Download
1 / 45
950 likes | 2.01k Views
د/ مازن عمر خيرو dropmeline@hotmail.com. تصميم وتحليل النظم. تحليل متطلبات المعلومات. فهم النظام الحالي. ويتمثل هدف هذه المهمة من مرحلة تحليل النظم في الحصول على فهم كامل للنظام الحالي من حيث: العمليات الأساسية في النظام. حجم العمل الذي يتم تشغيله. الموارد المستخدمة في عمليات التشغيل.
E N D
د/ مازن عمر خيرو dropmeline@hotmail.com تصميم وتحليل النظم تحليل متطلبات المعلومات
فهم النظام الحالي • ويتمثل هدف هذه المهمة من مرحلة تحليل النظم في الحصول على فهم كامل للنظام الحالي من حيث: • العمليات الأساسية في النظام. • حجم العمل الذي يتم تشغيله. • الموارد المستخدمة في عمليات التشغيل. • تكاليف التشغيل الحالية. • تدفق البيانات والمعلومات. • العلاقات بين النظام والنظم الأخرى العاملة في المنشأة. فكل موظف أو عامل أو مدير يعرف جيدا النظام في حدود العمليات أو الإجراءات التي يقوم بها هو شخصيا فقط وقليل من هؤلاء ما يعرف ما يقوم به الآخرين ويفهم النظام بأكمله.
أهمية فهم النظام الحالي • أن هذا الفهم يساعد محلل النظم على التحقق من أن النظام الحالي يحتاج إلى تعديل أو تطوير بالفعل كما يمكن أن يؤدي إلى اكتشاف مواطن ضعف أو مشاكل لم تكن معروفه من قبل مثل تكرار العمليات أو وجود مراكز اختناق في تدفق البيانات أو المعلومات. • يفيد تجميع البيانات أن النظام الحالي في المقارنة مع النظام الجديد. ولا يمكن القيام بهذه المقارنة إلا إذا كان هناك فهم كامل وصحيح لكل أوجه النشاط في النظام الحالي. • فعلى سبيل المثال، يتم تجيع البيانات عن التكاليف الفعلية للنظام الحالي والتي يمكن مقارنتها مع التكاليف التقديرية للنظام بعد تعديله أو مع التكاليف التقديرية للنظام الجديد. • انه يمكن لمحلل النظم في محاولته أن يفهم النظام الحالي أن يشرك معه هؤلاء الذين يستخدمون النظام المعدل أو النظام الجديد. ولا شك أن اشتراك مستخدمين النظام في هذه المرحلة المبكرة يمكن أن يعطيه الإحساس بأهميته في المساعدة في تطوير نظامهم. ويؤدي وجود هذا الإحساس بطبيعة الحال إلى نظام قبولهم بالنظام الجديد بالاضافة إلى تعاونهم الفعال في إنجاح النظام بعد تنفيذه.
متطلبات فهم النظام الحالي • يتطلب فهم النظام الحالي جمع الحقائق عن: • أهداف النظام الحالي. • عناصر نظام المعلومات مثل، المدخلات، والملفات، وقواعد البيانات، ونظم الرقابة، واجراءات التشغيل... الخ. • موارد النظام مثل، الموارد البشرية، والاجهزة، والبرامج، والمهمات... الخ. • عمليات المعالجة والتشغيل للمدخلات للحصول على مخرجات النظام الحالي. • السياسات التي يجري بموجبها عمل النظام الحالي. • تقييم التكلفة والعائد من النظام الحالي. • مجالات المشاكل الموجودة في النظام الحالي وما هي المقترحات لحلها وتسيير النظام. • وعادة ما تشتمل البيانات على مقاييس كمية مثل: • حجم العمليات التي يتم تشغيلها. • أوقات أو مواعيد عمليات التشغيل. • تكاليف الموارد. • عدد الأخطاء في تشغيل العمليات.
متطلبات فهم النظام الحالي • يعتبر أسلوب النمذجة الأولية وأسلوب التطوير السريع للتطبيقات من أهم الأساليب التي تُستخدم عند فهم النظام الحالي. • راجع درس أساليب تحليل وتصميم النظم.
ماذا نفعل؟ • عقد لقاءات مباشرة ومكثفة مع كافة الأفراد المحتمل أن يكون لهم دور مباشر أو غير مباشر في النظام الحالي وتاثيراتة وكذلك مع الأفراد المؤيدين لذلك النظام والمعارضين له فضلا عن هؤلاء المؤيدين للتطوير والتغيير وهؤلاء المعترضين على أي تعديل اوتطوير ومناقشة كل منهم في أسباب تأييده وأسباب معارضته. • مشاهدة عمليات التشغيل وعقد مقابلات شخصية مع الأفراد والقائمين بالعمل وتجميع كافة الوثائق المكتوبة المتعلقة بالنظام الحالي والتحقق من صحة ودقة عمليات التوثيق. • تجميع عينات من المدخلات مع ذكر ومعرفة مصادرها وعلاقاتها بالمخرجات وبالبيانات التي يحتفظ بها النظام كقاعدة بيانات. • اختيار طريقة من طرق المعاينة الإحصائية التي سيجري استخدامها وتجميع عينات من جميع ملفات البيانات المستخدمة في النظام الحالي فضلا عن تجميع عينات من كافة المخرجات بأنواعها مع الحرص على معرفة غرض كل منها وجهات ومجالات استخدامها. • إعطاء تأكيد للبيانات المجمعة بعدم وجود أو احتمال وجود أي خطا فيها. • البحث عن كافة المعلومات المرتبطة بكافة أوجه الحالية والمتوقعة مستقبلا... أي بمعنى هل عدد الأفراد الحاليين ومستوياتهم المهارية قادرة على التعامل مع النمو المطرد في حجم أعمال المنشاة ومع النظام الجديد أم يحتاج الأمر إلى تطوير وزيادة عددهم ومستواهم.
ماذا نفعل؟ • عقد اجتماعات دورية بمعدل ليس اقل من مرة يوميا لمجموعة الدراسة لتبادل وجهات النظر وتسجيل وتبويب وترتيب البيانات المجمعة وإدخالها إلى ملف الدراسة في حضور كافة أعضاء الدراسة. • مناقشة نتائج جمع البيانات مباشرة مع الإدارة قبل الشروع في عمليات التحليل. • إعداد قائمة بكافة المعدات والأجهزة المتاحة وخصائص تشغيل كل منها في الوقت الحالي وتقييم إمكانياتها في مسايرة التطور حتى يمكن أن تظم عملية تحليل البيانات توصيات أخرى متعلقة بتطوير الأجهزة والمعدات وزيادة سعتها حسب مايتطلبه تصميم النظام الجديد. • إجراء تحليل واضح ومباشر وصريح لجميع الأخطاء ونوعها ومصادرها ومواقعها وأثرها على سير عمليات المعالجة والتشغيل وأيضا على مخرجات النظام الحالي دون أي حساسية أو تحامل على أفراد ومعدات في حدود تتجاوز الخطأ الفعلي وحجمه أو تقل عن حجم الخطأ الحقيقي بغرض المحاباة والتستر على مكامن ومسببات الأخطاء ويجب الحسم وبشدة في مواجهة هذه الأخطاء وتدوينها بإبعادها الحقيقية. • تحليل كافة المشكلات الحالية والمحتملة مستقبلا وبدقة بالغة ودراسة مستفيضة. • أخيرا تجميع هذه المعلومات وغيرها في وثيقة واحدة هي تقرير عن الطرق والإجراءات المتاحة أو الموجودة في النظام الحالي.
طرق جمع الحقائق • يوجد العديد من الطرق المتاحة لجمع الحقائق التي تساعد على فهم النظام الحالي. • يعتمد الاختيار من بين هذه الطرق على فهم عوامل عديدة مثل حجم المشكلة، وأنواع النشاط، ودرجة تعقيد المشكلة، والوقت المتاح لإكمال عملية التحليل. • ونناقش فيما يلي مجموعه من الطرق المستخدمة في عمليات تجميع الحقائق عن النظام الحالي مع توضيح مزايا وعيوب كل طريقه ويلاحظ انه يمكن لمحلل النظم استخدام مجموعة من هذه الطرق للاستفادة من مزايا كل منها وتجنب العيوب بقدر الإمكان.
المقابلات الشخصية • يقصد بالمقابلات الشخصية التحدث مع الأفراد بغرض معرفة ماذا يجري الآن وماذا يجب أن يكون في المستقبل. وتعتبر المقابلات الشخصية من أكثر طرق جمع الحقائق فعاليه في تحليل وتقيم للنظم للأسباب الاتيه: • أن الحضور الشخصي يساعد على تجنب حدوث أي سوء فهم أو مشاكل في الاتصال مع العاملين في النظام كما يساعد أيضا على التقليل من اثر أي إشاعات غير صحيحة عن الهدف من التحسين أو التطوير من خلال شرح أسباب القيام بتحليل النظام وبيان اثر التغيرات التي يمكن أن تحدث على العاملين في النظام. • أن المحلل يحصل من المقابلات الشخصية على احدث معلومات عن ما يجري بالفعل حاليا في النظم مقارنة بما هو مسجل في الخرائط التنظيمية والإجراءات المكتوبة. بمعنى أن المحلل سيكتشف فروق ملحوظه بين المكتبوب في الوثائق وبين ما يحدث بالفعل. • يوجد إمام المحلل فرصه أثناء المقابلة الشخصية لمعرفة التفاصيل الحالية عن كيفية عمل النظام ومعرفة شخصيات ومواقف وميول العاملين من حيث معارضتهم أو موافقتهم وتأييدهم للتغير.
المشاهدة • وهي طريقة لجمع الحقائق والمعلومات تعتمد على مشاهدة شخص مؤهل (لديه معرفة عن ما يشاهده) لكيفية تنفيذ أنشطة أو عمليات أو إجراءات فعليا في موقع العمل. وفي هذه الحالة يتم تجميع ما تم مشاهدته دون أي مناقشات مع من يقوم بالعمل. ويتطلب في من يستخدم هذه الطريقة لجمع الحقائق أن يكون على درجه كبيره من المعرفة والتدريب على ما سيشاهده حتى يستطيع المشاهدة والملاحظة برؤية الخبير. • وتمتاز طريقة المشاهدة في جمع الحقائق أن البيانات والمعلومات المتجمعة تعبر عن ما يحدث بالفعل على أرضية الواقع دون أي تدخل أو تحريف، وبالتالي الحصول على بيانات ومعلومات عن النظام الحالي على درجة عاليه من الجودة. إلا انه من ناحية أخرى يعاب على طريقه المشاهدة أنها قد تكون غير مناسبة في بعض الحالات مثل المشاهدة طوال الليل، أو عدم وجود أماكن كافيه للمشاهد، أو تسبب ارتباك وتأخير في العمل. ومن ناحية أخرى قد يشعر الأفراد بان شخص ما يشاهد ما يفعلونه وبالتالي سيؤدي بمستوى أفضل بكثير من المستويات الأداء العادية. وأخيرا قد يرى الشاهد بعض الملاحظات التي لا يستطيع تفسيرها نظرا لعدم توافر الخبرة الكافية بما يتم مشاهدته.
طرق جمع الحقائق (الطرق غير المباشرة)
تحليل المدخلات والمخرجات • يستطيع محلل النظم في حالات معينة أن يحصل على أفضل فهم للنظام المعين عن طريق دراسة مدخلات ومخرجات النظام. فإذا كانت أهداف الشركة ككل معروفة وكانت أهداف النظام نفسه معروفة، فيمكن لمحلل النظم أن يستخدم المدخلات والمخرجات الفعلية للنظام لتقييم ما إذا كانت هذه الأهداف قد تم تحقيقها، بالإضافة إلى تحديد ما إذا كان يمكن تحقيق الأهداف المستقبلة في ظل الظروف المحيطة بالنظام الحالي. وعادة ما تشتمل عملية تحليل المدخلات والمخرجات على تقييم حجم البيانات التي يستطيع النظام الحالي تشغيلها، وحجم البيانات التي ستلزمها عملة التغيير، والتقلبات الدورية والموسمية في حجم العمليات، والقيام ببعض المقارنات للمدخلات والمخرجات الحالية لتحديد فعالية النظام الحالي وتقييم مواصفات العمل وأعباء العمل المطلوبة من العاملين المسئولين عن المدخلات والمخرجات. • ويمتاز تحليل المدخلات / المخرجات بفاعلية في تقييم النظام الحالي، كما انه عادة ما يستخدم عندما يكون اهتمام الدارة بتحصين النظام الحالي اكبر من اهتمامها بإجراء تعديلات جوهرية في النظام أو وضع نظام جديد. ومن ناحية أخرى يعاب على تحليل المدخلات / المخرجات قدرته المحدودة على تحديد الاحتياجات المستقبلية في ضوت النظام الحالي.
تحليل المستندات • يمكن لمحلل النظم أن يفحص ثلاثة أنواع أساسيه من المستندات وهي: • المستندات الاساسية: وهي التي تساعد في تحديد مدخلات النظام وتحديد ما إذا كان يتم تجميع بيانات كافية لإنتاج المعلومات التي تفي باحتياجات الادارة. وعلى الرغم من انه قد لا توجد الحاجة إلى تغيير عدد أو أنواع المستندات الاساسية فيمكن أن يكون هناك حاجة إلى تعديل مقدار، أو أنواع، أو معدل تكرار البيانات المتجمعة. • تقارير المخرجات: وهي التي تساعد في تحديد مدة كفاءة المعلومات المتوفرة لعملية اتخاذ القرارات. فيرجع العديد من شكاوى الإدارة إلى عدم كفاية أو عدم ملائمة المعلومات التي تحتويها تقارير المخرجات. ولذلك يستيطع محلل النظم بدراسة تقارير المخرجات انع يرف ويحدد مواطن النقص وعدم الكفاية في المعلومات الملائمة لاتخاذ القرارات. • الخرائط والكتيبات: وهي المستندات التي تبين لمحلل النظم كيف يعمل النظام، فهي تساعد في تقييم ما إذا كان النظام يعمل كما هو محدد له. وتشتمل الخرائط في هذه الحالة على الخرائط التنظيمية وخرائط التدفق للنظام والبرامج وجداول القرارات. وتشير كتيبات التشغيل إلى وسائل تشغيل المدخلات، ونظم الرقابة المحيطة بإجراءات التشغيل، وتخصيص المسئوليات، ومعدلات تكرار الأداء، والمعلومات المطلوبة بصفة رسمية من النظام الذي يتم تحليله.
تحليل نتائج الدراسة • كان الهدف من جمع الحقائق عن النظام الحالي هو فهم ما يتم عمله، وكيف، ومن الذي يقوم به، وأين، ومتى. • وبعد تجميع هذه الحقائق يتم تحليها لمحاولة معرفة الإجابة على الأسئلة الآتية: • لماذا يتم العمل المعين؟ • ما هي جودة الأداء؟ • وهل هذا العمل ضروري أم غير ضروري؟ • وإذا كان غير ضروري هل توجد طريقة أخرى أفضل للأداء؟ • ولا شك أن الإجابة على مثل هذه الأسئلة ستفتح الطريق نحو تصميم معدل أو تصميم جديد لنظام المعلومات.
المشكلة والفرصة • يُقصد بالمشكلة وجود ظرف أوحالة أو عامل أو نشاط معين يسبب نتائج غير مرغوب فيها. • يُقصد بالفرصة وجود ظرف أوحالة أو عامل أو نشاط معين يمكن أن يؤدي إلى نتائج مرغوب فيها. • ويلاحظ هنا ضرورة التفرقة بين المشكلة وبين أعراض المشكلة. فأعراض المشكلة تمثل مجرد إشارة إلى وجود المشكلة دون أي تحديد للمشكلة ذاتها ولا الأسباب المحتملة لوجودها. • فعلى سبيل المثال، تعاني الشركة في الحالة قيد البحث مشكلة نقص مبيعاتها (أعراض)، وذلك بسبب عدم قدرة رجال البيع على تلبية بعض أوامر البيع لعدم توافر معلومات جارية كافية لديهم عن الأصناف المتاحة وعن أسعار هذه الأصناف (المشكلة)، على الرغم من إمكانية تحقيق زيادة كبيرة في المبيعات لو استطاع رجال البيع الحصول على استجابة فورية لاستعلاماتهم عن أصناف البضاعة المتاحة وأسعار هذه الأصناف (الفرصة).
المشكلة والفرصة • ويقوم مدخل النظم لحل المشاكل على ضرورة صياغة المشكلة أو الفرصة في صورة نظامية، بمعنى أنه يمكن أن ينظر إلى الشركة أو العملية داخل الشركة التي توجد فيها المشكلة أو الفرصة على أنها نظام يحتوى على الوظائف الأساسية للنظام من مدخلات، وتشغيل، ومخرجات، وتخزين، وتعذية عكسية ورقابة. • ثم لفهم المشكلة وحلها نحدد أي من هذه الوظائف الأساسية الذي لا يتم القيام به بالطريقة المناسبة ويحقق النتائج غير المرغوب فيها.
دراسة المشكلة • قبل أن نتمكن من حل المشكلة، إذا ما كانت هناك مشكلة، يتوجب علينا أن نعرف مسبباتها. • في هذه المرحلة، يعمل محلل النظم على توضيح وفصل العوامل ذات مسبباتها. ثم يحاول أن يحدد الأسباب. • يقوم المحلل بالتحقق من أصل المشكلة ليقرر فيما إذا كانت حالة فريدة، أو كانت تنبيء عن مشاكل أخرى، أو أنها تغطي مشكلة أعمق.
اشارات المشكلة • أنشطة وعلامات تحذير من وقوع المشكلة: • تغيير او تعديل او نقل بعض مواقع المنشأة بما تشتمل عليه من تغيير في مسار وخطوط الإنتاج. • تركيب وإدخال معدات حديثة كالحاسب الآلي. • إدخال وتطبيق نظم جديدة أو التغذية المرتدة لمعلومات العاملين. • تغيير بعض أو كل نوعيات بعض المنتجات أو تعديل مواصفاتها وكمياتها وحتى إدخال المنتجات جدية • التغير في سياسة المنشأة أو سياسة الدولة وتعديلات القوانين واللوائح. • مشروعات الميزانيات خاصة إذا طرأ تعديل جذري في بعض او كل بنودها.
يحصل على التعهدات والالتزامات التنظيمية • يتوقف حصول محلل النظم على التعهدات والالتزامات التنظيمية الضرورية لكي يستطيع أن يتعامل بفاعلية مع المشكلة إلى حد كبير على نجاح المحلل في إقناع الإدارة بمدى أهمية المشكلة والحاجة إلى حلها. • وتتمثل أهمية هذه الخطوة في أن يعرف محلل النظم مقدماً الموارد والدعم المادي والأدبي المتوقع أن يحصل عليه أثناء العمليات الخاصة بتحليل وتصميم وتنفيذ النظم. • فالسؤال عن أهمية المشكلة يعني تحديد درجة أولويتها في الحصول على مجموعة الموارد النادرة المتاحة التي يتنافس عليها العديد من الاستخدامات الأخرى. لذلك الإجابة على السؤال الخاص بدرجة أهمية المشكلة هي التي ستحدد مستوى الموارد والدعم الذي يمكن أن تتعهد به الإدارة لمحلل النظم لمساعدته في حل المشكلة.
تحديد نوع المشكلة • من الطبيعي أن تسمع بعض العبارات مثل "لدينا مشكلة في الأجهزة"، أو "لدينا مشكلة في العاملين" هذه العبارات السهلة لا تشير حقيقة إلى المشكلة ولكنها تعتبر أعراض للمشكلة وليس السبب الحقيقي لوجودها. • فعلى سبيل المثال، هناك أسباب كثيرة لوجود مشاكل مع العاملين مثل: • هل هناك إرشادات كافية وواضحة لما يجب القيام بعمله؟ • هل هناك تدريب كافي وصحيح للأفراد على القيام بالعمل؟ • هل هناك إشراف كافي على الأفراد أثناء أداء العمل؟ • هل هناك تحديد واضح أو فهم لدى الأفراد عن المشاكل أو الظروف التي يجب تصعيدها إلى مستوى أعلى. • هل هناك من الإجراءات الواضحة التي يجب القيام بها عند مواجهة المشكلة؟ • هل طريقة تقييم أداء العاملين تتصف بالعدالة والدقة والثقة؟
تحديد المشكلة • ويمكن تصنيف أنواع المشاكل التي تحدث بصورة متكررة في الشركات إلى الفئات الموضحة في الشكل المقابل.
تحديد المشكلة: مشاكل الاستجابة • يقصد بالاستجابة سرعة الرد على أي طلب أو استفسار عن معلومة أو خدمة معينة. • فعلى سبيل المثال، عندما يستفسر العميل عن ما وصلت إليه الإجراءات بخصوص طلبية معينة، في هذه الحالة يجب أن يكون هناك استجابة سريعة عن هذا الاستفسار. • فإذا لم تكن الاستجابة بالسرعة المطلوبة، أو إذا لم يكن هناك استجابة على الإطلاق فمعناه أنه توجد مشكلة استجابة تستحق الفحص. وفي هذه الحالة يوجه محلل النظم فحصه حول ثلاثة أسئلة رئيسية وهي: • ما هو المستوى الحالي للاستجابة وما هي العوامل المؤثرة فيه؟ • ما الذي يمكن عمله لتحقيق انسياب في تدفق المعلومات في ظل النظام الحالي بأفراده وموارده وأجهزته بما يحقق سرعة أكبر في الاستجابة بدون التضحية بمعايير الدقة، والأمن، والتكلفة... الخ. • ما هي الإضافات التي يمكن اقتراحها سواء في الأفراد أو الأجهزة، وما تأثير هذه التغيرات على التنظيم ككل؟ • ولا شك أن حصول محلل النظم على إجابة عن هذه الأسئلة ومساندة الإدارة ومشاركتها في هذه الإجابة يتوقف، كما سبق ذكره، عن قدرة محلل النظم على إقناع الإدارة بأهمية المشكلة والتعبير عنها في صورة كمية واقتراح الحلول البديلة لها.
تحديد المشكلة: مشاكل الانتاجية • يُقصد بمصطلح الإنتاجية هنا مقدار العمل الذي تم تنفيذه من البداية إلى النهاية في العملية المعينة. • فعلى سبيل المثال، يمكن القول أن قسم تشغيل طلبات العملاء قادراً على تشغيل 500 طلب في اليوم كمؤشر على إنتاجية هذا القسم كما هو مخطط له في النظام الحالي، ولكن الأداء الفعلي للقسم لا يتجاوز 300 طلبية في اليوم مما يعني التأخير في تشغيل طلبيات العملاء. • ويلاحظ أن التركيز هنا على حجم أو كمية الأداء من حيث كيفية زيادة مقدار العمل الذي يمكن تنفيذه في الفترة المعينة. وفي هذه الحالة سيقوم المحلل بفحص المشكلة بهدف إيجاد الإجابة على الأسئلة الآتية: • ما هي الإنتاجية الحالية وما هي العوامل المؤثرة فيها؟ • ما الذي يمكن عمله لتحسين مستوى الإنتاجية واستخدام الموارد التي يمكن أن يكون لها تأثيراً مباشراً على الإنتاجية؟ • ما هي التعديلات أو الإضافات إلى الموارد التي يمكن اقتراحها لزيادة حجم الإنتاجية؟ وما هو تأثير هذه التعديلات أو التغيرات على التنظيم ككل؟
تحديد المشكلة: مشاكل الانتاجية • وعندما يتعامل محلل النظم مع مشكلة من هذا النوع فعليه أن يكون قادراً على التعامل مع عوامل مرتبطة بمعايير عبء العمل وتوزيع عبء العمل. • يقصد بمعايير عبء العمل السؤال عن ماهو المقدار "المعقول" من عبء العمل الذي يمكن توقعه من شخص معين أو جهاز معين. • أما توزيع عبء العمل فيقصد به معرفة النقاط التي تمثل نقاط اختناق في مسار العمليات والتي تحد من إنتاجية النظام المعين، بالإضافية إلى معرفة الطاقات غير المستخدمة. وبالتالي ستتركز مهمة محلل النظم في تحديد أنواع القرارات التصحيحية التي يمكن اتخاذها للتعامل مع مشكلة الإنتاجية من خلال التخلص من نقاط الاختناق وإعادة توزيع الطاقات غير المستغلة.
تحديد المشكلة: المشاكل الاقتصادية • ويقصد بها مشكلة تخفيض تكاليف الخدمات وفي هذه الحالة من المهم لمحلل النظم أن يفهم ويعرف أي من الأهداف الآتية التي ترغب فيها الإدارة: • زيادة الإنتاجية بنفس المستوى من التكلفة، أو مع زيادة محددة ومقبولة في التكلفة. • الحفاظ على مستوى الإنتاجية الحالية مع تخفيض في معدل تكلفة الوحدة. • تحديد العمليات غير المربحة بغرض إيقافها أو دمجها وبالتالي يتم تخفيض كل من الإنتاجية والتكلفة.
تحديد المشكلة: مشاكل الدقة • تعتبر الدقة من العوامل التي تحظى دائماً بالاهتمام عند تطوير أو تعديل النظام. • تأخذ مشكلة الدقة في بعض الأحيان الأولوية لفحص محلل النظم، وفي هذه الحالة يقوم المحلل بفحص كيفية وسبب وجود عدم الدقة بالإضافة إلى اقتراح وسائل تحسين دقة النظام. • لاحظ أنه يجب على محلل النظم في هذه الحالة أن يتدخل في تفاصيل العمليات خطوة بخطوة فلا يكفي فحص النتائج النهائية لتقييم درجة الدقة، بل يجب القيام بعمليات التحقق والاختبار عند النقاط الرئيسية في النظام. • كما يجب وجود إجراءات لإصلاح الأخطاء فور وقوعها. وعند تعامل محلل النظم مع مثل هذه المشاكل عليه: • تحديد النقاط الرئيسية في النظام التي يجب عندها إجراء اختبارات الدقة. • تحديد مكان وكيفية إجراء التصحيحات. • تحديد تأثير الأخطاء التي يتم اكتشافها على النقاط الأخرى في العملية وعلى النتائج الهامة للنظام. • تحديد معايير الدقة عند كل نقطة من النقاط الرئيسية في النظام.
تحديد المشكلة: مشاكل الكفاءة • وهي محصلة لأنواع عديدة من المشاكل التي سبق ذكرها آنفاً مثل مشكلة الاستجابة والإنتاجية والاقتصاد والثقة فالكفاءة تعني تشغيل كميات أكبر من عبء العمل بتكلفة أقل وبنفس الدقة والثقة. ويواجه محلل النظم في هذه الحالة مشكلة الموازنة بين هذه العوامل.
تحديد المشكلة: مشاكل الأمن • تظهر هذه المشكلة عندما يتركز الاهتمام على: • حماية البيانات والمعلومات. • حماية الحقوق الفردية. • فقد زاد الاهتمام في الوقت الحاضر بحماية البيانات والمعلومات نظراً لكثيرة حالات الغش والاختلاس التي وقعت في الفترة الماضية. ولذلك يركز محلل النظم على فحص النظام الحالي من حيث الطرق والإجراءات المتاحة لتحقيق الحماية المطلوبة للبيانات وللمعلومات.
تحديد المشكلة: مشاكل المعلومات • تعتبر المعلومات في الوقت الحاضر من أهم موارد النظام لأنها المدخلات الأساسية للقرارات في كل المستويات التنظيمية. • ومن أهم المشاكل المرتبطة بالمعلومات هي مشكلة استخدام المعلومات والتي بدورها يمكن أن ترتبط بواحدة أو أكثر من الآتي: • تنظيم المعلومات المتاحة. • دخول الأفراد على المعلومات الخاصة بهم. • إدخال معلومات إضافية لم تكن موجودة من قبل. • تصنيف المعلومات من حيث الملائمة والأهمية. • ويتطلب التعامل مع هذا النوع من المشاكل إلى معرفة ودراية محلل النظم بالبدائل المختلفة المتاحة في عملية ترميز، وتخزين وتنظيم والدخول على المعلومات.
تحديد درجة تعقيد المشكلة • على الرغم من صعوبة تحديد درجة التعقيد في المشكلة في هذه المرحلة المبكرة من تحليل النظم، فمن الضروري تقدير درجة تعقيد المشكلة. • عادة ما تتوقف درجة تعقيد المشكلة على المستوى التنظيمي الذي تؤثر فيه المشكلة فقد تتعلق المشكلة بنشاط معين في وظيفة معينة أو قد تتعلق بالتنظيم أو النظام كلل.
تحديد درجة تعقيد المشكلة • تحديد محلل النظم لمستوى تعقيد المشكلة هو الذي سيحدد نطاق المشكلة والمدى الذي ستغطيه الدراسة وقد يكون هذا المدى محدد بالوقت أو بالموارد المالية أو بالحدود التنظيمية ويتوقف المدى على موضوع المشكلة فإذا لم يكن النطاق مرتبط بموضوع المشكلة فسيكون هناك تشتت في الفكر والمجهود بعيداً عن الموضوع الأساسي للمشكلة.
مستوى الأنشطة • يعبر النشاط في مجال الأعمال عن إجراء معين أو سلسلة من الخطوات التي يجب إتباعها للقيام بعمل معين مثل الموافقة على منح الائتمان للعملاء. • وعلى الرغم من أن هذا المستوى يعبر عن أبسط درجات تعقيد المشكلة، إلا أنه ينظر إليه على أنه نظام له مدخلات ومخرجات وتشغيل وتغذية عكسية. • فعلى سبيل المثال، يشمل نشاط استلام الطلبات من العملاء على الآتي: • استلام الأمر من العميل. • تسجيل الأمر. • نقل الأمر المستوفى إلى إجراءات التشغيل التالية. • الرد على استفسارات العملاء بخصوص الأسعار وتوافر البضاعة ومواعيد التسليم. • أي تأخير في القيام بمهمة من هذه المهام يمكن أن يكون السبب في المشكلة. • فمثلاً يتم استلام الطلبات مركزياً أو من مناطق متفرقة: • هل هناك إجراءات بخصوص قبول أو عدم قبول الطلبات؟ • هل يتم تشغيل الطلبات فوراً؟ أم يتم تجميعها وتشغيلها دفعة واحدة؟
مستوى الوظائف • تعبر الوظيفة في مجال الأعمال عن سلسلة مترابطة من الأنشطة تمثل فيما بينها مركز مسئولية يعتبر وحدة من وحدات التنظيم، مثل وظائف الشراء والبيع والتسويق والمرتبات... الخ. • تعتبر المشاكل في هذا المستوى أكثر تعقيداً من المشاكل في المستوى السابق من عدة نواحي: • أن الوظيفة تشتمل على عدة أنشطة وبالتالي عدة إجراءات وخطوات يجب تنفيذها وبالتالي قرارات أكثر يجب اتخاذها مع تنوع هذه الأنشطة. • كثيرة مصادر المدخلات وإمكانية التداخل بينها بالإضافة إلى ضرورة الاتصال بمصادر خارج النظام. • كثرة متطلبات المخرجات وتنويعها والتدخل بينهما. • اعتبار الوظيفة مركز مسئولية، يتطلب وجود معايير للدقة والثقة في مخرجاتها، بالإضافة إلى وجود إجراءات للرقابة الداخلية، مما يزيد من درجة التعقيد.
مستوى العمليات • وهي المشاكل التي تؤثر على مجموعة من الوظائف داخل الشركة التي تعمل على تحقيق هدف أو متطلب للنظام ككل. • فعملية البيع التي تبدأ باستلام طلب العمل وحتى شحن البضاعة للعمل ثم تحصيل المستحق عليه تعتبر مثالا عن عمليات التنظيم. • فهناك استلام للطلبات، ووظيفة إدارة المخزون ووظيفة الائتمان ووظيفة الشحن ووظيفة التحصيل، ووظيفة حسابات العملاء. • واضح أن درجة التعقيد المصاحبة لتحليل مشاكل العمليات داخل التنظيم ستكون أكبر من المشاكل على مستوى الوظيفة والمشاكل على مستوى النشاط.
مستوى النظام ككل • أدى ظهور الحاسبات الإلكترونية مع التقدم في العلوم الإدارية وبحوث العمليات إلى إمكانية التعامل مع تحليل النظام أو التنظيم ككل، وفي هذه الحالة سيكون النظام كله، وليس عملياته أو وظائفه أو أنشطته، هو الذي سيكون محل الفحص. • وعادة ما تتعلق هذه المشاكل بكيفية تحقيق النظام لأهدافه. وعلى هذا المستوى من التعقيد يحاول محلل النظم أن يتحقق من: • وجود درجة عالية من التفاعل والتنسيق بين الأنشطة والوظائف والعمليات في التنظيم. • القدرة على اتخاذ القرارات بناء على البيانات والمعلومات المتوفرة من كل قطاعات التنظيم. • محاولة التنبؤ واستكشاف أثر القرارات الإدارية على الأهداف التنظيمية المستقبلية.
التمثيل الكمي للمشكلة • الخطوة التالية في الطريقة العملية تشتمل على تمثيل المشكلة بطريقة كمية. فالعبارة الكمية تمثل المتغيرات على شكل أرقام، بدلاً من عبارات لغوية (نوعية) عامة أو رموز.
تحديد أهداف المشروع • يبدأ تحديد أهداف النظام الجديد مع بداية مرحلة التحليل ويستمر خلال عملية التحليل وينتهي مع نهاية هذه المرحلة. • وبشكل عام، يتم تحديد أهداف النظام في مرحلة التحليل وفق الخطوات التالية: • تحديد مشكلات النظام الحالي وأسباب قصوره عن تلبية استراتيجيات العمل في المنظمة: ويتم ذلك من خلال تجميع المعلومات عن الأداء الفعلي للنظام الحالي، والاحتياجات المختلفة للمستخدمين، وكذلك المشكلات والعوامل المختلفة التي تؤثر على أداءه الحالي، ومن خلال فهم طريقة عمل النظام الحالي (النموذج المادي للنظام الحالي) ودراسة العوامل المذكورة أعلاه يحدد المحلل قائمة بنقاط الضعف أوجه القصور الموجودة في هذا النظام. • صياغة أهداف النظام الجديد في ضوء القائمة التي تم التوصل إليها في الخطوة السابقة. • إذا كان هناك مشكلة تتعلق بعدم توفر جميع المعلومات اللازمة لتنفيذ عمل معين أو اتخاذ قرار ما فيكون الهدف المقابل لها هو " يجب أن يوفر النظام الجديد المعلومات التالية.. " • أما إذا كنت المشكلة هي بطيء سير العمليات في النظام الحالي فإن الهدف المقابل لها هو «أن يتمكن النظام من إدخال 100 فاتورة في الساعة».
أنواع الأهداف • أهداف وظيفية Functional Objectives • ويقصد بها إدخال وظائف أو عمليات جديدة إلى النظام الحالي لتلبية احتياجات المستخدمين، وتكون هذه العمليات بالطبع غير موجودة في النظام الحالي، ولكن التغيرات الجارية في بيئة العمل قدأدت إلى ظهور احتياجات جديدة يجب تلبيتها في النظام الجديد. • كما يمكن أن تتضمن هذه الأهداف إدخال تعديلات في وظائف موجودة مثلاً تعديل وظائف الحماية في النظام ليصبح اختراقها أصعب مما هو عليه الأمر حالياً. • أهداف تتعلق بتحسين العملياتOperations Enhancement • تتعلق هذه الأهداف غالباً بإعادة تصميم عمليات النظام الحالي بهدف تحسينها فمثلاً تغير طريقة الوصول إلى البيانات باستبدال الوصول المتسلسل بالوصول المباشر أو تغيير تسلسل تنفيذ عمليات معينة ليجري بأسلوب أكثر كفاءة وهكذا. • أهداف عملياتية Operational Objectives • تتعلق هذه الأهداف بتحديد معايير الأداء التي يجب أن يحققها النظام الجديد، وتتعلق غالباً هذه المعايير بالدقة Accuracy ( العمليات والمخرجات ) وسرعة الاستبجابة، وحجم العمليات التي يمكن للنظام تنفيذها خلال فترة زمنية معينة وهكذا. • أهداف تتعلق بتحسين بيئة عمل الأفراد الذين يستخدمون النظام وزيادة رضاهم الوظيفي: • تتضمن هذه المجموعة أهدافاً في غاية الأهمية، يتم من خلالها توفير المتطلبات الضرورية لنجاح النظام الجديد وقبوله، وبالتالي استخدام من قبل الأفراد والإدارات في المنظمة، تتعلق هذه الأهداف غالباً بسهولة الاستخدام وبما يوفره النظام من إمكانات وتسهيلات تجعل عمل الموظفين أكثر تحديداً، وتبعد كل ما يمكن أن يجعله مملاً وروتينياً، ويسمى هذا التوجه إغناء العمل Job Enrichments
أنواع الأهداف • وحتى لا يكون عدد أهداف النظام كبيرا فإنه يتم صياغتها بشكل هرمي من الأعلى إلى الأسفل، أي وضعها ضمن بنية هرمية Hierarchical Structure تبدأ من الأعلى بالأهداف العامة ثم يتم فصلها إلى المستويات الأدنى بشكل أهداف تفصيلية يمكن أن تقع في عدة مستويات. • كما يجب أيضاً عند تحديد الأهداف التمييز فيما بينها من حيث درجة أهمية واختيار الأهداف الرئيسية Key Objectives وترتيبها وفق أولوياتها ويتم تحديد هذه الأولويات بالتعاون مع الإدارة والمستخدمين. وبعد ذلك لابد من تحديد قيم كمية مستهدفة لهذه الأهداف الرئيسية، فإذا ما تم التوصل فعلاً إلىهذه القيم يمكن اعتبار النظام قد حقق أهدافه فعلاً والعكس صحيح أيضاً.
تحديد أهداف المشروع • وهكذا ففي نهاية هذه الخطوة يتم صياغة أهداف مشروع تطوير نظام المعلومات الحالي والتي يمكن أن تتضمن: • تسريع عمليات النظام (زيادة الإنتاجية) من خلال حوسبة العمليات اليدوية أو استخدام أساليب جديدة للحوسبة. • تبسيط الإجراءات وترشيد العمليات من خلال التخلص من العمليات غير الضرورية. • إعادة هندسة العمليات Business Process Reengineeringلتتم بطرق جديدة وتقنيات جديدة. وهذا يتضمن أيضاً دمج بعض العمليات وتقليص خطوات المعالجة إلى أقصى حد ممكن لتحسين كفاءة هذه العمليات. • تقليل الأخطاء في النظام إلى أدنى حد ممكن من خلال الرقابة والتدقيق على المدخلات للتأكد من صحتها قبل تسجيلها في قواعد البيانات. • تحسين واجهة استخدام النظام لجعلها أكثر سهولة وذلك من خلال إعادة النظر في تصاميم ( أشكال ومحتويات ) المخرجات بالتنوع المناسب لتلبية احتياجات المستفيدين بفاعلية أعلى. • تحسين تكامل النظام مع الأنظمة الأخرى في المنظمة لضمان تبادل البيانات فيما بينها بشكل تلقائي. • تحسين رضا الزبائن والموظفين وغيرهم من الجهات التي يمكن أن تتعامل مع نظام المعلومات الذي تجري دراسته.
