PENDALAMAN MATERI

1. PENDALAMAN MATERI PERSIAPAN UN TEORI KEJURUAN 2013 ADMINISTRASI PERKANTORAN SMK BANGUN NUSANTARA 2 JALAN SAWAH DARAT, KETAPANG, CIPONDOH KOTA TANGERANG 2013

2. Kata Pengantar Ujian Nasional 2013 mendatang memang penuh dengan perubahan yang dirasakan semakin membebani siswa dan guru, khususnya guru mata pelajaran yang di-UN-kan. Sebagai bahan persiapan menghadapi UN 2013, perkenankan Shihab menyajikan bahan materi yang didasarkan atas kisi-kisi UN Teori Kejuruan 2013. Semoga bermanfaat buat anak2ku semua dan teman2 guru, khususnya guru mata pelajaran Produktif Administrasi Perkantoran.

3. STANDAR KOMPETENSI 1 PRINSIP-PRINSIP PENYELENGGARAAN ORGANISASI

4. Dari sejumlah prinsip-prinsip organisasi yang telah dikemukakan di atas, Shihab akan memperjelas dengan merujuk kepada pandangan beberapa ahli sebagai berikut: Perumusan tujuan atau sasaran dengan jelas Tujuan atau sasaran adalah hal-hal yang akan dicapai atau dipelihara, baik berupa materi maupun nonmateri.

5. A.S. Wahyudi bahwa penentuan tujuan sangat penting dilakukan agar langkah-langkah yang hendak dilakukan menjadi terarah (tidak tersesat) akhirnya dapat melakukan efesiensi dalam pelaksanaannya. Perumusan tujuan harus jelas, artinya bahwa tujuan ini harus dipahami dan diterima oleh semua pihak.

6. Pembagian Kerja Pembagian kerja adalah pemecahan tugas dengan demikian rupa sehingga setiap orang atau karyawan dalam organisasi bertanggung jawab dan melaksanakan aktivitas  tertentu saja. Pengertian lain menyebutkan bahwa Pembagian  kerja adalah penjabaran tugas yang harus dikerjakan sehingga setiap orang dalam organisasi bertanggung jawab untuk dan meksanakan seperangkat aktivitas tertentu dan bukan keseluruhan tugas.

7. Delegasi kekuasaan Kekuasaan atau wewenang adalah hak seseorang untuk mengambil tindakan yang tegas, agar tugas, dan fungsi-fungsinya dapat dilaksanakan. Delegasi kekuasaan adalah pelimpahan kekuasaan atau wewenang kepada pihak lain sehingggapimpinan dapat melipatgandakan waktu, perhatian, dan pengetahuannya.

8. 4. Rentang kekuasaan Rentangankekuasaan (span of authority) seringjugadisebutspan of control, span of management atau span of managerial responsibilities. Rentangkekuasaanberartiberapajumlahorang yang tepatmenjadibawahanseorangatasan.pemimpinsehinggapemimpindapatmemimpin, membimbing, dan mengawasisecaraberhasilgunadanberdayaguna.

9. 5. Kesatuan perintah dan tanggung jawab (unity of command) Berdasarkan prinsip kesatuan perintah dan tanggung jawab seorang bawahan hanya mempunyai satu atasan atau pimpinan dan kepadanya ia harus mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas, serta dari siapa ia menerima perintah, instruksi, bimbingan, dan pedoman kerja.

10. 6. Koordinasi Koordinasi adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit agar tertuju untuk memberikan sumbangan semaksimal mungkin dalam mencapai tujuan organisasi sebagai keseluruhan.

11. 7. Fungsionalisasi Dalam setiap organisasi terdapat satuan kerja tertentu yang secara fungsional bertanggungjawab atas penyelesaian tugas-tugas tertentu pula.

12. Fungsi Pekerjaan Kantor bagi Organisasi Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari organisasi menyediakan keterangan-keterangan bagi puncuk pimpinan organisasi untuk membuat keputusan/melakukan tindakan yang tepat membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan

13. Fungsidaripekerjaankantorpadaprinsipnyaadalahmemberikanlayananinformasidanperekamandalambidangjasa-jasaperkantoranuntukmencapaitujuanorganisasi.Fungsidaripekerjaankantorpadaprinsipnyaadalahmemberikanlayananinformasidanperekamandalambidangjasa-jasaperkantoranuntukmencapaitujuanorganisasi.

14. Mills menjabarkan fungsi pekerjaan kantor menjadi delapan yaitu : Menerima informasi Merekam informasi Mengelola informasi Mengatur informasi Memberi informasi Melindungi aset Menyimpan informasii

15. STANDAR KOMPETENSI 2 MENGAPLIKASIKAN KETERAMPILAN DASAR KOMUNIKASI

16. Komunikasi merupakan proses penyaluran pesan atau pengertian. Di dalam proses ini dapat dibedakan beberapa unsur, yakni: pengirim (komunikator/sender), perumusan kode (encoding), pesan (message), saluran (channel), penerima (komunikan/receiver), penafsiran kode (decoding), gangguan (barrier), umpan balik (feedback).

17. Proses komunikasi dapat digambarkan sebagai berikut:

18. Adapun hal-hal yang penting dan harus kita perhatikan dan dilaksanakan sehubungan dengan etiket bertelepon adalah sebagai berikut: Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama, maksimal tiga kali berdering segeralah telepon diangkat dan jawablah dengan sopan. Jangan memulai dengan kata “halo” tetapi langsung menyebutkan nama organisasis atau organisasi tempat kita bekerja.

19. Jangan menggunakan pesawat telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi atau terlalu lama berbicara dengan si penelepon. Berusahalah mendengarkan lawan bicara kita, jangan melamun atau bersikap tidak tertuju pada pembicaraan. Janganmengucapkankata-kata yang menyinggungperasaan, sebaliknyabicaralahdengansikapmenyenangkan.

20. Berusahalah menanggapi maksud pembicara dengan cepat dan memberi kesan bahwa orang yang kita ajak bicara diperhatikan seperti layaknya kita berhadapan langsung dengannya. Berbicaralah dengan tempo sedang, tidak terlalu cepat atau lambat. Apabila kita menelepon, kita harus siap menyebutkan nama dan jabatan orang yang akan kita tuju, di samping pokok pembicaraannya.

21. Apabila kita menelepon seseorang, kita dapat menanyakan apakah memang saat ini waktu  yang tepat  untuk berbicara Jangan menganggap bahwa panggilan telepon merupakan gangguan kepada pekerja Catat poin pesan-pesan yang disampaikan

22. Mintalah nomor teleponnya, sekaligus mintalah maaf jika membuat kesalahan-kesalahan sewaktu dalam pembicaraan telepon. Mengakhiri pembicaraan dengan tepat Meletakkan gagang telepon dengan pelan

23. STANDAR KOMPETENSI 3 MENERAPKAN PRINSIP-PRINSIP KERJASAMA DENGAN KOLEGA DAN PELANGGAN

24. Pelanggan adalah orang-orang yang kegiatannya membeli dan menggunakan suatu produk, baik barang maupun jasa, secara terus-menerus. Memberikan bantuan kepada pelanggan sangat berkaitan erat dengan masalah pelayanan prima. Pelayanan prima (excellent service) adalah suatu pelayanan yang terbaik dalam memenuhi harapan dan kebutuhan pelanggan.

25. Pelayanan prima merupakan suatu pelayanan yang memenuhi standar kualitas, dan suatu pelayanan yang memenuhi standar kualitas adalah suatu pelayanan yang sesuai dengan harapan dan kepuasan pelanggan/masyarakat.

26. Sebelum anak2ku mengetahui bagaimana menjaga standar keamanan penampilan pribadi, terlebih dahulu harusdiketahui arti kata grooming.

27. Secaraharfiah, grooming artinyapenampilan diri. Grooming dalam penampilan prima adalah, penampilan diri tenaga pelayanan pada waktu bekerja, memberikan pelayanan kepada kolega dan pelanggan.

28. Untuk menjaga standar keamanan penampilan pribadi, penggunaan pakaian kerja yang sesuai akan mengurangi kemungkinan terjadi kecelakaan atau luka

29. STANDAR KOMPETENSI 4 MENERAPKAN K3LH

30. 2. Kesehatan Kerja 1. Keamanan Kerja Kesehatan kerja adalah suatu kondisi kesehatan yang bertujuan agar masyarakat pekerja memperoleh derajat kesehatan setinggi-tingginya, baik jasmani, rohani, maupun sosial, dengan usaha pencegahan dan pengobatan terhadap penyakit atau gangguan kesehatan yang disebabkan oleh pekerjaan dan lingkungan kerja maupun penyakit umum. Keamanan kerja adalah unsur-unsur penunjang yang mendukung terciptanya suasana kerja yang aman, baik berupa materil maupun nonmateril.

31. 3. Keselamatan Kerja Keselamatan kerja dapat diartikan sebagai keadaan terhindar dari bahaya selama melakukan pekerjaan. Dengan kata lain keselamatan kerja merupakan salah sau faktor yang harus dilakukan selama bekerja.

32. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa “Kesehatan, keselamatan, dan keamanan kerja adalah upaya perlindungan bagi tenaga kerja agar selalu dalam keadaan sehat dan selamat selama bekerja di tempat kerja”.

33. Dalam Undang-Undang No. 4 Tahun 1982 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Pengelolaan Lingkungan Hidup, dinyatakan bahwa lingkungan hidup adalah kesatuan ruang dengan semua benda, daya dan keadaan, makhluk hidup termasuk manusia dan perilakunya yang mempengaruhi kelangsungan perikehidupan dan kesejahteraan manusia dan makhluk hidup lainnya.

34. Dari berbagai dimensi tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa lingkungan hidup pada dasarnya terdiri atas 4 unsur, yaitu materi, energi, ruang dan kondisi/situasi setempat.

35. APLIKASI PERANGKAT LUNAKDALAM MENGOLAH NASKAH/DOKUMEN

36. APLIKASI PRESENTASI UNTUK BAHAN INFORMASI

37. Langkah-langkah permintaan peralatan kantor: Unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada bagian gudang dengan bon permintaan peralatan/perlengkapan. Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar ( apakah permintaan tersebut benar-benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang yang diminta ada dalam gudang).

38. Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan persetujuan tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan. Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk mengeluarkan peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit pemakai. Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut.

39. Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara administrasi maupun secara fisik. Bagian administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek fisik persediaan peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara yang tercatat dengan keadaan sebenarnya. Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.

40. Ada beberapa istilah yang berkenaan dengan perlengkapan kantor, yaitu sebagai berikut. “Bekal kantor (office supplies) adalah benda-benda yang akan habis dalam pemakaiannya sehari-hari di kantor.  Benda-benda tersebut pada umumnya digunakan untuk keperluan tulis-menulis, yang dalam pelaksanaan kerja sehari-hari banyak dipakai dan biasanya tidak tahan lama.  Misalnya: kertas, karbon, pita, mesin tik, dan sebagainya”.

41. “Mesin-mesin kantor (office machine) adalah segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan tata usaha yang bekerja secara mekanik, elektronik, dan magnetik”.

42. Peralatan kantor (office appliances) adalah segenap alat yang dipergunakan dalam pekerjaan tata usaha.  Misalnya : peralatan kantor terdiri atas mesin-mesin kantor dan alat-alat bukan mesin atau alat tulis kantor (ATK).

43. Perabot kantor (office furniture) adalah benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha.  Misalnya: meja, kursi, lemari, dan sebagainya.

44. Hiasan kantor (office ornament) adalah benda-benda di kantor yang pada umumnya untuk menambah suasana yang menyenangkan di kantor.  Misalnya : gambar-gambar atau foto-foto, dekorasi, pot-pot, dan vas bunga.

45. Pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi.  Misalnya: interkom, telepon, faksimile, handphone, dan sebagainya

46. Dokumen dapat ditinjau dri beberapa segi : Dokumen ditinjau dari segi pemakaiannya Bila ditinjau dari segi pemakaiannya, dokumen dapat dibedakan atas 4 jenis. Dokumen pribadi, adalah surat-surat yang berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada diri seseorang. Contoh : Akte kelahiran, STTB, piagam, KTP, SIM, surat nikah, dll

47. Dokumen niaga, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada peristiwa jual beli/ dunia perdagangan. Contoh : cek, obligasi, kwitansi, wesel, saham, dll Dokumen sejarah, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu. Contoh : Naskah proklamasi, Naskah Sumpah pemuda, Batu bertulis ,dll

48. Dokumen pemerintah adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi dalam pemerintahan suatu Negara. Contoh : UUD 45, keputusan presiden, peraturan daerah, dll

49. Dokumen ditinjau dari segi nilai kegunaannya Dari segi kegunaannya, dokumen dibedakan atas 4 macam : Nilai penerangan, adalah surat yang digunakan sebagai pembuktian dalam memberikan informasi pada masyarakat. Nilai perdagangan, adalah surat yang digunakan sebagai alat bukti dalam transaksi jual beli dalam dunia perdagangan.

50. Nilai yuridis, adalah surat yang dapat digunakan sebagai alat bukti secara hokum dimuka pengadilan Nilai historis, adalah surat-surat yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu.