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Évaluation : outil de management Expérimentation OSE dans le département du Lot

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Évaluation : outil de management Expérimentation OSE dans le département du Lot. L ’évaluation : présentation. I - OSE : organisation des services de l’État II - l ’évaluation : omniprésente et multiforme III - l ’évaluation : outils de management. I - OSE : une expérimentation graduelle.

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Évaluation : outil de management

Expérimentation OSE dans le département du Lot

DIS population - IRA Lille 26 mars 2009

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L ’évaluation : présentation

  • I -OSE : organisation des services de l’État
  • II - l ’évaluation : omniprésente et multiforme
  • III - l ’évaluation : outils de management

DIS population - IRA Lille 26 mars 2009

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I - OSE : une expérimentation graduelle

  • une phase d ’élaboration 2006 - été 2007
  • une mise en œuvre progressive octobre 2007 - décembre 2009

DIS population - IRA Lille 26 mars 2009

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I - OSE : une expérimentation graduelle

  • Construire un projet de réorganisation des services de l’État
  • un cadre et des objectifs
  • l ’organisation-cible

DIS population - IRA Lille 26 mars 2009

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I - OSE : une expérimentation graduelle

  • Le cadre et les objectifs
  • Réformer les méthodes de travail pour centrer l’action de l’État sur ses priorités et mieux organiser le management autour du Préfet
  • Créer des facilités de gestion au niveau local, tant en moyens de fonctionnement que de gestion du personnel
  • Renforcer l’unité et la lisibilité de l’État dans le département, vis-à-vis du public et des partenaires.
  • Assurer la viabilité de structures comportant peu d ’effectifs

DIS population - IRA Lille 26 mars 2009

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I - OSE : une expérimentation graduelle

  • Le cadre et les objectifs
  • la circulaire du Premier Ministre du 2 janvier 2006
    • Art. 1-3 : une réorganisation progressive des services de l’État placés sous l’autorité du Préfet
  • D’ici à 2009, ces services « seront  rattachés à trois directions générales de nature opérationnelle et à une direction générale de soutien: la direction générale des territoires, la direction générale des populations, la direction générale de la sécurité, la direction générale des ressources humaines et de la logistique »
  • Art. 1-1: la fusion des DDE et des DDAF

DIS population - IRA Lille 26 mars 2009

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I - OSE : une expérimentation graduelle

  • L ’organisation-cible
  • Principe : abandonner le périmètre des services actuels
    • regrouper les services par missions
    • - Trois Directions générales opérationnelles distinctes de la préfecture, permettant de regrouper et réorganiser les services de l ’État autour du Préfet
    • - la DG des territoires
    • - la DG de la population
    • - la DG de la sécurité
    • - Une préfecture comprenant :
    • - Un Secrétariat général des services de l’État
    • - Un cabinet

DIS population - IRA Lille 26 mars 2009

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DGdu territoire

DGde la population

DGde la sécurité

UT

UT

UT

Sous-préfetFigeac

Cabinet

Préfet

Sous-préfetGourdon

S G

S E

Direction de l’animation interministérielle et des collectivités locales

Direction des ressources humaineset de la logistique

DIS population - IRA Lille 26 mars 2009

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I - OSE : une expérimentation graduelle

  • Une expérimentation réussie et réduite dans le temps
  • discours du Président de la République à cahors le 8 avril 2008
  • la circulaire du Premier Ministre en date du 7 juillet 2008
  • la circulaire du Premier Ministre en date du 31 décembre 2008

DIS population - IRA Lille 26 mars 2009

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II - L ’évaluation omniprésente et multiforme

  • Collective
  • nationale : l ’expérimentation OSE
  • locale : le projet de service
  • individuelle
  • celle du DIS
  • celle des chefs de service
  • celle des agents

DIS population - IRA Lille 26 mars 2009

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II - L ’évaluation omniprésente et multiforme

  • L ’évaluation collective «du projet imposé» comment ?
  • Si vous n ’avez pas
  • le choix des objectifs ou des résultats attendus
  • le choix des moyens
  • le choix des échéances
  • vous devez mobiliser vos collaborateurs sur :
  • le choix de la manière d ’atteindre les objectifs
  • les indicateurs de résultats
  • le partage des informations
  • le suivi de leurs réalisations

DIS population - IRA Lille 26 mars 2009

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II - L ’évaluation omniprésente et multiforme

L ’évaluation collective «du projet imposé» comment ?

Exemple : évaluation nationale, objectifs:

- Recentrer le management autour du préfet et rendre l ’action de l’État plus cohérente et lisible

- Mutualiser des services « supports » au niveau local

- Regrouper des services de taille réduite pour assurer leur viabilité

Choix des réponses :

- un CAD, une délégation interservices,des guichets uniques, des examens partagés de dossiers

- Une bourse d ’emploi départementale, une UO « fonctionnement » mutualisée, un guichet unique d ’action sociale, une offre de formation interministérielle départementale

- un comité de direction de la DIS (CODDIS), construire un projet de service fédérateur et mobilisateur

DIS population - IRA Lille 26 mars 2009

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II - L ’évaluation omniprésente et multiforme

  • L ’évaluation collective «du projet imposé» comment ?
  • La mobilisation des agents, autour de :
  • leur association aux travaux des organes de gouvernance
  • la mise en place de groupe de travail et/ou de réflexion
  • la mise en place d ’un contrôle de gestion
  • le choix des indicateurs : enquêtes de satisfaction, nombre de dossiers travaillés en commun, réalisation des services uniques, économies réalisées, redéploiement de moyens, fonctionnement de la chaîne hiérarchique, ...

DIS population - IRA Lille 26 mars 2009

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II - L ’évaluation omniprésente et multiforme

  • L ’évaluation collective « du projet choisi » comment ?
  • le projet de service
  • choix du moyen ( 1 seul projet, des sous-projets convergents, 1 projet avec des sous-projets…)
  • choix de la méthode ( animation personnelle, délégation, externalisation …)
  • choix du contenu ( objectifs, résultats…)

DIS population - IRA Lille 26 mars 2009

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II - L ’évaluation omniprésente et multiforme

  • L ’évaluation collective « du projet choisi » comment ?
  • le projet de service : points de vigilance
  • objectifs clairs et partagés (notamment pour un projet de conduite du changement, veiller à ce que les métiers et les compétences de chacun soient à minima, préservés voire valorisés)
  • résultats et les indicateurs de résultats soient réalistes, négociés et représentatifs des buts poursuivis
  • transparence pour l ’ensemble des acteurs

DIS population - IRA Lille 26 mars 2009

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II - L ’évaluation omniprésente et multiforme

  • L ’évaluation collective « du projet choisi » comment ?
  • le projet de service à la DIS Population du Lot
  • mettre en place les guichets uniques (fusion de services)
  • identifier les missions partagées, proches et susceptibles d ’être articulées les unes avec les autres ou « doublonnées » (articulation de services)
  • au moyen de groupes thématiques animés par l’encadrement intermédiaire

DIS population - IRA Lille 26 mars 2009

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II - L ’évaluation omniprésente et multiforme

  • L ’évaluation individuelle
  • s’inscrit dans les projets collectifs
  • formelle : entretien d ’évaluation
  • informelle : ressenti de l ’évaluateur au quotidien

DIS population - IRA Lille 26 mars 2009

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II - L ’évaluation omniprésente et multiforme

  • le DIS (évaluation préfet)
  • évaluer en tant que DIS (lettre de mission du Préfet sur la conduite du projet OSE)
  • évaluer en tant que chef de service (DDASS)

DIS population - IRA Lille 26 mars 2009

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II - L ’évaluation omniprésente et multiforme

  • les chefs de service (évaluation Préfet et DIS)
  • évaluer en qualité de chefs de service
  • évaluer en tant que « contributeur » au projet OSE (évaluation formelle et informelle : sujet délicat qui mêlent l ’évaluation du DIS et celle du chef de service)

DIS population - IRA Lille 26 mars 2009

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II - L ’évaluation omniprésente et multiforme

  • les agents
  • prise en compte du projet de service et de l ’évolution de leurs activités dans leurs objectifs annuels
  • pour les cadres intermédiaires : leur investissement dans le projet

DIS population - IRA Lille 26 mars 2009

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III - L ’évaluation: outil de management

  • Obligatoirement des objectifs
  • les circulaires successives du Premier Ministre
  • les lettres de mission aux DIS
  • le projet de service (formalisation des objectifs, modalités générales de réalisation, échéances)
  • les AG des personnels, la mobilisation de l ’encadrement intermédiaire et la traduction des objectifs collectifs dans les évaluations individuelles
  • les feuilles de route des groupes thématiques

DIS population - IRA Lille 26 mars 2009

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III - L ’évaluation: outil de management

  • des outils pour évaluer les résultats
  • les bilans et compte rendus d ’activités (DIS et pilotes des projets de guichets uniques)
  • les comités de suivi, le CODDIS
  • les tableaux de bord (suivi de la réforme, suivi d ’activités,…)
  • les enquêtes, les audits
  • les entretiens (formels ou informels, individuels ou collectifs)

DIS population - IRA Lille 26 mars 2009

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III - L ’évaluation: outil de management

  • Ce que permet l ’évaluation :
  • le pilotage et l ’avancement du projet ;
  • une objectivation des décisions
  • une objectivation des besoins (cohérence missions/moyens)
  • une meilleure gestion des RH (collective et/ou individuelle)

DIS population - IRA Lille 26 mars 2009

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III - L ’évaluation: outil de management

  • Ce qu’impose l’évaluation :
  • un diagnostic et une formalisation partagée
  • un suivi constant
  • une prise en compte des éléments de ce suivi dans le management des services
  • une cohérence en terme de gestion individuelle de carrière (fonction exercées, avancements, primes)

DIS population - IRA Lille 26 mars 2009

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Conclusion

Évaluer, c ’est

déléguer

encadrer

responsabiliser

DIS population - IRA Lille 26 mars 2009