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会计档案整理 方法讲义 汉中市档案局 郭金光. 一、会计档案概念. 会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。（财政部和国家档案局财会字 [1998]32 号 《 会计档案管理办法 》 第五条）. 二、会计档案的内容与归档范围. 1 、会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证； 2 、会计帐簿类：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿； 3 、财务报告类：年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。. 二、会计档案的内容与归档范围.
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一、会计档案概念 • 会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。（财政部和国家档案局财会字[1998]32号《会计档案管理办法》第五条）
二、会计档案的内容与归档范围 • 1、会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证； • 2、会计帐簿类：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿； • 3、财务报告类：年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
二、会计档案的内容与归档范围 • 4、其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。 • ★注：实行会计电算化的单位，有关的电子数据和相应软件资料也应归档。（其它类）
三、归档时间 当年形成的会计材料，由财务会计部门的专（兼）职人员在次年第一季度内按立卷要求分类整理装订，在财务会计部门保管一年后，由会计部门编制移交清册，向本单位综合档案室移交统一保管。
四、归档要求 • 1、各单位每年形成的会计档案，由会计财务部门按照归档要求，负责整理立卷， 装订成册，编制会计档案保管清册。要建立立卷归档、移交、复印、借阅、 保管、销毁等制度。 • 2、月度、季度报表不用按归档要求整理，可由财务部门自行保管至5年期满后编制清册销毁。 • 3、银行存款余额调节表，银行对帐单等按要求装订成册，保管期限为5年。 • 4、已开具的发票（或收据）存根联，整本的不用装订，保管期限为5年。
五、保管期限 会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。 各类会计档案的保管期限参照（附表一、二）所列期限执行。 ▲ 会计档案保管期限除年度报表类按“永久”中文表示外，其它类的保管期限用数字表示。
六、分类与代号 会计档案分为四大类：即：财务报告、帐薄、凭证、其它类 机关的会计档案代号是“KJ”，企业的会计档案代号是“9”，其中： 凭证1 帐簿2 财务报告3 其他4 机关 ： KJ1 KJ2 KJ3 KJ4 2000 2005六年 2006 2007 2011 • 002 003 020 021 120 • 目录号KJ3.2 案卷号002
六、分类与代号 如果本单位设有其它帐户的会计档案需要独立立卷的，在一级属类后面加二级属类。 模式： 报表3 帐簿2 凭证1 其他4 例： KJ1.2010.1——政府办 KJ1.2010.2——投资服务中心 KJ12010.3——拆迁办
七、会计档案的整理要求 • 1、立卷 （1）年度报表独立组卷。 ▲对报表进行分析和说明的文字，如财务情况说明、财务报告等，是会计报表的重要组成部分，要与报表一同组卷归档，并置于被说明的报表前。
七、会计档案的整理要求 （2）帐薄一册一卷，每本帐薄（包括电算化管理的帐薄）在原封面右上角贴上会计档案“小标签”，并按标签上的内容填写。模式：
七、会计档案的整理要求 ★对活页式、卡片式帐簿，在年终结帐后，应拆除硬封面，自制软封面，并在封面的右上角贴上会计档案小标签。 （3）会计凭证分为原始凭证和记帐凭证两种。会计人员在完成报帐手续后，将各种记帐凭证连同所附的原始凭证、原始凭证汇总表，按照记帐的先后顺序，根据其数量多少，组成一卷或多卷。
七、会计档案的整理要求 ★整理会计凭证应注意的问题： 由于会计凭证在若干年内具有查考作用，所以会计人员在凭证装订成册后，往往在装订线上贴上封签，并在封签处盖章，以示负责，并说明这种卷册不许其他任何人拆开，以防抽换、舞弊。 凡属本单位房地产、经济合同、人员工资、涉及外事、数额较大的开支和固定资产的凭证应单独装钉，可与本年度的凭证一起编号，在目录注明永久或长期保管期限。
七、会计档案的整理要求 • 2、编目 （1）编页码 ▲会计报表卷内文件材料均按有书写内容的页面编写页号。每卷单独编号，页号从“1”开始。 ▲页号编写位置：单面书写的文件材料在其右上角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右上角，背面在其左上角编写页号。 ▲订本式帐簿不用拆去空白页，按已有填写内容的页面编顺序号。 ▲会计凭证档案不用打页码。
七、会计档案的整理要求 （2）卷内文件目录编制 ▲年度报表按卷内文件目录的格式照实抄录。 卷内目录 案卷号：1
七、会计档案的整理要求 ▲帐薄、凭证档案不用编制卷内文件目录。 （3）案卷号编制 案卷号指的是案卷在整理过程中排列的序号。同一类别下若干年编一个案卷顺序号，但这个案卷顺序号最大不超过四位数。
七、会计档案的整理要求 示例： D2－1~800（1991 ~2000年） 到了2001年，可作一个断号，即： D2－1 ~983（2001 ~2010年） 所不同的区分是在目录号上，即： 1991 ~2000年： D2－1 2001 ~2010年： D2－2 ★同一年里帐簿不分属类，不分保管期限排列编案卷号。 ★凭证、工资表的排列按形成时间先后排列。
七、会计档案的整理要求 （4）案卷封面、卷内备考表编制 ★案卷题名 要求简明、准确揭示卷内文件材料的内容。 例如：“荔湾区政府办公室2004年度会计报表” ★年度报表的封面必须用电脑打印。 ★卷内备考表编制
案卷题名 目录号D1-1 案卷号1 全宗号３ 荔湾区政府办公室 荔湾区政府办公室２００４年度 会计报表
七、会计档案的整理要求 • 3、装订入盒 （1）组好的案卷年度报表，依次按照案卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料、备考表的顺序排列，采用三孔一线方法，齐下齐左，在案卷的左侧装订。 （2）会计凭证必须使用国家统一标准的“会计档案凭证软封面”来装订，封面要按项目填写。 荔湾区政府办公室 2004 李四 张三 ３ D3-1 1
D3-1 2004
报表（工资册） 案卷号 1-10 全宗号 ３ 目录号 D1-1 （3）各类会计档案，按案卷号顺序装满一盒再装第二盒。不同类的档案，不能混装一盒，盒面不需要填写，只填写脊背的内容。
2004.1 D3-1 1～2 ★对帐薄太大的案卷，不用装盒，按顺序排在盒的后面。
七、会计档案的整理要求 • 4、案卷目录及目录号的编制 （1）案卷目录按目录的格式照实抄录，用森蓝文档管理软件进行著录管理，打印一式二份与相应的卷内文件目录一起装订成检索目录，一份由会计部门保管，一份向本单位综合档案室移交。 案 卷 目 录
七、会计档案的整理要求 （2）按报表、帐薄、凭证、工资表及其它类等五类产生的目录装订成检索目录，每册目录编一个目录号，如：D1—1~n、D2—1~n、D3—1~n、D4—1~n、D5—1~n，每满一册断号。 模式： 机关：D1——1～n 目录顺序号 一级属类（报表） 大类代号（会计档案） 企业：９.1——１～n 目录顺序号 一级属类（报表） 大类代号（会计档案）
（3）目录夹封面、脊背的编制 目录夹封面 七、会计档案的整理要求 目录夹脊背
八、会计档案的鉴定与销毁 • 1、鉴定：组成鉴定小组（由分管领导及有关人员组成）； • 2、销毁程序按《办法》第十条执行。 • 3、销毁审批表模式： 经鉴定后，清出无保存价值的报表 卷（册）,帐簿 卷（册）， 凭证 卷（册）应予以销毁，请审批。 鉴定领导小组负责人（签名） 年 月 日 主管负责人（签名） 年 月 日 监 销 人（签名） 年 月 日
会计电算化系统档案管理 • 打印输出的凭证、账册、报表等书面形式的会计档案按纸质会计档案管理。（必须有会计主管的签章才能存档保存）
会计电算化系统档案管理 随计算机配置的系统、各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算软件、数据备份光盘（磁盘），必须作为会计档案保存。 • 三套保存（一套封存、一套异地保存、一套利用） • 存放安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所
