Hvordan bli mer effektiv som leder ? Frode Reksten Bergen, 17 feb 09 - PowerPoint PPT Presentation

slide1 n.
Download
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
Hvordan bli mer effektiv som leder ? Frode Reksten Bergen, 17 feb 09 PowerPoint Presentation
Download Presentation
Hvordan bli mer effektiv som leder ? Frode Reksten Bergen, 17 feb 09

play fullscreen
1 / 56
Hvordan bli mer effektiv som leder ? Frode Reksten Bergen, 17 feb 09
184 Views
Download Presentation
cerise
Download Presentation

Hvordan bli mer effektiv som leder ? Frode Reksten Bergen, 17 feb 09

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript

  1. Hvordan bli mer effektiv som leder ? Frode Reksten Bergen, 17 feb 09

  2. Min bakgrunn • Intendanturutdannet fra Krigsskolen • Ledelse, organisasjon, strategi, psykologi, pedagogikk og logistikk • Etterutdannelse • Endringskompetanse, Atferdsanalyse, Prosjektledelse, Pedagogikk Utdannelse • Erfaring fra Forsvaret, offentlig forvaltning, næringsliv og høyskole • Prosjektledelse, controller, logistikk, strategi, innkjøp og daglig ledelse av selskaper Arbeid • Tilknyttet Institutt for Strategi og logistikk ved Handelshøyskolen BI • Strategi, logistikk, SCM, innkjøp og markedsføringskanaler • Daglig leder for Condeco AS • Kompetanseutvikling og prosjekter i det offentlige og næringslivet • Prosjektarbeid/-ledelse bl a innen: • Strategi - OU • Bygg • Outsourcing • Kompetanseutvikling • Innkjøp • Salg - Markedsføring • Logistikk • IKT I dag Frode Reksten

  3. Hvordan bli mer effektiv som leder ? • Tid • Kvalitet • Prioriteringer • Møter • Styring av arbeidsdagen Frode Reksten

  4. Tidsstyring – Valgstyring - Atferdsstyring ”Vi kommer aldri til å få mer tid.Vi har og har alltid hatt, all den tiden som fins.” Graham Robert-Phelps Tiden kan egentlig ikke styres... Tiden går uten at vi får gjort særlig mye med det. Valgene våre kan vi derimot påvirke ganske mye. Dette handler om egne valg og atferd. Frode Reksten

  5. Det kvalitative versus kvantitative Eselet kan være av høytkvalitativtnivå, men alle har en kvantitativgrense. Frode Reksten

  6. Hva stjeler energi og tid ? Frode Reksten

  7. Hva stjeler energi og tid ? • Telefonen • Avbrytelser • Møter og mail (med lyd og skjermvisning…) • Kollegaer som stikker innom (og som har MYE tid…) • Andres forsinkelser • Mangel på respekt for (andres) tid • Mangelfull planlegging, også egen… • Manglende mål (NB: Realistiske !) • Fysisk og mentalt rot (vi har forskjellige terskler for rot) ”Nå koker hodet ditt, - reis hjem og gå en tur !” Frode Reksten

  8. Fakta om tid • Snitt arbeidstid i Norge pr uke for heltidsansatte inkl overtid = 34,5 t • Mellomledere og høyere ledere, arbeider ca 12 t mer pr uke enn for 10 år siden • Hvert 8. minutt blir vi avbrutt • Ca et år av ditt liv bruker du til å lete etter ting du aldri finner • Bruk av ”letetid” • 20 % av letetiden til leting etter ting du ikke har • 80 % av letetiden leter du etter ting du vet du har • Informasjonsmengden øker med drøyt 25 % per år • Vi mottar totalt 1.800 – 2.500 budskap pr dag • 30 % av den informasjonen du mottar er relevant for deg Det kan være litt skummelt å ikke vite alt det alle de andre vet… Frode Reksten

  9. Intern telefonsamtale • Vivian: Hei, det er Vivian ! (Stresset) • Merete: Hei Vivian, det er Merete. Jeg har et par spørsmål til deg. • Vivian: Hei Merete, - jeg er innmari stresset akkurat nå. Kan jeg få ringe deg tilbake ? Jeg tror jeg klarer å ringe deg innen en halvtime. • Merete: Det er greit, Vivian. Ikke glem meg ! (Litt skuffet) • Hva er det egentlig som skjer her ? Frode Reksten

  10. Interaksjon - Synergi = Samhandling + Forsterkende Ledelse, tydelige mål, fokus, lærende org, kompetanse, kvalitet 100 % 100 % = 640 % 100 % 100 % - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 100 % 100 % = 240 % 100 % 100 % Frode Reksten

  11. Innsats Merarbeid i en kort periode Effekt pålenger sikt Tid Det er krevende å innføre et nytt arbeidsmønster • Fritid • Familie • Trening • Medarbeidere Frode Reksten

  12. Hvordan bli mer effektiv som leder ? • Tid • Kvalitet • Prioriteringer • Møter • Styring av arbeidsdagen Frode Reksten

  13. Hva er kvalitet ? Frode Reksten

  14. Kvalitet Erfart Forventet > 1 Hvordan kan du bidra til at omgivelsene ikkeopplever ditt arbeid som kvalitet ? Den som ikke hver dag bidrar til å heve kvaliteten, bidrar aktivt til å redusere den… Frode Reksten

  15. Kvalitet LADA Niva 4x4 1980-modell 6.100 NOK, 2-trinns varmeapparat og ryggelys er standardutstyr Audi A8, 4,2 l, V8, Quattro, 2009 –modell, 1.678.000 NOK, ”alt” er standardutstyr Hvilken av disse synes du har høyest kvalitet ? Frode Reksten

  16. Kvalitetsdimensjoner HP Dell 100 % Forbedrings- potensiale Teknologiskdimensjon 0 % 100 % 0 % Organisatorisk dimensjon Frode Reksten

  17. Kvalitet, Serviceytelse/verdiøkning for kunden • Kvalitet er samsvar med forutbestemte krav, ikke god eller dårlig. • Kvalitet oppnås ved forhindring, ikke ved vurdering og frasortering. • Den operative standarden for kvalitet er null feil, ikke akseptable kvalitetsnivåer. • Kvalitet måles ved kostnadene som oppstår fordi kravene ikke blir oppfylt. • Kvalitetskostnadene anslås til 25 % av omsetningen i produksjonsbedrifter, og 40 % i servicebedrifter. • Kvalitetskostnader • Kostnader knyttet til å hindre at feiloppstår. • Kostnader knyttet til å reduserekonsekvensene av oppståtte feil Gjør rett første gang ! Frode Reksten

  18. Hvordan bli mer effektiv som leder ? • Tid • Kvalitet • Prioriteringer • Møter • Styring av arbeidsdagen Frode Reksten

  19. Prioriteringer • Hva betyr det å prioritere ? ? ? Frode Reksten

  20. Prioritet og effektivitet • Gjøre tingene riktig (dette viser bare dyktighet) • Gjør de riktige tingene (gode valg gir effektivitet) • Gjør de riktige tingene riktig (gode valg – effektivitet – dyktig) • I riktig rekkefølge • Til rett tid • Godt nok • Hurtig nok • Med riktig bruk av ressurser Gjør gjerne de minst lystbetonte tingene først på dagen. Trivsel skaper ikke resultater ! Resultater skaper ekte trivsel ! Frode Reksten

  21. Prioriteringsmatrise - effekt og ressursbruk Effekt • Prioritet 2. Prioritet Høy 3. Prioritet Kan gjennomføres 4. Prioritet Bør ikke gjennomføres Lav RessursbrukVanskelighetsgrad Lav Høy Oppmerksomhet Anerkjennelse Egenutvikling Frode Reksten

  22. Prioriteringsmatrise – viktighet og tid Viktighet Høy 1 3 Gjør først Vent 2 4 Gjør raskt Gjøres kanskje Lav Tidsfrist Kort Lang Hva er viktig - egentlig ? Frode Reksten

  23. Påvirkningsmulighetene varierer, også energibruk • Det du fullt ut kan styre.Her er det bare å sette i gang. • Det du bare kan påvirke.Dette er kanskje mer enn vi tror. (Men, du kan ikke styre all tiden din…) • Det som i realiteten er gitt.Her er det ingen hensikt å bruke mye energi. 100 % 1 – 99 % 0 % Frode Reksten

  24. Alle klimaundersøkelser viser… • Medarbeiderne • Lederne Frode Reksten

  25. Ledelsesmessig hodepine Konkret case • Lav CRM • Høyt sykefravær • Mye overtidsbruk • Høy turn-over • Høye kostnader • Lav trivsel på klimaundersøkelser Frode Reksten

  26. Ineffektiv informasjonsflyt Hvilke felles- nevnere finnes ? Trender ? Systematikk ? Kunder Kunder Kunder Kunder ? ? ? ? Kunder ? ? ? ? ? Kunder ? ? ? ? ? ? ? ? ? Kunder Deg ? ? ? ? ? Kunder ? ? ? ? ? ? ? ? ? Hvilke krav, spørsmål, etterlysninger kommer ? ? Kunder ? ? ? ? ? Kunder Kunder Kunder Kunder Frode Reksten

  27. Effektiv informasjonsflyt Kunder Kunder Kunder Kunder • Gjør rett første gang ! • Fredagsnytt • Rutiner, Prosedyrer • Forskrift • Avviksmeldinger • Korrigerende tiltak • Tillit, gjennom handling og resultater ? Kunder Kunder Deg Kunder Kunder ? Kunder Proaktivinformasjon ? Kunder Kunder Kunder Kunder Forsøk å ikke bare gjør MER,forsøk å gjøre det på en ANNEN måte. Frode Reksten

  28. Hvordan bli mer effektiv som leder ? • Tid • Kvalitet • Prioriteringer • Møter • Styring av arbeidsdagen Frode Reksten

  29. Møter • Hva er hensikten med møtet ? • Rapporteringsmøte ? • Prosjektmøte ? • Utviklingsmøte ? • Presentasjonsmøte ? • Forberedelser • Innkalling • Mål – agenda • Gjennomføring • Referat – beslutningspunkt - protokoll Frode Reksten

  30. Sterk styring Korte Effektive Strukturerte Tydelige Liten styring Involverende Sosiale Inkluderer flere Kreative Innovative Grad av styring av møter • Hva er hensikten ? • Hva er målet ? • Situasjonsavhengig styring Frode Reksten

  31. Akvariemøte • Åpen invitasjon • Møtetidspunkt • Ikke allmøte • Ordet fritt 15 min på slutten • Brukes bevisst Frode Reksten

  32. Uniformsutvalget i et større norsk aksjeselskap- sendt ut til 5.700 ansatte… ”Det viser seg at slitningsterminal for sommerjakke og ekstra bukser, for en del ansatte ikke faller sammen. Man har derfor etter behandlingen i uniformsutvalget, bestemt at hel sommeruniform – jakke og bukse – første gang etter 1. januar, skal leveres ved forfall av slitningsterminen for sommerjakke. I de tilfeller ekstrabuksen (sommerbuksen) forfaller til levering mer enn 12 måneder før terminen for sommerjakken, utleveres imidlertid sommerbuksen etter slitningsterminen. Vedkommende får dessuten ny sommerbukse med avkortet slitningstermin, sammen med sommerjakken, når denne forfaller til levering. Forfaller derimot sommerbuksen til levering 12 måneder eller mindre før terminen for sommerjakken, forlenges terminen for sommerbuksen, og denne utleveres da først sammen med sommerjakken.” Frode Reksten

  33. Enkelhet - Kreativitet - innovasjon Da Ivar Aasen gikk opp til eksamen i norsk skriftlig på videregående skole lød oppgaven: ”Beskriv årsaker og virkninger av Chicago-brannen.” Frode Reksten

  34. Han skrev: ”Beskriv årsaker og virkninger av Chicago-brannen.” • Lykt brente, • ku spente. • Låve tente, • og hele Chicago brente. K I S S Frode Reksten

  35. Hvordan bli mer effektiv som leder ? • Tid • Kvalitet • Prioriteringer • Møter • Styring av arbeidsdagen Frode Reksten

  36. Gjør omtrent samme jobben – med mindre ressursbruk Frode Reksten

  37. Trinn for egen effektivitet og trivsel !! Rydd kontoret og Pcen din Utvikle din arbeidsmetode Organiser kontoret og PCen din Planlegg din tid og dine gjøremål Frode Reksten

  38. Er det slik du har det på kontoret ? Hvor er det viktigst å ha orden ? Foran deg eller bak deg ? Frode Reksten Frode Reksten

  39. Arbeidsbordet - kontoret An empty desk,is a sign of an empty mind… Frode Reksten Frode Reksten

  40. Papirkassetter Frode Reksten

  41. Arbeidsbordet på PCen Frode Reksten

  42. Hengemapper Frode Reksten

  43. Arbeidsorganisering - papirflyt Fjernarkiv (Arkivrom) Post Papirkassett Inn Pågående Nærarkiv (Hyller/skap) Ut Til lesing Makulering Kontorpult NB: Gjøremål Hengemapper (Arbeidsarkiv) Søppel Resirk Frode Reksten

  44. Arbeidsorganisering - PC E- post Favorittmapper Inn Pågående Mapperogfiltre Sendte Til lesing Slette Arbeidsbord påPC KalenderGjøremål Frode Reksten

  45. Mail organisering • BCC Slettes ulest • CC Skummes og slettes ofte • TO Leses og behandles Frode Reksten Frode Reksten

  46. Gule lapper ✔ Binders ✔ Frode Reksten

  47. Kalenderorganisering Frode Reksten

  48. Tidsplanlegging • Hvor mye av tiden din kan du planlegge ? Frode Reksten

  49. Tidsplanlegging • Hva skal jeg være ferdig med: • I dag • Denne uken • Denne måneden • Dette kvartalet • Dette kan bidra til å heve blikket,og til å tenke de lange, gode, kreative og store tankene. • Følg ditt biologiske ur ! Frode Reksten

  50. Standardisering • Lett gjenkjennelig • Andre finner frem Frode Reksten