人事人員於組織改造中應有的角色與作為

人事人員於組織改造中應有的角色與作為 行政院人事行政局副局長顏秋來

目錄 前言：您準備好了嗎？人事局做了什麼？人事人員的任務＊人事人員要做什麼？＊人事人員如何把事情做好？＊人事人員定位及角色的轉變結語:精神武裝、全程參與、把握時效

【改造】所代表的五種意義 1. 歸零設計的思維 2. 績效管理的文化 3. 積極變革的措施 4. 創新經營的策略 5. 永續發展的過程

政府組織改造的目的 • 從在地化的角度言增進（累積）國家發展力 • 從全球化的角度言提高國家競爭力（優勢）

從『競爭力』角度看組織改造 • 組織改造在『解決現實組織運作的窒礙困境』也就是『競爭力的弱化』 • 組織改造在『奠定未來組織運作的成功基礎』也就是『競爭力的優勢』

組織改造之操作策略 1. 事權任務核心化 2. 組織結構精實化 3. 員額總量管理化 4. 業務運作持續化 5. 人員權益保障化

組織改造之立法設計

壹、前言：您準備好了嗎？課程一開始，請先思考下面四個問題：壹、前言：您準備好了嗎？課程一開始，請先思考下面四個問題： 8 配合行政院組織改造作業，人事人員要做哪些事情？如何把這些事情做好？該做什麼準備？在推動組織改造過程中，人事人員在機關中的定位及扮演角色是否應隨之轉變？對自己有什麼期許？

院長的期許： • 99年1月14日行政院第3179次會議 • 組織改造目標： • 精實、彈性、效能 • 組織調整作業期間： • 施政無縫接軌，不可影響為民服務及工作品質。 • 組改規劃原則： • 積極朝法規鬆綁、簡化行政流程、提升為民服務品質等方向努力。公務人員的權益在組織改造過程中獲得充分保障，希望所有同仁配合組織改造，安心地在自己的崗位上全力以赴。 9

組織改造作業能否順利推動，身為人事人員的您，是最關鍵的角色！組織改造作業能否順利推動，身為人事人員的您，是最關鍵的角色！你準備好了嗎? 10

貳、人事局在組織改造過程中做了什麼？ 11

召集人 顏副局長副召集人張主任秘書黃簡任視察湘紋企劃處陳處長昭欽懷副處長敍住福會蔡主任委員祈賢人力處張處長秋元任組長可怡程專門委員挽華考訓處范處長祥偉人力中心劉主任慈吳主任靜瑜蕭副處長鈺給與處盧處長坤城林專門委員國璋地方處黃處長芳裕研習中心城主任忠志梁主任景寬莊專門委員素宜資訊室陳主任邦正林科長延增人事室張主任美娟一、組成本局組改專案小組，研議組改措施 12

一、組成專案小組，研議組改措施（續） 員額管理與組織編制 ☆總員額法施行 ☆新機關組織編制審議 ☆行政院人事行政總處組織規劃其他人事配套事項 ☆功績獎章、模範公務人員 ☆考績作業 ☆終身學習、專長轉換訓練 ☆待遇 ☆資訊行政與資訊系統 ☆宿舍管理人力安置與運用 ☆現有人員妥適處理 ☆考試分發 ☆任免作業 ☆研訂權益保障子法本局主管法規整備 ☆制訂定部分 ☆廢止或停止適用部分 ☆實質修正部分 ☆機關名稱調整部分 ☆其他機關配合制定或修正部分 13

一、組成專案小組，研議組改措施（續） • 專案小組工作項目階層式架構 • 27項工作項目 • 57項重點工作 • 139項規劃辦理事項 • 近程（99年6月以前完成）：55項 • 中程（99年12月以前完成）：25項 • 長程（100年1月以後完成）：50項 • 配合權責主管機關規劃時程者：4項 • 配合組改期程者：4項 • 配合法規修訂期程：1項 14

二、檢討整備本局主管法規須配合調整情形 須制訂定法規（8項）配合行政院組改法律規定，修正法規實質內容（16項）共198項須廢止或停止適用現行法規（5項）配合本局改制行政院人事行政總處，修正本局名稱法規（112項）請其他機關配合制訂定或修正之法規（57項） 15

三、規劃人事行政總處組織及職掌 • 行政院組織法第6條：行政院設人事行政總處。為行政院所屬中央二級機關，襄助院長落實公務人力政策及管理。 • 配合新機關組織調整規劃報告時程，依據組織調整基相關規定，本零基檢討精神，依職能平衡、人力精簡、效能發揮原則，規劃人事行政總處各單位組設、職掌及所屬機關設置。

四、其他事項 • 配合行政院組織改造推動小組，負責員額及權益保障工作分組之組成及運作： • 主持人：局長 • 副主持人：顏副局長、銓敍部吳次長 • 邀集各部會人事主管，宣導組改重要事項 • 召開本局與銓敍部業務會談，就編制審議、官制官規檢討等事項交換意見。 • 主責新機關編制表之審議。 • 規劃推動總員額法施行各項工作。 17

參、人事人員的任務 18

一、人事人員要做什麼? 19 檢討新機關組織調整規劃(99年5月底前) 目標：確立各部會等中央二級機關及所屬各機關（構）組織架構工作重點： • 於99年2月底前，依「行政院及所屬各機關組織調整作業原則」，視需要修正機關組織調整規劃報告。 • 配合後續組改小組分梯次審定報告，必要時提供相關資料或補充說明。

一、人事人員要做什麼?（續） • 配合組改作業，成立籌備組織 • 目標：建立籌備機制，統籌各項作業 • 工作重點： • 自99年6月起，各機關應配合組織改造作業期程，成立任務編組型態之「籌備小組」 • 人事人員應協助機關擬訂小組設置要點，及指派現有人員派充或兼任「籌備小組」成員 20

一、人事人員要做什麼?（續） • 101年1月1日行政院組織法及暫行條例開始施行後，如個別機關組織法案仍未法制化，必須先訂定新機關暫行組織規程及編制表以持續運作，等機關組織法完成立法後再予廢止成立籌備小組（任務編組） 100年12月31日前如組織法律未完成立法，訂定暫行組織規程及編制表 101年1月1日後 21

一、人事人員要做什麼?（續） 22 研擬組織法、處務規程及編制表草案目標：細部規劃新機關單位設置及人員編制＊工作重點： • 協助規劃本機關及所屬各級機關（構）職掌及內部單位合理設置(組織法、處務規程)。 • 規劃本機關及所屬各機關職務設置、員額數、官等職等(編制表)。 • 配合組織法規審議時程，應相關審查機關要求，提供必要且正確之機關組設及人力配置資料，以利組織法規審議作業順利進行。

一、人事人員要做什麼?（續） • 協助機關同仁辦理優惠退離措施 • 目標：當退則退，應留則留＊工作重點： • 依據機關未來組織及業務調整情形，協助機關首長規劃未來新機關人力運用計畫，確定新、舊機關間人力調整、銜接及替換情形。 • 應協助機關同仁瞭解是否符合優惠退離規定，並協助擬申請資格者於優惠退離措施受理申請時間內提出申請。 23

一、人事人員要做什麼?（續） 轉任、派職及待遇支領休職、停職、留職停薪人員權益處理聘僱人員公保年資損失補償其他權益保障事項 24

一、人事人員要做什麼?（續） ‧推動總員額法之員額管理新制授權主管機關於總量額度內調整個別報核增減員額定期針對所屬辦理員額評鑑 25

ㄧ、人事人員要做什麼?（續） • 總員額法施行後，各機關業務推動所需人力，將由過去個別報核增減員額作法，改為授權主管機關於獲配總量額度內，依業務消長彈性決定員額調整。 • 各主管機關應事先研擬規劃所屬機關員額調整配置措施，並規劃辦理所屬之員額評鑑。

二、人事人員如何把事情做好？ • 人事人員應充分瞭解政府推動組織改造的理念、願景、目標及策略，並瞭解自己的職責範圍。 • 確實掌握組改四法的立法背景、立法精神、條文內容及立法院附帶決議。 • 人事人員應掌握組改四法的立法源起、立法精神及條文內容，及立法院審查法案通過的附帶決議。 27

二、人事人員如何把事情做好？（續） • 深入瞭解本機關受組織改造的影響程度及調整情形人事人員應瞭解本機關組織定位、主管或附屬機關、業務職掌範圍等，是否將受組改四法影響或有所調整？ 28

二、人事人員如何把事情做好？（續） • 落實時效管理，依步驟及規定時程提前作業組改各項工作時程銜接緊密，任何一個機關未依時程或規定進行相關作業，均可能導致整體作業進度的延宕，因此，時效管理為最重要的課題，必須熟記各項作業的規定辦理時程，規劃辦理工作應預先準備、提前完成。

二、人事人員如何把事情做好？（續） • 明確作業權責，提升行動力及協調力應明確所屬各機關人事人員，辦理各項業務之分工，指定承辦單位、主要承辦人、次要承辦人，並建立聯繫窗口、分工架構及甘特圖，確保事事有人做，人人有事做。 30

二、人事人員如何把事情做好？（續） • 加強橫向聯繫，整合組改工作組改各項工作牽涉機關內部各單位，需注意各項工作的有效銜接，避免各行其是。尤其機關內部研考企畫單位、主計單位、秘書總務單位、法制單位等主要幕僚作業單位，更應彼此充分溝通、協調、聯繫及合作。

二、人事人員如何把事情做好？（續） • 人事作業透明化、穩定化，安定人心為優先組織調整期間機關同仁難免對未來有不確定感，各項人事作業尤具敏感性，應更注意作業的透明公開，相關措施應充分溝通宣導，同時依人事法令維持正常人事作業，安定同仁持續推動當前工作，並同時為未來調整預作準備。 32

二、人事人員如何把事情做好？（續） • 人事人員應熟悉明瞭組改四法對機關現有人員權益是否將有影響，並適時協助同仁維護應有權益，並即時提供正確解答，化解疑惑。

三、人事人員定位及角色轉變 組織改造中人事人員角色傳統人事人員角色政策的遵從者策略的接受者方案的執行者信息的傳遞者服務的提供者問題的解決者政策的倡議者策略的參與者方案的研擬者信息的溝通者權益的保障者問題的管理者 34

人事人員對組織改造應有的作為 • 充分瞭解組織改造的＊理念＊目標＊策略 35

人事人員對組織改造應有的作為(續) • 確實熟悉組織改造五大法案的＊立法背景＊精神＊內容（條文）＊立法進度 36

人事人員對組織改造應有的作為(續) • 深入檢視本機關受組織改造的＊影響面＊調整面 37

人事人員對組織改造應有的作為(續) • 協調釐訂本機關組織調整之具體方案 1. 具體實施內容＊組織調整＊業務運作＊人員配置處理及＊權益保障等 2. 法案條文 3. 推動時程 38

人事人員對組織改造應有的作為(續) ＊建立與各相關利害關係人間暢通無礙之【具互信關係溝通對話機制】 39

人事人員的角色轉變 • 人事人員的轉型原則 • 從機關穩定力量，轉型為穩定中求開創的力量 • 人事機構及人員配置之規劃，必須率先落實組改要求，建立機關內各單位進行相關規劃之標竿 40

人事人員的角色轉變（續） • 於組織調整過程中體現勇於任事、突破原有業務領域的企圖心，並為未來組織調整後人事單位作為機關管理工程師、健檢規劃師、生產力激發者之新角色，奠定基礎。

人事人員的角色轉變（續） • 反求諸己、做好準備、展現執行力 • 組改狀況複雜，「解決問題」僅為最基本要求，更要做到「問題管理」，將問題化為無形，化危機為轉機。

人事人員的角色轉變（續） • 推動組織改造不只是主管機關的責任，每位人事人員都將參與其中，扮演不可或缺的重要角色。 • 人事人員應發揮主動積極、勇於任事精神，嚴格檢討業務職掌及員額編制，屏除機關本位主義觀念，以提升整體政府行政效能為目標，將機關人與事做最合理配置。掃除機關本位主義! 43

在組織改造過程中，人事人員最重要的任務，就是和機關首長、同仁及相關機關，在組織改造過程中，人事人員最重要的任務，就是和機關首長、同仁及相關機關，建立暢通無阻、互信互賴的溝通協調對話機制 44

肆、結語 政府組織改造作業經過23年的努力，終於在今年完成立法公布，但也由於推動期程緊迫、影響機關層面廣泛，更需要所有人事人員的積極參與！本局將各位一起努力，共同開創歷史的新頁！ 45

政府組織改造 是提高國家競爭力的堅實基礎

沒有改革，一定不會成功 • 改革是要人人參與，才有成功的可能

精神武裝 全程參與把握時效 48

人事人員於組織改造中 應有的角色與作為