科研管理处职能及办事流程介绍科研管理处张景光

科研管理处职能及办事流程介绍 科研管理处张景光 2008年9月11日

科研管理处职能 科研管理处是我所组织和管理科研业务工作的职能部门和执行机构。科研管理处管理工作的总体目标和根本宗旨，就是对本所科研和国内、国际科技合作工作，通过符合科学研究自身规律和社会主义市场经济机制的科学化和规范化管理，以及优质、高效的服务，建立与国际化、开放型、国立现代科研院所相适应、充满活力、高效精干的科研管理制度，达到提高科研水平、加强国际合作、丰富科研成果、促进人才培养、增加科技收入、实现科技目标，从而整体提升本所科研实力的目的。科研管理处是全所组织和管理科研业务工作的职能部门，是学术委员会的办事机构，主要作用是：所长业务参谋、科研计划与组织、科研管理与协调、联络与服务、以及国家科学院和本所有关科研决策的执行等。科研管理处的管理原则是：以人为本，服务科研人员的原则；努力为科技人员创造科研氛围和科研条件的原则；有利于多出成果和多出人才的原则。

科研管理处的主要职责 1、科研计划管理； 2、科研组织管理； 3、科技成果管理； 4、外事管理； 5、科研业务日常管理； 6、执行所学术委员会的决策和承担所学术委员会的日常工作； 7、所领导交办的其他事情； 8、保证各管理部门之间的团结、协作，在所领导下，服务研究所知识创新工程。

主要职责 • 1、协助所领导制定本所的中长期科技发展规划，编制年度科研计划方案； • 2、协助所领导向国家、科学院及各政府部门积极争取各类科研项目的预研、申报立项与管理； • 3、组织和管理所内各类国际科技交流项目计划的实施，积极争取国际合作渠道和科研项目，组织、协调和管理本所日常性的国际合作交流活动； • 4、根据国家及科学院有关政策、法规及本所实际情况，组织制定、修定我所科研业务工作相关的制度、条例等； • 5、对本所日常科研业务活动和科研课题进行全过程跟踪管理，做好课题的中期评估与结题验收，同时积极为全所一线科研人员提供优质高效的管理服务； • 6、对我所已完成的知识产权（成果、专利、论文、著作等），组织成果验收鉴定，办理科技成果申报登记，完成省、国家三大奖项的申报工作； • 7、建立本所科研管理信息系统，掌握全所一线科研人员及各研究小组的科技业绩信息，为研究所对科研人员及各研究小组进行绩效评价提供参考依据，及时为所、处领导提供本所科研状况基础数据和决策依据； • 8、完成本所科技档案管理工作； • 9、协助所学术委员会工作，做好所领导和上级机关交办的与科研业务相关的事宜，配合所领导做好全所科研一盘棋工作； • 10、组织所内外学术交流，做好对外宣传工作，向社会广泛介绍我所的科研动态，宣传重大科研成果和学科人材，推广我所已有的知识产权成果。 • 11、协助各研究室、实验室和野外台站做好大型仪器设备的调研、采购工作。

外事管理日常管理工作职责 • 1、年度短期国际合作交流计划的编制，组织实施和检查，办理有关的护照签证审批手续； • 2、外事报销审核； • 3、大型国际会议的组织、协调； • 4、国际合作信息的统计和调研； • 5、外事宣传和所级外宾接待。学术活动的组织： • 1、国内所一级大型学术活动的组织，组织全所性的学术活动，促进研究所学术交流与合作； • 2、接待有关科研业务的信访及来访。

深化科研管理体制改革 所、研究室、课题负责人三级管理 “抓大放小，重心下移，各司其职，提高效率” 科技处职责（1）抓规划——战略（2）抓制度——规范（3）抓项目——经费（4）抓检查——质量（5）抓成果——产出（6）抓产权——保护（7）抓平台——基地（8）抓信息——服务

所发展目标和任务 目标：满足国家需要及经济建设需求建设创新和谐的世界一流研究所任务：出成果；出人才（一对双胞胎）渠道：成果通过科研工作取得；人才通过科研工作培养中心：一切围绕科研工作

管理模式 科研人员的工作----具有知识集成、学科集成的特点，有继承性更有创新性。 ----管理应该适应这种特点，适应这种特点形成的文化，实施以柔性管理为主的管理，以利于充分发挥人的主观能动性和创造性。

管理体系 管理创新的核心 ----完善以人为本的管理体系。青年科技人员----是科研工作主力军。如何最大程度地激发科研人员尤其是青年科技人员的创新潜能是管理创新的本质所在。

管理与服务 管理和服务的关系 ---从服务的角度进行管理，达到“两提高”的目的-----管理过程中提高服务质量；服务过程中提高管理水平，为科研人员创造良好的科研条件。 -----管理人员不是服务员。

管理与服务 管理人员的无私奉献管理是一门科学、管理出效益，因此，寒旱所历史和今天的业绩，离不开管理人员的辛勤耕耘。虽然在论文上、成果上、奖励和专利上，没有管理人员的名字，但是，他们为寒旱所出成果、出人才，为寒旱所的科技创新和持续发展提供了保障，做出了贡献。他们多是在默默无闻的工作和奉献。

责任和使命 科研管理人员的责任和使命如果说科学技术是第一生产力，科技创新是各类创新的源头，那么，科研管理则是科技创新的前提和保障。

责任和使命 科研管理人员 ---牢牢把握时代发展的脉搏，紧密结合国情、所情，以科学发展观为指导，坚持不断创新，完善科研管理体系建设，加强管理，全心全意地为科研工作服务，为科研人员服务，为实现我所的战略发展目标作出应有的贡献。

责任和使命 科研处的一切工作要围绕科研工作进行，那么，作为科研管理部门和科研管理人员，怎样去完成这一使命呢？ “长江后浪推前浪，前浪到了沙滩上。” 下面结合本人曾从事过的科研管理工作，谈谈自己一些认识和体会

如何做好科研管理工作 ◆ 一个团结、和谐的团队 ◆ 沟通和配合 ◆ 组织与协调 ◆ 信息收集和传递 ◆ 与时俱进 ◆ 自身建设

团结、和谐的团队 ◆一个团结、和谐的团队---关键 ◎营造一种氛围—团结、进取、严谨、活泼、和谐、宽松 ◎提倡一种精神—勇于奉献、热爱集体 ◎培养一种真情—真情待人、诚实办事 ◎发扬一种作风—雷厉风行、协作配合 ◎树立一种正气—人要正、心要直，不以权谋私目的：提高团队凝聚力（向心力）、提高管理工作能力和工作效率

沟通和配合 ◆善于沟通和配合---基础机关是由多个职能部门组成的，主管处室的每一项工作都离不开部门间的沟通和配合。如，科技处（与其他各处、室有其紧密的关系）人事处---绩效考评、人员需求、职称评定财务处---经费使用和管理、经费预算国资处---环境改善、条件保障办公室---对外接待、宣传报道研究生部---专业人才培养

组织与协调 从以上可以看到：现在一年获得过亿的科研经费，有众多的课题列项，可以想象到，诸如科技处、财务处，还有其他相关管理部门在项目争取和实施管理工程中肩负着多么繁重的工作。

科技计划与科研项目 • 1、我国科技计划与科研项目类型 • 2、科研项目的特征 • 3、主要的科研项目

国家科技计划是政府组织科学研究和技术开发活动的基本形式，我国科技计划的制定一般由政府科技主管部门负责组织。目前国家科技部、国家发改委、教育部、国家自然科学基金委等推出了20多相国家级重大科技计划，计划以项目申报为中心。国家科技计划是政府组织科学研究和技术开发活动的基本形式，我国科技计划的制定一般由政府科技主管部门负责组织。目前国家科技部、国家发改委、教育部、国家自然科学基金委等推出了20多相国家级重大科技计划，计划以项目申报为中心。

我国科技计划与科研项目类型 • 国家科技计划可按其研究目的、经费来源、重要性等分为不同的类型。 • （1）按研究性质 • 应用开发主导型：如科技支撑计划、科技基础性工作专项、科技攻关计划、星火计划、成果推广计划、技术创新工程、科技型中小企业创新基金等。 • 高技术研究发展型：如高技术研究发展计划（“863”计划）、火炬计划等。 • 基础研究型：如国家自然科学基金制、国家重点实验室计划、基础性研究发展规划计划（973计划）等。 • 试验与发展项目

（2）按管理部门 • 国家项目 • 部门项目 • 地方项目 • （3）从研究内容的重要程度和经费需求的大小 • 重大项目 • 重点项目 • 一般(面上)项目等

科研项目的特征 • 研究任务明确 • 实现路径清晰 • 研究的创新性：基础性研究应体现对新知识体系的贡献，应用于开发研究应体现出技术的先进性和潜在的效益。 • 研究结果不确定 • 结果评价的专业化

主要的科研项目 • NSFC • 863计划 • 973计划 • 技术推广计划

国家自然科学基金项目

国家自然科学基金是国家创新体系的重要组成部分, 其战略定位是“支持基础研究, 坚持自由探索, 发挥导向作用”。自然科学基金面向全国, 采取竞争机制, 以资助“项目”和“人才”的方式, 择优并重点支持我国具有良好研究条件和研究实力的高等院校和研究机构中的科技工作者从事自然科学基础研究。基础研究科学问题有两个来源, 一是从科学自身发展提出的问题, 二是从经济社会发展提出的问题。

自然科学基金委每年向社会发布国家自然科学基金项目指南（以下简称《项目指南》）引导广大科研人员积极申请项目, 所有符合申请条件的科研人员均可通过所在单位自由申请各类项目, 申请者根据《项目指南》可自行确定申请项目的名称、研究内容、目标以及方案等。自然科学基金委积极鼓励科研人员开展具有重要科学意义的、瞄准国际科学发展前沿的研究, 以及开展针对我国国民经济和社会可持续发展中关键科学问题的创新性研究。它鼓励科研人员充分利用国家现有科学研究基地开展工作, 鼓励开展实质性的国际合作与交流, 特别鼓励进行学科交叉方面的研究。

科学基金资助的基本格局：三个系列 相辅相承，交叉融合源头创新战略科技人才战略研究项目系列人才培养系列科研环境建设创新环境战略

研究项目系列结构 根据国家经济、社会、科技发展的需要，重点选择具有战略意义的重大科学问题有限目标、有限规模和重点突出的原则有限目标、稳定支持、集成升华、跨越发展资助项目主体，占总经费45%以上实质性国际合作项目，含有研究经费

研究项目系列：坚持创新导向，统筹学科布局，突出重点领域，推动学科交叉，加强合作研究。研究项目系列：坚持创新导向，统筹学科布局，突出重点领域，推动学科交叉，加强合作研究。 • 面上项目：全面均衡布局，瞄准科学前沿，促进学科发展，激励原始创新。 • 重点项目：着眼优先领域，兼顾学科发展，整合创新资源，孕育重点突破。 • 重大项目：面向国家需求，推动学科交叉，汇集创新力量，攻克科学难题。 • 重大研究计划：有限目标、稳定支持、集成升华、跨越发展；加强顶层设计，着力提升某些领域整体创新能力并力争在若干重要方向有所突破。 • 国际合作研究项目：立足国际前沿，利用国际平台，推动资源共享，促进合作研究。

人才培养系列结构 积蓄后备人才扶植地区人才稳定青年人才造就拔尖人才

人才项目系列： 蓄积后备人才，稳定青年人才，扶植地区人才，造就拔尖人才，开拓海外人才，培育创新团队。 • 基础科学人才培养基金：依托理科基地，促进学科建设，培养科研素质，积蓄后备人才。 • 青年科学基金：稳定青年队伍，培育后继人才，扶持独立科研，激励创新思维。 • 地区科学基金：扶植地区人才，支持潜心探索，凝聚优秀人才，促进区域发展。 • 国家杰出青年科学基金（含外籍）：着眼于造就拔尖人才，延揽海外人才，发挥示范作用，推动学科发展。 • 创新研究群体科学基金：坚持科学目标引导，增强协作创新，发挥团队力量，冲击国际前沿。

科研环境建设系列 科研环境建设科学仪器研究专款国际交流类项目联合资助科普项目重点学术期刊其他专项与地方政府、中央部门、企业等共同支持有应用背景的基础研究培育国际品牌的学术期刊青少年科技活动、研究生暑期学校等专项基础研究设备装置的探索研究促进承担项目科研人员的国际交流促进公众理解基础研究

国家财政预算较大幅度增长 2007年财政拨款43.3亿元，资助计划达51.2亿元，比06年增长约定3% 2008年财政预算将有大幅度增长达52亿，资助计划也将增长可达64亿元。 2007年共批准资助14724项，总计497082.693万元.2008年集中受理项目约8万项。

认真学习各种法规文件及指导性材料 面上项目管理办法　　基金项目的资助经费管理办法重点项目管理办法重大项目管理办法国家自然科学基金项目指南、通告国家自然科学基金项目管理规定国家自然科学基金条例各类专项管理办法重大研究计划（试点）实施方案国际合作与交流管理办法杰出青年科学基金的资助经费管理办法、异议期试行办法创新研究群体科学基金管理办法国家杰出青年科学基金管理办法（外籍）海外和港、澳合作研究基金管理办法国家基础科学人才培养基金经费管理办法国家自然科学基金成果管理暂行办法

受理初审公布复审通讯评议综合意见会评审批批准通知复审填写计划书在研项目管理结题项目管理一般流程

基金申请通告公布集中受理的项目类型 面上项目(原自由申请项目) 青年科学基金项目地区科学基金项目重点项目重大项目部分重大研究计划项目重大国际（地区）合作研究项目国家杰出青年科学基金项目国家杰出青年科学基金（外籍）项目海外及港澳学者合作研究基金项目国家基础科学人才培养基金项目联合资助基金项目科学仪器基础研究专款项目重点学术期刊专项基金项目数学天元青年基金项目等

科学处审核进展报告，在系统上作标记；未交进展报告或不合格的设置缓拨款；科学处审核进展报告，在系统上作标记；未交进展报告或不合格的设置缓拨款；工材学部重点实验室评估；集中接收工作组开始工作，29日截止接收结题报告；第十二届专家评审组换届；委内职工业务培训。 • 1日开始指派专家 • 21日前科学处完成初审 • 30日 • 公布初审结果，开始复审 • 下发准予结题通知； • 完成在研项目拨款 • 15日前 • 布置下一年年项目指南编写 • 完成复审审查，反馈意见 • 综合同行评议意见，提出上会方案； • 准备并召开评审会；基金项目管理的重要时间节点（上半年） 1月 2月 3月 4月 5月 6月 • 科学处开始审查进展报告； • 15日 • 年度进展报告截止 • 科学处开始维护专家库（新代码替换） • 10日前，完成缓拨款和解除缓拨款标记； • 20日集中接收工作截止、科学部完成结题标记和专家库维护； • 28日前完成申请项目编号录入， • 31日 • 提供查重清单；开始申请项目初审 • 计划局提供变更清单； • 工材完成重点实验室现场评估。 • 阅读申请书和函评意见； • 15日 • 截止受理复审，做复审审查 • 公布资助项目经费分配方案28日前科学部完成资助计划细化预算； • 30日前完成以往资助项目申请代码的变更调整。

项目管理的重要时间节点（下半年） 4日前学部完成各类评审组评审，提交推荐的非共识项目 5日拟批杰青名单公示，异议期 10日前科学处完成拟批项目信息录入核准； 14日核准信息关闭学部录入功能 22日前完成全部项目复核，计划局封库； 26日前学部提交委务会议材料 12日杰青计划书审核 15日前计划局完成新项目变更发文； 20日计划局截止受理2008年度新依托单位注册申请； 31日前财务局完成拨款手续 • 5日科学基金管理工作年会； • 各类项目年度交流及中期检查结题验收等 • 31日截止办理项目延期 7月 8月 9月 10月 11月 12月 • 各学部召开评审会议 • 项目指南征求意见； • 2日委务会审批项目 • 5日发放项目批准通知，不予资助通知；提交项目指南初稿 • 15日前杰青评委会评审 • 20日截止受理复审申请 • 25日前受理计划书 • 28日前完成项目审批文件； • 科学部办理缓拨款手续 • 财务局完成评审费审核； • 10日前项目指南定稿 • 15日前科学部完成复审审查及反馈； • 21日完成群体实施考核评估和延续资助评审会 • 月底 • 发布申请通告 • 发布项目指南

受理申请、公布、两次复审 3月1日-20日，集中受理 4月30日前，公布初审结果 5月15日前，受理初审（第一次）的复审 9月5日前，发送批准通知 9月20日前，受理未批项目（第二次）的复审

对初审的规定 　第十条　依托单位的科学技术人员具备下列条件的，可以申请国家自然科学基金资助：（一）具有承担基础研究课题或者其他从事基础研究的经历；（二）具有高级专业技术职务（职称）或者具有博士学位，或者有2名与其研究领域相同、具有高级专业技术职务（职称）的科学技术人员推荐。　　从事基础研究的科学技术人员具备前款规定的条件、无工作单位或者所在单位不是依托单位的，经与在基金管理机构注册的依托单位协商，并取得该依托单位的同意，可以依照本条例规定申请国家自然科学基金资助。依托单位应当将其视为本单位科学技术人员，依照本条例规定实施有效管理。　　申请人应当是申请基金资助项目的负责人。　

对初审的规定 　第十二条　基金管理机构应当自基金资助项目申请截止之日起45日内，完成对申请材料的初步审查。符合本条例规定的，予以受理，并公布申请人基本情况和依托单位名称、申请基金资助项目名称。有下列情形之一的，不予受理，通过依托单位书面通知申请人，并说明理由：（一）申请人不符合本条例规定条件的；（二）申请材料不符合年度基金项目指南要求的；（三）申请人申请基金资助项目超过基金管理机构规定的数量的。

初审原则及操作中注意事项 • 坚决贯彻《条例》对初审的规定（第十二条）； • 全委按规定，规范操作； • 对不予受理项目要及时在信息系统做出标识并说明理由； • 4月30日向依托单位公布受理结果。 • 原则上不能以“不属于本学科资助范围”为由进行初筛（项目指南中明确规定的除外）； • 慎重对待“以往项目执行不力”为由初筛项目；

及时了解相关文件和材料 • 申请自然科学基金首先要阅读当年自然科学基金会发布的基金申请通告、项目指南（一般在前一年年底发布），同时关注自然科学基金会根据科学发展趋势和国家长远发展需求制定的优先资助领域（一般每五年发布一次）； • 其次，还要了解基金项目管理规定和各类项目相关的管理办法等； • 第三，有些项目具有特殊要求和规定，要随时访问自然科学基金会的网站，查阅相关的通告及管理办法。网址为：http：//www.nsfc.gov.cn。 • 第四，查阅自然科学基金会近些年资助的项目汇编，了解本领域已资助的项目。 • 申请书撰写提纲，填写真实，认真审核。

面上项目申请资格与限项规定（供参考）

初审注意事项（1） 个人申请资格（1）： • 具有高级专业技术职务（职称）的申请人； • 具有博士学位的申请人（无职称者，因申请书不填写职称通不过检验，可填写一个中级职称，既不能认定弄虚作假，也不能初筛）； • 有2名与其研究领域相同、具有高级专业技术职务（职称）的科学技术人员推荐的申请人；

初审注意事项（2） 个人申请资格（2）： • 申请人为在职研究生的，只能通过其在职的聘任单位申请，同时提供导师同意其申请项目并由导师签字的函件，同意函应说明申请项目与其学位论文的关系，承担项目后的工作时间和条件保证等。 • 申请重点和重大项目必须具有高级职称；

初审注意事项（3） • 工作时间：项目负责人及主要成员的工作时间办法中无具体规定，但应合情合理。 • 内容一致性：申请书纸质文件和电子文件的内容不一致可初筛，但版本号不一致不应作为初筛的条件。

初审注意事项（4） • 已获一年资助的青年基金项目虽不纳入限项检索范围，但其负责人不能再申请青年基金项目，指南中已经说明，此类项目应初筛。 • 合作单位：项目组主要成员中有外单位人员即视为有合作单位，须加盖合作单位公章（合作单位为境外的可不盖单位章，但须有参加人本人签字或同意参与本项目的函，该函件中须有“境外人员参加该项目申请并履行有关职责”的说明，传真件有效）。

初审注意事项（5） • 签字盖章的规定：项目申请单位的公章须是在我委注册的法人公章；合作单位的公章：应是法人公章，若已是我委注册单位应盖注册单位公章（二级单位公章不行），注意落款与公章的一致性。 • 《条例》第十一条中规定的申请人资格条件的证明材料，由依托单位负责审核，不需要提交基金委。 • 限项查重：今年只进行1次查重，限项查重条件有所变化。对查重超项的项目一定要认真核对原始申请书或计划任务书，避免误判。

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