Cooperazione Territoriale Europea L’ATTIVITÀ DI RENDICONTAZIONE

1. Cooperazione Territoriale Europea L’ATTIVITÀ DI RENDICONTAZIONE Michela Bergamin Eurosportello - Unioncamere del Veneto European CommissionEnterprise and Industry

2. Argomenti trattati • La rendicontazione finanziaria di un progetto • Il budget del progetto • Ammissibilità delle spese • Voci di spesa • Giustificativi di spesa e documentazione di supporto • Il controllo di primo livello • Richieste di pagamento • Alcuni suggerimenti e raccomandazioni

3. LA RENDICONTAZIONEFINANZIARIA DI UN PROGETTO

4. Una definizione di rendicontazione • La rendicontazione è l’attività riassuntiva di tutti gli aspetti di un progetto • Comprende tutti gli elementi per la lettura incrociata delle attività svolte per il raggiungimento degli obiettivi del progetto • Evidenzia lo “stile” di gestione e gli scostamenti rispetto all’idea progettuale

5. ….. il rendiconto finanziario rispecchia le • azioni previste dal progetto e approvate • nel relativo budget. • PROJECT MANAGER (gestione attività progettuali) e FINANCE MANAGER (gestione finanziaria del progetto) • dovrebbero lavorare in sinergia

6. Il Logical Framework Project Manager Finance Manager

7. Diverse regole di rendicontazione Diversi programmi di cooperazione Specifiche regole per costruire il budget e manuali di rendicontazione finanziaria

8. Project Manager Progettista

9. IL BUDGET DEL PROGETTO:

10. Il budget del progetto: punto di partenza per la gestione finanziaria • Qual è l’ammontare del budget approvato per il progetto? • Quali sono le tipologie di spesa previste dal progetto? cfr. Voci di spesa – Macro Azioni • Quali attività devono essere portate avanti? cfr. Cronogramma – Piano di lavoro

11. Esempio di Budget – AF Interreg IVC

12. Esempio di Cronogramma Piano di lavoro

13. Previsioni di Spesa REALISTICHE PER EVITARE DISIMPEGNO FONDI

14. Presentazione AF Selezione proposta progettuale Firma del Subsidy Contract Implementazione attività Monitoraggio: progress report Valutazione finale : final report Costruzione budget Convalida budget Elevata attenzione: Corretta gestione finanziaria Rendicontazione periodica Certificazione delle spese Richieste di pagamento Le fasi del progetto

15. AMMISSIBILITÀ DELLE SPESE

16. Corretta gestione finanziaria – criteri di base • Ogni spesa deve avere attinenza ed essere congruente con gli obiettivi del progetto • Deve essere temporalmente funzionale con gli obiettivi del progetto e temporalmente effettuata nell’arco di tempo di vita del progetto • Deve essere comprovata da documenti probanti • Deve inoltre essere pagata entro i termini stabiliti nel contratto di finanziamento (Subsidy Contract)

17. Corretta gestione finanziaria – principi di base • Principio di economicità: le risorse usate dall’ente per perseguire le attività dovrebbero essere disponibili a tempo debito, nella quantità e qualità appropriate e al miglior prezzo. • Principio di efficienza: migliore relazione tra risorse impiegate e risultati raggiunti. • Principio di efficacia: raggiungimento degli obiettivi specifici e dei risultati attesi. (1605/2002 §27.2)

18. Ammissibilità delle spese – le fonti • Regolamenti CE • Regolamento generale: (CE) n.1083/2006 art. 56 • Regolamento FESR: (CE) n.1080/2006 art. 7 • Regolamento di implementazione: (CE) n.1828/2006 artt. dal 48 al 53 • Regole nazionali • Regole di programma

19. Regole di ammissibilità – principi generali a livello europeo Le spese sono considerate ammissibili solo se rispettano i seguenti principi • Spese effettivamente sostenute • Spese riferite ad un progetto debitamente approvato dal Comitato di Monitoraggio • Ammontare delle spese adeguato per il raggiungimento dell’obiettivo del progetto • Spese non in contraddizione con specifici criteri di ammissibilità

20. Regole di ammissibilità – principi generali a livello europeo NON sono ammissibili • L’IVA recuperabile • Gli interessi passivi • Ammende, penali, spese per controversie legali

21. Ammissibilità delle spese – Regolamento CE 1083/2006 Art. 56 § 4 “Le norme in materia di ammissibilità delle spese sono stabilite a livello nazionale, fatte salve le eccezioni previste dai regolamenti specifici per ciascun Fondo.”

22. Regole di ammissibilità – principi generali a livello italiano DPR N. 196 DEL 03/10/2008 • Art.2 – Spese effettivamente sostenute • Art.3 – Oneri finanziari e di altro genere e spese legali • Art.4 – Acquisto di materiale usato • Art.5 – Acquisto di terreni • Art.5 – Acquisto di edifici • Art.7 – IVA • Art.8 – Locazione finanziaria • Art.9 – Spese di assistenza tecnica • Art.10 – Spese connesse alle singole operazioni

23. Regole di ammissibilità – principi generali a livello italiano DPR N. 196 DEL 03/10/2008 • Art.2 “non sono ammissibili le spese relative ad un bene rispetto al quale il beneficiario abbia già fruito, per le stesse spese, di una misura di sostegno finanziario nazionale o comunitario.” principio di non ammissibilità del doppio finanziamento ! Nel caso che venga provata l’intenzionalità del doppio finanziamento, oltre che alla revoca del contributo saranno applicate le vigenti normative in materia di frodi.

24. Regole di ammissibilità – principi specifici a livello di Programma • Specifici manuali di implementazione, manuali per la rendicontazione delle spese, linee guida per il controllo e l’audit finanziario NOTA BENE: Normalmente le spese sono ammissibili se sostenute entro l’area di programma.

25. Costi ammissibili – principi generali • Tenere a mente i criteri di base generali • Verificare di volta in volta nei manuali finanziari di ogni singolo programma prima di procedere ad assumere impegni di spesa !

26. VOCI DI SPESA

27. Tipologie di spesa finanziabili • Personale • Consulenze • Spese generali / costi di amministrazione • Promozione / Informazione e pubblicità • Organizzazione incontri / eventi • Viaggi • Attrezzature • Investimenti • Costi preparatori • Controllo di primo livello

28. Costi di Personale (1/4) • Si riferiscono a costi del personale che si dedica al progetto full time o part time (dedicando una certa percentuale dell’orario complessivo di lavoro) • Solo costi di personale direttamente assunto/impiegato dall’organismo partner ufficialmente incluso nell’AF del progetto

29. Costi di Personale (2/4) • I costi del personale includono il costo aziendale (lordo + oneri sociali a carico azienda, se obbligatori per legge) • Il personale può essere assunto ad hoc (contratto lavoro a progetto) oppure può trattarsi di personale pre-esistente (lettera di incarico). • I contratti di lavoro o lettere di incarico devono specificare l’incarico da svolgere e la stima dell’ammontare dei giorni/ore da dedicare al progetto. • NB. In caso di personale assunto con contratti a progetto, verificare che il contratto riporti il nominativo del progetto nella scheda allegata.

30. Costi di Personale (3/4) Se non indicato diversamente (da specifiche regole di programma o regole nazionali) il costo giornaliero/orario in genere si calcola nel seguente modo:

31. Costi di Personale (4/4) Il personale deve redigere dei Timesheet mensilmente indicando nel dettaglio le ore dedicate al progetto / le ore totali lavorate; la descrizione delle attività inerenti il Progetto. Il timesheet deve essere firmato dal personale e controfirmato dal responsabile del progetto.

32. Esempio di timesheet

33. Costi di amministrazione (1/4) Includono, normalmente: • Spese di cancelleria • Fotocopie • Spese postali • Canoni di affitto • Telefono, fax, internet • Riscaldamento, elettricità • Oneri bancari per operazioni transnazionali • Altre spese amministrative assolutamente necessarie al raggiungimento degli obiettivi progettuali NOTA BENE: NON devono includere costi che possono rientrare in altre voci di spesa!

34. Costi di amministrazione (2/4) • Costi diretti:derivano esclusivamente dal progetto (es. spese di spedizione corriere) • Costi indiretti: legati alle attività progettuali e calcolati pro-rata (è necessario stabilire e giustificare il metodo di calcolo utilizzato)

35. Costi di amministrazione (3/4) • Metodo di calcolo suggerito per l’imputazione di costi indiretti (se non indicato diversamente da altre disposizioni) tot. ore lavorate sul progetto dallo staff di progetto tot. ore lavorate dal personaledell’ente/dipartimento Non utilizzare mai importi forfettari, ma evidenziare criterio trasparente e scegliere costi reali ed effettivamente utili per l’implementazione del progetto!

36. Costi di amministrazione (4/4) • Limite massimo di imputazione al progetto: è buona norma consultare i manuali riferiti al singolo programma • es per SEE / Interreg IVC non devono superare il 25%dei costi del personale del progetto • per il programma Italia-Slovenia 2007-2013 la percentuale massima ammissibile è pari al 5%dei costi totali del progetto

37. Consulenze esterne e servizi (1/2) • Include incarichi a professionisti/consulenti esterni per il progetto (lavoratori occasionali, servizi consulenza, sia persone fisiche che giuridiche) • Le spese di consulenza devono essere chiaramente menzionate nell’AF • Queste spese sono soggette al rispetto delle regole di evidenza pubblica nel conferimento di incarichi e appalti a terzi. NB. I partner di progetto non possono essere assunti in qualità di esperti esterni o prestatori di beni e servizi a pagamento

38. Consulenze esterne e servizi (2/2) Regole in materia di evidenza pubblica Decreto legislativo del 12 aprile 2006, n. 163 in attuazione delle Direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE La scelta deve essere motivata da criteri tecnici ed economici

39. Viaggi e alloggio • Solo per il personale che lavora effettivamente nel progetto (spesso le spese di viaggio/alloggio sostenute dai consulenti esterni rientrano direttamente nella voce di spesa “Consulenze”. • Nella scelta del mezzo di trasporto valutare il miglior rapporto costo-efficienza • Viaggi in seconda classe o economy / Alberghi *** • Durata della missione chiaramente in linea con lo scopo: un giorno prima e un giorno dopo in genere sono consentiti se si dimostra la convenienza economica • I costi devono essere direttamente pagati dall’ente partner (se anticipati dallo staff, occorre provare l’effettivo rimborso spesa, di norma nel cedolino paga). • Per diem e/o le indennità di missione in genere sono considerati costi ammissibili ma devono essere debitamente ridotti se il partner ospitante offre il pranzo o la cena.

40. Incontri - eventi Includono, normalmente: • Spese di noleggio della sala • Spese di noleggio attrezzature (es. videoproiettori, cabine di interpretariato) • Servizio di catering • Servizio di interpretazione e traduzione • Rimborso spese relatori / “gettoni presenza” Si devono rispettare anche in questo caso le norme in materia di evidenza pubblica e norme in materia di comunicazione e pubblicità nella scelta dei fornitori di servizi/consulenti.

41. Costi di promozione Includono, normalmente: • Articoli di giornale / comunicati stampa / inserzioni in giornali • Volantini • Brochure • Pubblicazioni • Newsletter Si devono rispettare anche in questo caso le norme in materia di evidenza pubblica e norme in materia di comunicazione e pubblicità nella scelta dei fornitori di servizi/consulenti.

42. Attrezzature Includono, normalmente: • Attrezzature informatiche e software solo per uso interno all’ufficio (es. pc, stampanti) • Attrezzature d’ufficio ove strettamente necessario (es. proiettori) L’acquisto di attrezzature, ad ogni modo, deve essere strettamente funzionale alla corretta implementazione del progetto e deve essere specificato nell’AF formalmente approvata. Di norma, è ammissibile solo il costo di ammortamento per il periodo di utilizzo delle attrezzature. Devono essere rispettate anche in questo caso le norme di evidenza pubblica.

43. Investimenti Includono, normalmente: • Acquisto di terreni • Acquisto di immobili • Acquisto di infrastrutture Sono ammissibili solo se previste nell’AF, direttamente collegati agli obiettivi del progetto e se è chiaramente dimostrata l’utilità dell’investimento (anche a livello transfrontaliero/transnazionale) Di norma, è ammissibile solo il costo di ammortamento per il periodo di utilizzo delle attrezzature. Devono essere rispettate anche in questo caso le norme di evidenza pubblica.

44. Ulteriori costi ammessi • Costi preparatori (con un limite prefissato dal programma) • Costi per il controllo di primo livello

45. GIUSTIFICATIVI DI SPESA E DOCUMENTAZIONE DI SUPPORTO

46. Giustificativi di spesa e documentazione di supporto Tutti i giustificativi di spesa e tutta la documentazione di supporto deve essere trasmessa in copia conforme all’originale. In genere si invia una apposita dichiarazione del responsabile legale e si appone un timbro di copia conforme su tutta la documentazione inviata

47. Costi di Personale Giustificativi di spesa includono: • Elenco del personale • Curriculum Vitae (per personale co.co.pro.) • Copia contratto per personale assunto ad hoc con co.co.pro. • Lettera incarico (firmata sia dal lavoratore che dal resp.le) • Costo orario/giornaliero (e se necessario metodo di calcolo usato) • Cedolini paga con indicazione ore/giornate dedicate al progetto (timbro) • F24 con indicazione degli oneri sociali a carico del progetto • Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento quietanzati • Timesheet mensili

48. Esempio di elenco del personale impiegato nel progetto

49. Costi di amministrazione Giustificativi di spesa includono: • Copia della fattura o ricevuta fiscale (intestata al beneficiario partner di progetto) • Documentazione a supporto del metodo di calcolo pro rata, per i costi amministrativi indiretti • Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento quietanzati

50. Consulenze esterne e servizi Giustificativi di spesa includono: • Copia dei documenti relativi alla procedura di gara (nel rispetto norme evidenza pubblica) • Procedura utilizzata per il conferimento dell’incarico • Contratto di consulenza / collaborazione occasionale / fornitura servizio • Fattura o ricevuta fiscale • Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento quietanzati • Relazione attività svolte • Output di progetto realizzati