تجزيه و تحليل سيستمها

1. تجزيه و تحليل سيستمها http://www.Beiki.info

2. جلسه هفتم • آماده شدن براي حرفه تجزيه و تحليلگري سيستم • مهارتهاي تجزيه و تحليلگران سيستم • مهارت هاي ارتباطي تجزيه و تحليلگران سيستم • مهارت در به كارگيري واژگان • مهارت در برگزاري جلسات • چگونگي برگزاري يك جلسه • چگونگي تشكيل يك جلسه ارائه شفاهي و رسمي • جلسات بازبيني هاي گروهي • مهارت در تدوين گزارشهاي كتبي

3. جلسه هفتم • آماده شدن براي حرفه تجزيه و تحليلگري سيستم • براي اينكه بتوانيم يك تجزيه و تحليگر سيستم موفق باشيم به چه چيزهايي نياز داريم؟ • نويسنده اي مي گويد:“به نظر من تحليلگر سيستمها فردي است كه با مديريت و كاربران در سطح كاربردي مديريت ارتباط دارد، سابقه و تجربيات آنها را مستندسازي و پيش از طرح راه حل ، مسائل را به خوبي درك مي كند، پيش از صحبت كردن مي انديشد، توسعه سيستمها را از سر نمي گيرد بلكه آنها را تسهيل مي كند، به هنگام سوال كردن از سازمان همواره پشتيبان آن بوده و اهداف و مقاصد آن را در مي يابد، در جهت حل مسائل سيستمها از ابزارها و رويكردهاي خوب و مناسب استفاده مي كند و از كار با ديگر افراد لذت مي برد.“

4. جلسه هفتم • مهارتهاي تجزيه و تحليلگران سيستم • آشنايي با تكنولوژي و مهارت هاي سيستم اطلاعاتي • تحليلگر سيستم كارگزار تغيير در سازمان است • عادتي منظم براي مطالعه در خصوص سيستمهاي اطلاعاتي لازم است. • عضويت در سازمانهايي نظير اتحاديه مديريت پردازش داده ها و انجمن هاي مديريت اطلاعات • تخصص و تجربه برنامه نويسي • تحليلگران بايد حداقل يك زبان برنامه نويسي سطح بالا را بداند. • اين زبانها حول سيستمهاي پايگاه داده توسعه مي يابند.

5. جلسه هفتم • مهارتهاي تجزيه و تحليلگران سيستم • دانش بازرگاني عمومي • اگر دانشي در زمينه مورد تحليل وجود داشته باشد ارتباط به مراتب راحتتر برقرار مي شود. • مهارت هاي حل مساله • تحليلگر بايد توانايي مواجهه با مسائل بزرگ و حل آنها را داشته باشد. • تحليلگران بايد توانايي ارائه راه حل هاي خلاقانه به مسائل را داشته باشند.

6. جلسه هفتم • مهارتهاي تجزيه و تحليلگران سيستم • مهارت هاي ارتباط با اشخاص • تحليلگر بايد قادر به برقراري ارتباط گفتاري و نوشتاري با ديگران باشد. • تحليلگر بايد توانايي نگارش تجاري، نگارش فني، مصاحبه، طراحي و به كارگيري پرسشنامه و برگزاري جلسات را داشته باشد. • مهارت هاي برقراري روابط بين اشخاص • كار سيستمها متكي به افراد است. • با توجه به اينكه افراد با اهداف متفاوت در سازمانها حضور دارند مقولاتي چون عهده داري مسئوليت يا صلاحيت تصميم گيري مورد مجادله واقع مي شود تحليلگر بايد بتواند در اين موارد به عنوان ميانجي عمل كند. • چون تحليلگر كارگزار تغيير است بايد بتواند ديگران را متقاعد به تغيير كند كه اين مقوله نياز به توانايي برقراري روابط با اشخاص دارد.

7. جلسه هفتم • مهارتهاي تجزيه و تحليلگران سيستم • مهارت تجزيه و تحليل و طراحي سيستمها و روشها • تحليلگران بايد از آموزشهاي مهارتهاي تجزيه و تحليل سيستمها بهره برداري كنند. • اصول و مفاهيم • تكنيكها و ابزارها • روش شناسي ها • سابقه سودمند • هيچ جايگزيني براي تجربه گذشته در تحليل سيستمها وجود ندارد.

8. جلسه هفتم • مهارت هاي ارتباطي تجزيه و تحليلگران سيستم • سيستم توسط افراد و براي افراد ساخته مي شود. • پرسش هاي اساسي در خصوص مهارتهاي ارتباطي: • تحليل گر با چه كسانيارتباط دارد؟ • چه واژه هايي اين افراد را متاثر مي سازد؟ • راز ارتباط موثر شناختن مخاطب است. • مخاطبان پروژه توسعه سيستمها چه كساني هستند؟ • گروه پروژه: شامل همكاران شما(ساير تحليل گران، برنامه نويسان و متخصصين سيستمهاي اطلاعاتي) • كاربران نهايي: افرادي كه كار روزانه آنها به واسطه سيستم جديد به صورت مستقيم يا غير مستقيم تحت تاثير قرار مي گيرد. مثل اثر سيستم مكانيزه فروش در مكانيزمهاي حسابداري • مديريت: علاوه بر اينكه كاربر سيستم جديد مي باشد هزينه هاي سيستم و مالكيت سيستم جديد را تصويب مي نمايد.

9. جلسه هفتم • مهارت هاي ارتباطي تجزيه و تحليلگران سيستم • پيش از ارتباط با آنها سوالات زير را از خود بپرسيد: • مسئوليتهاي اين فرد چيست و سيستم چگونه مي تواند بر او اثر بگذارد؟ • طرز تلقي اين شخص در ارتباط با سيستم موجود يا سيستم مورد نظر چيست؟ مشتاقانه، مشكوكانه، خصمانه يا بي تفاوت؟ • اين فرد چه اطلاعاتي درباره پروژه مي خواهد يا نياز دارد؟ • اين شخص تا چه حدي مشغول است و چه ميزان وقت و توجهي مي تواند به من اختصاص دهد؟

10. جلسه هفتم • مهارت هاي ارتباطي تجزيه و تحليلگران سيستم • مهارت در به كارگيري واژگان • در سياست به كارگيري واژگان نادرست سبب صدمات جبران ناپذير مي گردد. اين موضوع فقط در سياست مطرح نيست. • لسلي ماتيس اصطلاحاتي كه مي تواند بر مديرانتاثير داشته باشد را به دو دسته تقسيم مي كند: • اصطلاحات مفيد: افزايش بهره وري، كاهش موجودي، بهبود روابط با مشتري، افزايش فروش، افزايش ميزان سود، كاهش ميزان ريسك و ... • اصطلاحات مضر: هزينه هاي بالا، موجودي غيرضروري، ضررهاي بيش از اعتبار، افزايش ميزان خطا، مالياتهاي بيشتر، تاخيرات، ضايعات و ... • اصطلاحات مفيدخود را مي فروشند و از اصطلاحات مضر مي توان جهت فروش تغييرات پيشنهادي استفاده نمود.

11. جلسه هفتم • مهارت هاي ارتباطي تجزيه و تحليلگران سيستم • مهارت در به كارگيري واژگان • نكات قابل توجه در به كارگيري واژگان • افراد دوست دارند كه احساس كنند در توسعه سيستمها دخيل هستند پس هرگز از ضمير اول شخص مفرد ”من“ استفاده نكنيد. • افراد دوست دارند از زحماتشان قدرداني شود پس همواره در ارائه هرگونه مطلبي نام آنها و واحد آنها را مهم قلمداد كنيد. • از واژه هاي تخصصي مربوط به توسعه سيستمها مانند RAM، Motherbord و ... در ارتباط با كاربران و مديران سيستم استفاده نكنيد. • از واژه هاي مخفف در ارتباط با كاربران و مديران سيستم استفاده نكنيد مثلا به جاي ”اين يك DFD از سيستم حمل و نقل كالاي شماست“ بگوييد ”اين يك تصوير از نمودار جريان داده هاي سيستم حمل و نقل كالاي شماست“ • از به كاربردن اصطلاحاتي كه به عملكرد افراد حمله مي برد خودداري نماييد. • هنگامي كه مي خواهيد حذف قسمتهايي از كار را مطرح نماييد به تهديدات احتمالي وارد بر امنيت كاري افراد توجه نماييد.

12. جلسه هفتم • مهارت هاي ارتباطي تجزيه و تحليلگران سيستم • مهارت در برگزاري جلسات • چگونگي برگزاري يك جلسه • زماني كه صرف جلسات مي گردد بسيار گران قيمت است و هر چه تعداد شركت كنندگان بيشتر باشد بر هزينه و بهاي آن افزوده مي شود. • اگر سازماندهي درستي اتفاق نيفتد جلسه بي ارزش جلوه مي نمايد.

13. جلسه هفتم • مهارت هاي ارتباطي تجزيه و تحليلگران سيستم • مهارت در برگزاري جلسات • چگونگي برگزاري يك جلسه • مواردي كه بايد به آنها در تشكيل جلسه رعايت نمود در زير آمده است: • دليل تشكيل جلسه و هدف آن را مشخص نماييد. اين اهداف بايد به گونه اي باشند كه در 60 تا 90 دقيقه محقق شوند. • شركت كنندگان، جدول زماني جلسه و تسهيلات مورد نياز آن را مشخص كنيد • جلسات صبح از بعد از ظهر بهتر است، جلسات قبل از تعطيلات، قبل از نهار، قبل از جلسات مهم ديگر از كارايي لازم برخوردار نيست. • اگر جلسه نياز به تقابل رهبر با گروه دارد رهبر بايد در مقابل گروه بنشيند ولي اگر تقابل گروه با گروه ديگري لازم است كل گروه بايد در مقابل گروه ديگر بنشيند. • ابزار و وسايل مورد نياز برگزاري جلسه را فراموش ننماييد. • دستور جلسه را قبل از جلسه بين شركت كنندگان توزيع نماييد.

14. جلسه هفتم • مهارت هاي ارتباطي تجزيه و تحليلگران سيستم • مهارت در برگزاري جلسات • چگونگي برگزاري يك جلسه • اداره جلسات: • جلسه را به موقع آغاز كنيد. • اگر حضور هر يك از افراد تاثير گذار در جلسه بيش از 15 دقيقه طول كشيد جلسه را لغو نماييد. • جلسه را با فهرست نمودن يا بازبيني دستور جلسه به گونه اي آغاز نماييد كه موضوعات مورد بحث به خوبي دسته بندي شوند. • رهبر بايد از شركت كليه افراد در بحثها اطمينان حاصل نمايد. • اتخاذ تصميم بايد با شمارش آرا و نظرات اتفاق بيفتد. • صورت جلسه بايد بلافاصله پس از اتمام جلسه چاپ شده و در اختيار كليه افراد مرتبط قرار گيرد. صورتجلسه شامل خلاصه اي از ماوقع، تصميمات اتخاذ شده و مواردي است كه براي بررسي آينده مشخص شده اند. صورتجلسه توسط دبير جلسه تنظيم مي گردد كه اين فرد توسط رهبر گروه انتخاب مي شود. • جلسات طوفان فكري

15. جلسه هفتم • مهارت در برگزاري جلسات • چگونگي تشكيل يك جلسه ارائه شفاهي و رسمي • جهت فروش ايده هاي جديد تشكيل مي شوند. • جهت تكميل ارائه هاي مفصل كتبي است. • از مزاياي آن تاثير سريع و آني بر مخاطب است و همچنين القاء مطالبي به مخاطب است كه توسط نوشته ها قابل انتقال نيست. • از معايب آن فراموشي زودهنگام مباحث سمعي و بصري است كه با ارائه يك گزارش خلاصه يا تفصيلي كتبي قابل رفع است. • آماده سازي جهت ارائه شفاهي: • مقدمه 6/1 كل زمان ارائه(الف) صورت مساله ب) كار تكميل شده تا اين تاريخ) • قسمت اصلي ارائه 3/2 كل زمان (الف) خلاصه اي از محدوديتها و مسائل سيستم موجود ب) توصيفي مختصر در مورد سيستم پيشنهادي ج) تحليل امكان سنجي د) جدول پيشنهادي جهت تكميل پروژه) • سوالات و نظرات مخاطبين • جمع بندي 6/1 كل زمان ارائه(الف) خلاصه اي از پيشنهاد ب) از صحبت به عمل درآوردن)

16. جلسه هفتم • مهارت در برگزاري جلسات • چگونگي تشكيل يك جلسه ارائه شفاهي و رسمي • از اسلايدها و نمودارها و ديگر وسايل سمعي و بصري استفاده نماييد. • اسلايدها را به صورت چاپ شده در اختيار مخاطبين قرار دهيد تا مجبور به يادداشت برداري نشوند. • قبل از ارائه اصلي در مقابل چند نفر اين كار را تمرين نماييد. • توصيه هاي اداره جلسات ارائه شفاهي: • لباس رسمي بپوشيد چرا كه نحوه لباس پوشيدن شما ديگران را تحت تاثير قرار مي دهد. • به جاي من از شما و ما استفاده نماييد تا مالكيت سيستم پيشنهادي را به مديريت نسبت دهيد. • ارتباطچشمي با گروه را ادامه داده و سعي نماييد محيطي قابل اطمينان و اعتماد ايجاد كنيد. اگر شما به خود اطمينان نداشته باشيد چگونه مي توان انتظار داشت ديگران به شما اعتماد نمايند؟ • مراقب رفتار خود باشيد. كارهايي چون حركات زياد دست،قدم زدن و استفاده از يك تكيه كلام خاص مي تواند باعث آشفتگي مخاطبين شود.

17. جلسه هفتم • مهارت هاي ارتباطي تجزيه و تحليلگران سيستم • مهارت در برگزاري جلسات • جلسات بازبيني هاي گروهي • جلسه بازبيني اسناد طراحي و توسعه سيستمهاست. • جلسه به منظور يافتن و حذف خطاهايي است كه در اسناد به وجود آمده و به علت موانع ذهنيتحليلگر شناخته نشده اند. • چه كسي در جلسه بازبيني گروهي شركت مي كند؟ • گروه بازبيني يك گروه هفت نفره يا كمتر است. • يك نفر تحليلگري است كه اسناد را تهيه كرده و در طول جلسه آن را ارائه مي نمايد.

18. جلسه هفتم • مهارت هاي ارتباطي تجزيه و تحليلگران سيستم • مهارت در برگزاري جلسات • جلسات بازبيني هاي گروهي • يك نفر هماهنگ كننده وجود دارد كه وظيفه دارد: • از دريافت اسناد قبل از جلسه توسط كليه شركت كنندگان اطمينان حاصل نمايد. • از برگزاري صحيح بازبيني اطمينان حاصل نمايد. • در زمان بالاگرفتن بحث ها وساطت نمايد. • مسئول ثبت وقايع را مشخص نمايد. • ساير افراد كاربر نهايي و همچنين ساير تحليلگراني هستند كه به ارزيابي اسناد به منظور تعيين صحت آنها، كيفيت، رعايت استانداردها و ... مي پردازند. • بازبيني نبايد بيشتر از 90 دقيقه طول بكشد. • تجربه نشان داده است كه كابران نهايي از اين جلسات احساس بهتري دارند.

19. جلسه هفتم • مهارت در برگزاري جلسات • جلسات بازبيني هاي گروهي • نحوه اداره كردن يك جلسه گروهي • كليه افراد بايد بپذيرند كه از قوانين و رويه هاي يكساني استفاده نمايند. • كليه افراد بايد اسناد را مورد بازبيني قرار دهند و اين وظيفه تنها به دوش تحليلگر تهيه كننده مدارك نيست. • هدف يافتن خطاهاست نه اصلاح آنها. اصلاح به عهده تحليلگر اصلي است. • پيشنهاد مي شود از اعضاء جلسه بخواهيم هر يك حداقل يك نكته مثبت و يك نكته منفي را مشخص نمايند. • در پايان وظيفه هماهنگ كننده است كه گزارش نهايي را تحت عنوان خلاصه مديريتي ارائه نمايد.

20. جلسه هفتم • مهارت هاي ارتباطي تجزيه و تحليلگران سيستم • مهارت در تدوين گزارشهاي كتبي • هدف گزارش كتبي مي تواند اطلاع رساني، متقاعد سازي و يا هر دو باشد. • اندازه يك گزارش كتبي: • براي مديران سطح ارشد سازمان يك يا دو صفحه • براي مديران سطح مياني سازمان سه تا پنج صفحه • براي مديران سطح سرپرستي سازمان كمتر ده صفحه • براي كاركنان سازمان كمتر ازپنجاه صفحه

21. جلسه هفتم • مهارت هاي ارتباطي تجزيه و تحليلگران سيستم • مهارت در تدوين گزارشهاي كتبي • ساماندهي يك گزارش كتبي • عناصر اوليه كه به ارائه اطلاعات مي پردازد. • عناصر ثانويه كه گزارش را به گونه اي گردآوري مي نمايد تا خواننده بتواند به راحتي گزارش و عناصر اوليه را تشخيص دهد. • عناصر اوليه را مي توان به دو صورت واقعي و اداري ساماندهي كرد. • شكل واقعيقديمي بوده و بيشتر براي بيان جزئيات و مشخصات طراحي و نيازمندي ها به صورت مفصل مي پردازد. • شكل اداري مبتني بر نتيجه است و بيشتر مناسب سطوح مديريتي است و در وهله اول به بيان نتايج و پيشنهادات مي پردازد.

22. جلسه هفتم • مهارت هاي ارتباطي تجزيه و تحليلگران سيستم • مهارت در تدوين گزارشهاي كتبي • ساماندهي يك گزارش كتبي • مقدمه شامل چهار جزء است: • هدف گزارش • صورت مساله • حوزه پروژه • توصيف مضمون گزارش • قسمت روشها بايد به صورت مختصر چگونگي توسعه اطلاعات موجود در گزارش را تشريح نمايد. مثل چگونگي انجام مطالعه يا طراحي سيستم جديد. • قسمت عمده گزارش در بخش حقايق است در اين قسمت نوع داده ها معرفي مي شوند مانند ”توصيف سيستم موجود“ ”تحليل گزينه هاي موجود“ ”مشخصات طراحي“ • در قسمت نتيجه بايد به صورت مختصري گزارش را خلاصه نموده، به بررسي صورت مساله، يافته ها و پيشنهادات بپردازد.

23. جلسه هفتم • مهارت هاي ارتباطي تجزيه و تحليلگران سيستم • مهارت در تدوين گزارشهاي كتبي • ساماندهي يك گزارش كتبي

24. جلسه هفتم • مهارت هاي ارتباطي تجزيه و تحليلگران سيستم • مهارت در تدوين گزارشهاي كتبي • ساماندهي يك گزارش كتبي • عناصر ثانوي

25. جلسه هفتم • مهارت در تدوين گزارشهاي كتبي • ساماندهي يك گزارش كتبي • عناصر ثانوي • يكي از عناصر ثانويه مهم برگه ارسال است كه هيچ گزارشي بدون آن نبايد به گيرنده تحويل داده شود. اين برگه مشخص مي كند كه با گزارش چه بايد كرد. در آن مي توان به برخي خصوصيات قابل تامل گزارش تاكيد كرد. همچنين مكان قدرداني از زحمات افرادي كه شما را ياري داده اند در اين برگه است. • گزارش خلاصه: يك گزارش يك يا دو صفحه اي از كل گزارش است تا خواننده بتواند بفهمد كه آيا مطالب مورد نظر او در گزارش وجود دارد يا خير. اين گزارش مناسب براي مديريت ارشد نيز هست.

26. جلسه هفتم • مهارت هاي ارتباطي تجزيه و تحليلگران سيستم • مهارت در تدوين گزارشهاي كتبي • ساماندهي يك گزارش كتبي • اصول نگارش گزارش هاي فني و تجاري: • هر پاراگراف بايد مشتمل بر ايده اي مستقل باشد. • جملات نبايد زياد پيچيده باشند و متوسط طول جمله نبايد از بيست كلمه بيشتر باشد. • از جمله هاي مجهول استفاده نكنيد. • از لغات پيچيده، بزرگ و بي فايده استفاده نكنيد.

27. جلسه هفتم