คอมพิวเตอร์เพื่อการจัดการเอกสาร ( 3562133 )

1. อ.พลอยพรรณ สอนสุวิทย์ (ปราง) 089-5595638 Email: ployphan.en@gmail.com Web: http://ployphan17.wordpress.com/ Computer for Documentary management คอมพิวเตอร์เพื่อการจัดการเอกสาร (3562133) การจัดเอกสารเพื่อให้เข้าระบบงานคอมพิวเตอร์

3. ความหมายของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ความหมายของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ • การเปลี่ยนรูปแบบเอกสารต้นฉบับให้เป็นรูปแบบ Digital File ที่คอมพิวเตอร์สามารถอ่าน และจดจำได้

4. วงจรชีวิตของเอกสาร • การสร้างเอกสาร • การรวบรวมข้อมูล → การร่างเอกสาร → การสร้างเอกสาร • การนำไปใช้ • หนังสือเวียน → ทำสำเนา → การกระจายเอกสาร • การจัดเก็บ • การจัดเก็บ (ต้นฉบับหรือสำเนา) → การทำดัชนี • การเรียกใช้ใหม่ • การค้นหา → การยืมหรือทำสำเนา → การนำไปใช้ • ทำลายเอกสาร • การประเมินคุณค่า → การโอนย้ายและการทำลาย

5. ที่มาของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มาของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ • ภาพจากการสแกน • สแกนเอกสารต้นฉบับ เช่น กระดาษ สมุด หนังสือ แผนที่ ฯลฯ • สแกนจากสำเนาเอกสาร เช่น ไมโครฟิล์ม ไมโครฟิช ฯลฯ **** • สแกนจากสื่ออื่นๆ เช่น ฟิล์มถ่ายภาพ ฟิล์มเอ็กซ์เรย์ • ไฟล์จากการนำเข้าจากระบบคอมพิวเตอร์ • ไฟล์เอกสารทั่วๆ ไป เช่น Word, Excel, Power Point, Acrobat (PDF) • ไฟล์สื่อผสม (Multimedia) เช่น VDO, VCD, DVD, MP3, MP • ไฟล์อื่นๆ เช่น Spool File จาก Main Frame Computer

6. การทำงานของระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์การทำงานของระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ Keyboard File elect. File elect. Software Video Camera Scanner Email Barcode Digital Camera Print

7. ผลการสำรวจโดย FUTURE LAW OFFICE • 70% ของเวลาทำงาน หมดไปกับการสร้างเอกสาร • 90% ของเอกสาร ถูกสร้างลงบนกระดาษ • 15% ของเอกสาร ถูกจัดเก็บผิดที่ผิดทาง • 30% ของเอกสาร เป็นข้อมูลที่ล้าสมัย • 7.5% ของเอกสาร สูญหาย

8. ปัญหาที่พบในองค์กรด้านงานเอกสารและข้อมูลปัญหาที่พบในองค์กรด้านงานเอกสารและข้อมูล • การค้นหาเอกสาร ที่ต้องการ ล่าช้า ทำได้ยาก ใช้เวลานาน • การเก็บเอกสารหรือข้อมูลมีความซ้ำซ้อนไม่เป็นระบบ • การเข้าถึงข้อมูล มีความล่าช้าและได้ข้อมูลที่ไม่ตรงตามความต้องการ • เมื่อคนที่ดูแลข้อมูล ไม่อยู่ไม่สามารถประสานงานหรือทำงานต่อทำให้งานเกิด ความล่าช้า • การจัดเก็บข้อมูลกระจัดกระจายอยู่ในแผนกต่าง ๆ หรือบุคคลใดบุคคลหนึ่ง • เกิดการทำสำเนากระดาษจำนวนมาก เวียนเอกสาร เก็บซ้ำซ้อน • การสูญหายของข้อมูลประเมินค่าไม่ได้ ไม่มีการสำรองข้อมูล • สิ้นเปลืองพื้นที่ ในการจัดเก็บเอกสาร ต้องเพิ่มพื้นที่ขึ้นทุกปี • เอกสารเสียหายหรือสูญหาย ทั้งโดยตั้งใจและอุบัติเหตุ คุณค่าของเอกสาร

9. เมื่อใดที่ควรนำระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้เมื่อใดที่ควรนำระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ • การค้นหาเอกสาร ใช้เวลาเป็น ชั่วโมง, เป็น วัน และอาจหลายวัน • เอกสารสะสมเพิ่มขึ้นทุกๆ ปี • พื้นที่ไม่เพียงพอต่อการจัดเก็บเอกสาร

10. เหตุผลที่เราควรใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เหตุผลที่เราควรใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ • ปัญหาโลกร้อน • สิ่งแวดล้อม • ถ้าใช้กระดาษ 11 ล้านแผ่นต่อปีเท่ากับตัดต้นไม้ปีละประมาณ 740 ต้น • ปี 1984-2004 มีประชากรเพิ่มขึ้น 30% แต่มีการใช้ • สิ่งแวดล้อม • เราไม่ได้ตัดต้นไม้กันด้วยขวานเท่านั้น แต่เราตัดโดยการใช้กระดาษในชีวิตทุกๆวันของเรานั่นเอง ดังนั้นในการใช้กระดาษแต่ละครั้งนั้น เราควรใช้อย่างคุ้มค่าให้เกิดประโยชน์สูงสุด เพื่อตัวเราเอง เพื่อสิ่งแวดล้อม เพื่อสังคม เพื่อธรรมชาติ และเพื่อโลกของเรา

11. เหตุผลที่เราควรใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เหตุผลที่เราควรใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ • Paper Less • เป็นการประหยัดงบประมาณในการจัดส่งเอกสาร ค่าหมึกพิมพ์ โรเนียว ฯลฯการ รับ-ส่ง ข้อมูลทางระบบอิเล็กทรอนิคส์มีประสิทธิภาพ รวดเร็ว ทันการณ์และประหยัดค่าใช้จ่าย เพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน

12. การเตรียมระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์การเตรียมระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ • จัดหาระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และ Scanner ที่เหมาะสม • กำหนดขั้นตอน และวิธีการจัดเก็บเอกสารเข้าระบบ • จัดเตรียมระบบคอมพิวเตอร์ และ ระบบเครือข่าย • จัดเตรียมบุคคลากรสำหรับการจัดระบบเอกสาร • Scan เอกสารต้นฉบับ ทำดัชนีค้นหา • ตรวจสอบความถูกต้องในการนำเข้าระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ • นำเอกสารต้นฉบับไปเก็บไว้ในที่เหมาะสม หรือทำลาย

13. พื้นฐานระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์พื้นฐานระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ • ใช้งานง่าย ไม่ยุ่งยาก ซับซ้อน • มีระบบรักษาความปลอดภัยเหมาะสมกับระดับความสำคัญของเอกสารที่จะจัดเก็บ • สามารถกำหนดสิทธิการเข้าระบบของหน่วยงาน และสิทธิแต่ละบุคคล • มีโครงสร้างในการเก็บเอกสาร เช่นเดียวกับระบบเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษ จะช่วย • ลดความซับซ้อนในการใช้งาน เช่น สามารถกำหนดการเก็บภาพเอกสาร(DOCUMENT IMAGE) เป็นตู้ ลิ้นชัก แฟ้ม และแฟ้มย่อย • มีความยืดหยุ่นในการจัดโครงสร้าง และดัชนีค้นหา เช่น ไม่จำกัดจำนวนตู้ ไม่จำกัดจำนวนแฟ้ม • สามารถเก็บไฟล์อื่นๆ นอกเหนือจากการสแกนได้ เช่น MS office, PDF, TEXT,ไฟล์ภาพ เสียง และวีดีโอ

14. ประโยชน์ของระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ประโยชน์ของระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ • เพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการระบบเอกสาร • ช่วยลดระยะเวลาในการทำงานกับเอกสารจำนวนมาก เรียกค้นเอกสารได้รวดเร็วและถูกต้อง • เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานอย่างเห็นผลได้ชัดเจน • ประหยัดพื้นที่ ลดความซ้ำซ้อนในการจัดเก็บ • ลดการใช้ทรัพยากร กระดาษ เวลา บุคลากร • ลดค่าใช้จ่าย การจัดการเอกสาร การทำสำเนา และการสร้างพื้นที่ • ลดปัญหาสูญเสียเอกสาร หรือสูญหาย สามารถจัดเก็บ และเรียกดูเอกสารต้นฉบับได้นานขึ้น • เก็บรักษาและสำรองข้อมูลไว้อย่างปลอดภัย

15. Quiz • ให้นักศึกษาศึกษาประเภทของไฟล์ที่นำเข้าระบบคอมพิวเตอร์ว่ามีไฟล์นามสกุลอะไรบ้าง ? ใช้งานอะไร กับ Application (โปรแกรม) ใด? • (ให้เวลาไม่เกิน 1 ชั่วโมง)