河南省水文水资源局

1. 河南省水文水资源局 档案业务培训课件 水利档案基础知识及实务 水利档案基础知识 水文项目档案工作实务 主讲人：柯 锐

2. 档案的定义、种类与基本术语 水利档案基础知识 水利档案管理工作 水利档案管理有关规范制度

3. 档案的定义、种类与基本术语 什么是档案？ 档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。 《档案工作基本术语》 （DA/T1-2000） 水利档案基础知识 档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。 旧 《档案学概论》 新 档案是国家机构、社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。

4. 档案的定义、种类与基本术语 档案有哪些属性？什么是档案的本质属性？ 社会性 历史性 确定性 水利档案基础知识 原始记录性 档案的本质属性 图书 报刊 电视节目 文书 文献 甲骨 金石 简牍 缣帛 纸张 是档案区别于其他事物的根本所在 是档案管理方法确定的重要根据

5. 档案的定义、种类与基本术语 水利档案基础知识 缣帛档案 甲骨档案 金文档案 简牍档案

6. 档案的定义、种类与基本术语 档案与文书、图书、资料、文物的区别与联系 区别 二者的范围及形成目的不同 档案 文书 实存形态上的直接转化关系 联系 水利档案基础知识 区别 原始性的本质不同 档案 图书 管理上具有一定的相通之处 联系 区别 概念相对性、动态性程度不同 档案 资料 关系最密切，外延有较大重合 联系 区别 记录性的本质不同 档案 文物 实物档案与文物有交叉 联系

7. 档案的定义、种类与基本术语 档案有哪些种类？ 按形成时间早晚及作用 按形成领域的公私角度 历史档案 公务档案 水利档案基础知识 档案 现行档案 私人档案 档案应用中最普遍的分类 文书档案 科技档案 专门档案 会计档案 行政管理档案 水文档案 人事档案 工程建设项目档案 党团等档案 ………… 科研档案 ………… …………

8. 档案的定义、种类与基本术语 什么是水利档案？有哪些内容？ 水利档案工作规定 水利档案是指水利系统各单位，在从事水利工作及相关活动中直接形成的，对国家、社会和本单位具有保存价值的不同形式的历史记录，是国家档案资源的重要组成部分。 水利档案基础知识 文书档案 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 有四大归档范围与四大不归档范围，确定了13大类文书档案保管期限。 《水利科学技术档案管理规定》中的《水利科技文件材料归档范围和保管期限表》 科技档案 水文、水资源、水土保持、勘测、规划设计、运行维护、设备仪器、科学研究、水利工程建设项目、水利信息化项目，共十类。 专门档案

9. 档案的定义、种类与基本术语 档案基本术语 全宗与立档单位 全宗是一定数量的档案材料的有机整体。 水利档案基础知识 独立行使职权 立档单位构成要素 有行文权，是独立的法人单位 人事权 有人事编制和单独管理人事的机构人员 财务权 有独立财会机构和人员，是一个会计单位

10. 档案的定义、种类与基本术语 案卷与件 案卷是由互有联系的若干文件组合而成的有机整体。 科技档案、专门档案采用组卷归档原则，案卷是保管单位。 水利档案基础知识 科技档案有成套性特点 河南省中小河流水文监测系统工程建设项目 件 即文件，归档文件的整理单位。 文书档案采用按件归档原则，以件为单位进行整理。 一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文和复文可为一件。

11. 档案的定义、种类与基本术语 归档移交 归档 是指文书部门或业务部门将处理完毕且具有保存价值的文件材料或资料，经过系统整理后移交档案室（馆）保存的过程。 水利档案基础知识 移交 是归档的最后一道环节，是应归档文件材料转化为档案的标志性环节。

12. 水利档案管理工作 水利档案管理工作现状 档案工作原则 统一领导，分级管理。 水利档案基础知识 国家档案按规定分别由各级、各类档案保管机构集中管理 档案工作由各级档案行政管理机构统一、分级、分专业管理 党政档案和党政档案工作实行统一管理 维护档案的完整与安全 便于社会各方面利用

13. 水利档案管理工作 水利档案工作体制 国家档案局 水利部办公厅 水利档案基础知识 各省水利厅（局） 办公室 水利部直属单位 档案机构 各省档案局 流域机构应建立档案馆 各市水利（务）局 办公室 各市档案局 ………… …………

14. 水利档案管理工作 各种载体水利档案 水利档案基础知识 声像档案 照片档案 光盘档案 实物档案 纸质档案

15. 水利档案管理工作 各门类水利档案 水利档案基础知识

16. 水利档案管理工作 水利档案管理工作的环节与主要流程 档案资源二次开发 收集 编研 接收与征集 水利档案基础知识 价值鉴定 质量鉴别 鉴定 利用 提供档案利用 利用档案 档案 整理 统计 数字 图表 分类 组卷 排列 保管 编目与检索 著录 标引 检索 库房管理 档案装具使用 档案防护措施

17. 水利档案管理工作 水利档案的评价因素 完整性主要存在问题 文件之间有紧密联系的档案缺失 特殊载体档案不全 反映同一问题的不同载体档案缺失 前期阶段工作中形成的档案不全 项目后续工作形成的应归档文件材料缺失 水利档案基础知识

18. 水利档案管理工作 准确性主要存在问题 反映同一问题的不同文件材料内容不一致 竣工图编制不准确 归档文件材料不整洁，材料不耐久 其他有关准确性的问题 水利档案基础知识 竣工图编制要求（3点） 竣工图常见问题（7点）

19. 水利档案管理工作 系统性主要存在问题 分类不科学 组卷不规范 排列不合理 水利档案基础知识 安全性主要存在问题 不符合档案十防、八不准的要求

20. 水利档案管理有关规范制度 国家层面 中华人民共和国档案法 中华人民共和国档案法实施办法 水利档案基础知识 部委层面 归档文件整理规则 科学技术档案案卷构成的一般要求 国 家 档案局 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 水利档案工作规定 水利科学技术档案管理规定 水利部 水利工程建设项目档案管理规定 水利工程建设项目档案验收管理办法

21. 水文项目档案工作保障体系建设 水文项目档案工作实务 水文项目档案实体收集整理 水文项目档案实体保管利用

22. 水文项目档案工作保障体系建设 组织体系建设 明确档案工作的分管领导 水文项目档案工作实务 明确档案机构、人员 建立档案管理网络

23. 水文项目档案工作保障体系建设 水文项目档案工作实务 项目档案管理网络图

24. 水文项目档案工作保障体系建设 制度体系建设 项目档案管理机构职能与人员岗位职责的制度 水文项目档案工作实务 项目档案分类方案 项目归档范围与保管期限表 项目档案有关内部管理制度

25. 水文项目档案工作保障体系建设 经费保障及设备设施 各项制度或措施贯彻落实和实施情况 项目档案管理“四同步”的要求 项目法人对各参建单位进行档案监督指导 档案部门或档案人员对本单位的监督指导 纳入工程质量管理程序 按期上报建设项目档案管理登记表 水文项目档案工作实务

26. 水文项目档案工作保障体系建设 水文项目档案工作实务

27. 水文项目档案实体收集整理 档案收集 归档文件材料范围 制定本项目归档范围与保管期限表 水利工程建设项目文件材料归档范围与保管期限表 水文项目档案工作实务 施工文件材料 前期工作文件材料 监理文件材料 财务器材管理 文件材料 建设管理文件材料 设备、材料文件材料 竣工验收文件材料 科研项目文件材料 试运行文件材料 项目法人单位 各参建单位 所有单位

28. 水文项目档案实体收集整理 收集要求 同步收集 前提 水文项目档案工作实务 宁多勿漏 去伪存真 其他注意事项 门类载体齐全 耐久书写材料 材料保护修复

29. 水文项目档案实体收集整理 档案归档整理 整理流程 分类 组卷 案卷排列 拟写案卷标题 水文项目档案工作实务 编写页号 编制卷内目录 确定保管期限 填写卷内备考表 编制案卷封面与脊背 案卷装订 排卷上架 编制案卷目录 图纸折叠

30. 水文项目档案实体收集整理 分类 项目档案分类方案编制 适用范围与编制原则 水文项目档案工作实务 整理原则与标准依据 项目档案体系层次 明确档号（分类号、案卷顺序号） 应归档文件材料初步分类 初步分卷，侧重应归档文件材料质量鉴定和价值鉴别，剔除没有保存价值的文件材料。

31. 水文项目档案实体收集整理 水文项目档案工作实务

32. 水文项目档案实体收集整理 水文项目档案工作实务

33. 水文项目档案实体收集整理 组卷 项目档案组卷要求 案卷内科技文件应齐全、完整，签章手续完备 水文项目档案工作实务 案卷内科技文件的载体和书写印制材料应符合档案保护要求 项目档案组卷方法 应归档科技文件材料主要按事由组卷 成册、成套的文件材料宜保持其原有形态 底图以张或套为保管单位进行整理 卷内文件的排列原则 重要程度、结构、文件性质、责任者、专业等

34. 水文项目档案实体收集整理 案卷排列 依据水办480号文，并结合工程项目建设实际 拟写案卷题名 水文项目档案工作实务 拟写要求 文字简练、内容概括 主要由责任者、问题、文件名称特征三部分组成 结构完整 责任者（项目名称）+关于+问题+文件名称特征 往来文件的责任者+关于+问题+文件名称特征 责任者（项目名称）+文件形成时间+文件名称特征 正确使用标点符号

35. 水文项目档案实体收集整理 案卷题名拟写常见错误 问题的表述过于含混、模糊 例1：******建管局关于2011年会议的文件 水文项目档案工作实务 例2：******建管局合同（一） ******建管局合同（二） 问题的表述不全面，甚至错误 例3：**建管局***工作方案培训材料 **建管局***工作方案

36. 水文项目档案实体收集整理 案卷题名拟写常见错误 问题的表述过细 有的单位拟写案卷题名是把卷内所有文件名称连到一起，读起来不伦不类。 水文项目档案工作实务 责任者（项目名称）漏写或没写 例4：施工日志 文件名称特征漏写或没写 例5：***工程建设管理协调会议

37. 水文项目档案实体收集整理 确定保管期限 保管期限的类别 永久 长期 短期 根据水办480号文 水文项目档案工作实务 保管期限的确定方法 以水办480号文规定的不同子类档案的保管期限为纲，结合工程项目建设实际情况，与其一致或适当从长。如形成的个别文件材料无法参照水办480号文规定划分保管期限，可根据重要性及预测的日后利用水平多少来进行划分。

38. 水文项目档案实体收集整理 编写卷内文件页号 具体要求 根据科学技术档案案卷构成的一般要求（2008年修订） 案卷内科技文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一项；已有页号的文件可不再重新编写页号；卷内目录、卷内备考表不编写页号。 水文项目档案工作实务 实际操作 以件为单位编写 页码编写位置 不需编写页码的情况

39. 水文项目档案实体收集整理 编制卷内目录 卷内目录应排列在封面之后、卷内文件首页之前 水文项目档案工作实务 序号 文件编号 责任者 文件题目 日期 页数 备注

40. 水文项目档案实体收集整理 填写卷内备考表 卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。 水文项目档案工作实务 立卷人 立卷日期 检查人 立卷日期 互见号

41. 水文项目档案实体收集整理 编制案卷封面和脊背 案卷封面 保管期限 起止日期 案卷题名 立卷单位 密级 水文项目档案工作实务 案卷脊背 案卷题名 保管期限 档号 档案盒规格和制成材料 卷盒外表面规格为310mm×220mm，脊背厚度可根据需要设定 卷盒宜采用220g以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制

42. 水文项目档案实体收集整理 水文项目档案工作实务

43. 水文项目档案实体收集整理 案卷装订 装订范围包括案卷封面（内封面）、卷内目录、卷内文件材料、卷内备考表 水文项目档案工作实务 档号章样式 图纸折叠 折叠后的尺寸要求 标题栏露在外面 具体的折叠方法可以参照《技术制图----复制图的折叠方法》 （GB 10609.3-89）

44. 水文项目档案实体收集整理 编制案卷目录 序号 档号 水文项目档案工作实务 案卷题名 总页数 保管期限 备注

45. 水文项目档案实体收集整理 整理原则及注意事项 集中整理 水文项目档案工作实务 原则性和灵活性结合 注重细节

46. 水文项目档案实体保管利用 档案保管 档案“十防” 防盗 防火 水文项目档案工作实务 危害原理 防虫 防霉 防潮 防尘 危害表现 防高温 防光 预防措施 防鼠 防有害气体

47. 水文项目档案实体保管利用 档案“八不准” 不准在库房内吸烟 不准在办公区及库区使用电炉、取暖器 水文项目档案工作实务 不准擅自拉接电线 不准带无关人员进入库房 不准将档案带出库房及查阅室 不准在消防通道上停车或堆放物品 不准在库房及办公区堆放易燃易爆物品 不准擅自移动消防设备

48. 水文项目档案实体保管利用 档案装具 水文项目档案工作实务 底图柜 防磁柜 密集架 五节柜 保密柜

49. 水文项目档案实体保管利用 档案保管常见问题 库房选址有问题 库房里存在与档案保护防护无关的设施设备 水文项目档案工作实务 库房里没有消防设施 库房里没有温湿度监控设备及专业换气、除湿设备 库房内不整洁 缺少档案保管制度

50. 水文项目档案实体保管利用 档案利用 档案借阅利用 建立借阅利用制度 水文项目档案工作实务 编制利用检索工具 做好档案利用登记 开展档案利用统计