第一章秘书培训及会务准备

第一章秘书培训及会务准备 第一节秘书岗前培训

总经理办公室： • 李总：“小王啊，这次公司召了一批办公室文员，我打算在她们岗前培训班上讲一讲秘书工作的沿革、发展及意义，当然是很简单的，重点是要讲一下秘书的职业道德问题，你是秘书专业毕业的，这个讲话稿就由你来起草吧！” • 王俐：“好的，李总！”

秘书办公室： • 小王第一次接受李总的任务，可是一定要做好的哦！经过思考，她终于拟定了要写的内容：1，什么是秘书；2，秘书工作特点及发展前景；3，秘书工作的作用。4，秘书职业道德的内容。

相关知识： • （一）秘书 • “秘书”一词大约在我国汉代以前就已出现，当时指的是神秘之书或密藏之书。汉代以后，逐渐成为一种官职名称。三国时曹操设“秘书令”，掌管机要，略具了现代秘书的一些职能。经过一千多年的演变，直到孙中山领导的中华民国政府成立，现代秘书职业才真正确立起来。 • 西方“秘书”一词源于拉丁文字“Secretarius”，意为可靠的职员。在英语词汇中，“Secretary”除指秘书外，另有书记、干事、大臣、部长等义。 • 我们认为，秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公物服务人员。他们以辅助决策、综合协调、沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。

（二）秘书工作特点及发展前景 • 秘书工作最为主要的特点是领导近身综合辅助性，角色意识的多重性，公共事务操办性，职能活动中介性，作息边界模糊性，主辅运作协同性，工作绩效隐透性。其发展前景可以概括为：社会普遍化、专业细致化和职能多样化。 • （三）秘书工作的意义 • 秘书工作在单位中主要起枢纽作用。一般包括参谋作用、办事作用、窗口作用、督查作用等。

（四）秘书职业道德 • 1，文明礼貌；2，爱岗敬业；3，诚实守信；4，办事公道； • 5，勤劳节俭；6，遵纪守法；7，团结互助；8，开拓创新。 • （请观看录像）

（五）“国际行政管理者协会”和秘书节 • INTERNATIONAL ASSOCIATION OF ADMINISTRATIVE PROFDSSIONALS缩写为IAAP，即“国际行政管理者协会”，是世界上30多个国家和地区的秘书成员交流秘书工作经验的中心平台。前身为“国际职业秘书协会”，成立于1942年，原名美国全国秘书协会，总部在美国密苏里州堪萨斯城。有董事会，有《秘书》、《秘书工作范例》、《职业秘书道德准则》杂志出版。国际行政管理者协会”下有一个“未来秘书协会”，成员是正在大学秘书系学习的“未来秘书”。

每年举办“特许职业秘书考试”，在全世界250个考点同时进行。每年举办“特许职业秘书考试”，在全世界250个考点同时进行。 • 自1952年起，将每年4月最后一个工作周定为“秘书周”，该周三为秘书节。2000年，将秘书周和秘书日改为行政专员周和行政专员日。

实训题： • 请替王俐写出这份讲话稿，结合相关知识，注意讲话人的身份、目的和要求。

第二节会务准备 • 总经理办公室： • 李总：“小王，公司打算召开一次客户恳谈会，主要是本省范围内的一些老客户和一些新增的优质客户。这是公司一次重要的决策和公关投入。经过董事会讨论，准备拿出10万元左右的经费来开这个会。时间三天左右，地点不要远，就在本省内选一个与我们长期合作的旅游点就行。你接下来就具体策划这个事，争取在半个月后把会议邀请函发出去。你考虑一下，先拟一个会议方案给我看看。” • 小王：“好的。我会先写一个较详细的会议方案给您，等修改定下来，后面的会务上的事情就好办了。” • 这可是一次重要的会议，直接关系到公司的发展前景，会要开得成功，让客户满意，千万马虎不得。经过反复思考，小王终于整理出了会议方案的基本头绪：会议经费各项目预算；名称；议程和日程；会场选择。并草拟了这样一份会议方案：

风光旅游有限责任公司2005年业务恳谈会会议方案风光旅游有限责任公司2005年业务恳谈会会议方案 • 总经理： • 为开好这次会议，以利于公司将来的更大发展，拟于2005年2月中旬召开为期两天的全年业务恳谈会。现将会议方案报告如下： • 一、会议议题。应围绕我公司业务发展来进行，主要有：我公司董事长致欢迎辞；总经理介绍我公司相关情况和业务范围；客户代表发言；专家专题报告；分组讨论我公司目前业务拓展中存在的问题；回答客户提问等。 • 二、会议议程和日程待定。 • 三、会务准备。成立两个组，会务组负责会议的组织和资料准备；后勤组负责与相关单位联系，保障会议顺利召开。

四、会议经费预算。会议经费总体上不超过10万元。其中场地租金2万元；新闻摄影1.5万元；培训费8000元；食宿费2.7万元；会务用品费1万元；交通费1万元；纪念品费1万元。四、会议经费预算。会议经费总体上不超过10万元。其中场地租金2万元；新闻摄影1.5万元；培训费8000元；食宿费2.7万元；会务用品费1万元；交通费1万元；纪念品费1万元。 • 五、后勤保障。会议按不超过100人的规模安排后勤事务。后勤方面主要租用本省莲花市风景区宾馆。 • 以上报告，如有不妥，请指示后改正。 • 年月日

相关知识： • 拟定会议方案是秘书人员重要工作之一，也是考验一个秘书人员能否胜任秘书工作的一项主要标准。 • （1）会议的主题和议题 • 会议的主题是会议要研究的问题和要达到的目的。确定主题时，一要结合本单位的实际；二是要有切实的依据；三是要有明确的目的。议题则是对主题的细化。

相关知识： • （2）会议名称 • 会议名称分为几种情况：一是固定的，如董事会、代表会议、办公会议等；二是不固定的，应根据会议主题或议题来定，其中有的还可以包括时间、范围等。如“风光旅行有限公司2005年业务恳谈会”、“xx市2006年先进工作者表彰大会”。

（3）会议议程 • 会议主持人根据到会主要领导情况确定；发言人根据议题确定；议题顺序即是议程产生的主要形式。编制会议议程表时，要注意：了解一般事物习惯性顺序，也要注意本单位有无对会议议程顺序的相关规定；将同类议题尽可能集中排列；保密性强的议题要放在后面。

例文： • XX市管理协会技术训练专题研讨会议程一、专题报告：《当代发达国家经营技术训练情况与发展趋势》二、销售与服务训练演示三、座谈讨论四、大会交流 XX市管理协会技术训练中心秘书处 2006年X月X日

会议日程 • 日程一般采用表格形式或简短文字，将会议按每天上午、下午和晚上三个单元时间安排，并将会议议题具体化。

例文：中国共产党XX大学第十次代表大会日程安排（在会议日程的文档里）例文：中国共产党XX大学第十次代表大会日程安排（在会议日程的文档里）

会议程序 • 所谓会议程序就是指在一次会议活动终按照时间先后排列的详细步骤，它可以让与会者了解每次会议具体会议活的会议活动的内容及时间顺序。

例文：XX大学授予李XX教授“终身成就奖”大会程序例文：XX大学授予李XX教授“终身成就奖”大会程序 • （XX年X月X日） • 一、请主席台就座的领导人和颁奖对象入席 • 二、介绍出席会议的领导人、主要来宾 • 三、主持人宣布：XX大学授予李XX教授“终身成就奖”大会开始 • 四、校党委书记XX作主题讲话 • 五、校长XXX宣读《XX大学关于授予李XX教授“终身成就奖”的决定》 • 六、校党委书记和校长向李XX教授颁发“终身成就奖”证书和奖金 • 七、学生代表向李XX教授献花 • 八、李XX教授讲话 • 九、市委领导讲话 • 十、主持人宣布： XX大学授予李XX教授“终身成就奖”大会结束

（4）如何选择会址 • 选择合适的会址是会议成功召开的重要保证。 • 选择是要考虑：租金是否合理；环境是否安静；交通是否便利；大小是否适当，即要与会议规模和主题相符，一般每人平均应有二至三米左右的活动空间，若会期长一些，场地可大一些；设备是否齐全；停车是否方便等。

总经理办公室： • 李总：“小王，这份会议方案写得基本上可行，只是还有许多细节要一一去落实，你抓紧时间，认真看一遍后把要落实的事项一一标注出来，并说说你的落实步骤，有什么做不了主的直接向我汇报。争取早一点把会议邀请函发出去，到时会议邀请函后面要附上会议的议程表和日程表。” • 王俐：“好的，我会尽快落实的。”

实训题： • （一）假若你是王俐，你现在马上要做的事是什么？请马上动脑动手。 • （二）如果你完成了上面的事项，还应拟写一份会议邀请函给（附回执）李总过目，请代拟。

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