项目一

项目一 认知采购管理工作

一、认知采购的作用和采购作业的流程

（一）采购的概念和作用 采购是最常见的一种活动，从人们日常生活到企业运作，从民间到政府，都离不开它。无论怎样的一个组织，只要它存在，它就需要从环境中获取所需的有形或无形物质，这种行为称之为“采购”。对企业来说，采购是企业经营的一个核心环节，是获取利润的重要来源，走出传统的认识误区，正确理解并做好采购工作，是当今企业在全球化、信息化市场经济中赖以生存的一个保障，更是现代化企业谋求发展壮大的一个必然要求。

1、采购的含义 采购就是购买生产和生活所需的物资，其过程包括提出采购需求、选定供应商、洽谈价格、确定交货及相关条件、签订采购合同并按要求收货付款的过程。采购比购买的含义更广泛、更复杂。采购主要包含三种含义。

采购的三种含义: 1、所有采购都是从资源市场获取资源的过程； 2、采购既是一个商流过程，又是一个物流过程； 3、采购是一种经济活动。

第一，所有采购都是从资源市场获取资源的过程。第一，所有采购都是从资源市场获取资源的过程。不管是生活物品的采购还是生产物料的采购，其意义就在于能解决资源缺乏的问题。这些问题既包括物质资源（例如原材料、设备、工具），也包括非物质资源（如信息、软件、技术等）。能够提供这些资源的供应商形成了一个资源市场。在这个资源市场中，买方就是资源的需要者，包括个人、企业、政府等。这些需求者获取资源是通过采购的方式实现的。因此可以说，采购就是资源需求者从市场上获取资源的过程。返回

第二，采购既是一个商流过程，又是一个物流过程。第二，采购既是一个商流过程，又是一个物流过程。采购的基本作用就是将资源从资源市场的供应者手中转移到用户手中的过程，在这个过程中，一是要实现将资源的所有权从供应商手中转移到用户手中，二是要实现将资源的物质实体从供应商手中转移到用户手中。前者是一个商流过程，主要通过商品交易、等价交换来实现商品所有权的转移；后者是一个物流过程，通过运输、仓储等手段使物品实实在在达到用户手中。采购过程实际上是这两个方面的完整结合，缺一不可。返回

第三，采购是一种经济活动。 经济活动主要遵循经济规律，追求经济效益。在整个采购活动中，一方面，企业通过采购获取资源，保证了企业正常生产的顺利进行，这是采购的效益；另一方面，采购过程中也要发生各种费用，即采购成本。企业要追求采购经济效益的最大化，就要不断降低采购成本，以最少的成本去获得最大的效益。返回

2、企业采购和个人购买的区别 企业采购不同于个人消费品的购买，最大的区别在于采购主体不同，企业采购主体通常都是企业、机关等单位或组织，个人消费品采购往往只是个人行为。二者无论在采购的目的和动机，还是采购的决策和特点等方面都存在明显的区别。此外还有一个主要的区别就是企业采购是供应商与企业之间的互相依靠，形成长期合作关系的过程。

实战请分析企业采购和个人购买有什么区别？答案

企业采购和个人购买的区别：

3、采购的地位和作用 ①采购的价值地位（1）采购的地位 ②采购的供应地位 ③采购的质量地位采购已经成为企业经营的一个核心环节，是获取利润的重要来源，在企业的产品开发、质量保证、供应链管理及经营管理中起极其重要的作用。采购在企业中具有举足轻重的地位。

①采购的价值地位 采购成本是企业成本管理中的主体和核心部分，采购是企业管理中“最有价值的部分”。从世界范围来看，对于一个典型企业，一般采购成本（包括原材料、零部件）要占到产品销售价格的60%，工资和福利占20%，管理费用占15%，利润占5%，因此要降低成本，首先应该降低采购成本返回

②采购的供应地位 从供应的角度来看，采购是整体供应链管理中“上游控制”的主导力量。在商品生产和交换的整体供应链中，每个企业既是顾客又是供应商。为了满足最终顾客的需要，企业都力求以最低的成本将高质量的产品以最快的速度供应到市场，以获取最大利润。这就必须依靠采购的力量，充分发挥供应商的作用。供应商提高其供应的可靠性及灵活性、缩短交货期、增加送货频率，可以极大地改造工业企业的管理水平，增强对市场需求的应变能力返回

③采购的质量地位 质量是产品的生命。一般企业都以质量控制的程序将其划分为来货质量控制、过程质量控制及出货质量控制。由于产品中价值60%的部分是经采购由供应商提供，所以企业产品质量不仅要在企业内部限制，更多的应控制在供应商的质量过程中，这也是上游质量控制的体现。返回

（2）采购的作用 ⑴直接作用采购管理在以下几个方面对经营的成功具有重大贡献： ①采购管理可以通过实际成本的节约显著提高营业利润。 ②通过与供应商一起对质量和物流进行更好的安排，能提高资本周转率。 ③通过科学的采购流程管理，能够对企业的业务流程重组及组织结构的改革做出贡献。 ④ 提供信息的作用。采购部门与市场的接触可以为企业内部各部门提供有用的信息，主要包括价格、产品的可用性、新供应源、新产品及新技术的配送体系很可能对营销部门大有好处；而关于投资、合并、兼并对象及当前和潜在的顾客等方面的信息，对营销、财务、研发和高层管理都有一定的意义。

（2）间接作用 除了直接降低采购陈本，采购职能也能够以一种间接的方式对公司竞争地位的提高做出贡献。这种间接贡献以产品品种的标准化、质量成本（与检查、报废、修理有关的成本）的降低和产品交货时间的缩短等形式出现。在实践中，这些间接贡献通常比直接节省资金更加实在。 ① 产品标准化。 ③ 增强柔性。 ④ 对产品设计和革新的贡献。 ② 减少库存。

（二）生产型企业与流通企业采购的特点 1、生产型企业的采购特征通常，工业企业依据其生产环境可分为按库存生产、按订单生产以及按订单设计生产三类。对于不同的生产环境，企业所采取的生产组织方式不同，相应的运作管理也不同，见下表。

不同生产环境对应的生产及采购特点

（1）对于按库存生产的企业一般采取流水作业，物资成批采购，标准化程度高、采购功能相对简单，采购的商务化比重大。（1）对于按库存生产的企业一般采取流水作业，物资成批采购，标准化程度高、采购功能相对简单，采购的商务化比重大。（2）对于按订单生产的企业，生产组织灵活迅速，生产设备一般按机群或工艺布局的需要，采购要求较高，针对原材料，零部件等不同的物料采取不同的采购及供应商管理方式。（3）对于按订单设计生产的企业，生产往往要求现场作业，采购通常是接受订单并确定设计以后开始，采购具有技术性强的特点。

2、生产企业采购物料的种类及特点 （1）重型设备（2）轻型设备、工具（3）半成品、零部件（4）原料（5）材料（6）燃料（7）服务

3、商贸流通企业采购的特征 在市场上，除了生产企业为了完成最终产品的制造而采购大量的设备、原材料和零部件外，商贸流通企业也需要采购。在商贸企业中，采购主体的特点决定着商品采购不同于一般的生产型企业的采购，商品采购物流的要求也比较高。

实战请列举商贸企业所采购商品答案

（1）商贸企业采购商品的分类及特点 批发、零售和贸易等流通企业的对象一般是已经完成生产过程的社会最终产品。换言之，商贸流通企业采购的对象主要是各类商品，他们有以下几种类型： ①日用百货。 ⑤小商品。 ②纺织品和服装鞋帽。 ⑥家用电器。 ③劳保用品。 ⑦农副产品和土特产品。 ④文化用品。 ⑧烟、酒、糖、茶。

（2）与生产型企业采购的区别 ①商贸流通企业以销售为主要目的。 ②广泛的产品类别。 ③采购的商品取决于市场需求状况。 ④采购的商品取决供应商的商品。

由以上可知，生产型企业和商贸型企业在采购方面存在很大的差别，比如商贸型企业以销售营销为导向，为了公司的有效运作，它必须同时兼顾供应商和最终顾客这两个市场，但两者在采购流程上有很多相似之处。相比较而言，生产型企业的采购流程更为完整，采购环节更为复杂。所以本书以下章节将以传统的生产型企业为范本，概括性地介绍一个完整的采购流程所包含的各个环节。

（三）采购的原则 引入案例： 2002年12月15日，江苏省某县土产公司（以下简称需方）和山东省某贸易公司（以下简称供方）的双方业务员王某和李某在本单位的法定代表人的授权范围内签订了一份购销红枣合同。合同约定：供方向需方提供红枣2万千克，单价每千克1.28元，总价款为25600元，质量标准为混合等级；在合同订立后10天之内，由供方发货，交货地点为山东省某县火车站；红枣的质量和数量由需方在交货车站验货，过秤为准，标包发货；结算办法为经银行托收承付。合同订立后，双方开始着手合同的履行。从2002年12月20日起，双方在交货地点对货物进行验收、过秤、标包。

供方分别于12月27日和2003年1月4日两次向需方发运已验收的红枣299包，共计2万千克。需方于2003年1月7日和1月4日分别收货后，发现红枣存在严重质量问题。经推销，仅售出1.3万千克，其余7000千克因质量低劣售不出去，发生霉变，共计损失货款8960元，2003年2月20日，供方因需方不付款便发电报催讨货款。需方在2003年3月4日复函，以“红枣质量差、腐烂”为由拒付货款，供方无奈，遂诉至人民法院，要求：1.需方立即偿付全部款项及逾期利息；2.支付违约赔偿金5000元。需方则辩：不付款项的理由是供方的货物不符合质量要求，给需方造成很大的经济损失，因此拒付货款。现愿意支付推销出去的那部分货款，损失部分的货款不予支付。另外，违约金在合同中没有约定，因此没有支付的道理。供方的损失和自己的损失相抵，故拒付赔偿。供方分别于12月27日和2003年1月4日两次向需方发运已验收的红枣299包，共计2万千克。需方于2003年1月7日和1月4日分别收货后，发现红枣存在严重质量问题。经推销，仅售出1.3万千克，其余7000千克因质量低劣售不出去，发生霉变，共计损失货款8960元，2003年2月20日，供方因需方不付款便发电报催讨货款。需方在2003年3月4日复函，以“红枣质量差、腐烂”为由拒付货款，供方无奈，遂诉至人民法院，要求：1.需方立即偿付全部款项及逾期利息；2.支付违约赔偿金5000元。需方则辩：不付款项的理由是供方的货物不符合质量要求，给需方造成很大的经济损失，因此拒付货款。现愿意支付推销出去的那部分货款，损失部分的货款不予支付。另外，违约金在合同中没有约定，因此没有支付的道理。供方的损失和自己的损失相抵，故拒付赔偿。

思考题：你认为产生纠纷的原因有哪些？ 答案

解：1、制订的商品质量（规格）标准不明确；2、供应商交货期不确定；3、交货地点不合理。解：1、制订的商品质量（规格）标准不明确；2、供应商交货期不确定；3、交货地点不合理。启示：从案例可知：1、企业在进行采购时，制订合适的、采供双方都能理解的、且便于验收的产品质量（规格）标准非常重要；2、确定合适的交货地点也非常重要；3、了解供应商的交货能力，并尽可能缩短供应商的交货期；4、除此之外，在采购时还要注意采购的数量和采购价格是否合理。

人们经过长期的摸索和总结，提出了“五个合适”原则，用以指导采购活动，取得了良好的效果。一般认为，最有效的采购就是在适当的时候，以适当的价格，从适当的供应商处购买回所需数量的、质量合适的商品。采购工作必须坚持这五个基本原则。人们经过长期的摸索和总结，提出了“五个合适”原则，用以指导采购活动，取得了良好的效果。一般认为，最有效的采购就是在适当的时候，以适当的价格，从适当的供应商处购买回所需数量的、质量合适的商品。采购工作必须坚持这五个基本原则。

在“五个合适”中，质量是基础。如果质量不合适，那么所采购的产品或服务的性能不可能符合要求，即使数量合适或者准时交货，对企业的生产和经营也毫无用处。除了质量，所需产品或服务的价格是另一个很重要的“合适”。然而，价格取决于其他四个“合适”。例如：价格与所需的质量水平有关，与所需的交货速度有关，与供应商到交货地点的距离有关，还与所需的数量有关，一般购买数量大可获得价格优惠。在“五个合适”中，质量是基础。如果质量不合适，那么所采购的产品或服务的性能不可能符合要求，即使数量合适或者准时交货，对企业的生产和经营也毫无用处。除了质量，所需产品或服务的价格是另一个很重要的“合适”。然而，价格取决于其他四个“合适”。例如：价格与所需的质量水平有关，与所需的交货速度有关，与供应商到交货地点的距离有关，还与所需的数量有关，一般购买数量大可获得价格优惠。

1、合适的产品质量 品质是较为抽象的名词，通常以“规格”来做具体的界定。就采购而言，规格通常以“合适”为原则。最适当的产品规格是指能够满足使用者的使用目的。若采购物品的规格太高，势必会增加成本，规格太低，将会影响使用效益。

实战请列举产品规格过高或过低带来的成本的增加？答案

1、高于规格引起的额外费用：不需要或不使用的功能的费用；与规格高价格高联系在一起的较高的维修费用。 2、低于规格引起的额外费用：因原料或零件品质问题导致的产品损耗费用；检验费用--品质不良需要增加大量的检验人员，增加成本；处理和纠正客户投诉的费用；流失客户的损失；重新寻找供应商的费用等等。启示：案例说明产品规格可以用来说明产品质量的好坏，因此，对规格的正确理解，选择合适的产品规格的表达形式对于采购双方极其重要。

（1）产品或服务规格的含义 产品或服务规格的含义: 规格是对采购的物品或劳务的要求条件所做的精确的说明，是生产制造和服务作业内容的标准以及验收的依据。一般来说，实体产品的规格的内容包括以下内容：产品的名称、外观、尺寸、材料成分、强度、精密度、损耗率、不良率、色泽、表面处理、重量、溶剂、包装方式和单位包装量、标识内容或方法、验收要领、检验方法、结构图及交货安装等等。

（2）产品规格的标准和具体表现形式 产品规格的具体表现形式： ①品牌 ④样品 ②工程图样 ⑤技术文件 ③市场的等级描述

（3）产品规格的标准： ①国内采购：首选国家标准，其次是行业标准。 ②国外采购：首选国际标准，其次是地区标准如欧洲标准。 ③辅助标准：厂商标准。例如：某物流企业要采购一批托盘，它对托盘的规格描述是：GB800mm*1000mm、GB800mm*1200mm、GB1000mm*1200mm。

（4）服务的规格 对于无形产品--服务来说，服务规格标准很难描述。什么样的地板才算干净？修理计算机应该花多长时间才算合适？不同的人服务标准较难统一，因此，在制订服务标准时，一定要简洁、明了、一致，并易于传达和理解。服务的类型服务有很多的类型：运输、广告、景观美化、工资管理、安全、物业管理、培训、咨询等等。

实战请写下你所期望的办公室内部地板和墙壁清洁度的规格标准。答案

1、地板清洁度规格标准： ①地毯区域看不见污垢、杂物和沙砾 ②地板上看不见污垢、灰尘、污迹和溢出物，所有被清洁的表面不打滑。看不见拖把或者其他清洁的痕迹 2、办公室墙壁清洁度标准： ①所有墙壁看不见灰尘、污垢和污迹 ②墙壁上的设备看不见灰尘、污垢和污迹

（5）如何获得“合适规格”的产品 必须做好“事前规划”、“事中执行”和“事后考核”工作。

2、合适的数量 合适的数量是指某一采购物品在某时期按计划或方法产生的合理订购数量，按该数量进行订购既能满足生产或经营的需要，又能最大程度地降低库存，从而降低成本费用。

在有些情况下，所需的数量是直接了当的。如：更换一台坏了的叉车，数量就是1台。然而，在大多数情况下，合适的订购数量原则比较难以坚持，虽然计算出合适的购买数量，也会因为某种原因而改变。如购买的数量较大，供应商会提供价格折扣，为了获得更便宜的价格，购买超过库存控制或生产可控制系统所需要的数量表面上看来是值得的，不过购买数量较大会使库存增加，带来成本问题。因此，较大的购买数量获得折扣价格所带来的好处需要与维持增加的库存所带来的成本相平衡。在有些情况下，所需的数量是直接了当的。如：更换一台坏了的叉车，数量就是1台。然而，在大多数情况下，合适的订购数量原则比较难以坚持，虽然计算出合适的购买数量，也会因为某种原因而改变。如购买的数量较大，供应商会提供价格折扣，为了获得更便宜的价格，购买超过库存控制或生产可控制系统所需要的数量表面上看来是值得的，不过购买数量较大会使库存增加，带来成本问题。因此，较大的购买数量获得折扣价格所带来的好处需要与维持增加的库存所带来的成本相平衡。

实战请写出你认为保持库存会增加企业成本的原因答案

1、库存的资金成本 2、损坏成本（如盗窃、损坏、陈旧等造成的损失） 3、管理成本（工资、加班费、福利等等） 4、扩建或新建仓库的成本 5、设施设备的折旧费、水电费

可以使用不同的方法来确定不同产品和服务所需要的数量。如零售商在进货时会有一套库存计划和控制系统，以便确定进什么货、进多少货；生产制造企业也会有一套生产计划和控制系统，以便控制零部件和原材料的需求情况。可以使用不同的方法来确定不同产品和服务所需要的数量。如零售商在进货时会有一套库存计划和控制系统，以便确定进什么货、进多少货；生产制造企业也会有一套生产计划和控制系统，以便控制零部件和原材料的需求情况。

3、合适的时间 最合适的时间是指最佳的采购时机。若采购工作进行得太早，则会增加采购物品的库存，造成大量资金积压；若采购工作进行得太迟，则库存量可能不足，容易造成产销活动无法顺利进行。

要选择合适的采购时机，必须了解采购组织的内部前置期和其外部前置期（即供应商的前置期）。要选择合适的采购时机，必须了解采购组织的内部前置期和其外部前置期（即供应商的前置期）。前置期分析图总前置期内部前置期制好交货到货验收入库制备时间运输时间检验时间提出请购发出订购单外部前置期

前置期的含义： 内部前置期--是指从提出产品或服务需求到发出完整的采购订单所占用的时间。包括准备规格、识别合适的供应商、询价/报价过程、最终选择供应商及签订合同。外部前置期--是指从供应商收到采购订单到完成采购订单（通常是指交付产品或服务）所占用的时间。通常也被称为供应商交付时间。总前置期--是指确定产品或服务需求到供应商完成采购订单所占用的时间。因此它是上述内部前置期和外部前置期的总和。前置期的长短随对象的特性、市场供应情况、采购商品来源、采购管理制度而异。采购时机的计算，以采购品预订的交货时间为准，倒算订货时间。如：3月25日交货，前置期为5天，则应该20日发出采购订单。

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