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REUNIÓN PROVEEDORES CHEC. Enero 20 de 2010. ORDEN DEL DÍA. MARCO DE ACTUACIÓN. SITUACIÓN FINANCIERA. CUADRO DE MANDO INTEGRAL. RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL. Enfoque estratégico. SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL. RESULTADOS DE SATISFACCIÓN. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.
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REUNIÓN PROVEEDORES CHEC Enero 20 de 2010
ORDEN DEL DÍA MARCO DE ACTUACIÓN SITUACIÓN FINANCIERA CUADRO DE MANDO INTEGRAL RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL • Enfoque estratégico SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL RESULTADOS DE SATISFACCIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD MANUAL DE CONTRATACIÓN • Temas de contratación PLAN DE CONTRATACIÓN EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Oportunidades de mejora 4. Conversatorio
ORDEN DEL DÍA MARCO DE ACTUACIÓN SITUACIÓN FINANCIERA CUADRO DE MANDO INTEGRAL RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL • Enfoque estratégico RESULTADOS DE SATISFACCIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Incrementar el valor para los grupos de interés Finanzas Posicionar los negocios en nuevos mercados internacionales Fortalecer las relaciones y las comunicaciones con los grupos de interés externos Consolidar los negocios en el mercado nacional Clientes y Mercados Responsabilidad Social Empresarial (RSE) Actuar con responsabilidad social y ambiental en las zonas de influencia de los negocios Lograr excelencia operacional en los procesos Operaciones Aprendizaje y Desarrollo MAPA DE OBJETIVOS ESTRATÉGICOS GRUPO EMPRESARIAL Garantizar la disponibilidad, confiabilidad e integridad de la información para la toma de decisiones Desarrollar las capacidades organizacionales Desarrollar las capacidades del talento humano Fortalecer las relaciones y la comunicación efectiva con los grupos de interés internos
La Gerencia del día a día Direcciona- miento Estratégico Gestión del Cambio Gestión Integral MODELO GERENCIAL: SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL (REFERENCIA: CORPORACIÓN CALIDAD) EL PENSAR EL QUÉ HACIA DÓNDE VAMOS Los PLANES de la empresa EL ACTUAR EL CÓMO EL TRABAJO DIARIO Los PROCESOS de la empresa EL SENTIR EL PORQUÉ Y EL PARA QUÉ LA CULTURA Las COMPETENCIAS de las personas RUTA A RECORRER:
PRINCIPIOS DE LA CALIDADNTCGP-1000:2004 • Enfoque al cliente • Liderazgo • Participación activa de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas • Enfoque basado en los procesos • Enfoque del sistema para la gestión • Mejora continua • Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones • Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores. • Coordinación, cooperación y articulación. • Transparencia
División Comunicaciones ESTADOS FINANCIEROS A NOVIEMBRE DEL 2009
División Comunicaciones RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL
ENFOQUE DE RESPONSABILIDAD SOCIAL ENFOQUE Filantropía Pura Combinación de Beneficio Social y Beneficio Económico RESPONSABILIDAD SOCIAL VALOR SOCIAL Interés Financiero Puro VALOR ECONÓMICO (Esquema planteado por Michael E. Porter y Mark R. Kramer – Harvard Bussisnes School – Boston 2002)
Política de Responsabilidad Social Empresarial Grupo EPM La Responsabilidad Social Empresarial debe ser el marco de actuación dentro del cual se desarrollan los objetivos estratégicos del Grupo Empresarial EPM, para contribuir al desarrollo humano sostenible a través de la generación de valor social, económico y ambiental, acogiendo temáticas sobre sostenibilidad contempladas en iniciativas locales, nacionales y mundiales. La actuación empresarial socialmente responsable tiene un fundamento ético, a partir del reconocimiento de los impactos que sus decisiones tienen sobre los grupos de interés; está articulada con el Gobierno Corporativo y se gestionará desde el quehacer diario de la empresa y de las personas que la conforman.
Lineamientos 1. Responsabilidad Social Empresarial como elemento de la estrategia 2. Responsabilidad ambiental, elemento de la Responsabilidad Social Empresarial 3. Relaciones transparentes y de mutuo beneficio con la sociedad 4. Importancia de los grupos de interés internos 5. Uso de fortalezas propias como palanca 6. Ejercicio desde el rol de prestador de servicios públicos 7. Universalización y desarrollo, foco de la actuación socialmente responsable 8. Sinergias y alianzas para la actuación 9. Medición de la gestión y de los impactos
PACTO MUNDIAL O GLOBAL COMPACTEJE ARTICULADOR DE LA RSE CON EL GRUPO DE INTERÉS PROVEEDORES DERECHOS HUMANOS Principio 1: Las empresas deben apoyar y respetar la protección de los derechos humanos proclamados en el ámbito internacional; Principio 2: Las empresas deben asegurarse de no ser cómplices en abusos a los derechos humanos. NORMAS LABORALES Principio 3: Las empresas deben respetar la libertad de asociación y el reconocimiento efectivo del derecho a la negociación colectiva; Principio 4: Las empresas deben eliminar todas las formas de trabajo forzoso u obligatorio; Principio 5: Las empresas deben abolir de forma efectiva el trabajo infantil; Principio 6: Las empresas deben eliminar la discriminación con respecto al empleo y la ocupación.
PACTO MUNDIAL O GLOBAL COMPACTEJE ARTICULADOR DE LA RSE CON EL GRUPO DE INTERES PROVEEDORES MEDIO AMBIENTE Principio 7: Las empresas deben apoyar los métodos preventivos con respecto a problemas ambientales; Principio 8: Las empresas deben adoptar iniciativas para promover una mayor responsabilidad ambiental; Principio 9: Las empresas deben fomentar el desarrollo y la difusión de tecnologías inofensivas para el medio ambiente. LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN Principio 10: Las empresas deben trabajar contra la corrupción en todas sus formas, incluyendo la extorsión y el soborno.
ODMOBJETIVOS DEL MILENIO • Erradicar la pobreza extrema y el hambre • Lograr la enseñanza primaria universal. • 3. Promover la igualdad entre los géneros y el empoderamiento de la mujer. • 4. Reducir la mortalidad infantil. • 5. Mejorar la salud materna. • 6. Combatir el VIH y SIDA, el paludismo y otras enfermedades. • 7. Garantizar la sostenibilidad del medio ambiente. • 8. Fomentar una asociación mundial para el desarrollo.
Insumos Relacionamiento con grupos de interés • Medición reputación • Medición transparencia • Medición de la efectividad de la comunicación
Evaluación de Satisfacción Proveedores Este estudio fue realizado bajo un Sistema de Gestión de Calidad certificado en las normas ISO 20252:2006 / ISO 9001:2000
Índices generales de Satisfacción con CHEC Todos los proveedores: 86.7 Contratos de Servicios 86.9 Contratos de obra 93.3 Contratos de suministros 86.4 23
¿Quienes son los encantados? Partamos del modelo de encantamiento utilizado por IPSOS para la evaluación de satisfacción, Este modelo de encantamiento, se basa en la teoría de que el verdadero impacto que la satisfacción genera para el negocio, se da en los extremos de la escala; es por ello que manejaremos los grupos de Encantados y Desencantados. La agrupación se hace de la siguiente forma: Totalmente Insatisfecho Totalmente Satisfecho 24
¿Quienes son los encantados? Veamos cuál es el nivel de encantamiento por tipo de proveedor y tipo de oferta A pesar que el nivel de encantamiento es alto en los tres tipos de clientes, se observa una leve diferencia 25 25
La Satisfacción General y con los procesos asociados a la contratación con CHEC INDICE DE SATISFACCION PESOS Cifras % 1 3 2 26 26
ORDEN DEL DÍA MANUAL DE CONTRATACIÓN PLAN DE CONTRATACION • Temas de contratación EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
División Comunicaciones TEMAS CONTRATACIÓN
PRINCIPIOS QUE RIGEN LA CONTRATACIÓN BUENA FE, MORALIDAD, TRANSPARENCIA, ECONOMÍA, EQUIDAD, RESPONSABILIDAD, IMPARCIALIDAD, IGUALDAD y CELERIDAD. En todos los procesos contractuales, los empleados están obligados a respetar estos principios, a fin de asegurar efectivamente el deber de selección objetiva. Transparencia: En el sector de los servicios públicos la transparencia es una condición esencial ya que en él converge el cuidado de lo público en procura del bienestar de los ciudadanos y la participación del sector publico-privado inyectando eficiencia y calidad en la prestación de los servicios públicos. * *TRANSPARENCIA POR COLOMBIA. Tomado de la “Presentación de resultados del Índice de Transparencia en las Empresas de Servicios Públicos”. Realizada en Colombia por la consultora Martha Badel. Diciembre de 2008.
CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO Gobierno Corporativo Es el conjunto de valores, principios, políticas, reglas, medios, prácticas y procesos por medio de los cuales la Empresa es dirigida, operada y controlada, buscando la eficiencia empresarial, la transparencia y coherencia en sus actuaciones, el respeto de quienes en ella invierten y el cumplimiento de los compromisos con sus diversos grupos de interés. Los valores empresariales que rigen el Gobierno Corporativo son: Compromiso Confiabilidad Innovación Responsabilidad Transparencia Calidez
La CHEC ha suscrito el Pacto Mundial como una iniciativa internacional voluntaria propuesta por Naciones Unidas y en la cual las empresas se comprometen a alinear sus estrategias y operaciones con diez principios universalmente aceptados en cuatro áreas temáticas: derechos humanos, estándares laborales, medio ambiente y anti-corrupción: Principio 10: Lucha contra la Corrupción:Las empresas deben trabajar contra la corrupción en todas sus formas, incluyendo la extorsión y el soborno. Por su número de participantes, varios miles en más de 100 países, el Pacto Mundial es la iniciativa de ciudadanía corporativa más grande del mundo. Es un marco de acción encaminado a la construcción de la legitimación social de los negocios y los mercados. Aquellas empresas que se adhieren al Pacto Mundial comparten la convicción de que las prácticas empresariales basadas en principios universales contribuyen a la construcción de un mercado global más estable, equitativo e incluyente que fomentan sociedades mas prósperas. Código de ética. Coimas, sobornos, corrupción, contrabando
MODALIDADES DE SOLICITUD DE OFERTAS Solicitud única de oferta: El manual establece cada uno de los casos en los cuales se puede solicitar una (1) sola oferta. Siempre deberá existir la justificación. Los precios del mercado serán referente obligado para la negociación del aspecto económico. A esta modalidad no podrá acudirse en ningún caso, en atención a la cuantía. Solicitud pública de ofertas: La solicitud pública de ofertas es la modalidad de selección en la que cualquier persona que cumpla con los requisitos puede participar y la selección del oferente ganador se hará con base en los criterios objetivos preestablecidos por CHEC. Estas solicitudes de ofertas se publican en la página web de CHEC MANUAL DE CONTRATACIÓN
CELEBRACIÓN DEL CONTRATO: Los contratos se perfeccionan en la fecha en que la CHEC envía la carta de aceptación al oferente seleccionado. Los contratos sin cuantía, los superiores a mil (1000) salarios mínimos mensuales legales vigentes o de cuantía estimada superior a dicho monto, se contendrán en un documento suscrito por las partes vinculadas por el nexo contractual . GARANTÍAS: Las garantías deberán ser expedidas por compañías de seguros o entidades bancarias debidamente autorizadas para operar en el país y en general en los demás mecanismos de cobertura del riesgo que defina la empresa. La CHEC ha celebrado un convenio con Seguros del Estado que ofrece las garantías necesarias para la empresa y el afianzado, y permite diferir el pago de las pólizas correspondientes, el punto se encuentra ubicado en el primer piso del edificio 1 de las nuevas instalaciones
MODIFICACIÓN DEL CONTRATO PRÓRROGA. Extensión o prolongación del plazo de ejecución del contrato dentro del cual se continuarán ejecutando las obligaciones de las partes. ADICIÓN. Ampliación del valor contractual, hasta el 50% del valor inicial del contrato. OTROSÍ: Es cualquier modificación sustancial de las condiciones contractuales, siempre y cuando no altere el objeto contractual. RENOVACIÓN DE LOS CONTRATOS. Se entiende por renovación el acuerdo entre las partes para obligarse nuevamente al desarrollo de las actividades contractuales inicialmente pactadas y de acuerdo con los términos allí convenidos. Habrá renovación aunque el plazo o cantidad de las actividades sean inferiores a lo pactado para el contrato inicial.
OPORTUNIDAD DE DISCREPAR LAS EVALUACIONES DE LAS OFERTAS En los procesos de contratación cuya cuantía estimada sea superior a 300 SMLMV, los oferentes tendrán oportunidad de conocer y controvertir los informes de evaluación de las ofertas, para lo cual el área de Contratación Compras los pondrá a disposición de los oferentes por el término de 3 días hábiles, con el fin de que éstos presenten las observaciones que estimen pertinentes, una vez CHEC disponga de los resultados del orden de elegibilidad de la convocatoria. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, mejorar o modificar las ofertas.
PUBLICACIÓN EN WEB DE LOS PROCESOS Todos los procesos de contratación, sin importar la cuantía, son publicados en la Página Web de la CHEC, con excepción de las solicitudes únicas de oferta. Compras > a 50 SMLMV: http://www.chec.com.co/drupal3/node/26 Compras < a 50 SMLMV: http://www.chec.com.co/drupal3/?q=node/29 La publicación a través de este medio, da la posibilidad de participar a oferentes de distintas partes del país. Si el proceso supera los 2.000 SMLMV, adicionalmente, se publica en periódicos de amplia circulación.
IMPORTANCIA DE TENER NEGOCIOS CON LA CHEC Crecimiento del Sector Energético (escogido entre los 8 sectores de Clase Mundial para la competitividad del país) Respaldo del Grupo Empresarial EPM. Reconocimiento e importancia de la empresa para el desarrollo de la región. Solidez financiera y económica. Nuevos proyectos de inversión. Relaciones gana-gana y perdurables (creación de relaciones de confianza) Transparencia en los procesos de contratación.
Evaluación de Proveedores Implementación a partir de Diciembre 2009 COMPRAS MENORES (<50 SMLMV) • Aspectos a Evaluar: • Condiciones Comerciales: Evalúa el cumplimiento en tiempo y cantidades • valorado en una escala de 1 a 5. En caso de incumplimiento se le hará un llamado de atención al proveedor con el fin de que corrija sus fallas. La metodología implementada y los criterios de calificación serán publicados en la Página Web. • Control y Seguimiento a Reclamos por calidad o no conformidad del producto adquirido Evaluador: Proceso Abastecimiento de Bienes y Servicios
Evaluación de Proveedores Implementación a partir de Diciembre 2009 COMPRAS MENORES (<50 SMLMV) • Reevaluación • Trimestralmente se elabora un reporte sobre el desempeño del proveedor y se le hace la retroalimentación correspondiente sobre los resultados obtenidos: • En caso de tener un Desempeño No Satisfactorio la empresa se abstendrá de considerar cualquier cotización del proveedor durante los noventa (90) días calendario contados a partir de la fecha en la cual se le oficializa el resultado obtenido. El proveedor que resulta con un desempeño Aceptable deberá mejorar las falencias reportadas, quedando sujeto a seguimiento.
Evaluación de Proveedores COMPRAS MAYORES (>50 SMLMV) • Se realiza evaluación al proveedor cuando se trate de un producto o servicio que pueda tener un impacto o afectación sobre la prestación del servicio de energía o la calidad de la misma; alguna actividad crítica para la operación de los Negocios o interferir en el desarrollo de un proyecto. De acuerdo a lo anterior, el interventor es quien define si se aplica o no la Evaluación. Una vez finalizado el Contrato, el interventor realizará la evaluación respectiva, comunicándole al proveedor los resultados de la misma y solicitando si es del caso atender las deficiencias encontradas. • Aspectos a Evaluar: • Condiciones Comerciales: Evalúa el cumplimiento en tiempo y cantidades, • valorado en una escala de 1 a 5. (Peso: 40%). • Calidad del producto (Peso: 40%) • Servicio (Peso: 20%) • Comunicación clara y oportuna • Atención de quejas y reclamos • Asesoría y conocimiento técnico • Cuando se trate de Servicios el interventor define los aspectos a evaluar.
Evaluación de Proveedores Implementación a partir de Diciembre 2009 COMPRAS MAYORES (>50 SMLMV) • Reevaluación • Cada año y medio se elabora un reporte sobre el desempeño del proveedor y se le hace la retroalimentación correspondiente sobre los resultados obtenidos: • El proveedor que resulta con un desempeño Aceptable deberá mejorar las falencias reportadas, quedando sujeto a seguimiento. En caso de resultar No Satisfactorio, se analizará la conveniencia de que en un próximo proceso de contratación en el que participe se descuente del puntaje obtenido determinados puntos por las penalizaciones, deducciones o sanciones que hayan sido impuestas en determinado contrato.
ORDEN DEL DÍA • Conversatorio Oportunidades de mejora
