le Plan E-comptes

5. Le plan E-comptes Voir plus loin, chapitre de la BDCS

6. Les moyens: • 2: Introduction dans le RGCC de dispositions pour mieux tirer parti de l’informatique comptable

7. Le nouveau RGCC • Sources d’informations: • -L’arrêté du Gouvernement Wallon du 5 juillet 2007 (moniteur 22/8/07) • -La circulaire budgétaire 2008 • -Le vade-mecum du nouvel RGCC et les pages du plan E-comptes en ligne sur le portail des pouvoirs locaux .

8. Applications aux CPAS • Ce règlement est applicable tel quel aux CPAS, en raison de la loi du 8 juillet 1976, organique des centres publics d’action sociale, qui, en son article 87, dispose que « Le règlement général de la comptabilité communale est applicable aux centres publics d'aide sociale à l'exception des hôpitaux qui en dépendent et sous réserve des règles dérogatoires arrêtées par le Gouvernement - Décret du 2 avril 1998, art. 19. »  • Toutefois, dans un souci de clarté et en raison des spécificités et des organes propres aux CPAS découlant de la loi organique, il a été jugé opportun de proposer l’adoption d’un arrêté adaptant le texte du RGCC adopté dans sa version communale le 5 juillet dernier. >> En voie d’adoption par le G.W. • Pas d’implications informatiques particulières > MEMES REGLES

9. Le portail des pouvoirs locaux> Mise en ligne régulière des informations sur la réforme et prochainement un résumé des questions-réponses.

10. Modifications du RGCC ayant des implications informatiques: • Art 1: 4° toutes les opérations comptables • extraordinaires, tant en comptabilité • budgétaire qu'en comptabilité générale, • sont identifiées par une référence • informatique appelée "numéro de projet • extraordinaire". • Constitue un projet extraordinaire, • l'ensemble des recettes et des dépenses • affectées à un même objectif • d'investissement, de la conception à la • finalisation complète. • Les modalités d'application de la présente • disposition et les documents y afférents • seront arrêtés par le Ministre;>> Ce sera le cas après une période « test » afin d’arrêter aux mieux les modalités en fonction des réalités de terrain et de l’usage. >fin 2008

11. Le concept de projet extraordinaire L’objectif visé par cette disposition est d’obtenir une meilleure lisibilité des investissements et de leur financement par l’introduction informatisée d’un concept de projet extraordinaire qui permettra de relier les dépenses d’investissement et leur financement de leur création budgétaire jusqu’à la fin des opérations de perception et de paiement. Ce numéro, relié à une base de données identifiant les investissements permettra d’informatiser la génération des fiches de suivi des investissements ainsi que des tableaux de voies et moyens. Outre l’amélioration de la lisibilité des investissements pour les gestionnaires locaux, cette réforme est pensée pour en permettre l’informatisation afin de diminuer les contraintes administratives du suivi de l’extraordinaire, jusqu’ici souvent réalisées au prix d’un fastidieux encodage manuel.

12. Le concept de projet extraordinaire • Dans la comptabilité, tout projet extraordinaire est identifié par un numéro unique même si sa réalisation recouvre plusieurs exercices. • Constitue un projet extraordinaire, l'ensemble des recettes et des dépenses affectées à un même objectif d'investissement, de sa conception à sa finalisation complète.

13. Le concept de projet extraordinaire • Les recettes et les dépenses relatives à un même projet extraordinaire d’investissement sont reprises sous un même numéro de projet extraordinaire référencé informatiquement selon une codification à huit positions, les quatre premières indiquant l’exercice d’origine et les quatre suivantes le numéro d’ordre. • Ce numéro de projet est complété d’un libellé décrivant succinctement son objet. • 20080004: « Travaux de réfection de l’annexe de l’hôtel de ville »

14. Le concept de projet extraordinaire • Le numéro de projet extraordinaire ainsi que son libellé doit être repris sur les documents suivants, tant en recettes qu’en dépenses : • Le budget et le compte du service extraordinaire, en complément du numéro d’article budgétaire  • La liste des reports de crédits de dépense du service extraordinaire  • Le grand-livre budgétaire du service extraordinaire  • La liste des droits constatés restants dus relatifs au service extraordinaire  • Les documents établis conformément aux annexes au présent arrêté. • >> version de travail à télécharger sur le portail précité.

15. Le concept de projet extraordinaire • Documents: tableau des voies et moyens pour le budget

16. Le concept de projet extraordinaire Documents:Tableau des voies et moyens pour le compte IMPORTANT ! Ces tableaux doivent reprendre tous les projets, même des exercices antérieurs qui ne sont pas terminés. Le critère de sélection suggéré étant de continuer à lister les projets à l’exception de ceux qui ont été clôturés dans l’exercice précédent.

17. Le concept de projet extraordinaire Documents: Fiche de suivi des investissements extraordinaires par projet: doit pouvoir être produit informatiquement à tout moment pour aider au suivi.

18. Le concept de projet extraordinaire • Le numéro de projet extraordinaire est relié informatiquement à l’article budgétaire de manière à apparaître lors de l’encodage d’un engagement, d’une imputation ou d’un droit constaté relatif à un investissement du service extraordinaire. • Les mandats de paiement relatifs aux investissements du service extraordinaire comportent la mention du numéro de projet extraordinaire, son libellé, ainsi que la liste des voies et moyens associés à ce numéro. • Ceci permettra de fournir une précieuse assistance à la mission de contrôle des voies et moyens du Receveur.

19. Le concept de projet extraordinaire • Dans les budgets et les comptes, les recettes de prélèvement sur le fonds de réserve extraordinaire sont regroupées sous un même article budgétaire et ventilées par numéro de projet extraordinaire. • L’utilisation du boni du service extraordinaire, à condition que celui-ci soit dûment justifié, doit faire l’objet d’un transfert préalable au fonds de réserve extraordinaire afin d’en permettre la comptabilisation. Il en va de même pour les transferts en provenance de l’extraordinaire. • Lorsqu’un financement fait l’objet d’un emprunt global, celui-ci est ventilé dans les budgets et les comptes par numéro de projet extraordinaire, repris en détail de l’article budgétaire dudit emprunt.

20. Le concept de projet extraordinaire • Le tableau récapitulatif des voies et moyens par projet extraordinaire à joindre au budget, à la modification budgétaire, ainsi qu’au compte sera généré informatiquement sur base du budget encodé. Il devra être conforme au modèle fourni par la Région. Ce nouveau tableau remplacera les tableaux en vigueur jusqu’ici. • Les logiciels comptables devront également être en mesure de fournir un document de travail à l’attention des services des finances, baptisé « fiche de suivi par projet extraordinaire ».(cf modèle ci-avant) • Celle-ci permet de suivre l’évolution des dépenses et des recettes afférentes à un projet extraordinaire. Ce document constituera, chaque fois que nécessaire durant l’exercice, une aide au suivi de l’extraordinaire.

21. Extension des enveloppes budgétaires • Art. 11. Les crédits de dépenses ne peuvent être utilisés à d'autres fins que • celles que leur assigne le budget. • Ils sont limitatifs, à l'exception de ceux relatifs à des dépenses prélevées d'office. • La limitation visée à l'alinéa 2 s'applique, pour les dépenses du service ordinaire, au total des crédits portant les mêmes codes fonctionnels et économiques limités aux trois premiers chiffres du code fonctionnel et aux deux premiers chiffres du code économique. Moins de recours aux M.B.

22. Extension des enveloppes budgétaires • Attention, en CPAS la loi organique (norme juridique supérieure) impose toujours 2 chiffres >>> inchangé jusqu’à modification décrétale.

23. Enregistrement de non-valeurs • Les crédits de dépenses relatifs à l'enregistrement de non-valeurs ne provoquant aucun décaissement peuvent être considérés comme non limitatifs. 301-02 non limitatif

24. Fin de la distinction comptable entre « obligatoire » et « facultatif » • Suppression de l’ancien article 11. • + autonomie communale et simplification administrative. • >>> Toute dépense peut-être reportée. • >>> Toutes les dépenses entrent désormais dans le calcul du disponible de l’enveloppe. • >>> Faire disparaître les codes « F »

25. Conservation des données • MOINS DE PAPIER ! >>> Simplification et souci écologique ! • Art. 35. § 1er. A l'issue de la clôture de chaque compte d'exercice, les documents suivants doivent être imprimés et archivés • sur papier : • 1. le grand-livre des articles budgétaires; • 2. le grand-livre des comptes généraux. • MAIS, importance accrue de la sauvegarde informatique : • Le collège communal veillera à ce que les • données comptables soient régulièrement • sauvegardées sur un support informatique • stocké à l'extérieur du bâtiment abritant le • matériel informatique contenant les bases • de données comptables. <<<< Risque incendie ou dégâts des eaux, ou vol …

26. La Base de Données Comptables Standardisées • >> une obligation légale: Art 35: Selon les critères arrêtés par le Ministre (en test pilote et base XML téléchargeable sur le site des pouvoirs locaux), et dans le respect des dispositions relatives à la protection de la vie privée, les systèmes informatiques comptables devront comporter un module d'extraction des données en vue de constituer une base locale de données comptables standardisées dont une extraction des données constitutives des budgets, des modifications budgétaires, des comptes, et de leurs annexes légales sera transférée aux services compétents de la Région wallonne. TRES IMPORTANT !!! >>> Base du plan E-comptes

27. Officialisation des extraits électroniques: • Art 35 § 9. Les extraits bancaires sous forme numérique sont admis au titre de pièces justificatives moyennant leur certification électronique. L'annotation prévue au § 2 du présent article est sans objet dans ce cas.(no d’écriture)

28. BDCS xml Gratuiciel E-comptes Outil d’analyse , d’assistance et de diagnostic financier. Serveur local Mises à jour régulières et automatiques nécessaires !!!

29. BDCS xml extraction des données constitutives des budgets, des modifications budgétaires, des comptes, et de leurs annexes légales < Economie d’échelle: 1 seul module d’extraction Serveur local Services RW compétents; DGPL,DGASS,CRAC PR10-12 +développements ultérieurs

30. Ventilation des comptes généraux • Art. 38. § 1er. Aux comptes généraux de • bilan sont adjoints les comptes particuliers • nécessaires. • >>> Tous les comptes généraux (actif et passif) sont ventilables par comptes particuliers << déjà le cas dans la pratique. • § 2 Les comptes généraux de charges et de produits peuvent être ventilés ou regroupés afin d'en permettre l'analyse, • selon les modalités arrêtées par le Ministre. Ouvre la porte à une comptabilité analytique facultative. Sera développée par un groupe de travail Projet sur 2008.

31. Informations sur la perception • Art. 46. Le grand livre des opérations budgétaires mentionne en regard de chaque article budgétaire de recettes : • … • 4° la différence entre le crédit budgétaire et le total des droits à recette, sous déduction des irrécouvrables et des non valeurs; • 5° le total perçu en regard de chacun des droits constatés. Implique que le grand-livre doit comporter un récapitulatif: Qui, par article, totalise en une ligne: D.C. no xxxx - Montant du DC – Irréc/non valeurs – D.C.net – Perçu à la date d’édition – Solde à percevoir Information ponctuelle < aide au suivi (à l’écran) Information officielle du grand-livre éditée avec les comptes

32. Informations sur la perception • Question: faut-il prévoir en + une colonne « perçu » dans les comptes? • ! Rien n’a été décidé < cela implique une révision par le Ministre du document obligatoire. • Problème des DC des exercices antérieurs qui ne figurent pas dans les comptes > on n’aurait de toute façon qu’une information partielle.

33. Transparence et contrôle interne des opérations de paiement en classe 4: • Art 52 …Les opérations sur les comptes généraux d'attente donnant lieu à décaissement doivent faire l'objet d'un ordonnancement et d'un mandatement sans indication budgétaire. Il faut une opération de décaissement Ne concerne donc pas les prélèvements Par souci de simplification de gestion les logiciels devront permettre de constituer des listes de paiements en classe 4 et des mandats collectifs. >>> permet de suivre le même processus que les autres paiements.

34. Information sur les paiements • Art. 58. Le grand-livre des opérations budgétaires mentionne, en regard de • chaque article budgétaire : • 1° le libellé et le montant du crédit budgétaire; • 2° la date et le numéro de la pièce principale justifiant l'engagement ou l'imputation et, le numéro de compte • particulier; • 3° le montant des engagements numérotés, au jour le jour, en distinguant les engagements provisoires des engagements définitifs; • 4° le montant imputé sur chaque engagement; • 5° le solde du crédit budgétaire; • 6° les paiements effectués en regard de chacun des engagements. Implique que le grand-livre doit comporter un récapitulatif: Qui, par article, totalise en une ligne: Engagement no xxxx - Montant – Imputation – Payé à la date d’édition – Solde à payer

35. La liste d’ordonnancement :document arrêté par le Collège communal • Section 3. - De l'ordonnancement des • dépenses et de l'établissement des • mandats de paiement • Art. 61. § 1er. Les dépenses sont ordonnancées en séance du collège sous la forme d'une liste, signée par le secrétaire et le bourgmestre ou son représentant et un membre du collège communal. • Cette liste reprend pour chaque dépense: • 1° l'article budgétaire, son disponible • calculé conformément à l'article 11, et • l'exercice d'origine; • 2° la nature de la dépense; • 3° les ayants droit; • 4° la somme à payer; • 5° les voies et moyens lorsqu'il s'agit de • dépenses extraordinaires. Important ! ce n’est pas le mandat qui doit passer en collège, mais cette liste d’ordonnancement

36. La liste d’ordonnancement :document arrêté par le Collège communalLe volet « paiement à effectuer à partir des comptes d’attente de classe 4: • Dans la liste, signée par le secrétaire et le bourgmestre ou son représentant et un membre du collège communal, faire figurer. • Pour chaque dépense: • 1° le compte général • 2° la nature de la dépense (libellé); • 3° les ayants droit; • 4° la somme à payer; Important ! Ne doit reprendre que ce qui doit être mis en paiement par le Receveur (donc pas les dépenses payées par prélèvement)

37. Le mandat :document d’exécution établi par le service des finance et remis au receveur pour paiement § 2. Les mandats établis en exécution de cette liste d'ordonnancement mentionnent : 1° la date de la séance du collège; 2° l'article budgétaire, et son disponible calculé conformément à l'article 11; 3° L'exercice d'origine; 4° la nature de la dépense; 5° les ayants droit; 6° la somme à payer; 7° les voies et moyens lorsqu'il s'agit de dépenses extraordinaires; 8° le numéro d'engagement; 9° le cas échéant, le numéro de projet extraordinaire; Les voies et moyens à mentionner sur le mandat extraordinaire sont référencés par rapport au numéro de projet extra.

38. Les mandats de paiement relatifs aux paiements à effectuer à partir des comptes d’attente de classe 4: 1° la date de la séance du collège; 2° le compte général 4° la nature de la dépense (libellé); 5° les ayants droit; 6° la somme à payer; Important ! Ne doit reprendre que ce qui doit être mis en paiement par le Receveur (donc pas les dépenses payées par prélèvement) Remarque générale: les mandats collectifs restent autorisés (prévu à l’alinéa 11), ils doivent comporter les mêmes informations.

39. La synthèse analytique • CHAPITRE IV. - Des comptes annuels • Section 1re. - Contenu des comptes • Art 66. Les comptes annuels sont composés • des documents suivants, dont la forme est • arrêtée par le Ministre : • - le compte budgétaire; • - le bilan et le compte de résultat; • - la synthèse analytique qui comprend • notamment : • 1° une analyse des résultats et du bilan; • 2° une synthèse des financements de • l'extraordinaire; • 3° des ratios pertinents en terme de • gestion publique; • 4° un tableau de bord de l'évolution des • dépenses et des recettes. Produite par le gratuiciel E-comptes

40. Contrôle interne de cohérence • Art 72. Les systèmes informatiques comptables doivent intégrer un contrôle de cohérence selon les modalités arrêtées par le Ministre. Fera prochainement l’objet d’un groupe de travail afin d’en arrêter les modalités

41. Le compte de fin de gestion • Art. 84. Le compte de fin de gestion comprend les documents suivants arrêtés à la date de la fin de fonction, pour • l'exercice en cours et pour l'exercice en voie de clôture : • 1° la balance des articles budgétaires; • 2° la balance des comptes généraux; • 3° la balance des comptes particuliers; • 4° la situation de caisse justifiée par les • soldes des extraits de banque ou les • délibérations pour les provisions valant • espèces en caisse. Nécessité d’adapter les logiciels pour permettre les clôtures à cheval sur deux exercices lorsque le compte n’est pas encore clôturé !