档案著录与数字化 （以简化方法为例）

1. 档案著录与数字化（以简化方法为例） 襄樊市档案局　刘志强

2. 一、档案著录（一）简化方法整理

3. 前言 • 档案著录档号格式设置是前提和基础，档号格式正确了，著录才有实际意义，档号格式设置不对，一切都无从谈起 • 这篇讲义以湖北省档案局鄂档规[2011]6号文件省档案局关于印发《湖北省机关档案工作业务建设规范》的通知、鄂档办[2009]27号《湖北省档案局关于建立档案年报工作制度的通知》、《湖北省文书档案目录数据库结构与著录细则》、中华人民共和国档案行业标准DA／T 31—2005纸 质 档 案 数 字 化 技 术 规 范》结合上报省局目录数据要求编篡而成，不足之处，敬请大家批评指正

4. 档案著录 • 档案著录是档案工作现代化的重点，也是难点。著录质量的好坏直接关系到能不能查到，如果查阅不到，我们著录的再多又有什么用呢？很多地方、很多人不知道著录什么、怎么著录，导致出现大量的返工现象。下面我们就以简化方法为例讲讲如何进行著录。

5. 简化方法整理 • 著录格式 • 全宗号-门类及年度号-类别及保管期限号-件号，1-W2010-办公室 y-1 讲解：档号格式实现的方法 • 著录项目 • 文件编号、密级、题名、责任者、文件形成时间、页数、全宗号、归档年度、件号、实体分类号、保管期限

6. 简化方法整理

7. 简化方法整理 • 一、【文件编号】 • 1、文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号、文件编号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等 • 2、文件编号一般只有一个，照原文著录即可。 • 3、对于联合发文的文件编号，如果有本机关（及其直属上级机关）文件编号的，只著录本机关文件编号；没有本机关的文件编号的，著录主办机关的文件编号，如果要著录全部文件编号的话，文件编号之间要用“；”分开。

8. 简化方法整理 • 一、文件编号 • 4、对于没有意义的代字所形成的文件编号，包括两种情形：①代字是总号的一律不予著录；②只有文件顺序号第×号，没有机关代字的），著录的要予以删除。 • 5、文件编号中间的号用小写数字，不能用大写，文件编号中的文号之间用分号隔开 • 6、对于特定的文件编号，比如：中华人民共和国主席令、国务院总理令、湖北省人民政府令中间不能加年度

9. 简化方法整理 • 一、文件编号 • 7、文件编号不包括期刊号、会议简报、会议纪要、襄办通报、襄组通讯之类的期刊杂志编号，它们应该放置在正题名后面，用中括号括住。这类期刊杂志编号中间一般省略了年代，著录的时候要加上，顺序号一律用阿拉伯数字，比如：襄组通报、市政府专题会议纪要、政府情况通报、襄阳市“万名干部进万村入万户”工作简报[2011]第18期 • 8、文件编号中间的年代一律是四位数，比如1995、2001

10. 简化方法整理 • 文件编号常见错误 • 1．文号顺序号不是阿拉伯小写1、2、3等等写成了大字 • 2．文件编号中间的小括号、中括号混用现象比较突出 • 3、文件编号之间没有用分号分开 • 4、文件编号中间忘了年度，比如：情况反映第一期，应写成：情况反映[1998]第1期

11. 简化方法整理 • 文件编号常见错误 5、只有机关代字或只有文号的顺序号 6、文件编号与文件编号之间没有用分号分　开，用的是逗号、顿号

12. 简化方法整理 • 说明 文件编号、题名、责任者之间究竟用什么标点符号，很多人弄不明白，在这里说明一点：分号用在文件编号和责任者之间，顿号用在责任者中间

13. 简化方法整理 • 二、【密级】 • 卷内文件的密级应按局（馆）解密划控小组界定的范围[即：绝密、机密、秘密、控制]进行著录，没有标注密级、控制的按公开著录 卷内文件的密级

14. 简化方法整理 • 需要说明的是控制的使用，有些文件虽然没有标明密级，但不能作为公开进行标记，它包括以下几个方面内容：1、涉及党和国家重大问题、重大政治事件尚未作出结论、不宜公开的，对社会开放会影响党内团结、党和国家机关工作正常开展的档案。2、涉及各级党政政府领导人及社会各界著名爱国进步人士的政治历史评价及工作与生活中不宜公开的，对社会开放有损个人形象、人格尊严和声誉的档案

15. 简化方法整理 • 3、涉及人事管理工作中对干部进行考察、奖惩、任免、职称评定等酝酿、讨论、决策过程中形成的档案（单独归档保存的干部任免通知档案，可以开放）。4有关党政机关会议记录、信访、阶级划分、历次政治运动不宜开放的档案。5、涉及国防设施、军事要地、军品贸易、军工科研及生产的，对社会开放不利于维护国家主权和领土完整，危害国家的战略防御能力的档案

16. 简化方法整理 • 6、涉及民族纠纷、民族矛盾的统战、桥务、宗教工作中内定的方针、政策的，对社会开放会影响民族团结、社会稳定和不利于国家统一的档案。7、涉及国内行政区域之间的边界问题，对社会开放后可能激发边界纠纷、影响社会稳定和人民团结的档案。8、涉及准确记载风俗民情，对社会开放后可能资敌军事、经济战略，或民族形象的档案

17. 简化方法整理 • 9、涉及我国科学技术的关键技术、技术诀窍、传统工艺、配方、重要资源的，对社会开放后会削弱我国经济、科技实力或使国民经济遭受损失的档案。10、涉及与国外科技交流、经济合作、贸易往来、外事工作中内部掌握的政策、策略及对具体事件的处理意见、方案的，对社会开放会使我国在对外活动中处于不利地位或在政治上造成被动、经济上造成损失的档案。

18. 简化方法整理 • 11、涉及著作权、发明权、专利权的，对社会开放会造成侵权诉讼并有损国家利益的档案。12、涉及司法、监察纪检及组织人事工作中对有关人员违　纪违法的调查与具体审理情况的，对社会开放会造成不良政治影响或不利于审理人员及举报人等人身安全的档案。13、涉及公民隐私的对社会开放会损害公民声誉和权益的档案。14、涉及台、港、澳同胞和海外华侨中爱国进步人士的，对社会开放会损害其声誉和权益的档案。

19. 简化方法整理 • 15、涉及民国时期军、警、宪、特组织及人员方面的，对社会开放在一定时期内可能对某些方面带来不良影响的档案。 • 控制标识符的添加

20. 简化方法整理 • 三、【题名】 • 题名一般照原名录入，但在实际操作中，对题名中出现的我省、我市、我县、你省、你市、你县、本省、本市、本县、我单位、本单位等含混不清的字眼要改为具体的省、市、县，此外对于城市的街道如果没有写城市名称的要在前面加上[XX市],对农村的乡、村要加上[XX市]或者[XX]县

21. 简化方法整理 • 三、题名 • 题名著录中要特别注意的地方： • 1、关于本地区招工、转正、定级、职称评定、评先表模、人事调动、毕业生分配、招生、职务任免等牵涉到本单位个人的信息应一一著录，牵涉到本单位的要在原标题后加[XXX单位]

22. 说明 • ①有人认为，这样改了是在改档案。这样认识是错误的。因为，著录内容只是全面、准确地揭示档案内容，只是给查找提供方便，它并不能代替档案，需要看档案的话，还要扫描，在原文里面看。 • ②有人问本单位的肯定要著录，别单位的怎么办？答案是你是发文单位的话，你要全部著录，不是发文单位的话，只著录本单位的。题名栏目不能完全著录怎么办？可以打开后台管理，在题名栏目把长度改为999（先把“带索引字段的√去掉），如果还著录不下的话，可以在备注栏目进行著录

23. 简化方法整理 • 三、题名 • 题名著录中要特别注意的地方： • 2、文件题名不能揭示文件内容，需根据文件内容重新拟订。它包括以下4种情况： • ①文件题名只有“通知”、“函”、“会议通知”、“电报”、“合同”等文种信息的，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加“[]”号。”例：通知[共青团中央关于纪念“一·二九”的通知]。

24. 简化方法整理 • 三、题名 • 题名著录中要特别注意的地方： • ②文件题名揭示了一定信息但不全的，应该考证出具体内容补充进去用[]加以说明。比如：1986年4月28日湖北省劳动人事厅、湖北省卫生厅联合下发了鄂劳人险[1986]73号文件《关于转发劳人险[1986]5号文件的通知》应该著录为《关于转发劳人险[1986]5号文件的通知》[《关于乡村医生工龄计算问题的复函》]。

25. 简化方法整理 • 三、题名 • 题名著录中要特别注意的地方： • ③文件没有标题的，依据其内容拟写题名，并加“[]”号。”

26. 简化方法整理 • 三、题名 • 题名著录中要特别注意的地方： • 3、标题中的数字，除了“五一”、“十一”、“十一届三中全会”等专用名词外，没有特别说明一律阿拉伯数字，包括年、月。 • 4、乡镇前面一律冠以[××县]，城区前面一律冠以[××市]。

27. 简化方法整理 • 三、题名 • 题名著录中要特别注意的地方： • 5、我们一直强调在省、市、县前面应加上具体是哪个省、哪个市、哪个县，忽略了在省直部门、市直部门、县直部门前加上具体的省、市、县，报表中的物资局、劳动局等等比比皆是、改不胜改。比如：“批转兵役委员会关于1956年应征公民兵役登记工作的实施计划”，应改正为：“批转[湖北省]兵役委员会关于1956年应征公民兵役登记工作的实施计划”；“对资改造小组关于开展大购大销进行市场改造的指示”应改正为：“[襄阳地区]对资改造小组关于开展大购大销进行市场改造的指示”，“农林水战线清查中存在的薄弱环节”应改正为：“[谷城县]农林水战线清查中存在的薄弱环节”

28. 简化方法整理 • 三、题名 • 题名著录中要特别注意的地方： • 6、简称应该规范、准确，不产生歧义，类似“中办厅、国办厅、军委办公厅”等等要写成中共中央办公厅、国务院办公厅、中央军委办公厅，

29. 简化方法整理 • 三、题名 • 题名著录中要特别注意的地方： • 7、上下级连用的时候或者平级罗列的时候要注意说明。比如：“关于市、县机构改革中党政机关工作部门设置和人员编制有关问题的通知”应改为：“关于[湖北省]市、县机构改革中党政机关工作部门设置和人员编制有关问题的通知”；比如：2009年度[襄樊市]县（市）区统战工作检查考核工作方案

30. 简化方法整理 • 三、题名 • 题名著录中要特别注意的地方： • 8、标题应该完整、准确揭示内容，如果不能揭示的应补充完整，如：“要求更改参加工作时间”，应补充为：“[张三]要求更改参加工作时间”，“要求落实工龄问题”，应补充为：“[李四]要求落实工龄问题”,“4月份商品流转计划编制说明”应著录为1957年4月份商品流转计划编制说明”

31. 简化方法整理 • 四、【责任者】 • 1、责任者应该按文件上的署名进行抄录，机关团体责任者必须用全称或规范的简称，对于“市（县）××局”、“本局”、“专署”应该按规范补正为“××市××局”、“襄阳地区行政公署”、“襄阳专署”

32. 简化方法整理 • 四、责任者 • 2、对于责任者有多个的，并且是机构的，只著录列居首位的责任者和本全宗所在责任者 • 3、对于联合发文的文件，并且发文机关有本单位的，责任者也只著录本机关 • 4、对于责任者有多个，并且是姓名的，要著录3个，第一责任者和后面的，中间用“；”分开，其它用“，”分开

33. 简化方法整理 • 四、责任者 • 责任者项容易犯的错误 • 1．责任者只有湖北省、襄樊市这样的一级政府机构的名称，没有具体单位的名称 • 2．两个以上责任者连用的时候，第二个或者第三个前面没有哪一级政府名称，比如：湖北省计委、物质局，或者两个单位之间没有用分号分开，写成了湖北省计委、物质局 • 3、乱简写现象严重，比如：人大、中办厅、国办厅 • 4、责任者空项

34. 简化方法整理 • 四、责任者 • 责任者项容易犯的错误 • 5、责任者只写了哪个乡、村（城市是街道、居委会），没有写县、市 • 6、没有写明具体的省、市、县

35. 简化方法整理 • 五、【文件形成时间】 • 文件形成时间以制发文件所形成的时间为准。由8位数字组成，年度4位，月份2位，日期2位，如：20090618。对于无法考证的用0补齐

36. 简化方法整理 • 页数 • 以实际页数多少著录。实际工作中这项条目出现了很多问题，需要多交代一点 1、每件页数是该件所有页数的总和，它包括正面和反而两面，不是只数有多少页就算多少页。也不是只有定稿没有底稿、只有正文没有处理笺那样的算法，是包括正反两面，从开始一直数到最后的所有页数的总和。 2、页号的编制是正面的右下角，反面的左上角，只要有文字的都要用铅笔编页号。

37. 简化方法整理 • 全宗号 • 1、全宗号以档案馆给的全宗号进行著录 • 2、不属于进馆范围、没有全宗号的可以以本机关名称第一个的字母代替，比如：房改委全宗号为fgw • 3、全宗号输错的修改方法，是在简化方法状态下，点击批量修改－归档文件，在著录项目中找到全宗号，将“查找内容”定义为错误的全宗号，将“替换为”定义为正确的全宗号即可

38. 简化方法整理 • 七、归档年度 • 以档案为准，档案归在哪一年归档年度就是那一年

39. 简化方法的整理 • 实体分类号 • 按业务科室修改确定的分类方案进行著录

40. 简化方法整理 • 八、保管期限 • 按档案划分的保管期限进行著录

41. 简化方法整理 • 总结 • 重点难点：文件编号、题名、密级、责任者、文件形成时间

42. 简化方法整理项目之间内在联系 • 1、文件形成时间、文件编号、归档年度的联系 • 一般来说，哪一年的文件，它的文件编号、文件形成时间、归档年度应该属于同一年度，不能说，我的一份文件文件编号是鄂档[2008]4号，我的文件形成时间却是2009年的，文件要归到2009年度。

43. 简化方法整理项目之间内在联系 • 2、文件编号、题名、责任者之间的联系 • 一般而言，这三者之间应该是同一个人或者单位，比如：我的文件编号是襄档[2002]4号，那么，我的文件题名一定是襄樊市档案局怎么怎么办，不可能是湖北省劳动厅要下达什么指示，责任者自然也是襄樊市档案局，因此，如果上述三者之间不统一的话，著录项目肯定是错误的。

44. 简化方法整理项目之间内在联系 • 3、联合发文的主要看题名 • 题名如果把所有单位都列入的，那么文件编号中这些单位的文件编号都要列入，责任者也要把这些单位都列上，题名如果只点了一个单位的，并且这些单位没有本机关的，那么文件编号、责任者只著录这个单位的就可以了。 • 如果只有两个单位联合发文，并且文件编号只有一个并且不是本机关的话，那么文号要用原文号，题名和责任都都要著录两个

45. 简化方法整理的特点 • 一、以我为主的来源原则体现得十分充分。 • 它表现在：文号、责任者、题名等如果有本单位（包括本单位所属直接上级机关），那么在这些项目中只著录本机关即可，别的机关即使再重要，也可以不予著录，

46. 简化方法整理的特点 二、尊重档案、高于档案的原则表现得淋漓尽致。它表现在：1、题名上，题名完整准确的按原题名著录，题名不准确的，比如：合同、协议、通知、转发几号文件、表彰先进、任职加上本单位的等等都在原来基础上进行了标准化改进。2、责任者上，如果有本机关的话，可以只著录本机关（及其上级机关）。3文件编号上。

47. 简化方法整理的特点 • 三、多侧面、多角度揭示档案内容，力争通过著录揭示档案全貌的特征表现得非常充分。文件编号揭示文号、文件形成时间揭示时间、责任者揭示谁起草的、题名揭示文件内容等等。

48. 一、档案著录（二）照片档案整理

49. 照片档案著录 • 照片档案著录相对较为简单 1、先在照片档案输入界面中把册号加进去 2、在档号格式中把照片档案的档号：全宗　 　　 号－分类及保管期限－册号－件号加进　　　　 　　 去。比如：34－Szy-2-1 3、根据照片档案整理六要素原则对照片档 　　 案进行著录即可

50. 照片档案著录 • 4、照片档案案卷目录著录项目：归档年度、全宗号、实体分类号、保管期限、册号、题名、文件开始时间、文件结束时间、数量、密级；照片档案卷内目录著录项目：密级、文件材料题名、责任者、摄影者、摄影时间、全宗号、保管期限、归档年度、实体分类号、册号、件号