eDiscovery & SharePoint 2013

1. eDiscovery & SharePoint 2013 eDiscovery: Anforderungen und Umsetzung mit SharePoint 2013 Alexander Fromm DTI - Senior Consultant Thierry Gasser Microsoft TSP Microsoft Technet Event, Wallisellen, 25.09.2013

2. eDiscovery - Intro

3. eDiscovery - Agenda • Was ist eDiscovery ? • Was bedeutet eDiscovery im Kontext des angelsächsischen aber durchaus auch im schweizerischen Rechts? • Wer hat sich damit weshalb auseinanderzusetzen? • Was sind dazu die Anforderungen an eine IT-Lösung ? • Was nutzt dazu SharePoint 2013?

4. eDiscovery: Weg zum Regulation (ISO/IEC 27050)! http://www.iso.org/iso/iso_technical_committee?commid=45306 Enterprise Information Management High-Performance Analytics Discovery, Visualization, & Collaboration • Is my Enterprise data consistent and trusted? • How can I get it quickly and accurately? • Can we make it easier for users to understand? • GRC - Processes, Workflow, & Controls • What is compliant and what is at risk? Ediscovery is a Audit legal system for IT.

5. eDiscovery - Definition • eDiscovery: Electronic Discovery oder eDiscovery (engl. eDisclosure) ist der Vorgang des Ermittelns und Bereitstellens von elektronischen Daten, die als Nachweis dienen können.

6. eDiscovery – Rechtlicher Rahmen «Civil Action»

7. eDiscovery – Beispiel Legal Hold Notification

8. eDiscovery – Rechtlicher Rahmen • Was bedeutet eDiscovery im Kontext des angelsächsischenaber durchaus auch im schweizerischen Rechts USA • Offenlegung aller prozessrelevanter Daten und Aushändigung an die Gegenpartei (Federal Rules of Civil Procedure, FRCP – Electronically Stored Information - ESI). • Auslöser einer eDiscovery können amerikanische Rechtsanwälte, Insolvenzverwalter, Revisoren, Steuerfahnder oder auch Behörden sein. • Regulatorische Anforderungen: Foreign Corrupt Practices Act [FCPA 1998], Sarbanes-Oxley Act (SOX) (2002). • Sanktionen: Finanziell oder Beweislast-Umkehr. • Angeforderte Informationen zu löschen, zurückzuhalten, nicht zu finden oder zu verändern wird vor Gericht hart bestraft.

9. eDiscovery – Wer hat sich damit auseinanderzusetzen? • Unternehmen mit Geschäftstätigkeit in den USA • Geschäftsleitung, IT, Rechtsabteilung, Rechtsanwälte

10. eDiscovery – Welche Daten sind relevant?

11. eDiscovery – …im schweizerischen Rechts I • Was bedeutet eDiscovery im Kontext ……… aber durchaus auchim schweizerischen Rechts • Schweizer StGB (http://www.gesetze.ch/) • Haager Übereinkommen • Schweizer Bankgeheimnis (http://schweizer-bankgeheimnis.ch/) • Datenschutz

12. eDiscovery - … im schweizerischen Recht II • Pre-Trial Discovery nach Schweizer Strafgesetzbuch nicht strafbar. • Kreuzverhöre lt. Rechtshilfeabkommen möglich. • Datenschutzgesetz bei internationaler Rechtshilfe (Art. 2 Abs. 2 Bst. DSG) findet keine Anwendung.

13. eDiscovery – sonstige Anwendungsbeispiele • Hilfreich nicht nur bei Rechtsstreitigkeiten mit den USA • Verwendung der Daten bei rechtlichen Auseinandersetzungen z.Bsp.: • Patentstreitigkeiten • Preisabsprachen • Wirtschaftskriminelle Ermittlungen sowohl gegen das Unternehmen als auch gegenüber Einzelpersonen • Interne Ermittlungen gegen Einzelpersonen • Anklagen durch Geschäftspartner oder Mitarbeiter

14. eDiscovery - Anforderungen • Was sind dazu die Anforderungen an eine IT-Lösung - Enterprise Search – Leistungsstarke Suche - Compliance Archivierung der Suchergebnisse/Daten - Authentifizierung/Authorisierung - Datenexport

15. eDiscovery - Nutzen • Was nutzt dazu SharePoint 2013 • SharePoint 2013 hat den Fokus auf die ersten 3 Bereiche des eDiscovery Prozesses. • Discovery – Suchen und finden der Fall relevanten Daten • Preservation – Fallspezifisches sicheres Aufbewahren von Daten – Archivierung • Collection – Einsammeln der Daten und Überwachung • Was nutzt dazu EX 2013 und Lync 2013 • - Exchange und Lync haben dieselben Focus für eDiscovery

16. Lifecycle of mailbox items (1) Message delivered User A Mailbox Inbox … (2) Message moved to Deleted Items Deleted Items (5) Message Edited Recoverable Items (3) Message deleted Deletions (4a) Message “purged” by user (Litigation Hold / Single Item Recovery) Versions (6a) Messages purged by DIRW Policy (or maintained for Litigation Hold) Purges (4b) Message “purged” by user (In-Place Hold) Audits (6b) Mailboxes with SIR and In-Place Hold enabled have expired messages moved DiscoveryHold (6c) MFA evaluates item against hold queries set on mailbox Calendar Logging

17. eDiscovery - Überblick • eDiscovery in SharePoint 2013 • eDiscovery SP2013 besteht aus folgenden Komponenten und Funktionen: • eDiscovery sitetemplate • In-place holds (or In-place Preservation) – Compliance Archiv • eDiscovery Datenexport • eDiscovery APIs

18. eDiscovery – Site Template • Erstellt und managed eDiscovery Sätze. • eDiscovery Satz ist ein SharePoint site template und erstellt sub webs in der eDiscovery site collection. • Identifizieren und Halten des Inhalts • Compliance Archiv • Suchen und filtern im Inhalt • Export der Daten • Das eDiscovery site template enthält auch Funktionen für die Zusammenarbeit an Fällen (Collaboration), die zentrale Speicherung der Daten und das Datentracking.

19. eDiscovery In-place Holds – Compliance Archiv • Definieren eines Haltebereich • Inhalt wird erst in das Archiv übertragen, wenn der Inhalt geändert wird (Design Spezifikation). • SharePoint 2013 Dokumente, Listeneinträge, Webseiten, Exchange Postfächer, Lync Chat Aufzeichnungen • Setzen von “legal hold” - (Schützen/Aufzeichnen der Daten auf Veränderung) ohne die Benutzer über die Archivierung der Daten zu informieren

20. eDiscovery Export • Daten Export zurweiterenÜberprüfung • SharePoint Inhalt incl. Versionierung (Dokumente, Listeneinträge, Webseiten und Exchange Inhalt) • Berichterstellung – Log Dateien • XML mitMetadaten • ERDM Format - Electronic Discovery Reference Model

21. eDiscovery APIs • Microsoft .NET programming model • Microsoft.Office.Server.Discoverynamespace • Weiterführende Informationen unter: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/jj163267.aspx#SP15_eDiscoveryInSP_eDiscoveryProgrammingModel

22. eDiscovery – Limite - Fragen • Kann auch SharePoint 2010 Inhalte verwendet werden? • Ja, aber keine In-place holds möglich. Suchen, Filter, Berichte und Export möglich. • Kann auch in «alten» Versionen eines Dokumentes oder SharePoint Inhaltes gesucht werden? • Nein, OOB nicht möglich. • Können Benutzer SharePoint Daten ändern, nachdem ein «Hold» auf einer Site gesetzt wurde? • Ja, wenn ein «Hold» auf eine Site gesetzt wurde, können Benutzer weiterhin Daten ändern. • Werden die Modifikationen / edits innerhalb eines Dokuments auch in die Preservation Hold Library / Compliance Archiv übernommen ? • Nein, die Modifikationen werden nicht übernommen. • Limite können über die API gelöst werden, bzw. Partner arbeiten an einer Lösung. • Hinweis: eDiscovery Download Manager benötigt .NET 4.5 auf dem clientsystem

23. Beispiele • SharePoint 2013 eDiscoveryBeispiel/ Walk-thru / Demo

24. Live Demo

25. Create Case Preserve Search Export

26. Create Case Preserve Search Export • Query of what to preserve • Turn on Hold

27. Create Case Preserve Search Export

28. Create Case Preserve Search Export

29. Create Case Preserve Search Export

30. Fragen?

31. DANKE! • Weiterhin stehen wir Ihnen für Fragen gerne unter folgenden Kontaktdaten zur Verfügung: • Alexander Fromm fromm@dti.ch • Peter Angehrn angehrn@dti.ch