TEMAS

1. TEMAS • DEBERES FUNCIONALES DE LA SECRETARIA • EN AUSENCIA DEL JEFE ¿QUÉ HAGO?

2. DEBERES FUNCIONALES Mantener en todo momento los principios básicos de la ÉTICA 3º Tener en cuenta el cumplimiento del Reglamento del Centro 2º Conocer a la perfección el organigrama del Centro, la organización, estructura y coordinaciones de trabajo 1º

3. DEBERES FUNCIONALES 4º.-Conocer en lo posible la especialización de su superior, a fin de que pueda asistirle correctamente en todo momento en lo referente a sus necesidades laborales. 5º.-Deberá facilitar el trabajo y conocer a la perfección cada una de las responsabilidades inherentes a su Jefe. 6º.-Deberá descargar a su superior todo aquello que no sea de su competencia.

4. DEBERES FUNCIONALES Evitar interrupciones identificando la prioridad de cada asunto 9º Planificar su tiempo y actividades de modo muy flexible (con frecuencia hay cambio de prioridades). 8º Trabajar con doble agenda (la del Jefe y la propia). 7º

5. DEBERES FUNCIONALES • 10º.-Cumplirá con sus funciones de “memoria” del superior, debiendo mantenerlo al día en cuanto a los compromisos en el centro y en el exterior. • 11º.-Filtrar toda la información entre el mundo exterior y el Jefe para evitar que se vea obligado a: • Leer o analizar todos los documentos. • Solucionar asuntos que puedan ser resueltos con el desvío a otros directivos o subordinados autorizados a hacerlo.

6. Preparar y organizar junto al Jefe las reuniones, seminarios, clases u otras actividades del Departamento Planificar las actividades del día de acuerdo a la agenda de trabajo del jefe 14º Despachar con el Jefe cada día al iniciar la jornada. 13º Actualización diaria de los Planes de Trabajo (anual, mensual, semanal y diario). 12º

7. 15º.-Llegar a “acuerdos” con el Jefe en cuanto a • a) Atención a llamadas y horarios de su recepción. • b) Días y horarios de atención a las visitas no • programadas. • 16º.-Reducir y gestionar toda la correspondencia, memos e informes. • 17º.-Realizar los trabajos inherentes a su Departamento (cartas, informes, controles) etc. • 18º.-Confeccionar las actas de las reuniones. • 19º.-Custodiar y archivar adecuadamente los documentos de la oficina.

8. DEBERES FUNCIONALES Gestión de las llamadas telefónicas de entrada y salida 22º Organizar las visitas, coordinando con antelación todo lo necesario para su éxito. 21º Mantener actualizados los archivos y hacer que el Jefe conozca como acceder a ellos. 20º

9. Reuniones • Vacaciones, • Enfermedad, • Otros problemas personales, • Viajes • Eventos • Clases • Compromisos sociales El Jefe puede ausentarse de la oficina por causas muy diversas:

10. Siempre es responsabilidad de la Secretaria que el trabajo continúe con su ritmo habitual (pone a prueba su capacidad ejecutora) La Secretaria Ejecutiva para desempeñarse correctamente en estas ocasiones, deberá cumplimentar sus tareas habituales y otras que más adelante se relacionan:

11. EN AUSENCIA DEL JEFE ACTIVIDADES FUNCIONALES S. A. P • Crear un sistema de atención y prevención (SAP) de emergencias en cuanto a: • Cartas, memos, notas, etc., que hayan sido remitidos a otros y que demanden respuesta. • Llamadas Ubicación del Jefe Representar a su Jefe Conocer la ubicación exacta de su Jefe Esta información sólo debe ser manejada por la secretaria Despachar cada día al concluir el Jefe sus labores a fin de determinar que es prioritario para su cumplimiento en la próxima jornada c) Respuestas a dar por el superior a terceros antes de una fecha determinada. d) Compromisos que conlleven una previa preparación. e) Acuerdos de las reuniones

12. EN AUSENCIA DEL JEFE ACTIVIDADES FUNCIONALES S. A. P S. A. P S. A. P Llene los recuadros con otras actividades que usted realice

13. CRECIMIENTO ESTÉ O NO EL JEFE INICIATIVA SEGURIDAD DECISIÓN EFICIENCIA AUTOCRÍTICA NATURALIDAD TOLERANCIA DISCRESIÓN TACTO

14. CUALIDADES QUE DEBEN PREVALECER EN LA SECRETARIA CUANDO EL JEFE SE AUSENTA • INICIATIVA: No esperar por el Jefe para actuar en asuntos cuya respuesta o solución sea conocida por Usted. • CRECIMIENTO: Crezca en todos los aspectos. Motívese para hacerlo. • SEGURIDAD: Siéntase segura de lo que es y de lo que sabe. • DECISIÓN: Es clave en muchas ocasiones. No espere por su Jefe para tomar decisiones sobre asuntos que Usted sabe como resolver. • AUTOCRÍTICA: Conózcase a sí misma. Y ¡Corríjase!

15. Cont. • EFICIENCIA: Haga sus labores con rapidez y calidad. • NATURALIDAD: No aparente lo que no es. • TOLERANCIA: Sea tolerante con las personas con las que se relaciona en sus labores y con las circunstancias en que se vea envuelta. • DISCRESIÓN: Secretaria y Secreto son sinónimos. Téngalo en cuenta. • TACTO: Sea diplomática en todo momento. No lo olvide.

16. TÉCNICAS O MECANISMOS A EMPLEAR PARA SALIR AIROSA CUANDO EL JEFE NO ESTÁ PRESENTE

17. Enfrente con diplomacia y tacto las situaciones difíciles Aprenda a identificar la gravedad de los asuntos Utilice palabras y maneras no agresivas. Resuelva el mayor número de ellas, siempre que sea posible y apropiado Comprométase a solucionar la situación siempre que se pueda y hágalo con posterioridad Técnicas Si sabe que no hay solución inmediata, no se comprometa, explique lo mejor que pueda e intente ganar la comprensión de su interlocutor. 17

18. Técnicas (cont) Emplee Listas de Chequeo para : Todo lo que requiera verificación en detalles. Que no queden asuntos pendientes Asuma las actividades que no requieran la presencia imprescindible del Jefe o que pueden reducirse a su Visto Bueno o aprobación. Presente soluciones, no problemas. Son una excelente manera para poder verificar el trabajo a realizar

19. TÉCNICAS O MECANISMOS A EMPLEAR PARA SALIR AIROSA CUANDO EL JEFE NO ESTÁ PRESENTE (cont) • Ofrezca su ayuda y evite hacer que las personas esperen por su superior. • Evite malos entendidos e incomprensiones. • Si es imprescindible sugiera otro momento más propicio para solventar la situación.

20. TÉCNICAS O MECANISMOS A EMPLEAR PARA SALIR AIROSA CUANDO EL JEFE NO ESTÁ PRESENTE (cont) • Logre un clima de cooperación adecuado intercalando con otros jefes las situaciones de trabajo. • Si aprende lo básico del trabajo de su Jefe y llega a dominar el vocabulario de su campo, los principios generales y sus aspectos éticos y sociales, sus posibilidades serán mayores y solucionará un sin número de dificultades sin su presencia. RECUERDE :

21. DE LO CONTRARIO GRACIAS! CAMBIE DE PLAZA