บทที่ 4 เทคโนโลยี ในระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร

1. บทที่ 4เทคโนโลยีในระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร

2. การออกแบบฐานข้อมูลในการวางแผนทรัพยากรองค์กร • จะต้องพิจารณาว่า องค์กรมีรูปแบบธุรกรรมซับซ้อนเพียงใด เนื่องจากการวางแผนทรัพยากรองค์กรแต่ละตัวจะมีความยืดหยุ่นต่างกัน • รูปแบบที่เรียบง่ายที่สุดนั้น เอกสารต่างๆ จะสัมพันธ์กันแบบหนึ่งต่อหนึ่ง (one-to-one) เช่น การออกใบส่งของเต็มจำนวนตามใบสั่งซื้อที่ลูกค้าสั่งซื้อไว้แล้ว หรือการออกใบเสร็จรับชำระค่าสินค้าโดยต้องชำระเต็มจำนวน • ส่วนกรณีที่ลูกค้าทยอยจ่ายชำระก็จะเป็นรูปแบบที่ซับซ้อนขึ้น ซึ่งรูปแบบอาจจะ ซับซ้อนถึงระดับหลายต่อหลาย (many-to-many) (ภาพที่ 7.10)

3. การออกแบบฐานข้อมูลในการวางแผนทรัพยากรองค์กร

4. การออกแบบฐานข้อมูลในการวางแผนทรัพยากรองค์กร • เนื่องจากรูปแบบการดำเนินธุรกรรมของคนไทยมักจะอิงอยู่บนวัฒนธรรมการค้าแบบเอเชีย (Asian style) ซึ่งผู้ขายมักจะยืดหยุ่นให้แก่ลูกค้าอย่างมาก โดยรับภาระความยุ่งยากเอาไว้เอง เนื่องจากให้ความสำคัญกับความรู้สึกของลูกค้ามากกว่าการทำงานให้มีขั้นมีตอนอย่างเป็นระบบหรือมีกรอบงาน (framework) จะเห็นได้จากสถานการณ์ต่างๆ เหล่านี้ เช่น • การสั่งซื้อสินค้าจำนวนมากและจ่ายเงินสดโดยขอราคาพิเศษกว่าราคาพิเศษที่เคยให้ • การยกเลิกใบสั่งซื้อกลางคัน ทั้งๆ ที่มีการทยอยส่งสินค้าไปแล้ว • การกำหนดเงื่อนไขการวางบิลก่อนที่จะชำระเงินที่หลากหลาย • การทยอยชำระหนี้ • การรับเช็คค้ำประกันหนี้ก่อนการส่งของ เพื่อป้องกันหนี้สูญ • การรวมบิลจ่ายชำระด้วยเช็คใบเดียว หากการวางแผนทรัพยากรองค์กรที่ใช้อยู่สามารถรองรับได้ ก็จะช่วยให้การบันทึกรายการเป็นไปอย่างสะดวก มิฉะนั้นก็ต้องหาทางประยุกต์ให้ทำงานเท่าที่จะทำได้

5. การออกแบบฐานข้อมูลในการวางแผนทรัพยากรองค์กร • นอกจากความซับซ้อนแล้ว การทำงานแบบลัดขั้นตอนก็เกิดขึ้นเป็นประจำ เช่น กระบวนการสั่งซื้อสินค้านั้น • บางครั้งก็เริ่มตั้งแต่ใบขอซื้อ (Purchase Requisition - PR) • บางครั้งก็เริ่มที่การออกใบสั่งซื้อเลย (Purchase Order - PO) • บางครั้งก็ไปซื้อเลย แล้วก็ได้เอกสารใบกำกับภาษี (invoice) มาเลย โดยไม่ผ่านขั้นตอนต่างๆ

6. การออกแบบฐานข้อมูลในการวางแผนทรัพยากรองค์กร การวางแผนทรัพยากรองค์กรที่เป็นแบบยืดหยุ่น (Flexible ERP) จะสามารถรองรับทั้งการทำงานแบบตามกรอบระเบียบ และรองรับการแทรกรายการกลางคัน แต่ ยังคงความสามารถในการตรวจสอบรายการทุกรายการได้

7. 2. เทคโนโลยีการเชื่อมต่อที่ใช้ในการวางแผนทรัพยากรองค์กร การเชื่อมโยงการวางแผนทรัพยากรองค์กรกับระบบอื่น ทำได้หลายวิธีดังต่อไปนี้ • เชื่อมโยงด้วยไฟล์ข้อความหรือเท็กซ์ไฟล์ (text file) คือการนำเข้า (import) และส่งออก (export) ข้อมูลด้วยการส่งไฟล์ในรูปแบบพื้นฐานซึ่งใช้กันมายาวนาน • เชื่อมโยงด้วยไฟล์ที่รับรู้ชนิดของข้อมูล (data type) เช่น เอ็กซ์เซล (xls) ดีบีเอฟ (dbf) เป็นต้น • เชื่อมโยงผ่านเอพีไอหรือส่วนต่อประสานการโปรแกรมแอพพลิเคชั่น (Application Programming Interface - API) ซึ่งเป็นฟังก์ชันที่ผู้พัฒนาการวางแผนทรัพยากรองค์กร เตรียมไว้ให้เรียกใช้

8. 2. เทคโนโลยีการเชื่อมต่อที่ใช้ในการวางแผนทรัพยากรองค์กร 4. เชื่อมโยงผ่านตารางที่แบ่งปันกันได้ (shared table) เป็นการเชื่อมโยงด้วยการตกลงที่จะใช้ ตารางในฐานข้อมูลบางตาราง และส่งข้อมูลที่ทันสมัยไปยังตารางนั้น ซึ่งกรณีนี้ ทั้งผู้ส่งและ ผู้รับจะต้องสามารถเขียนโปรแกรมที่ทำงานบนระบบจัดการฐานข้อมูล (DBMS) ตัว เดียวกันได้ 5. เชื่อมโยงผ่านเว็บเซอร์วิส (web service) และ สามารถเชื่อมโยงผ่านระบบอินเทอร์เน็ตได้อย่างสะดวกและปลอดภัยกว่า 6. เชื่อมโยงผ่านการบูรณาการแอพพลิเคชั่นขององค์กร (Enterprise Application Integration - EAI) ซึ่งเป็นเครื่องมือระดับสูง ใช้งานง่าย และไม่ต้องอาศัยโปรแกรมเมอร์ ในการดำเนินการ สามารถทำการเชื่อมโยงแบบสองทาง (two-way) แบบไร้รอยต่อ และ สามารถเชื่อมโยงระบบที่ซับซ้อนได้อย่างดีผ่านระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต

9. 2. เทคโนโลยีการเชื่อมต่อที่ใช้ในการวางแผนทรัพยากรองค์กร

10. 2. เทคโนโลยีการเชื่อมต่อที่ใช้ในการวางแผนทรัพยากรองค์กร • ตัวอย่างรูปแบบการเชื่อมโยงแบบบูรณาการแอพพลิเคชั่นขององค์กรหรืออีเอไอ (Enterprise Application Integration - EAI) ของการวางแผนทรัพยากรองค์กรของซอฟต์แวร์โฟร์มาอี อาร์พี (Forma ERP) ซึ่งสามารถเชื่อมโยงระบบขนาดใหญ่ให้ถึงกันได้โดยไม่ต้องเขียนโปรแกรม

11. 2. เทคโนโลยีการเชื่อมต่อที่ใช้ในการวางแผนทรัพยากรองค์กร ตัวอย่าง รูปแบบการเชื่อมโยงแบบบูรณาการแอพพลิเคชั่นขององค์กรหรืออีเอไอ (Enterprise Application Integration - EAI) ของการวางแผนทรัพยากรองค์กรของซอฟต์แวร์โฟร์มาอี อาร์พี (Forma ERP) ซึ่งสามารถเชื่อมโยงระบบขนาดใหญ่ให้ถึงกันได้โดยไม่ต้องเขียนโปรแกรม

12. 3. เทคโนโลยีของการสืบค้นและออกรายงานในการวางแผนทรัพยากรองค์กร • การออกรายงานในการวางแผนทรัพยากรองค์กร สามารถทำได้หลายแบบ ได้แก่ • รายงานแบบ บิวต์อิน (built-in report) คือรายงานที่เขียนมาแล้วแบบตายตัว • ตัวสร้างรายงาน (report generator) คือรายงานที่ผู้ใช้สามารถสร้างขึ้นเองได้จากเครื่องมือที่การวางแผนทรัพยากรองค์กรให้มา • ธุรกิจอัจฉริยะหรือบีไอ (Business Intelligence - BI) ซึ่งช่วยให้สามารถออกรายงานที่ซับซ้อนได้ อย่างง่ายดาย และเป็นฐานให้กับการออกรายงานวิเคราะห์อื่นๆ รวมไปถึงการทำแดชบอร์ด (dash board) ด้วย

13. 3. เทคโนโลยีของการสืบค้นและออกรายงานในการวางแผนทรัพยากรองค์กร • รายงานในการวางแผนทรัพยากรองค์กร ปกตินั้นจะเป็นรายงานเชิงรายการธุรกรรม (transactional reporting)คือรายงานปกติเพื่อการเก็บเป็นประวัติรายวัน เพื่อการตรวจสอบ เพื่อเป็นข้อมูลให้แก่ผู้ใช้ไปประมวลผลต่อด้วยโปรแกรมอื่นหรือทำด้วยมือต่อไป หรือรายงานสรุปตามแบบที่ทำไว้แล้ว ส่วนมากจะเป็นรายการย่อย หรืออาจเป็นรูปของตารางก็ได้ แต่มักจะไม่มีกราฟ และไม่สามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบรายงานได้เอง และไม่สามารถโต้ตอบกับผู้ใช้ได้ เพราะเป็นรายงานคงที่ (static report)

14. 3. เทคโนโลยีของการสืบค้นและออกรายงานในการวางแผนทรัพยากรองค์กร • รายงานธุรกิจอัจฉริยะจะมีความสามารถมากกว่า โดยเริ่มตั้งแต่รายงานวิเคราะห์ที่สวยงาม ทั้งแบบสอบถาม (query) และเฉพาะกิจ (ad hoc) ซึ่งประกอบด้วย ตารางข้อมูล ข้อความ หรือกราฟมีความสามารถในการโต้ตอบกับผู้ใช้ได้ เช่น เปลี่ยนขอบเขตของข้อมูล เปลี่ยนกราฟ เปลี่ยนสี เปลี่ยน ข้อความต่างๆ ได้แบบทันที ไม่ต้องเรียกโปรแกรมเมอร์มาทำให้การวิเคราะห์ในขั้นนี้เป็นการวิเคราะห์ โดยการคำนวณด้วยข้อมูลปฏิบัติการเท่านั้น • ในขั้นที่สูงขึ้นมาจะเป็นการวิเคราะห์โดยการเปรียบเทียบกับมาตรฐานที่กำหนด ทั้งมาตรฐานภายในหรือมาตรฐานภายนอกองค์กร และนำผลการวิเคราะห์ไปสู่การบริหารจัดการโดยอิงตัวชี้วัด (Key Performace Management)

15. 3. เทคโนโลยีของการสืบค้นและออกรายงานในการวางแผนทรัพยากรองค์กร • ธุรกิจอัจฉริยะเป็นเครื่องมือที่มีราคาสูงถึงสูงมาก แต่ปัจจุบันกลายเป็นส่วนประกอบใหม่ของการวางแผนทรัพยากรองค์กร เนื่องจากถูกนำมาผนวกไว้ในการวางแผนทรัพยากรองค์กรเกือบทุกตัว ซึ่งเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถออกรายงานสำหรับผู้บริหารทุกระดับ นอกเหนือจากรายงานมาตรฐานเพื่อการควบคุมและตรวจสอบทั่วไป โดยผู้ใช้สามารถออกรายงานที่สวยงาม ประกอบด้วยตารางและกราฟได้ด้วยตนเอง ไม่ต้องอาศัยโปรแกรมเมอร์เขียนโปรแกรมให้ แต่ธุรกิจอัจฉริยะที่แถมมาใน การวางแผนทรัพยากรองค์กรก็จะเป็นธุรกิจอัจฉริยะขั้นพื้นฐาน และอาจต้องจ่ายเพิ่ม หากต้องการความสามารถระดับสูงของธุรกิจอัจฉริยะ

16. 3. เทคโนโลยีของการสืบค้นและออกรายงานในการวางแผนทรัพยากรองค์กร

17. 3. เทคโนโลยีของการสืบค้นและออกรายงานในการวางแผนทรัพยากรองค์กร • วิธีการทำงานของธุรกิจอัจฉริยะคือ การทำการคัดแยก ถ่ายโอน และโหลด (Extract, Transform, Load - ETL) จากฐานข้อมูลของการวางแผนทรัพยากรองค์กรมาเก็บไว้ใน รูปแบบของคลังข้อมูลหรือดาต้าแวร์เฮ้าส์ (data warehouse) ก่อนที่จะนำเครื่องมือต่างๆ มาดึงไปทำรายงานต่อไป

18. 3. เทคโนโลยีของการสืบค้นและออกรายงานในการวางแผนทรัพยากรองค์กร

19. 3. เทคโนโลยีของการสืบค้นและออกรายงานในการวางแผนทรัพยากรองค์กร • ผู้ใช้สามารถเลือกใช้ธุรกิจอัจฉริยะได้ 2 ลักษณะ คือ • 1) ธุรกิจอัจฉริยะแบบอิงข้อมูลในอดีต (Historical BI) ซึ่งเน้นการของรายงานจากปริมาณ ข้อมูลขนาดใหญ่ โดยการทำอีทีแอลแบบตั้งเวลาการประมวลผลเป็นงวดหรือแบทช์ (batch) ในช่วงที่ เซิร์ฟเวอร์ของการวางแผนทรัพยากรองค์กรว่าง อาจจะเป็นรายวันหรือรายสัปดาห์หรือทำงานในเวลา

20. 3. เทคโนโลยีของการสืบค้นและออกรายงานในการวางแผนทรัพยากรองค์กร • 2) ธุรกิจอัจฉริยะแบบอิงข้อมูลการปฏิบัติงาน (Operational BI ) จะคล้ายแบบแรก แต่จะผสมผสานการทำอีทีแอลแบบทีละน้อยกับการออกแบบการวางแผนทรัพยากรองค์กรให้รองรับการเรียกใช้ข้อมูลจากธุรกิจอัจฉริยะโดยตรง เพื่อให้ข้อมูลที่ได้เป็นปัจจุบัน (updated) เข้าใกล้เรียลไทม์ แต่ต้องไม่ส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพของเซิร์ฟเวอร์ของการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP server) • นอกจากนี้ ธุรกิจอัจฉริยะแบบอิงข้อมูลการปฏิบัติงาน ยังสามารถเชื่อมโยงกระบวนการวิเคราะห์แบบ อัตโนมัติกับระบบแจ้งเตือน (alert system) และแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ (real time dash board) ได้ช่วยให้ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กรกลายเป็นระบบที่ชาญฉลาดและช่วยให้การบริหารงาน ขององค์กรมีความสะดวกมากขึ้น สามารถเตือนสถานการณ์ที่ผู้ใช้ได้ตั้งค่าตรวจสอบเอาไว้ได้อย่าง อัตโนมัติ เช่น ยอดขายที่ต่ำกว่าเป้าหมาย ค่าใช้จ่ายผิดปกติ หรือตัวเลขอื่นๆ ที่ตามตัวชี้วัดที่ได้กำหนดไว้

21. 3. เทคโนโลยีของการสืบค้นและออกรายงานในการวางแผนทรัพยากรองค์กร

22. 4. คลาวด์คอมพิวติ้ง • รูปแบบการประมวลผลแบบคลาวด์หรือคลาวด์คอมพิวติ้ง (cloud computing) ได้ถูกนำมาใช้ ในโปรแกรมการวางแผนทรัพยากรองค์กรระดับโลก • ยกตัวอย่างการทำบัญชีออนไลน์ผ่าน คลาวด์คอมพิวติ้งซึ่งช่วยให้ระบบงานส่วนหน้าแบบเคลื่อนที่ (mobile) สามารถทำงานระบบใหญ่ๆ โดยใช้อุปกรณ์ขนาดเล็กได้อย่างคล่องตัว และสามารถฝากการประมวลผลขนาดใหญ่ไว้บนเซิร์ฟเวอร์ของคลาวด์ (cloud server) ได้อย่างสะดวก พร้อมกับการเชื่อมต่อระหว่างสำนักงานใหญ่และ สำนักงานบัญชีซึ่งอยู่ที่แห่งไหนก็ได้ด้วยการเชื่อมต่อผ่านเอดีเอสแอล (ADSL) ราคาประหยัด หรือผ่านเครือข่ายสาธารณะอย่าง 3G ได้โดยทันที โดยสามารถเชื่อมต่อระบบที่หลากหลายที่สุดไม่ว่าจะเป็นแอพพลิเคชั่นแบบตั้งโต๊ะ (desktop application) เว็บแอพพลิเคชั่น (web application) และ ระบบคอมพิวเตอร์ที่ใช้สถาปัตยกรรมแบบดั้งเดิม (legacy) ทุกประเภท นอกจากนี้ยังสามารถเชื่อม ระบบกับผู้ให้บริการระดับโลกทุกรายที่เปิดช่องทางการประมวลผลร่วมกันได้ด้วย เช่น การเชื่อมระบบ สั่งซื้อหนังสือกับเว็บไซต์อะเมซอน (amazon) หรือเชื่อมกับระบบอีเมล เป็นต้น

23. 4. คลาวด์คอมพิวติ้ง

24. 5. การปรับข้อมูลให้ทันสมัยโดยอัตโนมัติ • หลักการออกแบบระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กรจะเน้นการเชื่อมโยงของกระบวนการดำเนินธุรกิจตลอดทั่วทั้งองค์กร • ดังนั้นระบบงานในการวางแผนทรัพยากรองค์กรจะมีลักษณะของการ ประมวลผลภายในที่เป็นอัตโนมัติ ผ่านการกำหนดค่า (configuration) ให้กับตัวแปร เพื่อความยืดหยุ่น สำหรับองค์กรที่หลากหลาย ดังนั้นการไหลของเอกสารและข้อมูลในการวางแผนทรัพยากรองค์กรจึงมีความหลากหลายและซับซ้อนมาก จนไม่อาจที่จะเขียนออกมาได้ทุกแบบ แต่กระแสการไหลหลักๆ ก็จะคล้ายกัน

25. 5. การปรับข้อมูลให้ทันสมัยโดยอัตโนมัติ • การทำงานของการวางแผนทรัพยากรองค์กรจะเป็นไปในรูปแบบที่เชื่อมโยงกันทุกส่วน (integrated system) เพื่อให้ฐานข้อมูลของทุกฝ่ายมีการปรับปรุงให้ทันสมัยโดย อัตโนมัติ (updata automatic) และพร้อมที่จะถูกเรียกไปใช้ในการดำเนินธุรกรรมต่อได้ทันที • เช่น เมื่อทำการออกใบกำกับภาษี ระบบก็จะทำการลงบัญชีไปที่ระบบงานย่อยบัญชีแยกประเภท (General Ledger - GL) ทำการตั้งหนี้ลูกหนี้รายตัวที่ระบบงานย่อยบัญชีลูกหนี้ (Account Receivable - A/R) ทำการตัดสต๊อกสินค้าที่ระบบงานย่อยควบคุมสินค้าคงคลัง (Inventory Control - IC) รวมทั้งสามารถออกรายงานภาษีได้ทันทีโดยอัตโนมัติ การวางแผนทรัพยากรองค์กรบางตัวก็สามารถทำการเชื่อมโยงแบบออนไลน์เรียลไทม์ (online real time) บางตัวก็ต้องทำงานในลักษณะประมวลผล เป็นงวดๆ หรือแบบแบทช์ (batch processing)

26. 5. การปรับข้อมูลให้ทันสมัยโดยอัตโนมัติ

27. 6. การประมวลผลแบบลูกโซ่หลายชั้น • การลงบัญชีในระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กรสามารถทำได้ทั้งแบบแมนนวล (manual) หรือแบบอัตโนมัติ (automatic) • กรณีที่ลงบัญชีแบบอัตโนมัติ จะต้องทำการกำหนดรูปแบบการบันทึก บัญชีให้เป็นไปตามนโยบายบัญชีของบริษัท จะต้องแยกตามความรับผิดชอบ (responsibility center) ซึ่งการวางแผนทรัพยากรองค์กร ะสามารถกำหนดรูปแบบการลงบัญชีได้หลายระดับ เช่น ระดับนโยบายกลาง ระดับเล่มเอกสาร ระดับกลุ่มลูกหนี้หรือกลุ่มสินค้า ไปถึงระดับรายตัวลูกหนี้หรือรายสินค้า ระบบจึงจะสามารถทำการลงบัญชีอัตโนมัติเป็นทอดๆ หรือลูกโซ่หลายชั้น (cascading) ได้อย่างครบถ้วนสมบูรณ์

28. 3. เทคโนโลยีของการสืบค้นและออกรายงานในการวางแผนทรัพยากรองค์กร

29. 7. การแก้ข้อผิดพลาดด้วยตัวเองโดยอัตโนมัติ • การรองรับฐานข้อมูลขนาดใหญ่ถือเป็นรากฐานสำคัญของระบบการคำนวณต้นทุนสินค้าที่ ถูกต้องและแม่นยำ เนื่องจากในการคำนวณต้นทุนสินค้าจะต้องคำนวณย้อนกลับไปในอดีต ทั้งการคำนวณแบบเข้าก่อนออกก่อน (First-in-first-out - FIFO) หรือแบบค่าเฉลี่ยเคลื่อนที่ถ่วงน้ำหนัก (weighted-moving-average) • การคำนวณอาจจะเกิดการปัดเศษ หรือเกิดการคำนวณผิดพลาดจากระบบหรือจากความผิดพลาดของผู้ใช้ ซึ่งจะทำให้เกิดปรากฏการณ์ต้นทุนผิดพลาดสะสมได้ ปรากฏการณ์นี้กลับมาขยายผลร้ายแรงกับการคำนวณต้นทุนเมื่อมีรายการจำนวนมาก หากผิดพลาด เพียงร้อยละ 0.1 ด้วยฐานการคำนวณที่ 1 ล้าน ก็คือการคำนวณต้นทุนผิดพลาดถึง 1,000 บาท ซึ่งจะ สร้างปัญหาให้ฝ่ายตรวจสอบอย่างมาก ในการไล่ตามหาที่มาของตัวเลขที่ผิดพลาดนี้ • ระบบคำนวณต้นทุนที่ดีจึงมีส่วนสำคัญต่อการวางระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กรให้ทำการแก้ไขข้อผิดพลาดด้วยตัวเองแบบอัตโนมัติ (automatic self-correction) ที่อาจเกิดขึ้นภายในระบบที่น่าเชื่อถือ ตรวจสอบง่าย และเบาแรงผู้ใช้งานอย่างมาก

30. 7. การแก้ข้อผิดพลาดด้วยตัวเองโดยอัตโนมัติ

31. 8. การออกรายงานย้อนหลังและรายงานสมมติรายการ • การเก็บข้อมูลในอดีตเป็นหนึ่งในหน้าที่สำคัญของการวางแผนทรัพยากรองค์กร ในฐานะผู้จัดเก็บฐานข้อมูลกลาง และเป็นแหล่งวิเคราะห์ข้อมูลขององค์กรที่น่าเชื่อถือ ผู้บริหารต้องกำหนด นโยบายการจัดเก็บข้อมูลว่า จะจัดเก็บกี่ปี และจัดเก็บข้อมูลไหนบ้าง หรือจะจัดเก็บทั้งหมดและไม่จำกัดปี • ข้อมูลของระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร สามารถแบ่งออกเป็น 2 มิติใหญ่ๆ คือ • ข้อมูลทางบัญชี (accounting) • ข้อมูลด้านปฏิบัติการ (operation) • บางบริษัทกำหนดให้จัดเก็บข้อมูลด้านปฏิบัติการไว้ไม่จำกัด แต่จัดเก็บข้อมูลทางบัญชีเพียงแค่ 1-2 ปี การวางแผนทรัพยากรองค์กรบางตัวจะเก็บข้อมูลได้ไม่จำกัดทั้งข้อมูลด้านปฏิบัติการและข้อมูลทางบัญชี

32. 8. การออกรายงานย้อนหลังและรายงานสมมติรายการ • การเก็บข้อมูลมากเพียงใดก็ตามจะไม่มีประโยชน์ หากไม่สามารถนำมาใช้ได้ ดังนั้นการนำมาออกรายงาน จึงต้องสามารถออกรายงานที่เรียกว่า รายงานย้อนหลัง (backdate report)ได้ คือการออกรายงานที่ย้อนหลังทั้งระบบ เสมือนย้อนเวลากลับไปสู่วันนั้นจริงๆ โดยจะต้องสามารถเห็นรายการในอดีตพร้อมด้วยค่าสถิติและสถานะของแต่ละหน่วย เช่น ยอดยกมาของสินค้า ณ วันนั้น ยอดคงค้างลูกหนี้ ยอดคงค้างเจ้าหนี้ ณ วันนั้น ยอดยกมาของแต่ละบัญชี เป็นต้น • ยังมีรายงานที่เกิดจากการสมมติรายการ (simulate) หรือประมาณการ (estimate) ซึ่งการวางแผนทรัพยากรองค์กรบางตัวสามารถออกรายงานลักษณะนี้ได้

33. 8. การออกรายงานย้อนหลังและรายงานสมมติรายการ

34. 9. การประมวลผลย้อนหลัง • ในการใช้งานระบบมักเกิดข้อผิดพลาด ซึ่งอาจส่งผลกระทบเป็นลูกโซ่ในระบบได้ • ยกตัวอย่าง กรณีที่เกิดการบันทึกเอกสารซื้อขายผิดพลาดสลับวันกัน ซึ่งจะส่งผลกระทบยอดสินค้าคงเหลือผิดพลาด และทำให้ตัวเลขผิดพลาดเป็นลูกโซ่ไปยังการคำนวณต้นทุน และงบการเงินอื่นๆ ทั้งหมด การวางแผนทรัพยากรองค์กร จะมีกระบวนการในการปรับปรุงฐานข้อมูลย้อนหลัง (backdate processing) ทั้งแบบที่ทำโดยแมนนวลหรืออัตโนมัติได้ และสามารถทำงานขั้นตอนต่อไปอย่างสมบูรณ์ เพื่อให้ฐานข้อมูล กลางถูกต้องและเป็นที่น่าเชื่อถือขององค์กร • กรณีที่เริ่มใช้ระบบครั้งแรก ซึ่งยังไม่ได้มีการบันทึกยอดยกมาและยังไม่ได้ตัวเลขการตรวจนับจากฝ่ายคลังสินค้า แต่ระบบก็จะสามารถดำเนินธุรกรรมได้ โดยการบันทึกรายการที่พร้อมก่อนเข้าไปก่อน รายการที่มาทีหลังก็สามารถทยอยบันทึกตามไปภายหลังได้ เมื่อทำการบันทึกข้อมูลเข้าระบบได้มากที่สุดเท่าใด ข้อมูลก็จะปรับเข้าสู่ยอดที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ ทั้งจำนวนและมูลค่าช่วยให้การเริ่มต้นระบบทำได้อย่างง่ายดาย ไม่ต้องปิดคลังสินค้าเพื่อนับ สต๊อกทุกตัวให้เสร็จภายในคืนวันสิ้นปี

35. 9. การประมวลผลย้อนหลัง

36. แบบฝึกหัด • ค้นคว้าข้อมูลและทำรายงานเรื่อง คลาวด์คอมพิวติ้ง